Lợi ích thuế của việc thuê thành viên gia đình, bao gồm cả con của bạn, trong một doanh nghiệp tại Hoa Kỳ

Thuê thành viên gia đình có thể là một cách hợp pháp và hiệu quả về thuế để hỗ trợ tăng trưởng doanh nghiệp, miễn là việc sắp xếp là có thật, được ghi chép đầy đủ và được trả theo mức thị trường hợp lý. Với nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, ý tưởng này hấp dẫn vì hai lý do cùng lúc: công việc được hoàn thành, và doanh nghiệp có thể giảm thu nhập chịu thuế thông qua tiền lương được khấu trừ.

Khi thành viên gia đình là chính con của bạn, chiến lược này còn có thể hấp dẫn hơn nữa. Với đúng loại hình doanh nghiệp và thiết lập bảng lương phù hợp, việc thuê con có thể tạo ra khoản tiết kiệm thuế đáng kể, đồng thời dạy trẻ tinh thần trách nhiệm tài chính và kỹ năng kinh doanh. Tuy nhiên, các quy tắc khá cụ thể, và lợi ích chỉ áp dụng khi công việc là thực sự và tuân thủ đúng quy định.

Hướng dẫn này giải thích các lợi ích thuế chính của việc thuê thành viên gia đình, những giới hạn bạn cần biết, và các thực hành lưu trữ hồ sơ giúp bảo vệ khoản khấu trừ.

Vì sao việc thuê thành viên gia đình có thể hợp lý

Thuê người trong gia đình có thể giải quyết một nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Nhiều chủ doanh nghiệp đã dựa vào người thân để hỗ trợ các công việc hành chính, quản lý mạng xã hội, sắp xếp hồ sơ, kế toán sổ sách, theo dõi khách hàng, hoặc đóng gói và vận chuyển.

Biến sự hỗ trợ đó thành một quan hệ lao động chính thức có thể tạo ra vị thế thuế rõ ràng hơn so với việc trả tiền cho người thân một cách không chính thức.

Lợi thế chính rất đơn giản: tiền lương trả cho công việc thật thường là chi phí kinh doanh được khấu trừ. Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp có thể giảm thu nhập chịu thuế trong khi trả công cho một thành viên gia đình cho các nhiệm vụ lẽ ra phải thuê người khác làm.

Đối với chủ doanh nghiệp có con, đây cũng có thể là cách giúp con làm quen với công việc, tích lũy tiền tiết kiệm, và tạo ra hồ sơ thu nhập hợp pháp có thể hỗ trợ các mục tiêu trong tương lai như chi phí học đại học hoặc đóng góp hưu trí, tùy theo độ tuổi và thu nhập của trẻ.

Những lợi ích thuế chính của việc thuê thành viên gia đình

1. Khấu trừ tiền lương giúp giảm thu nhập kinh doanh

Lợi ích trực tiếp nhất là khoản khấu trừ từ chính tiền lương. Nếu thành viên gia đình là một nhân viên thực sự đang thực hiện công việc cần thiết, tiền lương bạn trả thường có thể được khấu trừ như một chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết.

Khoản khấu trừ đó có thể làm giảm:

• số thuế thu nhập liên bang mà chủ doanh nghiệp phải nộp
• mức chịu thuế tự kinh doanh trong một số loại hình doanh nghiệp
• tổng lợi nhuận chịu thuế được công ty báo cáo

Điều quan trọng là khoản thù lao phải gắn với dịch vụ thực tế. Trả tiền cho con hoặc vợ/chồng mà không có công việc đáng kể không phải là một chiến lược thuế hợp lệ và có thể khiến IRS chú ý.

2. Chuyển dịch thu nhập có thể chuyển tiền sang khung thuế thấp hơn

Thuê thành viên gia đình có thể chuyển một phần thu nhập chịu thuế từ chủ doanh nghiệp sang một thành viên gia đình có thể nằm trong khung thuế biên thấp hơn. Khi làm đúng, doanh nghiệp được khấu trừ tiền lương, và thành viên gia đình khai báo khoản thu nhập đó trên tờ khai cá nhân.

