LLC จ้างพนักงานได้หรือไม่? คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับเงินเดือน ภาษี และการปฏิบัติตามข้อกำหนด

LLC สามารถจ้างพนักงานได้ แต่การทำให้ถูกต้องนั้นต้องมากกว่าการประกาศรับสมัครและจ่ายค่าจ้าง เมื่อธุรกิจของคุณเริ่มมีพนักงาน คุณจะเข้าสู่บทบาทนายจ้าง และมีภาระหน้าที่ตามกฎหมายทั้งในระดับรัฐบาลกลาง ระดับรัฐ และบางครั้งรวมถึงระดับท้องถิ่นด้วย ซึ่งหมายถึงการลงทะเบียนภาษีเงินเดือน การเก็บแบบฟอร์มที่ถูกต้อง การจัดเก็บบันทึก และการติดตามกฎหมายค่าจ้างและแรงงานให้เป็นปัจจุบัน

สำหรับผู้ก่อตั้งหลายคน การจ้างงานถือเป็นหมุดหมายสำคัญ แต่ก็เป็นจุดที่การปฏิบัติตามข้อกำหนดจะชัดเจนขึ้น และมีต้นทุนสูงขึ้นหากจัดการไม่ถูกต้อง ข่าวดีก็คือ กระบวนการนี้จัดการได้เมื่อคุณเข้าใจองค์ประกอบต่าง ๆ

คำตอบสั้น ๆ

ใช่ LLC โดยทั่วไปสามารถจ้างพนักงานได้

โครงสร้าง LLC เองไม่ได้ห้ามการจ้างงาน สิ่งสำคัญคือธุรกิจต้องจดทะเบียนเป็นนายจ้างอย่างถูกต้อง และปฏิบัติตามกฎที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน ค่าจ้าง และภาษี ในทางปฏิบัติ LLC ส่วนใหญ่สามารถจ้างพนักงานได้ ตราบใดที่ได้รับอนุญาตให้ดำเนินกิจการในอุตสาหกรรมของตนและในรัฐที่ทำธุรกิจอยู่

มีข้อยกเว้นบางประการ อาชีพที่ต้องมีใบอนุญาตหรือธุรกิจที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแลอาจมีข้อจำกัดเกี่ยวกับวิธีการจัดโครงสร้างหรือบุคคลที่สามารถจ้างได้ กฎหมายของรัฐอาจกำหนดข้อกำหนดเพิ่มเติมเกี่ยวกับเงินเดือน ประกันภัย และการรายงานพนักงานใหม่ด้วย

LLC แบบใดบ้างที่สามารถจ้างพนักงานได้?

การจัดประเภทภาษีของ LLC แต่ละแบบอาจส่งผลต่อวิธีการจ่ายค่าตอบแทนให้เจ้าของ แต่ไม่เปลี่ยนความสามารถพื้นฐานในการจ้างบุคลากร

LLC แบบสมาชิกคนเดียว

LLC สมาชิกคนเดียวสามารถจ้างพนักงานได้ โดยทั่วไปธุรกิจจะต้องมี EIN บัญชีเงินเดือน และเอกสารการจ้างงานตามปกติ

ข้อแตกต่างสำคัญประการหนึ่งคือ เจ้าของของ LLC สมาชิกคนเดียวที่ถูกมองข้ามเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีโดยทั่วไปจะไม่ถูกนับเป็นพนักงานแบบ W-2 ของ LLC ในทางภาษีของรัฐบาลกลาง การจ่ายค่าตอบแทนและการจัดการภาษีของเจ้าของขึ้นอยู่กับโครงสร้างและการจัดเก็บภาษีของธุรกิจ

LLC แบบหลายสมาชิก

LLC แบบหลายสมาชิกก็สามารถจ้างพนักงานได้เช่นกัน LLC ประเภทนี้มักถูกจัดเก็บภาษีแบบห้างหุ้นส่วน เว้นแต่จะเลือกอย่างอื่นได้ LLC ยังสามารถดำเนินระบบเงินเดือน หักภาษี และปฏิบัติตามข้อกำหนดการรายงานของนายจ้างได้

โดยทั่วไปสมาชิกจะไม่ถูกปฏิบัติแบบเดียวกับพนักงานทั่วไป ดังนั้นจึงควรแยกค่าตอบแทนของเจ้าของออกจากค่าจ้างของพนักงาน และยืนยันการจัดการภาษีที่ถูกต้องก่อนตั้งระบบเงินเดือน

