Μπορεί μια LLC να προσλάβει εργαζομένους; Ένας πλήρης οδηγός για μισθοδοσία, φόρους και συμμόρφωση

Μια LLC μπορεί να προσλάβει εργαζομένους, αλλά το να το κάνει σωστά απαιτεί περισσότερα από το να δημοσιεύσει κανείς μια αγγελία και να πληρώσει έναν μισθό. Μόλις η επιχείρησή σας προσλάβει προσωπικό, περνάτε σε ρόλο εργοδότη με ομοσπονδιακές, πολιτειακές και μερικές φορές τοπικές υποχρεώσεις. Αυτό σημαίνει εγγραφή για φόρους μισθοδοσίας, συλλογή των σωστών εντύπων, τήρηση αρχείων και ενημέρωση σχετικά με τους κανόνες μισθών και εργατικής νομοθεσίας.

Για πολλούς ιδρυτές, η πρόσληψη αποτελεί ένα ορόσημο. Είναι επίσης το σημείο όπου η συμμόρφωση γίνεται πιο ορατή και πιο δαπανηρή αν δεν διαχειριστεί σωστά. Τα καλά νέα είναι ότι η διαδικασία είναι διαχειρίσιμη μόλις κατανοήσετε τα επιμέρους κομμάτια.

Η σύντομη απάντηση

Ναι, μια LLC μπορεί γενικά να προσλάβει εργαζομένους.

Η νομική μορφή της LLC από μόνη της δεν εμποδίζει την πρόσληψη. Αυτό που έχει σημασία είναι αν η επιχείρηση είναι σωστά εγγεγραμμένη ως εργοδότης και αν ακολουθεί τους κανόνες που ισχύουν για τους εργαζομένους, τους μισθούς και τους φόρους. Στην πράξη, οι περισσότερες LLC μπορούν να προσλάβουν εργαζομένους, αρκεί να τους επιτρέπεται να δραστηριοποιούνται στον κλάδο τους και στις πολιτείες όπου κάνουν επιχειρήσεις.

Υπάρχουν μερικές εξαιρέσεις. Ορισμένα αδειοδοτημένα επαγγέλματα ή ρυθμιζόμενες επιχειρήσεις μπορεί να έχουν περιορισμούς που επηρεάζουν τον τρόπο οργάνωσής τους ή το ποιον μπορούν να απασχολούν. Η πολιτειακή νομοθεσία μπορεί επίσης να επιβάλλει πρόσθετες απαιτήσεις για μισθοδοσία, ασφάλιση και αναφορά νέων προσλήψεων.

Ποιες LLC μπορούν να προσλάβουν εργαζομένους;

Διαφορετικές φορολογικές ταξινομήσεις LLC μπορούν να επηρεάσουν τον τρόπο που πληρώνονται οι ιδιοκτήτες, αλλά δεν αλλάζουν τη βασική δυνατότητα απασχόλησης προσωπικού.

LLC με έναν ιδιοκτήτη

Μια LLC με έναν ιδιοκτήτη μπορεί να προσλάβει εργαζομένους. Η επιχείρηση θα χρειαστεί συνήθως EIN, λογαριασμούς μισθοδοσίας και τα συνήθη έγγραφα πρόσληψης.

Μια σημαντική διάκριση είναι ότι ο ιδιοκτήτης μιας LLC με έναν ιδιοκτήτη που αντιμετωπίζεται ως disregarded entity γενικά δεν θεωρείται εργαζόμενος W-2 της LLC για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς. Η αμοιβή και η φορολογική μεταχείριση του ιδιοκτήτη εξαρτώνται από τον τρόπο που η επιχείρηση έχει δομηθεί και φορολογηθεί.

