Cum să vă înregistrați pentru un permis de impozit pe vânzări în New Mexico

Dacă începeți sau extindeți o afacere în New Mexico, unul dintre primii pași de conformare este înregistrarea pentru contul fiscal de stat care vă permite să colectați și să raportați impozitul aferent vânzărilor impozabile. În New Mexico, acest lucru este denumit în mod obișnuit permis de impozit pe vânzări, însă sistemul statului se bazează pe înregistrarea pentru gross receipts tax (GRT) și pe un Business Tax Identification Number (BTIN).

Această distincție contează. New Mexico nu folosește același model de impozit pe vânzări întâlnit în multe alte state. În schimb, statul impune gross receipts tax asupra încasărilor vânzătorului, iar companiile transferă adesea taxa către clienți afișând-o separat pe factură.

Acest ghid explică cine trebuie să se înregistreze, ce informații trebuie pregătite, cum se depune cererea online și cum se menține conformitatea după înregistrare.

Cum numește New Mexico un permis de impozit pe vânzări

Expresia obișnuită „permis de impozit pe vânzări” se referă, de regulă, la înregistrarea de care o afacere are nevoie înainte de a colecta taxă de la clienți. În New Mexico, Department of Taxation and Revenue folosește un Business Tax Identification Number și conturi fiscale aferente pentru acest scop.

Pentru majoritatea companiilor, contul principal este înregistrarea pentru gross receipts tax. În funcție de activitatea firmei, se pot aplica și conturi suplimentare, cum ar fi:

• Compensating tax
• Governmental gross receipts tax
• Interstate telecommunication gross receipts tax
• Wage withholding tax
• Alte taxe comerciale specializate

Dacă înființați o companie nouă, momentul potrivit pentru a rezolva acest aspect este înainte de a începe activitatea impozabilă sau de a efectua vânzări în stat care declanșează obligația de înregistrare.

Cine trebuie să se înregistreze

New Mexico solicită oricărei persoane care desfășoară activitate comercială în stat să se înregistreze la Taxation and Revenue Department. Aceasta include companiile cu o locație fizică în New Mexico și, în anumite cazuri, companiile din afara statului.

Este posibil să fie necesar să vă înregistrați dacă sunteți:

• Un comerciant local, antreprenor, restaurant sau furnizor de servicii care operează în New Mexico
• Un vânzător online cu vânzări impozabile atribuite New Mexico
• Un marketplace provider sau marketplace seller care atinge pragul economic al statului
• Un vânzător la un eveniment special, târg comercial, festival sau locație temporară
• O companie care închiriază sau licențiază proprietăți utilizate în New Mexico
• O firmă care prestează servicii impozabile în New Mexico

Pentru vânzătorii la distanță și participanții la marketplace, regulile de înregistrare din New Mexico se pot aplica chiar și fără prezență fizică. Dacă gross receipts impozabile din surse din New Mexico ating pragul statului în anul calendaristic precedent, este posibil să trebuiască să vă înregistrați și să depuneți declarații.

Ce să pregătiți înainte de a aplica

Înainte de a începe cererea, organizați informațiile pe care statul le va solicita. Dacă aveți totul pregătit, reduceți întârzierile și completați mai ușor înregistrarea cu acuratețe.

Elementele uzuale includ:

• Denumirea legală a afacerii
• Denumirea comercială, dacă este cazul
• Federal Employer Identification Number sau alt ID fiscal, dacă este necesar
• Datele de contact ale proprietarului sau ale persoanei responsabile
• Adresa afacerii și adresa poștală
• Data de începere a activității în New Mexico
• Detalii despre forma de organizare a afacerii
• Clasificarea industriei sau a activității
• Număr de telefon și adresă de e-mail de contact

Dacă entitatea dvs. există deja, asigurați-vă că numele folosit în înregistrare coincide cu numele din documentele de înființare și din evidențele fiscale.

Cum să vă înregistrați online

Cea mai rapidă metodă de înregistrare este prin Taxpayer Access Point, sau TAP, al New Mexico Taxation and Revenue Department. TAP este sistemul online al statului pentru depuneri, plăți, administrarea conturilor și înregistrarea afacerilor.

Pasul 1: Creați sau accesați un cont TAP

Accesați portalul TAP al statului și autentificați-vă sau creați un profil dacă nu aveți deja unul.

Pasul 2: Inițiați o nouă înregistrare de afacere

Alegeți opțiunea de a înregistra o afacere nouă sau de a solicita un nou cont fiscal. Sistemul vă va ghida prin câmpurile obligatorii.

Pasul 3: Selectați conturile fiscale care vi se aplică

Cel puțin, multe afaceri se vor înregistra pentru gross receipts tax. Dacă afacerea dvs. are nevoie și de withholding, compensating tax sau alt cont, selectați-le în aceeași cerere.

Pasul 4: Verificați cu atenție informațiile

Greșelile în denumiri legale, adrese sau detalii despre proprietate pot crea probleme ulterioare. Verificați fiecare ecran înainte de a trimite cererea.

Pasul 5: Trimiteți cererea și salvați confirmarea

După aprobarea cererii, veți primi New Mexico Business Tax Identification Number și orice alte numere de cont alocate afacerii dvs. Păstrați această confirmare împreună cu documentele de conformare.

Puteți să vă înregistrați pe hârtie?

