Skattefordeler ved å ansette familiemedlemmer, inkludert egne barn, i en amerikansk virksomhet

Å ansette familiemedlemmer kan være en legitim og skatteeffektiv måte å støtte vekst i virksomheten på, så lenge ordningen er reell, godt dokumentert og betalt til en rimelig markedspris. For mange småbedriftseiere er dette attraktivt av to grunner samtidig: arbeidet blir gjort, og virksomheten kan muligens redusere skattepliktig inntekt gjennom fradragsberettigede lønninger.

Når familiemedlemmet er ditt eget barn, kan strategien være enda mer attraktiv. Med riktig selskapsstruktur og korrekt lønnsoppsett kan ansettelse av et barn gi betydelige skattebesparelser, samtidig som barnet lærer økonomisk ansvar og forretningsferdigheter. Men reglene er spesifikke, og fordelene gjelder bare når arbeidet er reelt og i samsvar med regelverket.

Denne veiledningen forklarer de viktigste skattefordelene ved å ansette familiemedlemmer, begrensningene du må kjenne til, og praksisen for dokumentasjon som bidrar til å beskytte fradraget.

Hvorfor det kan være fornuftig å ansette familiemedlemmer

Familieansettelse kan dekke et praktisk behov i virksomheten. Mange eiere bruker allerede familiemedlemmer til administrative oppgaver, støtte til sosiale medier, arkivering, bokføring, oppfølging av kunder eller utsendelser. Å gjøre denne hjelpen om til et formelt ansettelsesforhold kan gi en klarere skattemessig posisjon enn å betale familiemedlemmer uformelt.

Den viktigste fordelen er enkel: lønn som betales for reelt arbeid er vanligvis en fradragsberettiget driftskostnad. Det betyr at virksomheten kan redusere sin skattepliktige inntekt samtidig som den betaler et familiemedlem for oppgaver som ellers måtte vært utført av en annen.

For eiere med barn kan dette også være en måte å introdusere dem for arbeid, bygge opp sparepenger og skape et dokumentert grunnlag for legitime inntekter som kan støtte fremtidige mål som utdanningsutgifter eller pensjonssparing, avhengig av barnets alder og inntekt.

De viktigste skattefordelene ved å ansette familiemedlemmer

1. Lønnsfradrag reduserer virksomhetens inntekt

Den mest direkte fordelen er selve fradraget. Hvis et familiemedlem faktisk er en ansatt som utfører nødvendig arbeid, kan lønnen du betaler som regel trekkes fra som en ordinær og nødvendig driftskostnad.

Det fradraget kan redusere:

• føderal inntektsskatt som virksomhetseieren skylder
• selvangivelsesbaserte trygdeavgifter i enkelte selskapsstrukturer
• samlet skattepliktig overskudd som rapporteres av selskapet

Det avgjørende er at godtgjørelsen må være knyttet til reelt arbeid. Å betale et barn eller en ektefelle uten meningsfullt arbeid er ikke en gyldig skatteplan og kan utløse gransking fra IRS.

2. Inntektsflytting kan overføre penger til en lavere skatteklasse

Å ansette familiemedlemmer kan flytte noe skattepliktig inntekt fra virksomhetseieren til et familiemedlem som kan være i en lavere marginal skatteklasse. Når dette gjøres riktig, får virksomheten fradrag for lønnen, og familiemedlemmet rapporterer inntekten personlig.

Dette kan gi et gunstig samlet skatteresultat når:

• eieren er i en relativt høy skatteklasse
• familiemedlemmet har liten eller ingen annen inntekt
• lønnen er rimelig i forhold til arbeidet som utføres

Dette er særlig relevant for eiere som ønsker å redusere mengden overskudd som skattlegges til deres egen høyere sats, samtidig som pengene blir værende i husholdningen.

3. Enkelte regler for lønnsavgifter kan være mer gunstige for barn

For barn som ansettes av en forelder-eid virksomhet, kan enkelte regler for lønnsavgifter være mer gunstige avhengig av selskapsform og barnets alder.

I noen tilfeller kan lønn som utbetales til et barn av en enkeltpersonsforetak drevet av en forelder, og i enkelte foreldreeide partnerskapsstrukturer, være unntatt fra visse Social Security- og Medicare-avgifter når barnet er under den aktuelle aldersgrensen. Behandlingen av føderal arbeidsgiveravgift kan også variere med alder.

