LLC có thể thuê nhân viên không? Hướng dẫn đầy đủ về bảng lương, thuế và tuân thủ

Một LLC có thể thuê nhân viên, nhưng để làm đúng không chỉ đơn giản là đăng tuyển và trả lương. Khi doanh nghiệp của bạn bắt đầu có người làm việc, bạn sẽ bước vào vai trò của một chủ sử dụng lao động với các nghĩa vụ ở cấp liên bang, tiểu bang và đôi khi là cấp địa phương. Điều đó có nghĩa là phải đăng ký thuế bảng lương, thu thập đúng biểu mẫu, lưu giữ hồ sơ và cập nhật các quy định về tiền lương và lao động.

Đối với nhiều nhà sáng lập, việc tuyển dụng là một cột mốc. Đây cũng là thời điểm tuân thủ trở nên rõ ràng hơn và có thể tốn kém hơn nếu xử lý sai. Tin tốt là quy trình này hoàn toàn có thể quản lý được khi bạn hiểu các thành phần liên quan.

Câu trả lời ngắn gọn

Có, LLC nhìn chung có thể thuê nhân viên.

Bản thân cấu trúc LLC không ngăn cản việc tuyển dụng. Điều quan trọng là doanh nghiệp đã được đăng ký đúng tư cách chủ sử dụng lao động hay chưa và có tuân thủ các quy định áp dụng cho người lao động, tiền lương và thuế hay không. Trên thực tế, hầu hết LLC đều có thể thuê nhân viên miễn là họ được phép hoạt động trong ngành của mình và tại các tiểu bang nơi họ kinh doanh.

Có một vài ngoại lệ. Một số ngành nghề có giấy phép hoặc doanh nghiệp chịu quản lý chặt chẽ có thể có hạn chế ảnh hưởng đến cách tổ chức hoặc ai có thể được tuyển dụng. Luật tiểu bang cũng có thể đặt thêm yêu cầu về bảng lương, bảo hiểm và báo cáo nhân sự mới.

Những LLC nào có thể thuê nhân viên?

Các cách phân loại thuế khác nhau của LLC có thể ảnh hưởng đến cách chủ sở hữu được trả công, nhưng không làm thay đổi khả năng cơ bản trong việc tuyển nhân viên.

LLC một thành viên

LLC một thành viên có thể thuê nhân viên. Doanh nghiệp thường sẽ cần EIN, tài khoản bảng lương và các giấy tờ tuyển dụng thông thường.

Một điểm quan trọng là chủ sở hữu của LLC một thành viên bị coi là thực thể bị bỏ qua thường không được xem là nhân viên W-2 của LLC cho mục đích thuế liên bang. Việc trả công và cách xử lý thuế của chủ sở hữu phụ thuộc vào cách doanh nghiệp được cấu trúc và đánh thuế.

LLC nhiều thành viên

LLC nhiều thành viên cũng có thể thuê nhân viên. Các LLC này thường bị đánh thuế như công ty hợp danh trừ khi họ chọn hình thức khác. LLC vẫn có thể chạy bảng lương, khấu trừ thuế và tuân thủ các quy định báo cáo của chủ sử dụng lao động.

Các thành viên thường không được đối xử giống như nhân viên thông thường, vì vậy cần tách riêng tiền công của chủ sở hữu với tiền lương của nhân viên và xác nhận cách xử lý thuế phù hợp trước khi thiết lập bảng lương.

LLC bị đánh thuế như công ty

Một số LLC chọn bị đánh thuế như S corporation hoặc C corporation. Trong trường hợp đó, các chủ sở hữu làm việc trong doanh nghiệp có thể được xem là nhân viên và nhận lương thông qua bảng lương, tùy thuộc vào cấu trúc và lựa chọn thuế.

Điều này có thể hữu ích cho việc lập kế hoạch thuế, nhưng cũng làm tăng nhu cầu quản trị bảng lương cẩn thận. Công ty phải khấu trừ thuế, nộp tờ khai việc làm và hỗ trợ khoản thù lao mà mình chi trả.

Những gì bạn cần trước lần tuyển đầu tiên

Trước khi đưa ra lời mời làm việc đầu tiên, hãy đảm bảo doanh nghiệp đã sẵn sàng vận hành như một chủ sử dụng lao động.

1. Xin EIN

Employer Identification Number là mã số thuế liên bang dùng để khai báo thuế việc làm và nộp nhiều biểu mẫu doanh nghiệp. Nếu LLC của bạn chưa có, bạn cần nộp đơn xin trước khi tuyển nhân viên.

2. Đăng ký tài khoản bảng lương cấp tiểu bang

Hầu hết các tiểu bang yêu cầu chủ sử dụng lao động đăng ký tài khoản khấu trừ thuế và bảo hiểm thất nghiệp. Một số tiểu bang còn có các đăng ký chủ sử dụng lao động bổ sung, chẳng hạn như bảo hiểm khuyết tật hoặc chương trình nghỉ phép có lương.

