10 mẹo đàm phán qua điện thoại cho các nhà sáng lập cần những thỏa thuận tốt hơn

Đàm phán qua điện thoại là một trong những kỹ năng hữu ích nhất mà một nhà sáng lập có thể phát triển. Dù bạn đang nói chuyện với chủ nhà, nhà cung cấp, bên cho vay, đối tác cung ứng, nhà thầu hay đơn vị dịch vụ, cách bạn xử lý cuộc gọi có thể thay đổi mức giá cuối cùng, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng và thậm chí cả mối quan hệ.

Đối với chủ doanh nghiệp mới, đàm phán không phải là nói cứng rắn hay thắng mọi điểm. Đó là tạo ra giá trị, bảo vệ dòng tiền và bảo đảm công ty của bạn nhận được những điều khoản công bằng mà không làm tổn hại đến niềm tin. Điều đó đặc biệt quan trọng ngay từ ngày đầu, nhất là khi bạn đang thành lập doanh nghiệp, chọn nhà cung cấp dịch vụ và đưa ra những quyết định ban đầu có ảnh hưởng đến tăng trưởng dài hạn.

Dưới đây là 10 mẹo thực tế về đàm phán qua điện thoại mà bạn có thể áp dụng trong các cuộc trao đổi kinh doanh thực tế.

1. Biết chính xác bạn muốn gì trước khi gọi

Một cuộc gọi đàm phán không bao giờ nên bắt đầu với hy vọng mơ hồ rằng bạn sẽ “có được một thỏa thuận tốt hơn”. Trước khi gọi, hãy xác định kết quả lý tưởng, mức tối thiểu có thể chấp nhận và vấn đề bạn sẵn sàng nhượng bộ nhất.

Hãy tự hỏi:

• Tôi muốn họ đồng ý điều gì?
• Điều khoản nào quan trọng nhất: giá, thời gian, số lượng, phạm vi hay tính linh hoạt?
• Tôi có thể đưa ra điều gì có giá trị với họ để đổi lại?

Khi bạn biết mục tiêu của mình, bạn có thể dẫn dắt cuộc trò chuyện thay vì chỉ phản ứng lại nó.

2. Tách giá cả khỏi giá trị

Nhiều người đàm phán chỉ tập trung vào việc giảm con số trên hóa đơn. Như vậy là quá hẹp. Trong kinh doanh, giá trị đôi khi quan trọng không kém giá cả.

Hãy cân nhắc các lựa chọn thay thế như:

• Thời gian xử lý nhanh hơn
• Điều khoản thanh toán kéo dài hơn
• Dịch vụ bổ sung
• Hỗ trợ tốt hơn
• Khối lượng đặt hàng lớn hơn
• Thời hạn hợp đồng
• Tính linh hoạt khi gia hạn

Một nhà cung cấp có thể không chấp nhận giảm giá nhưng lại đồng ý với lịch thanh toán tốt hơn hoặc một tiện ích bổ sung hữu ích. Những thay đổi đó có thể cải thiện dòng tiền của bạn mà không cần giảm giá sâu.

3. Nghiên cứu ưu tiên của họ trước khi gọi

Những người đàm phán tốt nhất hiểu động lực của bên kia. Trước khi gọi, hãy tìm hiểu điều gì quan trọng với họ.

Ví dụ, một nhà cung cấp có thể coi trọng:

• Doanh thu định kỳ ổn định
• Cam kết đơn hàng lớn hơn
• Thanh toán sớm
• Giảm khối lượng hỗ trợ
• Quan hệ lâu dài

Nếu bạn có thể gắn yêu cầu của mình với điều họ quan tâm, đề xuất của bạn sẽ dễ được chấp nhận hơn. Sự chuẩn bị giúp bạn có lợi thế vì bạn không phải đoán trong thời gian thực.

4. Vào cuộc gọi với một mục tiêu rõ ràng

Mỗi cuộc gọi đàm phán nên có một mục tiêu cụ thể. Nếu mục tiêu không rõ, người kia sẽ định hình cuộc trò chuyện thay bạn.

Một mục tiêu tốt có thể là:

• Giảm phí hàng tháng 10%
• Có được điều khoản thanh toán net-45
• Dời thời gian giao hàng sớm hơn một tuần
• Thêm hỗ trợ thiết lập mà không tính thêm phí
• Giữ nguyên mức giá hiện tại trong 12 tháng

Một mục tiêu rõ ràng giúp cuộc gọi đi đúng trọng tâm và giúp bạn dễ đánh giá thành công vào cuối cuộc trao đổi.

