Як зареєструватися для отримання дозволу на податок з продажів у Нью-Мексико

Якщо ви запускаєте або розширюєте бізнес у Нью-Мексико, одним із перших кроків у сфері комплаєнсу є реєстрація податкового рахунку штату, який дає змогу збирати та звітувати податок із оподатковуваних продажів. У Нью-Мексико це часто називають дозволом на податок з продажів, але система штату побудована навколо реєстрації податку з валових надходжень (gross receipts tax, GRT) і номера податкової ідентифікації бізнесу (Business Tax Identification Number, BTIN).

Ця відмінність має значення. Нью-Мексико не використовує ту саму модель податку з продажів, що й багато інших штатів. Натомість штат стягує податок з валових надходжень продавця, а бізнеси часто перекладають цей податок на клієнтів, окремо вказуючи його в рахунку.

У цьому посібнику пояснюється, кому потрібно реєструватися, яку інформацію підготувати, як подати заявку онлайн і як дотримуватися вимог після реєстрації.

Що в Нью-Мексико називають дозволом на податок з продажів

Поширений термін «дозвіл на податок з продажів» зазвичай означає реєстрацію, яка потрібна бізнесу перед тим, як почати збирати податок із клієнтів. У Нью-Мексико Департамент оподаткування та зборів використовує для цього номер податкової ідентифікації бізнесу та пов’язані податкові рахунки.

Для більшості компаній ключовим є рахунок для реєстрації податку з валових надходжень. Залежно від виду бізнесу можуть також знадобитися додаткові рахунки, наприклад:

• податок на компенсацію
• податок з валових надходжень для державних органів
• податок з валових надходжень на міжштатні телекомунікації
• податок на утримання із заробітної плати
• інші спеціалізовані бізнес-податки

Якщо ви створюєте нову компанію, найкраще оформити це до початку оподатковуваної діяльності або до здійснення продажів у штаті, які запускають вимогу реєстрації.

Кому потрібно реєструватися

Нью-Мексико вимагає, щоб будь-хто, хто веде бізнес у штаті, реєструвався в Департаменті оподаткування та зборів. Це стосується як бізнесів із фізичною присутністю в Нью-Мексико, так і, у деяких випадках, компаній за межами штату.

Вам може знадобитися реєстрація, якщо ви:

• місцевий роздрібний продавець, підрядник, ресторан або сервісний бізнес, що працює в Нью-Мексико
• онлайн-продавець, який здійснює оподатковувані продажі, прив’язані до Нью-Мексико
• оператор маркетплейсу або продавець на маркетплейсі, який досягає порога економічної присутності в Нью-Мексико
• продавець на спеціальному заході, виставці, ярмарку або тимчасовому майданчику
• бізнес, який орендує або ліцензує майно, що використовується в Нью-Мексико
• компанія, яка надає оподатковувані послуги в Нью-Мексико

Для дистанційних продавців і учасників маркетплейсів правила реєстрації Нью-Мексико можуть застосовуватися навіть без фізичної присутності. Якщо ваші оподатковувані валові надходження з джерел у Нью-Мексико досягли державного порога в попередньому календарному році, від вас можуть вимагати реєстрацію та подання звітності.

Що підготувати перед подачею заявки

Перш ніж почати заявку, зберіть інформацію, яку попросить штат. Якщо все підготувати заздалегідь, процес буде швидшим і точнішим.

Зазвичай потрібні такі дані:

• офіційна назва бізнесу
• торговельна назва, якщо вона використовується
• федеральний ідентифікаційний номер роботодавця або інший податковий номер, якщо це потрібно
• контактна інформація власника або відповідальної особи
• адреса бізнесу та поштова адреса
• дата початку діяльності в Нью-Мексико
• відомості про юридичну форму бізнесу
• галузь або класифікація діяльності
• номер телефону та електронна адреса для зв’язку

Якщо ваша юридична особа вже створена, переконайтеся, що назва, яку ви вказуєте в реєстрації, збігається з назвою у ваших документах про створення та податкових записах.

Як зареєструватися онлайн

Найшвидший спосіб реєстрації — через онлайн-систему Taxpayer Access Point, або TAP, Департаменту оподаткування та зборів Нью-Мексико. TAP — це державна система для подання звітності, платежів, керування рахунками та реєстрації бізнесу.

Крок 1: Створіть обліковий запис TAP або увійдіть до нього

Перейдіть до порталу TAP штату та увійдіть або створіть профіль, якщо його ще немає.

Крок 2: Розпочніть нову бізнес-реєстрацію

Оберіть опцію реєстрації нового бізнесу або запиту на новий податковий рахунок. Система проведе вас через обов’язкові поля.

Крок 3: Оберіть потрібні податкові рахунки

Щонайменше багато бізнесів реєструються для податку з валових надходжень. Якщо вашому бізнесу також потрібні утримання із заробітної плати, податок на компенсацію або інший рахунок, оберіть їх у межах тієї самої заявки.

Крок 4: Уважно перевірте інформацію

Помилки в офіційній назві, адресах або даних про власність можуть спричинити подальші проблеми. Перевіряйте кожен екран перед надсиланням.

Крок 5: Надішліть заявку та збережіть підтвердження

Після схвалення заявки ви отримаєте свій номер податкової ідентифікації бізнесу Нью-Мексико та будь-які номери рахунків, призначені вашому бізнесу. Збережіть це підтвердження разом із вашими комплаєнс-записами.

Чи можна зареєструватися на папері?

