Perheenjäsenten, mukaan lukien omien lasten, palkkaamisen verohyödyt yhdysvaltalaisessa yrityksessä

Perheenjäsenten palkkaaminen voi olla laillinen ja verotehokas tapa tukea liiketoiminnan kasvua, kunhan järjestely on aito, asianmukaisesti dokumentoitu ja siitä maksetaan kohtuullinen markkinaperusteinen korvaus. Monille pienyrittäjille ajatus on houkutteleva kahdesta syystä yhtä aikaa: työt tulevat tehdyiksi ja yritys voi mahdollisesti pienentää verotettavaa tulostaan vähennyskelpoisilla palkoilla.

Kun palkattava perheenjäsen on oma lapsesi, strategia voi olla vieläkin houkuttelevampi. Oikeassa yritysrakenteessa ja oikealla palkanlaskentajärjestelyllä lapsen palkkaaminen voi tuoda merkittäviä verosäästöjä samalla, kun se opettaa taloudellista vastuullisuutta ja liiketoimintataitoja. Säännöt ovat kuitenkin tarkat, ja hyödyt toteutuvat vain, kun työ on aitoa ja lainmukaista.

Tässä oppaassa käydään läpi perheenjäsenten palkkaamisen keskeiset verohyödyt, rajoitukset, jotka sinun on tiedettävä, sekä kirjanpitokäytännöt, jotka auttavat suojaamaan vähennyksen.

Miksi perheenjäsenten palkkaaminen voi olla järkevää

Perheen palkkaaminen voi ratkaista käytännön liiketoimintatarpeen. Monet yrittäjät tukeutuvat jo valmiiksi perheenjäseniin hallinnollisissa tehtävissä, sosiaalisen median tukemisessa, arkistoinnissa, kirjanpidossa, asiakasviestinnässä tai lähetyksissä. Tämän avun muuttaminen muodolliseksi työsuhteeksi voi luoda selkeämmän verotuksellisen aseman kuin perheenjäsenten maksaminen epävirallisesti.

Tärkein etu on yksinkertainen: todellisesta työstä maksetut palkat ovat yleensä vähennyskelpoisia liiketoiminnan kuluja. Tämä tarkoittaa, että yritys voi mahdollisesti pienentää verotettavaa tuloaan samalla, kun se maksaa perheenjäsenelle tehtävistä, jotka muuten pitäisi hoitaa jonkun muun.

Lasten kohdalla kyse voi olla myös tavasta tutustuttaa heidät työntekoon, kasvattaa säästöjä ja luoda jäljitettävä todiste laillisista ansiotuloista, jotka voivat tukea tulevia tavoitteita, kuten korkeakouluopintoja tai eläkesäästämistä, riippuen lapsen iästä ja tuloista.

Perheenjäsenten palkkaamisen tärkeimmät verohyödyt

1. Palkkavähennykset pienentävät liiketoiminnan tuloa

Suorin hyöty on itse vähennys. Jos perheenjäsen on todellinen työntekijä ja tekee tarpeellista työtä, hänelle maksetut palkat voidaan yleensä vähentää tavallisena ja tarpeellisena liiketoiminnan kuluna.

Tämä vähennys voi pienentää:

• yrityksen maksamaa liittovaltion tuloveroa
• itsenäisen ammatinharjoittajan verorasitusta tietyissä yritysrakenteissa
• yhtiön ilmoittamaa kokonaisverotettavaa voittoa

Keskeistä on, että korvauksen on liityttävä todellisiin palveluihin. Lapsen tai puolison maksaminen ilman merkityksellistä työtä ei ole pätevä verostrategia ja voi johtaa IRS:n tarkasteluun.

2. Tulon siirtäminen voi siirtää rahaa alempaan veroluokkaan

Perheenjäsenten palkkaaminen voi siirtää osan verotettavasta tulosta yrityksen omistajalta perheenjäsenelle, joka voi olla alemmassa marginaalisessa veroluokassa. Kun tämä tehdään oikein, yritys vähentää palkat ja perheenjäsen ilmoittaa tulot henkilökohtaisesti.