Điều này có thể tạo ra kết quả thuế tổng thể thuận lợi khi:

• chủ doanh nghiệp đang ở khung thuế tương đối cao
• thành viên gia đình có ít hoặc không có thu nhập khác
• mức lương phù hợp với công việc đã thực hiện

Điều này đặc biệt phù hợp với những chủ doanh nghiệp muốn giảm phần lợi nhuận bị đánh thuế ở mức cao của chính họ nhưng vẫn giữ tiền trong hộ gia đình.

3. Một số quy tắc thuế tiền lương có thể thuận lợi hơn đối với trẻ em

Đối với con được thuê bởi doanh nghiệp do cha hoặc mẹ sở hữu, một số quy tắc thuế tiền lương có thể thuận lợi hơn tùy theo loại hình pháp lý của doanh nghiệp và độ tuổi của trẻ.

Trong một số trường hợp, tiền lương trả cho con bởi doanh nghiệp tư nhân của cha mẹ, và trong một số cấu trúc hợp danh do cha mẹ sở hữu, có thể được miễn một số loại thuế An Sinh Xã Hội và Medicare khi trẻ dưới ngưỡng tuổi áp dụng. Cách xử lý thuế thất nghiệp liên bang cũng có thể khác nhau theo độ tuổi.

Các ngoại lệ này không áp dụng cho mọi trường hợp. Ví dụ, các cấu trúc công ty thường không được hưởng cùng một cách xử lý thuế tiền lương đối với nhân viên là người thân. Quy tắc chính xác phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, quan hệ gia đình, và loại thuế cụ thể.

Vì các ngoại lệ này mang tính kỹ thuật, bạn nên xác nhận quy tắc trước khi thiết lập bảng lương. Sai sót ở đây có thể xóa sạch khoản tiết kiệm dự kiến.

4. Bảng lương hợp pháp có thể hỗ trợ lập kế hoạch hưu trí

Khi một thành viên gia đình, bao gồm cả con, nhận được tiền lương thực sự, khoản thu nhập đó có thể giúp họ đủ điều kiện cho các cơ hội tiết kiệm cá nhân và hưu trí sau này.

Ví dụ, nếu thành viên gia đình có thu nhập kiếm được, họ có thể được phép đóng góp vào IRA, tùy theo các quy tắc thuế và giới hạn đóng góp thông thường. Theo thời gian, điều đó có thể giúp một đứa trẻ hoặc vợ/chồng bắt đầu xây dựng nền tảng tài chính từ sớm.

Đây không phải là một khoản khấu trừ thuế tự thân, nhưng là một lợi ích lập kế hoạch tài chính bổ sung của việc tuyển dụng thành viên gia đình được cấu trúc đúng cách.

5. Chi tiêu kinh doanh có thể trở nên chiến lược hơn

Thuê người trong gia đình cũng có thể giúp chủ doanh nghiệp phân bổ công việc hiệu quả hơn.

Thay vì thuê bên ngoài cho các nhiệm vụ vận hành cơ bản, chủ doanh nghiệp có thể trả cho thành viên gia đình để làm những việc vốn sẽ phải thuê ngoài. Khi làm theo giá thị trường hợp lý và có ghi chép đầy đủ, điều đó có thể cải thiện cấu trúc chi phí của doanh nghiệp mà không làm mất khả năng khấu trừ thuế.

Trong thực tế, cách này có thể phù hợp với:

• hỗ trợ hành chính
• sắp xếp và lưu trữ hồ sơ
• hỗ trợ mạng xã hội
• đóng gói và vận chuyển hàng hóa
• theo dõi chăm sóc khách hàng
• dọn dẹp văn phòng nhẹ
• nhập dữ liệu và hỗ trợ sổ sách

Công việc luôn phải phù hợp với độ tuổi, kỹ năng và khả năng pháp lý của thành viên gia đình đó.

Khi nào thuê con của bạn là hữu ích nhất

Thuê con thường hiệu quả nhất khi doanh nghiệp có các nhiệm vụ thực tế, phù hợp với độ tuổi, và cha mẹ muốn giữ tiền trong gia đình theo cách tuân thủ quy định.