LLC με πολλούς ιδιοκτήτες

Μια LLC με πολλούς ιδιοκτήτες μπορεί επίσης να προσλάβει εργαζομένους. Αυτές οι LLC φορολογούνται συνήθως ως εταιρικές συμπράξεις, εκτός αν επιλέξουν διαφορετική μεταχείριση. Η LLC μπορεί ωστόσο να τρέχει μισθοδοσία, να παρακρατεί φόρους και να συμμορφώνεται με τους κανόνες αναφοράς του εργοδότη.

Τα μέλη συνήθως δεν αντιμετωπίζονται το ίδιο όπως οι συνηθισμένοι εργαζόμενοι, επομένως είναι σημαντικό να διαχωρίζεται η αμοιβή των ιδιοκτητών από τους μισθούς των εργαζομένων και να επιβεβαιώνεται η σωστή φορολογική μεταχείριση πριν οριστεί η μισθοδοσία.

LLC που φορολογούνται ως εταιρείες

Ορισμένες LLC επιλέγουν να φορολογούνται ως S corporations ή C corporations. Σε αυτή την περίπτωση, οι ιδιοκτήτες που εργάζονται στην επιχείρηση μπορεί να αντιμετωπίζονται ως εργαζόμενοι και να πληρώνονται με μισθό μέσω μισθοδοσίας, ανάλογα με τη δομή και τη φορολογική επιλογή.

Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο για φορολογικό σχεδιασμό, αλλά αυξάνει επίσης την ανάγκη για προσεκτική διαχείριση μισθοδοσίας. Η εταιρεία πρέπει να παρακρατεί φόρους, να υποβάλλει δηλώσεις απασχόλησης και να τεκμηριώνει την αμοιβή που καταβάλλει.

Τι χρειάζεστε πριν από την πρώτη πρόσληψη

Πριν κάνετε την πρώτη προσφορά εργασίας, βεβαιωθείτε ότι η επιχείρηση είναι έτοιμη να λειτουργήσει ως εργοδότης.

1. Αποκτήστε EIN

Ο Αριθμός Αναγνώρισης Εργοδότη είναι ο ομοσπονδιακός φορολογικός αριθμός που χρησιμοποιείται για την αναφορά φόρων μισθοδοσίας και την υποβολή πολλών επιχειρηματικών εντύπων. Αν η LLC σας δεν έχει ήδη EIN, θα χρειαστεί να το αποκτήσετε πριν προσλάβετε εργαζομένους.

2. Εγγραφείτε σε πολιτειακούς λογαριασμούς μισθοδοσίας

Οι περισσότερες πολιτείες απαιτούν από τους εργοδότες να εγγράφονται για λογαριασμούς παρακράτησης φόρου και ασφάλισης ανεργίας. Ορισμένες πολιτείες έχουν επίσης πρόσθετες εγγραφές εργοδότη, όπως ασφάλιση αναπηρίας ή προγράμματα αδειών με αποδοχές.

Αν προσλάβετε εργαζομένους σε περισσότερες από μία πολιτείες, μπορεί να χρειαστεί να εγγραφείτε σε καθεμία πολιτεία όπου οι εργαζόμενοι παρέχουν εργασία.

3. Μεριμνήστε για ασφάλιση εργατικών ατυχημάτων

Πολλές πολιτείες απαιτούν από τους εργοδότες να διαθέτουν ασφάλιση εργατικών ατυχημάτων μόλις προσλάβουν τον πρώτο τους εργαζόμενο. Αυτή η κάλυψη βοηθά στην καταβολή παροχών αν ένας εργαζόμενος τραυματιστεί ή αρρωστήσει λόγω της εργασίας.