LLC ที่ถูกจัดเก็บภาษีแบบบริษัท

LLC บางแห่งเลือกให้เก็บภาษีแบบ S corporation หรือ C corporation ในกรณีนั้น เจ้าของที่ทำงานในธุรกิจอาจถูกปฏิบัติเป็นพนักงานและรับค่าจ้างผ่านเงินเดือน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโครงสร้างและการเลือกภาษี

วิธีนี้อาจเป็นประโยชน์ต่อการวางแผนภาษี แต่ก็ทำให้การบริหารเงินเดือนต้องรอบคอบมากขึ้น บริษัทต้องหักภาษี ยื่นแบบฟอร์มเกี่ยวกับการจ้างงาน และสนับสนุนค่าตอบแทนที่จ่ายออกไป

สิ่งที่คุณต้องเตรียมก่อนการจ้างงานครั้งแรก

ก่อนจะยื่นข้อเสนองานครั้งแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าธุรกิจพร้อมทำหน้าที่เป็นนายจ้างแล้ว

1. ขอรับ EIN

Employer Identification Number คือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของรัฐบาลกลางที่ใช้รายงานภาษีการจ้างงานและยื่นแบบฟอร์มธุรกิจจำนวนมาก หาก LLC ของคุณยังไม่มี EIN คุณต้องยื่นขอก่อนจ้างพนักงาน

2. ลงทะเบียนบัญชีเงินเดือนของรัฐ

รัฐส่วนใหญ่กำหนดให้นายจ้างลงทะเบียนบัญชีภาษีหัก ณ ที่จ่ายและประกันการว่างงาน บางรัฐยังมีการลงทะเบียนนายจ้างเพิ่มเติม เช่น ประกันทุพพลภาพหรือโครงการลางานที่ได้รับค่าจ้าง

หากคุณจ้างพนักงานในมากกว่าหนึ่งรัฐ คุณอาจต้องลงทะเบียนในแต่ละรัฐที่พนักงานทำงานอยู่

3. จัดเตรียมความคุ้มครองค่าชดเชยแรงงาน

หลายรัฐกำหนดให้นายจ้างต้องมีประกันค่าชดเชยแรงงานทันทีที่จ้างพนักงานคนแรก ความคุ้มครองนี้ช่วยจ่ายผลประโยชน์หากพนักงานบาดเจ็บหรือเจ็บป่วยจากการทำงาน

4. ตั้งค่าระบบเงินเดือน

ไม่ว่าคุณจะใช้ซอฟต์แวร์เงินเดือน ผู้ให้บริการเงินเดือน หรือกระบวนการภายในองค์กร คุณต้องมีระบบที่สามารถ:

• คำนวณค่าจ้างรวมและรายการหัก
• หักภาษีของรัฐบาลกลางและรัฐ
• ติดตามภาระภาษีของนายจ้าง
• จัดทำสลิปเงินเดือนและแบบฟอร์มปลายปี
• ยื่นแบบฟอร์มตรงเวลา

5. จัดประเภทคนทำงานให้ถูกต้อง

ก่อนจ้างงาน ให้ตัดสินว่าแต่ละคนเป็นพนักงานจริงหรือควรถูกจัดเป็นผู้รับจ้างอิสระ การจัดประเภทผิดอาจก่อให้เกิดปัญหาด้านภาษี ค่าแรง และค่าปรับได้

แบบฟอร์มและเอกสารที่คุณจะต้องใช้

การจ้างพนักงานมีงานเอกสารจำนวนมาก แต่แต่ละแบบฟอร์มมีหน้าที่ชัดเจน

Form I-9

นายจ้างทุกคนต้องจัดทำ Form I-9 สำหรับพนักงานใหม่ทุกคน เพื่อยืนยันตัวตนและสิทธิในการทำงาน พนักงานจะกรอกส่วนแรก และนายจ้างจะตรวจเอกสารที่ยอมรับได้และกรอกส่วนของนายจ้าง

Form W-4

พนักงานต้องกรอก Form W-4 เพื่อให้นายจ้างคำนวณการหักภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลาง

แบบฟอร์มหัก ณ ที่จ่ายของรัฐ

หลายรัฐกำหนดให้มีแบบฟอร์มหัก ณ ที่จ่ายของรัฐหรือแบบฟอร์มที่เทียบเท่า

การรายงานพนักงานใหม่

นายจ้างส่วนใหญ่ต้องรายงานพนักงานใหม่ต่อทะเบียนพนักงานใหม่ของรัฐ ข้อกำหนดนี้ช่วยให้รัฐบังคับใช้เรื่องค่าเลี้ยงดูบุตรและภาระผูกพันอื่น ๆ