Disse unntakene gjelder ikke overalt. For eksempel får selskapsstrukturer generelt ikke den samme lønnsavgiftsbehandlingen for familiemedarbeidere. De nøyaktige reglene avhenger av selskapsformen, familieforholdet og den aktuelle skatten.

Fordi disse unntakene er tekniske, er det viktig å kontrollere reglene før du setter opp lønnssystemet. En feil her kan spise opp den forventede besparelsen.

4. Reell lønn kan støtte langsiktig sparing

Når et familiemedlem, inkludert et barn, mottar reell lønn, kan den inntekten senere bidra til at vedkommende kvalifiserer for personlig sparing og pensjonsmuligheter.

For eksempel, hvis familiemedlemmet har arbeidsinntekt, kan det være mulig å spare i en IRA, underlagt de vanlige skattereglene og innskuddsgrensene. Over tid kan det hjelpe et barn eller en ektefelle å bygge et økonomisk fundament fra tidlig alder.

Dette er ikke et skattefradrag i seg selv, men det kan være en ekstra økonomisk planleggingsfordel ved riktig strukturert familieansettelse.

5. Virksomhetens kostnader kan brukes mer strategisk

Familieansettelse kan også hjelpe virksomhetseiere med å fordele arbeidet mer effektivt.

I stedet for å leie inn ekstern hjelp til grunnleggende driftsoppgaver, kan en eier betale familiemedlemmer for arbeid som ellers ville blitt satt bort. Når dette skjer til markedsmessig pris og med god dokumentasjon, kan det forbedre kostnadsstrukturen uten at fradragsretten går tapt.

I praksis kan dette fungere godt for:

• administrativ støtte
• arkivering og organisering
• hjelp med sosiale medier
• pakking og utsendelse av varer
• oppfølging av kundeservice
• enkel kontorrengjøring
• registrering av data og støtte til bokføring

Arbeidet bør alltid passe med familiemedlemmets alder, ferdigheter og juridiske mulighet til å utføre jobben.

Når det er mest nyttig å ansette egne barn

Å ansette barn er ofte mest effektivt når virksomheten har reelle, alderstilpassede oppgaver, og forelderen ønsker å holde penger innen familien på en lovlig måte.

Denne strategien fungerer gjerne best når:

• virksomheten allerede er lønnsom
• barnet er gammelt nok til å utføre faktiske oppgaver
• arbeidet er rutinemessig og godt dokumentert
• lønnen er rimelig i forhold til timer og arbeidsoppgaver
• forelderen har orden på lønns- og skatteregistre

Små barn kan bare utføre begrensede oppgaver, mens tenåringer kan håndtere et bredere spekter av ansvar. Det viktigste er at stillingen må være reell av forretningsmessige grunner, ikke bare for skattebesparelse.

Selskapsformen betyr mye

Skatteeffekten kan endre seg betydelig avhengig av hvordan virksomheten er organisert.

Enkeltpersonforetak

En enkeltpersonforetaker kan ha de mest fleksible reglene for å ansette barn i enkelte situasjoner. Dette er en grunn til at familieansettelse ofte diskuteres i sammenheng med svært små virksomheter.

Partnerskap

Behandlingen i partnerskap er mer komplisert. Noen skattefordeler knyttet til familiemedlemmer kan fortsatt gjelde i et partnerskap der foreldrene eier virksomheten, men detaljene er viktige. Eierskapsstrukturen må gjennomgås nøye før lønnskjøring starter.

Selskaper

Selskaper får generelt ikke de samme fordelene knyttet til lønnsavgifter for familiemedarbeidere. Hvis virksomheten din skattlegges som et selskap, bør du gå ut fra at reglene er strengere og kontrollere behandlingen før du lover noen besparelser.

Hvis du velger struktur for en ny virksomhet, er dette et område der valg av selskapsform betyr mye tidlig. Riktig oppsett kan gjøre etterlevelse enklere senere.

Etterlevelseskrav du aldri bør hoppe over

IRS og statlige myndigheter bryr seg om realitet, ikke bare familierelasjonen. For å beholde fradraget må du behandle familiemedlemmer som enhver annen ansatt.

Bruk reelle stillingsbeskrivelser

Skriv ned arbeidsoppgaver, forventede timer og rapporteringslinje. En familiemedarbeider bør ha en tydelig rolle, selv om jobben er deltidsbasert.