4. Ρυθμίστε τη μισθοδοσία

Είτε χρησιμοποιείτε λογισμικό μισθοδοσίας, πάροχο μισθοδοσίας ή εσωτερική διαδικασία, χρειάζεστε ένα σύστημα που μπορεί να:

• Υπολογίζει τις μικτές αποδοχές και τις κρατήσεις
• Παρακρατεί ομοσπονδιακούς και πολιτειακούς φόρους
• Παρακολουθεί τις εργοδοτικές φορολογικές υποχρεώσεις
• Εκδίδει αποδείξεις μισθοδοσίας και ετήσια έντυπα
• Υποβάλλει δηλώσεις εγκαίρως

5. Κατατάξτε σωστά τους εργαζομένους

Πριν από την πρόσληψη, αποφασίστε αν το άτομο είναι πραγματικά εργαζόμενος ή αν πρέπει να θεωρηθεί ανεξάρτητος συνεργάτης. Η εσφαλμένη ταξινόμηση μπορεί να δημιουργήσει φορολογικά ζητήματα, ζητήματα μισθών και κυρώσεις.

Έντυπα και έγγραφα που θα χρειαστείτε

Η πρόσληψη εργαζομένων συνοδεύεται από πολλά έγγραφα, αλλά κάθε έντυπο εξυπηρετεί σαφή σκοπό.

Έντυπο I-9

Κάθε εργοδότης πρέπει να συμπληρώνει το Έντυπο I-9 για κάθε νέο εργαζόμενο, ώστε να επαληθεύσει την ταυτότητα και την εξουσιοδότηση εργασίας. Ο εργαζόμενος συμπληρώνει το πρώτο μέρος και ο εργοδότης ελέγχει τα αποδεκτά έγγραφα και συμπληρώνει το τμήμα του εργοδότη.

Έντυπο W-4

Οι εργαζόμενοι συμπληρώνουν το Έντυπο W-4 ώστε ο εργοδότης να μπορεί να υπολογίσει την παρακράτηση ομοσπονδιακού φόρου εισοδήματος.

Πολιτειακά έντυπα παρακράτησης

Πολλές πολιτείες απαιτούν δικό τους πιστοποιητικό παρακράτησης ή ισοδύναμο έντυπο.

Αναφορά νέων προσλήψεων

Οι περισσότεροι εργοδότες πρέπει να αναφέρουν τους νέους εργαζομένους σε πολιτειακό μητρώο νέων προσλήψεων. Αυτή η απαίτηση βοηθά τις πολιτείες να επιβάλλουν υποχρεώσεις διατροφής τέκνων και άλλες υποχρεώσεις.

Επιστολή προσφοράς και αποδοχές πολιτικών

Αν και δεν απαιτούνται πάντα νομικά, αυτά τα έγγραφα βοηθούν να αποσαφηνιστούν ο μισθός, τα καθήκοντα, το καθεστώς απασχόλησης όπου ισχύει, οι προσδοκίες εμπιστευτικότητας και οι πολιτικές του χώρου εργασίας.

Φόροι μισθοδοσίας και δηλώσεις εργοδότη

Μόλις αρχίσετε να πληρώνετε μισθούς, είστε υπεύθυνοι για την παρακράτηση και απόδοση φόρων απασχόλησης και για την υποβολή των σωστών δηλώσεων.

Παρακράτηση ομοσπονδιακού φόρου εισοδήματος

Παρακρατείτε ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος από την αμοιβή του εργαζομένου με βάση το Έντυπο W-4 και τους υπολογισμούς μισθοδοσίας.

Φόροι Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare

Οι εργαζόμενοι και οι εργοδότες πληρώνουν ο καθένας το μερίδιό του στους φόρους Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare, με την επιφύλαξη των ισχυόντων κανόνων μισθού.

Ομοσπονδιακός φόρος ανεργίας

Οι περισσότεροι εργοδότες οφείλουν επίσης τον φόρο Federal Unemployment Tax Act, ή FUTA. Αυτός ο φόρος είναι ξεχωριστός από την παρακράτηση που γίνεται από τον μισθό του εργαζομένου.

Πολιτειακός φόρος ανεργίας

Οι περισσότερες πολιτείες απαιτούν επίσης εισφορές ασφάλισης ανεργίας. Οι πολιτειακοί κανόνες διαφέρουν, οπότε αυτό είναι ένα σημείο όπου η τοπική συμμόρφωση έχει σημασία.