Chiến lược này thường phù hợp nhất khi:

• doanh nghiệp đã có lợi nhuận
• con đủ lớn để thực hiện công việc thực tế
• công việc mang tính thường xuyên và được ghi chép rõ ràng
• mức lương hợp lý với số giờ và nhiệm vụ đã làm
• cha mẹ lưu giữ hồ sơ bảng lương và biểu mẫu thuế đầy đủ

Trẻ nhỏ có thể chỉ làm được một số nhiệm vụ hạn chế, trong khi thiếu niên có thể đảm nhận phạm vi trách nhiệm rộng hơn. Điểm quan trọng là công việc phải tồn tại vì lý do kinh doanh, chứ không chỉ để tiết kiệm thuế.

Cấu trúc doanh nghiệp rất quan trọng

Kết quả thuế có thể thay đổi đáng kể tùy theo cách doanh nghiệp của bạn được tổ chức.

Doanh nghiệp tư nhân

Chủ doanh nghiệp tư nhân có thể có quy tắc linh hoạt nhất khi thuê con trong một số tình huống nhất định. Đây là một lý do khiến việc thuê người thân thường được nhắc đến trong bối cảnh các doanh nghiệp rất nhỏ.

Hợp danh

Cách xử lý với hợp danh phức tạp hơn. Một số lợi ích thuế tiền lương liên quan đến gia đình có thể vẫn áp dụng trong hợp danh do cha mẹ sở hữu, nhưng chi tiết là rất quan trọng. Cấu trúc sở hữu phải được xem xét kỹ trước khi bắt đầu bảng lương.

Công ty

Công ty thường không nhận được cùng lợi thế thuế tiền lương cho nhân viên là người thân. Nếu doanh nghiệp của bạn bị đánh thuế như một công ty, bạn nên mặc định rằng các quy tắc nghiêm ngặt hơn và cần xác minh cách áp dụng trước khi hứa hẹn về khoản tiết kiệm.

Nếu bạn đang chọn cấu trúc cho một doanh nghiệp mới, đây là một lĩnh vực mà việc lựa chọn loại hình doanh nghiệp sớm sẽ rất quan trọng. Thiết lập đúng ngay từ đầu có thể giúp việc tuân thủ sau này đơn giản hơn.

Những quy tắc tuân thủ bạn không nên bỏ qua

IRS và cơ quan bang quan tâm đến bản chất thực tế, không chỉ quan hệ gia đình. Để bảo vệ khoản khấu trừ, hãy đối xử với thành viên gia đình như bất kỳ nhân viên nào khác.

Sử dụng mô tả công việc thực tế

Ghi lại nhiệm vụ, số giờ dự kiến và cơ cấu báo cáo. Nhân viên là người thân vẫn cần có vai trò rõ ràng, ngay cả khi công việc chỉ bán thời gian.

Trả mức thù lao hợp lý

Mức lương phải phù hợp với thị trường và công việc đã thực hiện. Trả quá cao cho người thân là một dấu hiệu cảnh báo phổ biến.

Chạy bảng lương đúng cách

Nếu thành viên gia đình là nhân viên, hãy sử dụng một quy trình bảng lương thực sự. Điều đó thường có nghĩa là khấu trừ và nộp đúng các loại thuế cần thiết, phát hành các biểu mẫu thuế khi cần, và tuân thủ luật về tiền lương và giờ làm việc.

Lưu bảng chấm công và hồ sơ

Hãy lưu:

• bảng chấm công
• mô tả công việc
• hồ sơ thanh toán
• bằng chứng về công việc đã hoàn thành
• hồ sơ ngân hàng thể hiện việc thanh toán thực tế

Hồ sơ càng đầy đủ, bạn càng dễ chứng minh khoản khấu trừ nếu bị hỏi đến.