Betal rimelig kompensasjon

Lønnen må stå i forhold til markedet og arbeidet som utføres. Overbetaling av familiemedlemmer er et vanlig varseltegn.

Kjør lønn ordentlig

Hvis familiemedlemmet er en ansatt, bruk en reell lønnsprosess. Det betyr vanligvis å trekke og betale inn riktige skatter, utstede skattemeldinger når det kreves, og følge regler for lønn og arbeidstid.

Behold timelister og dokumentasjon

Oppbevar:

• timelister
• stillingsbeskrivelser
• lønnsopptegnelser
• bevis på utført arbeid
• bankdokumentasjon som viser faktisk betaling

Jo bedre dokumentasjonen er, desto enklere blir det å støtte fradraget hvis det blir spørsmål om det.

Følg regler for barnearbeid og statlige arbeidsregler

Føderale skatteregler er bare én del av bildet. Statlige arbeidslover, krav til yrkesskadeforsikring og begrensninger for barnearbeid kan også gjelde. Et barn kan være gammelt nok til å gjøre arbeidet skattemessig sett, men likevel møte statlige begrensninger for timer eller oppgaver.

Vanlige feil du bør unngå

Å ansette familiemedlemmer kan fungere godt, men bare hvis du unngår de vanligste feilene.

• Å betale for arbeid som aldri ble utført
• Å kalle noen ansatt uten å kjøre lønn
• Å behandle lønn til familien som et privat husholdningsbidrag
• Å ignorere krav til rimelig kompensasjon
• Å blande privatøkonomi og virksomhetsøkonomi
• Å anta at alle selskapsformer får samme behandling av lønnsavgifter
• Å glemme statlige krav til arbeidsrett og lønn

Hvis ordningen ikke ser ut som et reelt forretningsforhold, vil den sannsynligvis ikke stå seg ved en revisjon.

Et praktisk eksempel

Anta at en virksomhetseier trenger hjelp til å organisere fakturaer, oppdatere regneark og gjøre klar fraktetiketter. I stedet for å sette bort disse oppgavene, ansetter eieren en tenåring i familien for et fast antall timer per uke til en markedsbasert timelønn.

Hvis arbeidet er reelt, lønnen er rimelig og dokumentasjonen er ryddig, kan virksomheten trekke fra lønnen. Familien beholder inntekten, og barnet får arbeidserfaring og arbeidsinntekt. Hvis strukturen og aldersreglene er gunstige, kan virksomheten også i visse tilfeller få lavere eksponering for lønnsavgifter.

Det er kjernen i strategien: reelt arbeid, reell lønn, reelle skattebesparelser.

Når du bør snakke med en skatteekspert

Siden reglene varierer etter selskapsform, familieforhold og statlig lovgivning, er det lurt å få profesjonell veiledning før du legger familiemedlemmer inn i lønnssystemet. En skatteekspert kan hjelpe deg med å avgjøre:

• om ordningen er tillatt for din selskapsform
• hvilke skatter som gjelder
• hvordan arbeidet skal dokumenteres riktig
• om kompensasjonen er rimelig
• hvordan lønns- og arbeidsdokumenter skal leveres korrekt

Dette er spesielt viktig hvis du ansetter egne barn, eller hvis virksomheten din ligger nær en terskel der behandlingen av lønnsavgifter endres.

Avsluttende tanker

Å ansette familiemedlemmer kan være en smart skatte- og driftsstrategi når det gjøres av riktige grunner og med riktig dokumentasjon. De største fordelene kommer vanligvis fra fradragsberettiget lønn, mulig inntektsflytting og, i noen tilfeller, mer gunstig behandling av lønnsavgifter for barn i bestemte selskapsstrukturer.

Reglene er imidlertid tekniske, og detaljene betyr mye. For å få strategien til å fungere trenger virksomheten din en reell jobb, en rimelig lønn og en ryddig etterlevelsesprosess fra start til slutt.

For gründere som bygger opp eller omstrukturerer en amerikansk virksomhet, kan riktig selskapsoppsett fra starten gjøre fremtidig lønns- og skatteplanlegging mye enklere. Zenind hjelper entreprenører med å etablere og vedlikeholde samsvarende amerikanske virksomheter, slik at de kan fokusere på vekst med færre administrative hodepiner.