Tämä voi tuottaa edullisen kokonaisverotuksellisen lopputuloksen, kun:

• omistaja on suhteellisen korkeassa veroluokassa
• perheenjäsenellä on vähän tai ei lainkaan muita tuloja
• palkka on kohtuullinen tehdystä työstä

Tämä on erityisen relevanttia omistajille, jotka haluavat pienentää omaan korkeampaan verokantaansa verotettavaa voittoa ja pitää samalla rahat edelleen kotitalouden sisällä.

3. Tietyt palkanlaskennan verosäännöt voivat olla lasten kannalta edullisempia

Kun yrityksen omistajan lapsi työskentelee vanhemman omistamassa yrityksessä, jotkin palkanlaskennan verosäännöt voivat olla edullisempia yritysmuodosta ja lapsen iästä riippuen.

Joissain tapauksissa vanhemman toiminimessä ja joissain vanhemman omistamissa kumppanuusrakenteissa lapselle maksetut palkat voivat olla vapautettuja tietyistä sosiaaliturva- ja Medicare-maksuista, kun lapsi on sovellettavan ikärajan alapuolella. Myös federal unemployment tax -kohtelu voi vaihdella iän mukaan.

Näitä poikkeuksia ei sovelleta yleisesti. Esimerkiksi yhtiömuotoiset rakenteet eivät yleensä saa samaa palkanlaskennan verokohtelua perheen työntekijöille. Tarkka sääntely riippuu yritysmuodosta, sukulaisuussuhteesta ja kyseisestä verosta.

Koska nämä poikkeukset ovat teknisiä, säännöt on tärkeää varmistaa ennen palkanlaskennan perustamista. Virhe tässä voi mitätöidä odotetut säästöt.

4. Laillinen palkka voi tukea eläkesuunnittelua

Kun perheenjäsen, mukaan lukien lapsi, saa aitoja palkkatuloja, nämä tulot voivat myöhemmin auttaa häntä täyttämään henkilökohtaisen säästämisen ja eläkesuunnittelun mahdollisuuksia.

Esimerkiksi jos perheenjäsenellä on ansiotuloa, hän voi mahdollisesti tehdä IRA-maksuja, tavallisten verosääntöjen ja maksurajojen puitteissa. Ajan myötä tämä voi auttaa lasta tai puolisoa rakentamaan taloudellista pohjaa jo varhain.

Tämä ei itsessään ole verovähennys, mutta se voi olla lisähyöty oikein rakennetusta perhetyöllistämisestä.

5. Yrityksen kulurakenne voi muuttua strategisemmaksi

Perheen palkkaaminen voi myös auttaa yrittäjää kohdistamaan työtä tehokkaammin.

Sen sijaan, että yrittäjä ulkoistaisi perustoimintoja, hän voi mahdollisesti maksaa perheenjäsenille työstä, joka muuten tehtäisiin yrityksen ulkopuolella. Kun korvaus on markkinahintainen ja dokumentointi kunnossa, tämä voi parantaa yrityksen kustannusrakennetta menettämättä verovähennyskelpoisuutta.

Käytännössä tämä voi toimia hyvin esimerkiksi seuraavissa tehtävissä:

• hallinnollinen tuki
• arkistointi ja organisointi
• sosiaalisen median apu
• varastoinnin pakkaus ja lähetys
• asiakaspalvelun jälkiseuranta
• kevyt toimistosiivous
• tietojen syöttö ja kirjanpidon tuki

Työn tulee aina vastata perheenjäsenen ikää, taitoja ja laillista kykyä tehdä kyseistä työtä.

Milloin omien lasten palkkaaminen on erityisen hyödyllistä

Lasten palkkaaminen on usein tehokkainta silloin, kun yrityksellä on todellisia, iänmukaisia tehtäviä ja vanhempi haluaa pitää rahat perheen sisällä lainmukaisella tavalla.