Nếu bạn thuê lao động ở nhiều tiểu bang, bạn có thể cần đăng ký ở từng tiểu bang nơi nhân viên làm việc.

3. Sắp xếp bảo hiểm bồi thường cho người lao động

Nhiều tiểu bang yêu cầu chủ sử dụng lao động phải có bảo hiểm workers’ compensation ngay khi tuyển nhân viên đầu tiên. Bảo hiểm này giúp chi trả quyền lợi nếu nhân viên bị chấn thương hoặc mắc bệnh liên quan đến công việc.

4. Thiết lập bảng lương

Dù bạn dùng phần mềm bảng lương, nhà cung cấp dịch vụ bảng lương hay quy trình nội bộ, bạn cần một hệ thống có thể:

• Tính lương gộp và các khoản khấu trừ
• Khấu trừ thuế liên bang và tiểu bang
• Theo dõi nghĩa vụ thuế của chủ sử dụng lao động
• Tạo phiếu lương và biểu mẫu cuối năm
• Nộp tờ khai đúng hạn

5. Phân loại người lao động đúng cách

Trước khi tuyển dụng, hãy xác định người đó thực sự là nhân viên hay nên được coi là nhà thầu độc lập. Phân loại sai có thể dẫn đến các vấn đề về thuế, tiền lương và tiền phạt.

Các biểu mẫu và tài liệu bạn sẽ cần

Tuyển nhân viên là một quy trình nhiều giấy tờ, nhưng mỗi biểu mẫu đều có mục đích rõ ràng.

Form I-9

Mọi chủ sử dụng lao động phải hoàn thành Form I-9 cho từng nhân viên mới để xác minh danh tính và quyền làm việc. Nhân viên hoàn thành phần đầu tiên, còn chủ sử dụng lao động kiểm tra các giấy tờ hợp lệ và hoàn thành phần dành cho chủ sử dụng lao động.

Form W-4

Nhân viên điền Form W-4 để chủ sử dụng lao động có thể tính khấu trừ thuế thu nhập liên bang.

Biểu mẫu khấu trừ thuế của tiểu bang

Nhiều tiểu bang yêu cầu giấy chứng nhận khấu trừ riêng hoặc biểu mẫu tương đương.

Báo cáo nhân viên mới

Hầu hết chủ sử dụng lao động phải báo cáo nhân viên mới cho cơ quan đăng ký nhân sự mới của tiểu bang. Yêu cầu này giúp tiểu bang thực thi nghĩa vụ cấp dưỡng con cái và các nghĩa vụ khác.

Thư mời làm việc và xác nhận chính sách

Dù không phải lúc nào cũng bắt buộc về mặt pháp lý, các tài liệu này giúp làm rõ mức lương, nhiệm vụ, tình trạng làm việc theo nguyên tắc at-will khi áp dụng, kỳ vọng về bảo mật và các chính sách nơi làm việc.

Thuế bảng lương và các tờ khai của chủ sử dụng lao động

Khi bạn bắt đầu trả lương, bạn có trách nhiệm khấu trừ và nộp các loại thuế việc làm cũng như nộp các tờ khai phù hợp.

Khấu trừ thuế thu nhập liên bang

Bạn khấu trừ thuế thu nhập liên bang từ lương nhân viên dựa trên Form W-4 của họ và phép tính bảng lương.

Thuế An Sinh Xã Hội và Medicare

Nhân viên và chủ sử dụng lao động mỗi bên đóng phần thuế An Sinh Xã Hội và Medicare của mình, tùy theo các quy tắc về mức lương áp dụng.

Thuế thất nghiệp liên bang

Hầu hết chủ sử dụng lao động cũng phải nộp thuế Federal Unemployment Tax Act, hoặc FUTA. Khoản thuế này tách biệt với các khoản khấu trừ từ lương của nhân viên.

Thuế thất nghiệp cấp tiểu bang

Hầu hết các tiểu bang cũng yêu cầu đóng góp bảo hiểm thất nghiệp. Quy định giữa các tiểu bang khác nhau, vì vậy đây là một lĩnh vực mà tuân thủ địa phương rất quan trọng.

Các biểu mẫu thuế việc làm thường gặp

Tùy theo lịch trả lương và loại hình doanh nghiệp, bạn có thể cần nộp:

• Form 941 cho thuế việc làm liên bang hàng quý
• Form 940 cho thuế thất nghiệp liên bang hằng năm
• Form W-2 để báo cáo tiền lương của nhân viên
• Form W-3 để gửi các biểu mẫu W-2 tới Social Security Administration
• Các tờ khai thuế bảng lương và báo cáo tiền lương của tiểu bang

Thành viên LLC có thể đồng thời là nhân viên không?

Đôi khi có, nhưng không phải lúc nào cũng vậy.

Câu trả lời phụ thuộc vào cách LLC bị đánh thuế và cách thành viên làm việc trong doanh nghiệp. Thành viên nhận owner draws khác với nhân viên nhận lương thông qua bảng lương.