จดหมายเสนอจ้างและการยอมรับนโยบาย

แม้ไม่จำเป็นต้องมีตามกฎหมายเสมอไป แต่เอกสารเหล่านี้ช่วยชี้แจงค่าจ้าง หน้าที่ สถานะการจ้างงานแบบ at-will หากใช้ได้ ข้อกำหนดเรื่องความลับ และนโยบายในที่ทำงาน

ภาษีเงินเดือนและการยื่นแบบของนายจ้าง

เมื่อคุณเริ่มจ่ายค่าจ้าง คุณต้องรับผิดชอบในการหักและนำส่งภาษีการจ้างงาน รวมถึงยื่นแบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง

การหักภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลาง

คุณต้องหักภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางจากค่าจ้างพนักงานตาม Form W-4 และการคำนวณเงินเดือน

ภาษีประกันสังคมและ Medicare

ทั้งพนักงานและนายจ้างต่างต้องจ่ายส่วนแบ่งภาษีประกันสังคมและ Medicare ตามกฎเกณฑ์ค่าจ้างที่เกี่ยวข้อง

ภาษีการว่างงานของรัฐบาลกลาง

นายจ้างส่วนใหญ่ยังต้องเสียภาษี Federal Unemployment Tax Act หรือ FUTA ด้วย ภาษีนี้แยกจากการหักเงินเดือนของพนักงาน

ภาษีการว่างงานของรัฐ

รัฐส่วนใหญ่กำหนดให้มีเงินสมทบประกันการว่างงานด้วย กฎของแต่ละรัฐแตกต่างกัน ดังนั้นเรื่องนี้จึงเป็นจุดที่การปฏิบัติตามข้อกำหนดในท้องถิ่นมีความสำคัญ

แบบฟอร์มภาษีการจ้างงานที่พบบ่อย

ขึ้นอยู่กับรอบการจ่ายเงินเดือนและประเภทธุรกิจ คุณอาจต้องยื่น:

• Form 941 สำหรับภาษีการจ้างงานของรัฐบาลกลางรายไตรมาส
• Form 940 สำหรับภาษีการว่างงานของรัฐบาลกลางรายปี
• Form W-2 สำหรับรายงานค่าจ้างพนักงาน
• Form W-3 เพื่อส่งแบบฟอร์ม W-2 ไปยัง Social Security Administration
• แบบฟอร์มภาษีเงินเดือนและรายงานค่าจ้างของรัฐ

สมาชิก LLC จะเป็นพนักงานได้ด้วยหรือไม่?

บางกรณีได้ แต่ไม่เสมอไป

คำตอบขึ้นอยู่กับว่า LLC ถูกจัดเก็บภาษีอย่างไร และสมาชิกคนนั้นทำงานในธุรกิจในลักษณะใด สมาชิกที่รับเงินถอนเจ้าของจะแตกต่างจากพนักงานที่รับค่าจ้างผ่านเงินเดือน

ใน LLC สมาชิกคนเดียวที่ถูกมองข้ามเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี หรือ LLC แบบห้างหุ้นส่วน เจ้าของโดยทั่วไปจะไม่ถูกปฏิบัติแบบเดียวกับพนักงานทั่วไป หาก LLC ถูกจัดเก็บภาษีแบบบริษัท เจ้าของที่ทำงานในกิจการอาจได้รับค่าจ้างผ่านระบบเงินเดือนได้

เนื่องจากเรื่องนี้ส่งผลโดยตรงต่อภาษี จึงควรยืนยันโครงสร้างกับนักบัญชีหรือผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีที่มีคุณสมบัติก่อนตั้งค่าการจ่ายค่าตอบแทน

เหตุใดการจ้างพนักงานจึงช่วยให้ LLC เติบโตได้

การมีพนักงานไม่ได้ช่วยแค่ลดภาระงานของคุณ แต่ยังช่วยให้ธุรกิจขยายตัวได้ในเชิงปฏิบัติ

• คุณสามารถมอบหมายงานประจำวันและโฟกัสกับการเติบโต
• พนักงานที่มีความเชี่ยวชาญช่วยยกระดับคุณภาพและประสิทธิภาพ
• ทีมงานช่วยเพิ่มศักยภาพในการรับโปรเจกต์ขนาดใหญ่และลูกค้ามากขึ้น
• การมีพนักงานช่วยให้ธุรกิจเดินต่อได้แม้เจ้าของไม่ว่างหรือไม่อยู่
• พนักงานสามารถสนับสนุนการขยายไปยังตลาดหรือบริการใหม่ ๆ