Da. New Mexico permite și depunerea Business Tax Registration Application and Update Form, cunoscută în mod obișnuit drept Form ACD-31015. Aceasta poate fi utilă dacă trebuie să vă înregistrați personal sau să actualizați un cont existent.

Depunerea pe hârtie este, de regulă, mai lentă decât înregistrarea online, astfel încât majoritatea companiilor ar trebui să folosească TAP, cu excepția cazului în care există un motiv specific pentru a utiliza formularul.

Ce se întâmplă după înregistrare

Înregistrarea este doar primul pas. După ce contul este activ, trebuie să colectați, să raportați și să virați corect taxele.

Folosiți cota și codul de locație corecte

Ratele gross receipts tax din New Mexico variază în funcție de locație și se pot modifica în timp. Cota aplicată nu este întotdeauna doar o sumă fixă la nivel de stat. În multe cazuri, rata corectă depinde de locația unde sunt livrate bunurile sau de locul de unde este prestat serviciul, conform regulilor statului.

Asta înseamnă că afacerile ar trebui să confirme codul de locație și cota fiscală corecte înainte de a factura clienții.

Păstrați evidențe care susțin declarațiile depuse

O evidență contabilă solidă vă ajută să evitați probleme dacă declarația este verificată ulterior. Păstrați facturi, documente de scutire, certificate de revânzare și alte documente justificative pentru deducerile solicitate.

Depuneți declarațiile la timp

Calendarul de depunere depinde de modul în care a fost configurat contul. Respectați programul atribuit afacerii dvs. și mențineți toate depunerile la zi. Dacă încetați să depuneți după înregistrare, pot urma penalități și notificări.

Închideți contul atunci când afacerea se încheie

Dacă încetați să desfășurați activitate în New Mexico, nu lăsați contul deschis. Închideți-l prin TAP sau depuneți formularul de actualizare corespunzător, astfel încât Department să știe că afacerea nu mai este activă.

Greșeli frecvente de evitat

Noii proprietari de afaceri întâlnesc adesea aceleași probleme evitabile atunci când se înregistrează pentru conturi fiscale în New Mexico.

• Înregistrarea după începerea vânzărilor, în loc de înaintea începerii activității impozabile
• Folosirea unei denumiri greșite a afacerii sau a unor informații incorecte despre entitate
• Confuzia dintre gross receipts tax și impozitul pe venit
• Aplicarea unei cote greșite sau a unui cod de locație greșit
• Ignorarea regulilor speciale de înregistrare pentru evenimente, vânzători sau vânzări la distanță
• Omisiunea actualizării sau închiderii contului când afacerea se schimbă sau încetează

O configurare atentă la început este mult mai ușoară decât corectarea erorilor după ce apar notificările fiscale.

Situații speciale de urmărit

Unele afaceri au nevoie de mai mult decât o simplă înregistrare pentru gross receipts tax.

De exemplu, o companie care vinde la un eveniment unic poate fi totuși considerată ca desfășurând activitate în New Mexico. Vânzătorii din marketplace și vânzătorii la distanță ar trebui, de asemenea, să evalueze dacă ating pragul statului pe baza gross receipts impozabile din anul precedent, atribuite New Mexico.

Dacă afacerea dvs. operează în mai multe state, merită să verificați regulile din fiecare jurisdicție înainte de lansare. Obligațiile de înregistrare pot apărea mai repede decât vă așteptați odată ce începeți să vindeți online sau să participați la evenimente din stat.

Întrebări frecvente

Este necesar un permis de impozit pe vânzări în New Mexico?

Da, dacă afacerea dvs. desfășoară activități impozabile care necesită înregistrare. În New Mexico, aceasta înseamnă de obicei înregistrarea pentru gross receipts tax prin Taxation and Revenue Department.

New Mexico percepe o taxă de înregistrare?

New Mexico nu percepe o taxă pentru înregistrarea unui Business Tax Identification Number.

Cât durează înregistrarea?

Înregistrarea online prin TAP este, de obicei, cea mai rapidă metodă. Cererile pe hârtie durează mai mult, deoarece trebuie procesate manual.

Vânzătorii online trebuie să se înregistreze?

Este posibil. Dacă un vânzător la distanță sau un participant la marketplace atinge pragul economic al New Mexico pentru gross receipts impozabile atribuite statului, înregistrarea poate fi necesară chiar și fără un punct de lucru fizic.

Care este diferența dintre BTIN și un cont de gross receipts?

BTIN este numărul de identificare fiscală al afacerii. Contul de gross receipts tax este înregistrarea fiscală specifică folosită pentru colectarea și raportarea gross receipts tax.

Resurse oficiale din New Mexico

Folosiți resursele statului pentru a verifica regulile actuale înainte de depunere:

• Cine trebuie să înregistreze o afacere?
• Prezentare generală a Gross Receipts Tax
• Evenimente speciale și vânzători
• Închideți afacerea mea

Concluzie

Înregistrarea pentru un permis de impozit pe vânzări în New Mexico înseamnă, de fapt, configurarea contului corect de gross receipts tax, obținerea Business Tax Identification Number și respectarea regulilor de depunere ale statului încă din prima zi. Dacă lansați o entitate nouă, rezolvarea acestui pas din timp vă protejează afacerea de penalități evitabile și vă menține procesul de conformare organizat.

Pentru fondatorii care doresc un început mai curat, Zenind poate ajuta cu înființarea afacerii și cu pașii operaționali timpurii care sprijină înregistrarea fiscală, evidența contabilă și conformitatea continuă.