Skattebefrielse i New Jersey för ideella organisationer: guide till Corporation Business Tax och sales tax

Ideella organisationer i New Jersey antar ofta att federal skattebefrielse automatiskt gäller även på delstatsnivå. I praktiken beror den delstatliga skattemässiga behandlingen på vilken skatt det gäller, hur organisationen är bildad och hur den bedriver sin verksamhet.

För många ideella organisationer är de två viktigaste skattefrågorna i New Jersey:

• Om organisationen är befriad från New Jersey Corporation Business Tax
• Om organisationen kan få ett ST-5 Exempt Organization Certificate för sales tax-ändamål

Det är viktigt att förstå skillnaden. En ideell organisation kan vara befriad från en skatt men ändå behöva ansöka om en annan. Den kan också vara befriad för vissa aktiviteter men skattskyldig för andra, särskilt om den driver en butik, har regelbunden skattepliktig försäljning eller får orelaterad näringsinkomst.

Denna guide förklarar hur skattebefrielse för ideella organisationer i New Jersey fungerar, vilka dokument som vanligtvis krävs och hur man förblir i regelmässig efterlevnad efter godkännande.

Vad skattebefrielse i New Jersey innebär för en ideell organisation

I New Jersey är ”tax exemption” inte en enda, allomfattande status. Den kan tillämpas på olika sätt beroende på vilken skatt det gäller.

En ideell organisation kan behöva ta hänsyn till:

• Befrielse från Corporation Business Tax
• Befrielse från sales and use tax vid kvalificerade inköp
• Regler för att ta ut sales tax vid insamling och affärsverksamhet
• Registreringskrav för lön och andra arbetsgivarfrågor om organisationen har anställda

En organisations federala 501(c)(3)-status är viktig, men den besvarar inte alla skattefrågor i New Jersey på egen hand. Varje befrielse bör bedömas separat.

Befrielse från Corporation Business Tax i New Jersey

New Jersey-lagstiftningen anger att kvalificerade ideella organisationer är befriade från New Jersey Corporation Business Tax när de är korrekt bildade och drivs som ideella bolag.

För många organisationer är denna befrielse automatisk om bolaget verkligen är ideellt och inte drivs i vinstsyfte.

Vad befrielsen normalt omfattar

Om organisationen kvalificerar sig är den befriad från New Jersey Corporation Business Tax. I många fall krävs ingen deklaration för Corporation Business Tax, om inte organisationens verksamhet eller aktiviteter gör den till ett vinstdrivande bolag.

Division of Taxation anger också att den inte kräver en kopia av Federal Form 990 för detta ändamål.

När ett bekräftelsebrev ändå kan vara användbart

Även när en organisation är automatiskt befriad kan den vilja ha ett formellt brev från New Jersey Division of Taxation som bekräftar befrielsen. Ett bekräftelsebrev kan vara användbart när man:

• Öppnar bankkonton
• Ansöker om bidrag
• Visar skatte-status för leverantörer eller samarbetspartners
• Håller interna efterlevnadsregister organiserade

Vad New Jersey kan begära

För att begära ett bekräftelsebrev om befrielse från Corporation Business Tax Act ombeds organisationen vanligtvis lämna:

• En kopia av Certificate of Incorporation
• En kopia av stadgarna
• En affidavit undertecknad av en tjänsteman i bolaget

Affidaviten bör visa att organisationen är:

• Ett ideellt bolag som inte drivs i vinstsyfte
• Bildad utan aktiekapital
• Inkorporerad enligt tillämpliga lagar i New Jersey för ideella organisationer eller liknande lagstiftning
• Inte bedriven för ekonomisk vinst eller fördel för någon privat aktieägare eller individ

ST-5 Exempt Organization Certificate för sales tax

En ideell organisations befrielse från Corporation Business Tax innebär inte automatiskt att den är befriad från sales tax i New Jersey på inköp.

För lättnad av sales and use tax kan kvalificerade organisationer ansöka om ett ST-5 Exempt Organization Certificate. Detta certifikat används för att styrka befrielse på vissa inköp som görs direkt för organisationens befriade ändamål.