Tuân thủ luật lao động trẻ em và luật lao động của bang

Quy tắc thuế liên bang chỉ là một phần của bức tranh. Luật lao động của bang, yêu cầu về bồi thường cho người lao động, và hạn chế lao động trẻ em cũng có thể áp dụng. Một đứa trẻ có thể đủ tuổi để làm việc về mặt thuế nhưng vẫn bị giới hạn bởi luật bang về số giờ hoặc nhiệm vụ.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Thuê thành viên gia đình có thể hiệu quả, nhưng chỉ khi bạn tránh được những lỗi phổ biến nhất.

• Trả tiền cho công việc chưa từng diễn ra
• Gọi ai đó là nhân viên mà không chạy bảng lương
• Xem tiền trả cho người thân như tiền tiêu vặt gia đình
• Bỏ qua tiêu chuẩn thù lao hợp lý
• Không tách biệt tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp
• Cho rằng mọi loại hình doanh nghiệp đều được xử lý thuế tiền lương giống nhau
• Quên các nghĩa vụ lao động và bảng lương của bang

Nếu việc sắp xếp trông không giống một mối quan hệ kinh doanh thực sự, rất có thể nó sẽ không đứng vững khi bị kiểm tra.

Một ví dụ thực tế

Giả sử một chủ doanh nghiệp cần hỗ trợ sắp xếp hóa đơn, cập nhật bảng tính, và chuẩn bị nhãn gửi hàng. Thay vì thuê ngoài các công việc đó, chủ doanh nghiệp thuê một người trẻ trong gia đình làm việc số giờ cố định mỗi tuần với mức lương theo thị trường.

Nếu công việc là thật, mức trả là hợp lý, và hồ sơ sạch sẽ, doanh nghiệp có thể khấu trừ tiền lương. Hộ gia đình giữ lại khoản thu nhập đó, và đứa trẻ có kinh nghiệm làm việc cùng thu nhập kiếm được. Nếu cấu trúc và quy tắc độ tuổi thuận lợi, doanh nghiệp còn có thể hưởng mức chịu thuế tiền lương thấp hơn trong một số trường hợp.

Đó là ý tưởng cốt lõi của chiến lược này: công việc thực, tiền lương thực, tiết kiệm thuế thực.

Khi nào nên trao đổi với chuyên gia thuế

Vì quy tắc thay đổi theo loại hình doanh nghiệp, quan hệ gia đình và luật bang, bạn nên tìm hướng dẫn chuyên môn trước khi thêm thành viên gia đình vào bảng lương. Một chuyên gia thuế có thể giúp bạn xác định:

• liệu việc sắp xếp có được phép đối với loại hình doanh nghiệp của bạn hay không
• những loại thuế nào áp dụng
• cách ghi chép công việc đúng cách
• liệu mức thù lao có hợp lý hay không
• cách nộp đúng các biểu mẫu bảng lương và lao động

Điều đó đặc biệt quan trọng nếu bạn đang thuê chính con của mình hoặc nếu công ty của bạn ở gần ngưỡng mà cách xử lý thuế tiền lương thay đổi.

Kết luận

Thuê thành viên gia đình có thể là một chiến lược thuế và vận hành thông minh khi được thực hiện vì lý do đúng đắn và có hồ sơ đầy đủ. Những lợi ích lớn nhất thường đến từ tiền lương được khấu trừ, khả năng chuyển dịch thu nhập, và trong một số trường hợp, cách xử lý thuế tiền lương thuận lợi hơn cho trẻ em trong một số cấu trúc doanh nghiệp cụ thể.

Tuy nhiên, các quy tắc mang tính kỹ thuật, và chi tiết rất quan trọng. Để chiến lược này hoạt động, doanh nghiệp của bạn cần một công việc thực sự, mức lương hợp lý, và một quy trình tuân thủ rõ ràng từ đầu đến cuối.

Đối với các nhà sáng lập đang xây dựng hoặc tái cấu trúc một doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, thiết lập đúng loại hình doanh nghiệp ngay từ đầu có thể giúp việc lập kế hoạch bảng lương và thuế trong tương lai dễ dàng hơn nhiều. Zenind giúp các doanh nhân thành lập và duy trì doanh nghiệp Hoa Kỳ tuân thủ quy định để họ có thể tập trung vào tăng trưởng với ít phiền toái hành chính hơn.