Tämä strategia toimii yleensä parhaiten, kun:

• yritys on jo kannattava
• lapsi on tarpeeksi vanha suorittamaan todellisia tehtäviä
• työ on rutiininomaista ja hyvin dokumentoitua
• korvaus on kohtuullinen tehtyihin tunteihin ja työtehtäviin nähden
• vanhempi pitää palkanlaskennan tiedot ja veroilmoitukset kunnossa

Pienet lapset voivat tehdä vain rajallisia tehtäviä, kun taas teini-ikäiset voivat hoitaa laajemman joukon vastuita. Oleellista on, että työpaikka on olemassa liiketoiminnallisista syistä, ei pelkästään verosäästöjen vuoksi.

Yritysmuoto merkitsee paljon

Verotuksellinen lopputulos voi muuttua merkittävästi sen mukaan, miten yrityksesi on järjestetty.

Toiminimet

Toiminimellä voi olla joustavimmat säännöt lasten palkkaamiseen tietyissä tilanteissa. Tästä syystä perhetyöllistämistä käsitellään usein hyvin pienten yritysten yhteydessä.

Kumppanuudet

Kumppanuuksien verokohtelu on monimutkaisempi. Jotkin perhesuhteisiin liittyvät palkanlaskennan verohyödyt voivat silti soveltua vanhempien omistamassa kumppanuudessa, mutta yksityiskohdat ratkaisevat. Omistusrakenne on tarkistettava huolellisesti ennen palkanlaskennan aloittamista.

Yhtiöt

Yhtiöt eivät yleensä saa samoja palkanlaskennan veroetuja perheen työntekijöille. Jos yrityksesi on verotuksellisesti yhtiö, sinun kannattaa olettaa sääntöjen olevan tiukemmat ja varmistaa kohtelu ennen kuin lupaat mitään säästöistä.

Jos valitset rakennetta uudelle yritykselle, tämä on yksi niistä alueista, joissa yritysmuodon valinta vaikuttaa jo varhaisessa vaiheessa. Oikea rakenne voi helpottaa noudattamista myöhemmin.

Noudattamissäännöt, joita ei pidä ohittaa

IRS ja osavaltion viranomaiset välittävät substanssista, eivät vain perhesuhteista. Vähennyksen säilyttämiseksi kohdtele perheenjäseniä kuten mitä tahansa muuta työntekijää.

Käytä aitoja työnkuvauksia

Kirjaa tehtävät, odotetut työtunnit ja raportointisuhde. Perheen työntekijällä tulisi olla selkeä rooli, vaikka työ olisi osa-aikaista.

Maksa kohtuullinen korvaus

Palkan on vastattava markkinaa ja tehtyä työtä. Perheenjäsenten ylihinnoittelu on yleinen varoitusmerkki.

Hoida palkanlaskenta oikein

Jos perheenjäsen on työntekijä, käytä oikeaa palkanlaskentaprosessia. Tämä tarkoittaa yleensä oikeiden verojen pidättämistä ja tilittämistä, tarvittavien veroilmoitusten antamista sekä palkka- ja työaikasääntöjen noudattamista.

Säilytä tuntikirjaukset ja muut dokumentit

Pidä tallessa:

• tuntikirjaukset
• työnkuvaukset
• palkkatiedot
• todisteet tehdystä työstä
• pankkitiedot, joista näkyy todellinen maksu

Mitä täydellisemmät tiedot sinulla on, sitä helpompi vähennystä on perustella, jos sitä kyseenalaistetaan.