Vad ST-5-certifikatet kan omfatta

Om en organisation godkänns för ett ST-5-certifikat är den normalt befriad från sales and use tax på inköp, med undantag för energi, som är direkt kopplade till dess ändamål. Befrielsen kan omfatta:

• Köp och hyra av varor
• Utrustning och motorfordon
• Vissa tjänster, inklusive städning och telekommunikationstjänster
• Måltider
• Inträden
• Hotell- och motellövernattningar

Organisationen måste betala med organisationens medel och ge leverantörer en kopia av ST-5-certifikatet.

Viktiga begränsningar i sales tax-befrielsen

ST-5-befrielsen är inte obegränsad. Vanliga begränsningar inkluderar:

• Personliga medel omfattas inte, även om organisationen senare ersätter köpet
• Befrielsen gäller endast inköp som är direkt kopplade till organisationens befriade ändamål
• Löpande detaljhandelsverksamhet är normalt skattepliktig
• Löpande skattepliktig tjänsteverksamhet är normalt skattepliktig
• Serveringsställen är normalt skattepliktiga om inte en annan särskild befrielse gäller

Entreprenörsrelaterade inköp

Om en befriad organisation lämnar sitt ST-5-certifikat till entreprenörer som utför arbete på dess egendom, kan dessa entreprenörer i vissa fall göra gällande befrielse för vissa material och tjänster som används på den befriade organisationens fastighet.

Detta område kan vara tekniskt, så entreprenörer och organisationer bör föra korrekta register och förstå vilka poster som kvalificerar.

Insamlingsförsäljning och sales tax

Många ideella organisationer är beroende av insamlingsevenemang för att stödja sitt uppdrag. New Jersey har användbara regler för tillfällig insamlingsförsäljning.

En befriad organisation är normalt inte skyldig att ta ut sales tax om:

• Försäljningen endast sker sporadiskt
• Evenemangen är relativt kortvariga
• Alla intäkter går till den befriade organisationen

Exempel kan vara:

• En kort årlig försäljning av böcker eller gratulationskort
• Försäljning av varor under en eller två dagar som hålls flera gånger per år
• En säsongsbetonad snackskiosk som bara är öppen medan matcher pågår

Däremot måste en organisation som driver en butik eller annan kontinuerlig verksamhet vanligtvis ta ut sales tax på skattepliktig försäljning.

Hur man ansöker om ST-5-certifikatet

New Jersey Division of Taxation använder Form REG-1E för ansökan om ST-5 Exempt Organization Certificate for Nonprofit Exemption from Sales Tax.

Ansökan begär vanligtvis:

• Juridiskt namn och FEIN
• Besöksadress och postadress
• Typ av organisation
• Kontaktinformation
• Ansvariga tjänstemän
• En beskrivning av organisationens syfte och huvudsakliga aktiviteter
• Underlag för bildande och registrering

Beroende på organisationstyp kan New Jersey också begära bevis på federal skattebefrielse eller annat stödmaterial.

Vanliga stödjande dokument

Ansökningsanvisningarna anger att organisationer bör vara beredda att lämna dokument såsom:

• Certificate of Incorporation eller Articles of Incorporation
• Stadgar
• En beskrivning av organisationens syfte och verksamhet
• Dokumentation om federal befrielse om tillämpligt

Att lämna in fullständiga och korrekta handlingar är viktigt. Ofullständiga ansökningar kan försena godkännandet eller leda till avslag.

Vilka som kan kvalificera sig för skattebefrielse i New Jersey för ideella organisationer

New Jerseys process för sales tax-befrielse är inte begränsad till traditionella välgörenhetsorganisationer. Beroende på omständigheterna kan kvalificerade organisationer omfatta:

• Välgörenhetsorganisationer enligt 501(c)(3)
• Frivilliga brandkårer
• Räddnings-, ambulans-, första hjälpen- eller akutteam
• PTA, PTO och boosterklubbar
• Kyrkor och religiösa organisationer
• Delstatsmyndigheter i New Jersey och vissa instrumentella organ
• Privata skolor i New Jersey
• Vissa skolor utanför delstaten och andra berättigade organisationer

Behörigheten beror på hur organisationen är strukturerad och vilken befrielsekategori den tillhör.