Συνήθη έντυπα φορολογίας απασχόλησης

Ανάλογα με το πρόγραμμα μισθοδοσίας και τον τύπο της επιχείρησής σας, μπορεί να χρειαστεί να υποβάλετε:

• Έντυπο 941 για τριμηνιαίους ομοσπονδιακούς φόρους απασχόλησης
• Έντυπο 940 για τον ετήσιο ομοσπονδιακό φόρο ανεργίας
• Έντυπο W-2 για αναφορά αποδοχών εργαζομένων
• Έντυπο W-3 για διαβίβαση των εντύπων W-2 στην Social Security Administration
• Πολιτειακές δηλώσεις μισθοδοσίας και αναφορές αποδοχών

Μπορεί ένα μέλος μιας LLC να είναι επίσης εργαζόμενος;

Κάποιες φορές ναι, αλλά όχι πάντα.

Η απάντηση εξαρτάται από τον τρόπο που φορολογείται η LLC και από τον τρόπο με τον οποίο το μέλος εργάζεται στην επιχείρηση. Ένα μέλος που λαμβάνει διανομές ιδιοκτήτη είναι διαφορετικό από έναν εργαζόμενο που λαμβάνει μισθούς μέσω μισθοδοσίας.

Σε μια disregarded single-member LLC ή σε μια LLC που φορολογείται ως εταιρική σύμπραξη, οι ιδιοκτήτες γενικά δεν αντιμετωπίζονται με τον ίδιο τρόπο όπως οι συνηθισμένοι εργαζόμενοι. Αν η LLC φορολογείται ως εταιρεία, οι ιδιοκτήτες-εργαζόμενοι μπορεί να λαμβάνουν μισθό μέσω μισθοδοσίας.

Επειδή αυτό το πεδίο επηρεάζει άμεσα τους φόρους, αξίζει να επιβεβαιώσετε τη δομή με έναν εξειδικευμένο λογιστή ή φοροτεχνικό πριν ρυθμίσετε την αμοιβή.

Γιατί η πρόσληψη εργαζομένων μπορεί να βοηθήσει μια LLC να αναπτυχθεί

Η πρόσληψη προσωπικού μπορεί να κάνει περισσότερα από το να ελαφρύνει τον φόρτο εργασίας σας. Μπορεί να βοηθήσει την επιχείρηση να κλιμακωθεί με πρακτικούς τρόπους.

• Μπορείτε να αναθέσετε καθημερινές λειτουργίες και να επικεντρωθείτε στην ανάπτυξη
• Οι εξειδικευμένοι εργαζόμενοι μπορούν να βελτιώσουν την ποιότητα και την αποδοτικότητα
• Μια ομάδα δημιουργεί μεγαλύτερη ικανότητα για μεγαλύτερα έργα και περισσότερους πελάτες
• Η ύπαρξη προσωπικού μπορεί να βελτιώσει τη συνέχεια όταν ο ιδιοκτήτης είναι απασχολημένος ή μη διαθέσιμος
• Οι εργαζόμενοι μπορούν να υποστηρίξουν την επέκταση σε νέες αγορές ή υπηρεσίες

Η πρόσληψη αλλάζει επίσης τον τρόπο λειτουργίας σας. Δεν χτίζετε πλέον απλώς μια επιχείρηση, αλλά διαχειρίζεστε έναν χώρο εργασίας.

Τι να προσέξετε πριν προσλάβετε

Πριν από την πρώτη πρόσληψη, ελέγξτε τα στοιχεία που πιο συχνά δημιουργούν προβλήματα σε νέους εργοδότες.

