Bisakah LLC Mempekerjakan Karyawan? Panduan Lengkap tentang Payroll, Pajak, dan Kepatuhan

LLC dapat mempekerjakan karyawan, tetapi melakukannya dengan benar membutuhkan lebih dari sekadar memasang lowongan dan membayar upah. Begitu bisnis Anda mulai mempekerjakan pekerja, Anda mengambil peran sebagai pemberi kerja dengan kewajiban federal, negara bagian, dan terkadang lokal. Artinya Anda harus mendaftar untuk pajak payroll, mengumpulkan formulir yang tepat, menyimpan catatan, dan mengikuti aturan upah dan ketenagakerjaan yang berlaku.

Bagi banyak pendiri, merekrut adalah sebuah tonggak penting. Pada saat yang sama, di situlah kepatuhan menjadi lebih terlihat dan lebih mahal jika tidak ditangani dengan benar. Kabar baiknya, proses ini tetap bisa dikelola setelah Anda memahami bagian-bagian yang bergerak di dalamnya.

Jawaban Singkat

Ya, LLC umumnya dapat mempekerjakan karyawan.

Struktur LLC sendiri tidak melarang perekrutan. Yang penting adalah apakah bisnis tersebut sudah terdaftar dengan benar sebagai pemberi kerja dan apakah bisnis itu mengikuti aturan yang berlaku untuk pekerja, upah, dan pajak. Dalam praktiknya, sebagian besar LLC dapat mempekerjakan karyawan selama mereka diizinkan beroperasi di industrinya dan di negara bagian tempat mereka menjalankan bisnis.

Ada beberapa pengecualian. Profesi tertentu yang berlisensi atau bisnis yang diatur dapat memiliki pembatasan yang memengaruhi bagaimana mereka dapat dibentuk atau siapa yang dapat mereka pekerjakan. Hukum negara bagian juga dapat menetapkan persyaratan tambahan untuk payroll, asuransi, dan pelaporan karyawan baru.

LLC Mana yang Dapat Mempekerjakan Karyawan?

Berbagai klasifikasi pajak LLC dapat memengaruhi cara pemilik dibayar, tetapi tidak mengubah kemampuan dasar untuk mempekerjakan staf.

LLC Satu Anggota

LLC satu anggota dapat mempekerjakan karyawan. Bisnis biasanya memerlukan EIN, akun payroll, dan dokumen perekrutan yang umum.

Satu perbedaan penting adalah bahwa pemilik dari LLC satu anggota yang dianggap sebagai disregarded entity umumnya tidak diperlakukan sebagai karyawan W-2 dari LLC untuk tujuan pajak federal. Kompensasi dan perlakuan pajak pemilik bergantung pada bagaimana bisnis tersebut disusun dan dikenakan pajak.

LLC dengan Banyak Anggota

LLC dengan banyak anggota juga dapat mempekerjakan karyawan. LLC seperti ini umumnya dikenai pajak sebagai partnership kecuali mereka memilih perlakuan lain. LLC tetap dapat menjalankan payroll, memotong pajak, dan mematuhi aturan pelaporan pemberi kerja.

Anggota biasanya tidak diperlakukan sama seperti karyawan biasa, jadi penting untuk memisahkan kompensasi pemilik dari upah karyawan dan memastikan perlakuan pajak yang tepat sebelum menyusun payroll.

LLC yang Dikenai Pajak sebagai Korporasi

Sebagian LLC memilih untuk dikenai pajak sebagai S corporation atau C corporation. Dalam kasus ini, pemilik yang bekerja di dalam bisnis dapat diperlakukan sebagai karyawan dan dibayar melalui payroll, tergantung pada struktur dan pemilihan pajak yang digunakan.

Ini bisa berguna untuk perencanaan pajak, tetapi juga meningkatkan kebutuhan akan administrasi payroll yang cermat. Perusahaan harus memotong pajak, mengajukan laporan ketenagakerjaan, dan mendukung kompensasi yang dibayarkan.

Apa yang Anda Butuhkan Sebelum Merekrut Karyawan Pertama

Sebelum membuat penawaran kerja pertama, pastikan bisnis Anda sudah siap berfungsi sebagai pemberi kerja.

1. Dapatkan EIN

Employer Identification Number adalah nomor pajak federal yang digunakan untuk melaporkan pajak ketenagakerjaan dan mengajukan banyak formulir bisnis. Jika LLC Anda belum memilikinya, Anda perlu mengajukannya sebelum mempekerjakan karyawan.