Trong LLC một thành viên bị coi là thực thể bị bỏ qua hoặc LLC bị đánh thuế như công ty hợp danh, chủ sở hữu thường không được xử lý giống như nhân viên thông thường. Nếu LLC bị đánh thuế như công ty, chủ sở hữu làm việc trong doanh nghiệp có thể nhận lương thông qua bảng lương.

Vì lĩnh vực này ảnh hưởng trực tiếp đến thuế, bạn nên xác nhận cấu trúc với một kế toán hoặc chuyên gia thuế đủ năng lực trước khi thiết lập chế độ trả công.

Vì sao thuê nhân viên có thể giúp LLC phát triển

Thuê nhân viên có thể không chỉ giúp giảm tải công việc của bạn. Nó còn có thể giúp doanh nghiệp mở rộng theo những cách thực tế.

• Bạn có thể giao việc vận hành hằng ngày và tập trung vào tăng trưởng
• Nhân viên chuyên môn có thể cải thiện chất lượng và hiệu quả
• Một đội ngũ tạo thêm năng lực cho các dự án lớn hơn và nhiều khách hàng hơn
• Có nhân sự sẵn sàng giúp duy trì hoạt động khi chủ sở hữu bận hoặc vắng mặt
• Nhân viên có thể hỗ trợ mở rộng sang thị trường hoặc dịch vụ mới

Việc tuyển dụng cũng làm thay đổi cách bạn vận hành. Bạn không còn chỉ xây dựng doanh nghiệp; bạn đang quản lý một nơi làm việc.

Những điều cần lưu ý trước khi tuyển dụng

Trước lần tuyển đầu tiên, hãy xem lại những mục thường gây vấn đề nhất cho chủ sử dụng lao động mới.

• Thuế bảng lương có thể làm tăng chi phí liên tục ngoài lương tháng hoặc lương giờ
• Luật lao động có thể áp dụng khác nhau tùy tiểu bang
• Quy tắc về tiền lương và thời giờ có thể ảnh hưởng đến làm thêm giờ, giờ nghỉ ăn và tình trạng miễn trừ
• Nhân viên làm việc từ xa ở tiểu bang khác có thể kích hoạt đăng ký mới
• Ghi chép kém có thể tạo rủi ro khi bị kiểm tra hoặc phát sinh tranh chấp

Nếu đây là lần đầu bạn tuyển người, nên lập một checklist và hoàn thành từng bước trước khi nhân viên bắt đầu làm việc.

Zenind giúp LLC mới sẵn sàng tuyển dụng như thế nào

Nếu bạn đang thành lập LLC với kế hoạch phát triển đội ngũ, việc thiết lập doanh nghiệp đúng cách ngay từ đầu sẽ rất hữu ích. Zenind hỗ trợ thành lập công ty tại Hoa Kỳ và duy trì tuân thủ liên tục để các nhà sáng lập có thể tập trung vào tuyển dụng và vận hành thay vì tự loay hoay với việc thiết lập pháp nhân.

Điều đó có thể bao gồm việc thành lập LLC, xin EIN và duy trì tổ chức với các bước tuân thủ sau khi khởi động.

Câu hỏi thường gặp

LLC một thành viên có thể thuê nhân viên không?

Có. LLC một thành viên nhìn chung có thể thuê nhân viên miễn là đáp ứng các yêu cầu về đăng ký chủ sử dụng lao động, thuế và luật lao động.

Tôi có cần EIN để thuê nhân viên không?

Có. Trên thực tế, EIN cần thiết để chạy bảng lương, nộp các tờ khai thuế việc làm và báo cáo tiền lương.

Tôi có thể thuê nhà thầu thay vì nhân viên không?

Có, nếu người lao động được phân loại đúng là nhà thầu độc lập. Sự khác biệt này rất quan trọng, vì vậy đừng mặc định quan hệ nhà thầu khi chưa xem xét kỹ các факты thực tế.

Mọi tiểu bang có yêu cầu biểu mẫu tuyển dụng giống nhau không?

Không. Các biểu mẫu liên bang là nhất quán, nhưng đăng ký bảng lương của tiểu bang, báo cáo nhân viên mới và quy tắc bảo hiểm bồi thường cho người lao động thay đổi theo từng địa điểm.

Kết luận

LLC có thể thuê nhân viên, và trong nhiều trường hợp đây là bước tiếp theo tự nhiên khi doanh nghiệp phát triển. Điểm mấu chốt là chuẩn bị trước khi phát hành kỳ lương đầu tiên. Hãy xin EIN, đăng ký tài khoản bảng lương cấp tiểu bang, hoàn tất các biểu mẫu tuyển dụng và giữ cho thuế bảng lương cùng hồ sơ luôn được sắp xếp đúng cách.

Nếu bạn dự định xây dựng một đội ngũ, cách làm sạch sẽ nhất là thiết lập LLC và quy trình tuân thủ ngay từ đầu để việc tuyển dụng hỗ trợ tăng trưởng thay vì tạo ra rủi ro có thể tránh được.