• Οι φόροι μισθοδοσίας μπορούν να προσθέσουν συνεχή κόστη πέρα από τον μισθό ή την ωριαία αμοιβή
• Οι νόμοι απασχόλησης μπορούν να εφαρμόζονται διαφορετικά ανάλογα με την πολιτεία
• Οι κανόνες μισθών και ωραρίου μπορούν να επηρεάσουν υπερωρίες, διαλείμματα για γεύμα και το καθεστώς εξαίρεσης
• Οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι σε άλλες πολιτείες μπορούν να ενεργοποιήσουν νέες εγγραφές
• Η ανεπαρκής τήρηση αρχείων μπορεί να δημιουργήσει κίνδυνο σε ελέγχους ή διαφορές

Αν προσλαμβάνετε για πρώτη φορά, είναι συνετό να δημιουργήσετε μια λίστα ελέγχου και να ολοκληρώσετε κάθε βήμα πριν ξεκινήσει ο εργαζόμενος.

Πώς το Zenind βοηθά τις νέες LLC να είναι έτοιμες για πρόσληψη

Αν ιδρύετε μια LLC με σχέδια ανάπτυξης, βοηθά να στηθεί σωστά η επιχείρηση από την αρχή. Το Zenind υποστηρίζει την ίδρυση εταιρειών στις Η.Π.Α. και τη συνεχή συμμόρφωση, ώστε οι ιδρυτές να μπορούν να επικεντρωθούν στην πρόσληψη και τη λειτουργία αντί να παλεύουν μόνοι τους με τη σύσταση της οντότητας.

Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη σύσταση της LLC, την απόκτηση EIN και τη διατήρηση οργάνωσης με τα βήματα συμμόρφωσης που ακολουθούν μετά την έναρξη.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορεί μια single-member LLC να προσλάβει εργαζομένους;

Ναι. Μια single-member LLC μπορεί γενικά να προσλάβει εργαζομένους, εφόσον πληροί τις απαιτήσεις εγγραφής εργοδότη, φορολογίας και εργατικής νομοθεσίας.

Χρειάζομαι EIN για να προσλάβω εργαζομένους;

Ναι. Στην πράξη, απαιτείται EIN για τη διαχείριση μισθοδοσίας, την υποβολή εντύπων φόρων απασχόλησης και την αναφορά αποδοχών.

Μπορώ να προσλάβω συνεργάτες αντί για εργαζομένους;

Ναι, αν ο εργαζόμενος ταξινομείται σωστά ως ανεξάρτητος συνεργάτης. Η διάκριση έχει σημασία, οπότε μην υποθέτετε σχέση συνεργάτη χωρίς να εξετάσετε τα πραγματικά δεδομένα.

Όλες οι πολιτείες απαιτούν τα ίδια έντυπα πρόσληψης;

Όχι. Τα ομοσπονδιακά έντυπα είναι σταθερά, αλλά η πολιτειακή εγγραφή μισθοδοσίας, η αναφορά νέων προσλήψεων και οι κανόνες ασφάλισης εργατικών ατυχημάτων διαφέρουν ανάλογα με την τοποθεσία.

Τελικό συμπέρασμα

Μια LLC μπορεί να προσλάβει εργαζομένους και, σε πολλές περιπτώσεις, αυτό είναι το φυσικό επόμενο βήμα καθώς η επιχείρηση μεγαλώνει. Το κλειδί είναι να προετοιμαστείτε πριν εκδοθεί ο πρώτος μισθός. Αποκτήστε EIN, εγγραφείτε σε πολιτειακούς λογαριασμούς μισθοδοσίας, συμπληρώστε τα έντυπα πρόσληψης και κρατήστε σε τάξη τους φόρους μισθοδοσίας και τα αρχεία.

Αν σκοπεύετε να χτίσετε μια ομάδα, η πιο καθαρή διαδρομή είναι να στήσετε εγκαίρως την LLC και τη ροή συμμόρφωσης, ώστε η πρόσληψη να υποστηρίζει την ανάπτυξη αντί να δημιουργεί αποτρέψιμο ρίσκο.