2. Daftarkan Akun Payroll Negara Bagian

Sebagian besar negara bagian mewajibkan pemberi kerja untuk mendaftar akun pemotongan pajak dan asuransi pengangguran. Beberapa negara bagian juga memiliki pendaftaran pemberi kerja tambahan, seperti asuransi disabilitas atau program cuti berbayar.

Jika Anda mempekerjakan pekerja di lebih dari satu negara bagian, Anda mungkin perlu mendaftar di setiap negara bagian tempat karyawan bekerja.

3. Siapkan Perlindungan Workers’ Compensation

Banyak negara bagian mewajibkan pemberi kerja memiliki asuransi workers’ compensation segera setelah mereka mempekerjakan karyawan pertama. Perlindungan ini membantu membayar manfaat jika karyawan cedera atau sakit karena pekerjaan.

4. Siapkan Payroll

Baik Anda menggunakan perangkat lunak payroll, penyedia payroll, atau proses internal, Anda memerlukan sistem yang dapat:

• Menghitung gaji kotor dan potongan
• Memotong pajak federal dan negara bagian
• Melacak kewajiban pajak pemberi kerja
• Menghasilkan slip gaji dan formulir akhir tahun
• Mengajukan laporan tepat waktu

5. Klasifikasikan Pekerja dengan Benar

Sebelum merekrut, tentukan apakah orang tersebut benar-benar karyawan atau seharusnya diperlakukan sebagai kontraktor independen. Salah klasifikasi dapat menimbulkan masalah pajak, upah, dan sanksi.

Formulir dan Dokumen yang Anda Butuhkan

Merekrut karyawan adalah proses yang membutuhkan banyak dokumen, tetapi setiap formulir memiliki tujuan yang jelas.

Form I-9

Setiap pemberi kerja harus menyelesaikan Form I-9 untuk setiap karyawan baru guna memverifikasi identitas dan izin kerja. Karyawan mengisi bagian pertama, dan pemberi kerja meninjau dokumen yang dapat diterima serta menyelesaikan bagian pemberi kerja.

Form W-4

Karyawan mengisi Form W-4 agar pemberi kerja dapat menghitung pemotongan pajak penghasilan federal.

Formulir Pemotongan Pajak Negara Bagian

Banyak negara bagian mewajibkan sertifikat pemotongan pajak mereka sendiri atau formulir setara.

Pelaporan Karyawan Baru

Sebagian besar pemberi kerja harus melaporkan karyawan baru ke registry karyawan baru di negara bagian. Persyaratan ini membantu negara bagian menegakkan tunjangan anak dan kewajiban lainnya.

Surat Penawaran dan Pengakuan Kebijakan

Walaupun tidak selalu diwajibkan secara hukum, dokumen ini membantu memperjelas kompensasi, tugas, status at-will jika berlaku, ekspektasi kerahasiaan, dan kebijakan tempat kerja.

Pajak Payroll dan Pengajuan Pemberi Kerja

Begitu Anda mulai membayar upah, Anda bertanggung jawab untuk memungut dan menyetorkan pajak ketenagakerjaan serta mengajukan laporan yang sesuai.

Pemotongan Pajak Penghasilan Federal

Anda memotong pajak penghasilan federal dari gaji karyawan berdasarkan Form W-4 dan perhitungan payroll.

Pajak Social Security dan Medicare

Karyawan dan pemberi kerja masing-masing membayar bagian mereka dari pajak Social Security dan Medicare, sesuai dengan aturan batas upah yang berlaku.

Federal Unemployment Tax

Sebagian besar pemberi kerja juga wajib membayar Federal Unemployment Tax Act, atau FUTA. Pajak ini terpisah dari pemotongan gaji karyawan.

Pajak Pengangguran Negara Bagian

Sebagian besar negara bagian juga mewajibkan iuran asuransi pengangguran. Aturan negara bagian berbeda-beda, jadi ini adalah salah satu area di mana kepatuhan lokal sangat penting.

Formulir Pajak Ketenagakerjaan yang Umum

Tergantung pada jadwal payroll dan jenis bisnis Anda, Anda mungkin perlu mengajukan:

• Form 941 untuk pajak ketenagakerjaan federal triwulanan
• Form 940 untuk pajak pengangguran federal tahunan
• Form W-2 untuk pelaporan upah karyawan
• Form W-3 untuk mengirimkan formulir W-2 ke Social Security Administration
• Laporan pajak payroll dan laporan upah negara bagian

Bisakah Anggota LLC Juga Menjadi Karyawan?

Terkadang ya, tetapi tidak selalu.

Jawabannya tergantung pada bagaimana LLC dikenai pajak dan bagaimana anggota tersebut bekerja di dalam bisnis. Anggota yang menerima owner draw berbeda dari karyawan yang menerima upah melalui payroll.