Так. Нью-Мексико також дозволяє бізнесам подавати форму Business Tax Registration Application and Update Form, відому як Form ACD-31015. Це може бути корисно, якщо вам потрібно зареєструватися особисто або оновити наявний рахунок.

Паперова подача зазвичай повільніша, ніж онлайн-реєстрація, тому більшості бізнесів варто використовувати TAP, якщо немає конкретної причини подавати форму.

Що відбувається після реєстрації

Реєстрація — це лише перший крок. Після активації рахунку потрібно правильно збирати, звітувати та перераховувати податок.

Використовуйте правильну ставку податку та код місця

Ставки податку з валових надходжень у Нью-Мексико залежать від місця та можуть змінюватися з часом. Ставка, яку ви застосовуєте, не завжди є просто єдиною ставкою по всьому штату. У багатьох випадках правильна ставка залежить від місця доставки товарів або від того, де послуга вважається джерелом оподаткування за правилами штату.

Це означає, що бізнесу слід підтвердити правильний код місця та податкову ставку перед виставленням рахунків клієнтам.

Ведіть записи, які підтверджують ваші звіти

Надійне ведення документації допомагає уникнути проблем, якщо вашу декларацію згодом перевірятимуть. Зберігайте рахунки, документи про звільнення від оподаткування, сертифікати перепродажу та підтверджувальні записи щодо відрахувань, які ви заявляєте.

Подайте звіти вчасно

Графік подання залежить від налаштувань рахунку. Дотримуйтеся графіка, призначеного вашому бізнесу, і подавайте всі звіти без пропусків. Якщо після реєстрації ви припините подавати звітність, можуть з’явитися штрафи та повідомлення.

Закрийте рахунок, коли бізнес припиняє роботу

Якщо ви припиняєте діяльність у Нью-Мексико, не залишайте рахунок відкритим. Закрийте його через TAP або подайте відповідну форму оновлення, щоб Департамент знав, що бізнес більше не активний.

Поширені помилки, яких слід уникати

Нові власники бізнесу часто стикаються з одними й тими самими помилками під час реєстрації для податкових рахунків Нью-Мексико.

• реєстрація вже після початку продажів замість реєстрації до початку оподатковуваної діяльності
• використання неправильної назви бізнесу або даних юридичної особи
• плутанина між податком з валових надходжень і податком на доходи
• застосування неправильної ставки або коду місця
• ігнорування спеціальних правил реєстрації для заходів, продавців або дистанційних продажів
• забування оновити або закрити рахунок, коли бізнес змінюється або припиняє діяльність

Акуратне налаштування на початку набагато простіше, ніж виправлення помилок після отримання податкових повідомлень.

Особливі ситуації, на які варто звернути увагу

Деяким бізнесам потрібна не лише базова реєстрація для податку з валових надходжень.

Наприклад, компанія, яка продає товари на одноразовому заході, все одно може вважатися такою, що веде бізнес у Нью-Мексико. Продавцям на маркетплейсах і дистанційним продавцям також слід перевірити, чи досягнуто порога штату на основі оподатковуваних валових надходжень, отриманих із Нью-Мексико за попередній рік.

Якщо ваш бізнес працює в кількох штатах, варто перевірити правила кожної юрисдикції до запуску. Обов’язки з реєстрації можуть виникнути швидше, ніж очікується, щойно ви починаєте продавати онлайн або брати участь у заходах у штаті.

Поширені запитання

Чи потрібен у Нью-Мексико дозвіл на податок з продажів?

Так, якщо ваш бізнес здійснює оподатковувану діяльність, яка вимагає реєстрації. У Нью-Мексико це зазвичай означає реєстрацію для податку з валових надходжень через Департамент оподаткування та зборів.

Чи стягує Нью-Мексико плату за реєстрацію?

Нью-Мексико не стягує плату за реєстрацію для отримання номера податкової ідентифікації бізнесу.

Скільки часу триває реєстрація?

Онлайн-реєстрація через TAP зазвичай є найшвидшим шляхом. Паперові заявки обробляються довше, оскільки їх потрібно розглядати вручну.

Чи потрібно реєструватися онлайн-продавцям?

Можливо. Якщо дистанційний продавець або учасник маркетплейсу досягає економічного порога Нью-Мексико для оподатковуваних валових надходжень, отриманих у штаті, реєстрація може бути обов’язковою навіть без фізичного магазину.

У чому різниця між BTIN і рахунком з валових надходжень?

BTIN — це податковий ідентифікаційний номер бізнесу. Рахунок з податку з валових надходжень — це конкретна податкова реєстрація, яка використовується для збору та звітування податку з валових надходжень.

Офіційні ресурси Нью-Мексико

Використовуйте державні ресурси, щоб перевірити актуальні правила перед подачею:

• хто повинен реєструвати бізнес
• огляд податку з валових надходжень
• спеціальні заходи та продавці
• закриття мого бізнесу

Підсумок

Реєстрація для отримання дозволу на податок з продажів у Нью-Мексико насправді означає налаштування правильного рахунку з податку з валових надходжень, отримання номера податкової ідентифікації бізнесу та дотримання правил подання звітності штату з першого дня. Якщо ви запускаєте нову юридичну особу, своєчасне оформлення захищає ваш бізнес від зайвих штрафів і допомагає впорядкувати процес комплаєнсу.

Для засновників, які хочуть почати з чистої основи, Zenind може допомогти з реєстрацією бізнесу та початковими операційними кроками, які підтримують податкову реєстрацію, ведення записів і подальший комплаєнс.