Vanliga misstag som ideella organisationer gör

Ideella organisationer stöter ofta på problem eftersom de antar att en befrielse täcker allt. De vanligaste misstagen är:

• Att tro att federal befrielse automatiskt gäller alla skatter i New Jersey
• Att använda personliga medel för inköp och förvänta sig att befrielsen ska gälla
• Att behandla regelbunden försäljningsverksamhet som om den vore tillfällig insamling
• Att inte spara dokumentation för befriade inköp
• Att glömma att vissa aktiviteter kan skapa skatteplikt även när organisationen i övrigt är befriad
• Att inte begära ett formellt bekräftelsebrev när det skulle underlätta dokumentationen

Dessa misstag kan leda till onödiga skattekostnader och problem med efterlevnad.

Orelaterad näringsinkomst och andra skattefrågor

Även en ideell organisation som är befriad från Corporation Business Tax eller sales tax på vissa inköp kan ändå behöva ta hänsyn till orelaterad näringsinkomst eller andra skattepliktiga aktiviteter.

Om en organisation börjar driva en affärsliknande verksamhet som inte är nära kopplad till dess befriade ändamål kan skattebehandlingen förändras. Därför bör ideella organisationer granska nya intäktsströmmar noggrant innan de lanseras.

Vid osäkerhet bör man arbeta med en kvalificerad skatterådgivare som förstår efterlevnad för ideella organisationer i New Jersey.

Löpande efterlevnad efter beviljad befrielse

Att få en befrielse är bara det första steget. En ideell organisation bör också upprätthålla goda rutiner för efterlevnad.

Bästa praxis är att:

• Hålla bildningsdokument och stadgar aktuella
• Bevara styrelsebeslut och interna register
• Använda organisationens medel för befriade inköp
• Följa upp insamlingsevenemang och försäljningsverksamhet
• Övervaka förändringar i syfte, struktur eller verksamhet
• Granska om nya program skapar frågor om sales tax eller inkomstskatt

Om organisationen anställer personal eller börjar betala löner i New Jersey bör den också se över registreringsskyldigheter som arbetsgivare.

Hur Zenind kan hjälpa till

Zenind hjälper entreprenörer och organisationer att hålla ordning genom hela livscykeln för ett bolag eller en ideell enhet. För bildning och efterlevnad för ideella organisationer i New Jersey kan Zenind hjälpa till att hålla bildningshandlingar, deklarationsskyldigheter och uppgifter om enheten organiserade så att organisationen kan fokusera på sitt uppdrag.

Den typen av struktur är särskilt användbar när en organisation förbereder ansökningar om befrielse, upprätthåller bolagsregister eller svarar på delstatliga rapporteringskrav.

Slutord

Skattebefrielse för ideella organisationer i New Jersey kan vara enkel i princip men detaljerad i praktiken. Ett korrekt bildat ideellt bolag kan vara automatiskt befriat från New Jersey Corporation Business Tax, men sales tax-befrielse kräver fortfarande separat uppmärksamhet, dokumentation och noggrann användning av ST-5-certifikatet.

Om din organisation startar i New Jersey eller expanderar till delstaten, se över reglerna för befrielse tidigt. Rena bildningshandlingar, korrekta inlämningar och varsam skattehantering kan förebygga problem längre fram.

Vanliga frågor

Är en ideell organisation i New Jersey automatiskt befriad från corporation business tax?

Om organisationen är korrekt bildad och drivs som ett ideellt bolag är den normalt automatiskt befriad från New Jersey Corporation Business Tax.

Ger federal 501(c)(3)-status automatiskt sales tax-befrielse i New Jersey?

Nej. Sales tax-befrielse kräver vanligtvis ett separat ST-5 Exempt Organization Certificate från New Jersey Division of Taxation.

Kan en ideell organisation undvika sales tax på alla inköp?

Nej. ST-5-certifikatet gäller endast kvalificerade inköp som är direkt kopplade till organisationens ändamål, och vissa poster och aktiviteter är fortfarande skattepliktiga.

Behöver ideella organisationer lämna in Form 990 till New Jersey?

New Jersey uppger att de inte kräver en kopia av Federal Form 990 i processen för befrielse från Corporation Business Tax.