การจ้างงานยังเปลี่ยนวิธีที่คุณดำเนินธุรกิจด้วย คุณไม่ได้แค่สร้างบริษัทอีกต่อไป แต่กำลังบริหารสถานที่ทำงาน

สิ่งที่ควรตรวจสอบก่อนจ้าง

ก่อนจ้างคนแรก ให้ทบทวนรายการที่มักก่อปัญหากับนายจ้างรายใหม่มากที่สุด

• ภาษีเงินเดือนอาจเพิ่มต้นทุนต่อเนื่องนอกเหนือจากเงินเดือนหรือค่าจ้างรายชั่วโมง
• กฎหมายการจ้างงานอาจใช้ต่างกันไปตามแต่ละรัฐ
• กฎเรื่องค่าจ้างและชั่วโมงการทำงานอาจมีผลต่อค่าล่วงเวลา ช่วงพักอาหาร และสถานะยกเว้น
• พนักงานทางไกลในรัฐอื่นอาจทำให้ต้องลงทะเบียนใหม่
• การจัดเก็บบันทึกที่ไม่ดีอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงระหว่างการตรวจสอบหรือข้อพิพาท

หากคุณกำลังจ้างงานเป็นครั้งแรก ควรทำเช็กลิสต์และดำเนินการแต่ละขั้นตอนให้เสร็จก่อนให้พนักงานเริ่มงาน

Zenind ช่วยให้ LLC พร้อมจ้างงานได้อย่างไร

หากคุณกำลังก่อตั้ง LLC โดยมีแผนจะเติบโต การตั้งธุรกิจให้ถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้นจะช่วยได้ Zenind สนับสนุนการก่อตั้งบริษัทในสหรัฐฯ และการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้ผู้ก่อตั้งโฟกัสกับการจ้างงานและการดำเนินงาน แทนที่จะต้องติดอยู่กับขั้นตอนการตั้งนิติบุคคลด้วยตนเอง

สิ่งนั้นอาจรวมถึงการจัดตั้ง LLC การขอ EIN และการจัดระเบียบขั้นตอนการปฏิบัติตามข้อกำหนดหลังเปิดดำเนินการ

คำถามที่พบบ่อย

LLC สมาชิกคนเดียวจ้างพนักงานได้หรือไม่?

ได้ LLC สมาชิกคนเดียวโดยทั่วไปสามารถจ้างพนักงานได้ ตราบใดที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดการลงทะเบียนนายจ้าง ภาษี และกฎหมายแรงงาน

จำเป็นต้องมี EIN เพื่อจ้างพนักงานหรือไม่?

จำเป็น ในทางปฏิบัติ EIN ต้องใช้สำหรับดำเนินระบบเงินเดือน ยื่นแบบภาษีการจ้างงาน และรายงานค่าจ้าง

ฉันสามารถจ้างผู้รับจ้างแทนพนักงานได้หรือไม่?

ได้ หากคนทำงานนั้นถูกจัดประเภทอย่างถูกต้องว่าเป็นผู้รับจ้างอิสระ ความแตกต่างนี้มีความสำคัญ ดังนั้นอย่าคิดว่าเป็นความสัมพันธ์แบบผู้รับจ้างโดยไม่พิจารณาข้อเท็จจริงที่แท้จริงก่อน

ทุกรัฐใช้แบบฟอร์มการจ้างงานเหมือนกันหรือไม่?

ไม่ แบบฟอร์มของรัฐบาลกลางค่อนข้างคงที่ แต่การลงทะเบียนเงินเดือนของรัฐ การรายงานพนักงานใหม่ และกฎค่าชดเชยแรงงานจะแตกต่างกันตามพื้นที่

สรุปท้ายสุด

LLC สามารถจ้างพนักงานได้ และในหลายกรณี นี่คือก้าวต่อไปตามธรรมชาติเมื่อธุรกิจเติบโต สิ่งสำคัญคือการเตรียมความพร้อมก่อนจ่ายเงินเดือนงวดแรก ขอรับ EIN ลงทะเบียนบัญชีเงินเดือนของรัฐ กรอกแบบฟอร์มการจ้างงาน และจัดการภาษีเงินเดือนกับบันทึกให้เรียบร้อย

หากคุณวางแผนจะสร้างทีม การเตรียม LLC และเวิร์กโฟลว์ด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดตั้งแต่เนิ่น ๆ จะเป็นเส้นทางที่ราบรื่นที่สุด เพื่อให้การจ้างงานช่วยขับเคลื่อนการเติบโตแทนที่จะสร้างความเสี่ยงที่หลีกเลี่ยงได้