Noudata lapsityövoimaa ja osavaltion työsääntöjä

Liittovaltion verosäännöt ovat vain osa kokonaisuutta. Myös osavaltion työlainsäädäntö, työntekijän vakuutusvaatimukset ja lapsityövoiman rajoitukset voivat koskea tilannetta. Lapsi voi olla verotuksen näkökulmasta tarpeeksi vanha tekemään työn, mutta osavaltion säännöt voivat silti rajoittaa työaikoja tai tehtäviä.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Perheenjäsenten palkkaaminen voi olla tehokasta, mutta vain jos vältät yleisimmät virheet.

• Maksaminen työstä, jota ei koskaan tehty
• Henkilön nimeäminen työntekijäksi ilman palkanlaskentaa
• Perhepalkan käsitteleminen kuin kotitalousrahana
• Kohtuullisen korvauksen standardien sivuuttaminen
• Henkilökohtaisten ja liiketoiminnan varojen sekoittaminen
• Olettaminen, että kaikki yritysmuodot saavat saman palkanlaskennan verokohtelun
• Osavaltion työ- ja palkanlaskentavelvoitteiden unohtaminen

Jos järjestely ei näytä oikealta liiketoimintasuhteelta, se ei todennäköisesti kestä tarkastusta.

Käytännön esimerkki

Oletetaan, että yrittäjä tarvitsee apua laskujen järjestämisessä, taulukoiden päivittämisessä ja lähetystarrojen valmistelussa. Sen sijaan, että nämä tehtävät ulkoistettaisiin, omistaja palkkaa perheen teini-ikäisen tietyn tuntimäärän viikossa markkinaperusteisella tuntipalkalla.

Jos työ on todellista, palkka on kohtuullinen ja kirjanpito on kunnossa, yritys voi vähentää palkat. Kotitalous pitää tulot, ja lapsi saa työkokemusta ja ansiotuloa. Jos rakenne ja ikäsäännöt ovat suotuisat, yritys voi myös tietyissä tilanteissa hyötyä pienemmästä palkanlaskennan verorasituksesta.

Tämä on strategian ydin: todellista työtä, todellista palkkaa, todellisia verosäästöjä.

Milloin kannattaa keskustella veroasiantuntijan kanssa

Koska säännöt vaihtelevat yritysmuodon, sukulaisuussuhteen ja osavaltion lain mukaan, on viisasta hakea ammattilaisen neuvoa ennen kuin lisäät perheenjäseniä palkanlaskentaan. Veroasiantuntija voi auttaa sinua arvioimaan:

• onko järjestely sallittu juuri sinun yritysmuodossasi
• mitkä verot soveltuvat
• miten työ dokumentoidaan oikein
• onko korvaus kohtuullinen
• miten palkanlaskenta ja työlomakkeet ilmoitetaan oikein

Tämä on erityisen tärkeää, jos palkkaat omia lapsiasi tai jos yrityksesi on lähellä rajaa, jossa palkanlaskennan verokohtelu muuttuu.

Lopuksi

Perheenjäsenten palkkaaminen voi olla fiksu vero- ja operatiivinen strategia, kun se tehdään oikeista syistä ja asianmukaisella dokumentaatiolla. Suurimmat hyödyt tulevat yleensä vähennyskelpoisista palkoista, mahdollisesta tulonsiirrosta ja joissain tapauksissa suotuisammasta palkanlaskennan verokohtelusta lasten osalta tietyissä yritysrakenteissa.

Säännöt ovat kuitenkin teknisiä, ja yksityiskohdat ratkaisevat. Jotta strategia toimisi, yritykselläsi on oltava aito työtehtävä, kohtuullinen palkka ja kunnollinen noudattamisprosessi alusta loppuun.

Perustajille, jotka rakentavat tai uudelleenjärjestävät yhdysvaltalaista yritystä, oikea yritysrakenne alusta alkaen voi helpottaa tulevaa palkanlaskentaa ja verosuunnittelua huomattavasti. Zenind auttaa yrittäjiä perustamaan ja ylläpitämään lainmukaisia yhdysvaltalaisia yrityksiä, jotta he voivat keskittyä kasvuun ilman turhia hallinnollisia haasteita.