Pada LLC satu anggota yang dianggap sebagai disregarded entity atau LLC yang dikenai pajak sebagai partnership, pemilik umumnya tidak diperlakukan sama seperti karyawan biasa. Jika LLC dikenai pajak sebagai korporasi, owner-employee dapat menerima upah melalui payroll.

Karena area ini berdampak langsung pada pajak, ada baiknya mengonfirmasi struktur ini dengan akuntan atau profesional pajak yang berkualifikasi sebelum menyiapkan kompensasi.

Mengapa Mempekerjakan Karyawan Dapat Membantu LLC Bertumbuh

Merekrut karyawan bisa lebih dari sekadar meringankan beban kerja Anda. Ini juga dapat membantu bisnis berkembang secara praktis.

• Anda dapat mendelegasikan operasi harian dan fokus pada pertumbuhan
• Karyawan yang memiliki keahlian khusus dapat meningkatkan kualitas dan efisiensi
• Tim menciptakan kapasitas lebih besar untuk proyek yang lebih besar dan lebih banyak pelanggan
• Adanya staf dapat meningkatkan kontinuitas saat pemilik sibuk atau tidak tersedia
• Karyawan dapat mendukung ekspansi ke pasar atau layanan baru

Merekrut juga mengubah cara Anda beroperasi. Anda tidak lagi hanya membangun bisnis; Anda juga mengelola tempat kerja.

Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Merekrut

Sebelum karyawan pertama Anda mulai bekerja, tinjau item yang paling sering menimbulkan masalah bagi pemberi kerja baru.

• Pajak payroll dapat menambah biaya berkelanjutan di luar gaji pokok atau upah per jam
• Hukum ketenagakerjaan dapat berbeda tergantung pada negara bagian
• Aturan upah dan jam kerja dapat memengaruhi lembur, istirahat makan, dan status exempt
• Karyawan remote di negara bagian lain dapat memicu pendaftaran baru
• Pencatatan yang buruk dapat menimbulkan risiko selama audit atau perselisihan

Jika Anda merekrut untuk pertama kalinya, sebaiknya buat daftar periksa dan selesaikan setiap langkah sebelum karyawan mulai bekerja.

Bagaimana Zenind Membantu LLC Baru Tetap Siap untuk Merekrut

Jika Anda membentuk LLC dengan rencana untuk berkembang, penting untuk menyiapkan bisnis dengan benar sejak awal. Zenind mendukung pembentukan perusahaan di AS dan kepatuhan berkelanjutan agar para pendiri dapat fokus pada perekrutan dan operasional, bukan kesulitan menyiapkan entitas sendiri.

Hal itu dapat mencakup pembentukan LLC, mendapatkan EIN, dan tetap terorganisasi dengan langkah-langkah kepatuhan setelah peluncuran.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Bisakah LLC satu anggota mempekerjakan karyawan?

Ya. LLC satu anggota umumnya dapat mempekerjakan karyawan selama memenuhi persyaratan registrasi pemberi kerja, pajak, dan hukum ketenagakerjaan.

Apakah saya memerlukan EIN untuk mempekerjakan karyawan?

Ya. Dalam praktiknya, EIN diperlukan untuk menjalankan payroll, mengajukan formulir pajak ketenagakerjaan, dan melaporkan upah.

Bisakah saya mempekerjakan kontraktor sebagai pengganti karyawan?

Bisa, jika pekerja tersebut diklasifikasikan dengan benar sebagai kontraktor independen. Perbedaannya penting, jadi jangan menganggap ada hubungan kontraktor tanpa meninjau fakta yang sebenarnya.

Apakah semua negara bagian memerlukan formulir perekrutan yang sama?

Tidak. Formulir federal bersifat konsisten, tetapi pendaftaran payroll negara bagian, pelaporan karyawan baru, dan aturan workers’ compensation berbeda-beda menurut lokasi.

Kesimpulan Akhir

LLC dapat mempekerjakan karyawan, dan dalam banyak kasus ini adalah langkah alami berikutnya saat bisnis tumbuh. Kuncinya adalah mempersiapkan semuanya sebelum gaji pertama dibayarkan. Dapatkan EIN, daftarkan akun payroll negara bagian, lengkapi formulir perekrutan, dan jaga pajak payroll serta pencatatan tetap rapi.

Jika Anda berencana membangun tim, langkah paling rapi adalah menyiapkan LLC dan alur kepatuhan sejak awal agar perekrutan mendukung pertumbuhan, bukan menimbulkan risiko yang dapat dihindari.