5. Đặt điểm khởi đầu cao nhưng vẫn thực tế và biết rõ mức sàn

Những người đàm phán giỏi luôn suy nghĩ theo khoảng giá trị. Bạn nên biết trước kết quả tốt nhất và kết quả tối thiểu chấp nhận được trước khi bắt đầu cuộc gọi.

Điều này giúp bạn theo hai cách:

• Bạn tránh chấp nhận một đề nghị yếu quá nhanh.
• Bạn biết mình có thể nhượng bộ đến đâu nếu bên kia gây sức ép.

Nếu bạn muốn mức giá thấp hơn, hãy bắt đầu bằng một con số còn dư địa để đàm phán. Nếu bạn muốn điều khoản tốt hơn, hãy mở đầu bằng một yêu cầu mạnh nhưng hợp lý. Việc neo vị trí của bạn sẽ tạo cấu trúc cho cuộc thảo luận.

6. Chuẩn bị cho những phản ứng thường gặp

Hầu hết các cuộc đàm phán đều đi theo những khuôn mẫu có thể đoán trước. Bên kia có thể nói yêu cầu của bạn quá mạnh, quá muộn hoặc không nằm trong chính sách. Nếu bạn dự đoán trước những phản hồi đó, bạn sẽ không bị bất ngờ.

Hãy chuẩn bị câu trả lời cho các câu hỏi như:

• Nếu họ nói mức giảm giá đó là không thể thì sao?
• Nếu họ yêu cầu cam kết lớn hơn thì sao?
• Nếu họ chỉ đưa ra một nhượng bộ một phần thì sao?
• Nếu họ muốn bạn đổi lại điều gì đó thêm thì sao?

Chuẩn bị giúp bạn bình tĩnh. Người đàm phán bình tĩnh thường tạo cảm giác đáng tin cậy hơn qua điện thoại.

7. Đặt câu hỏi trước khi tiết lộ quá nhiều

Một trong những sai lầm dễ mắc nhất trong đàm phán qua điện thoại là nói quá nhiều. Càng tiết lộ không cần thiết, bạn càng trao đi nhiều lợi thế.

Thay vì giải thích quá dài, hãy đặt câu hỏi để khai thác thông tin hữu ích:

• Có sự linh hoạt nào trong chính sách giá của anh/chị không?
• Anh/chị có những lựa chọn nào dành cho doanh nghiệp nhỏ?
• Anh/chị cần gì từ phía chúng tôi để cải thiện điều khoản?
• Có lựa chọn nào khác ngoài gói tiêu chuẩn không?

Bạn học được nhiều hơn bằng cách lắng nghe thay vì cố lấp đầy mọi khoảng lặng.

8. Đừng vội chia đôi mức chênh lệch

“Chúng ta gặp nhau ở giữa” nghe có vẻ công bằng, nhưng không phải lúc nào cũng là lựa chọn đúng. Nếu bạn tự động chia đôi mức chênh lệch, bạn có thể để lại nhiều giá trị trên bàn đàm phán.

Một cách tốt hơn là làm chậm nhịp và kiểm tra xem có hướng nào khác không. Bạn có thể nói:

• “Mức đó vẫn cao hơn mục tiêu của chúng tôi. Có cấu trúc nào khác mà chúng ta nên cân nhắc không?”
• “Nếu giá phải giữ ở mức đó, anh/chị có thể cải thiện điều khoản nào khác không?”
• “Chúng tôi có thể tiến tới nếu giải quyết được lịch thanh toán.”

Cách này giữ cuộc trò chuyện mở và thường dẫn đến kết quả tốt hơn so với một sự thỏa hiệp vội vàng.

9. Trao đổi nhượng bộ, đừng cho không

Khi bạn nhượng bộ điều gì đó, hãy yêu cầu một thứ tương ứng. Đó là kỷ luật cơ bản trong đàm phán.

Ví dụ:

• Nếu họ giảm giá, bạn đồng ý thời hạn dài hơn.
• Nếu họ giao hàng gấp, bạn chấp nhận tùy chỉnh hạn chế.
• Nếu họ thêm hỗ trợ, bạn cam kết đơn hàng lớn hơn.
• Nếu họ gia hạn điều khoản thanh toán, bạn xác nhận khối lượng mua.

Một cuộc trao đổi được cấu trúc tốt sẽ làm cho thỏa thuận mạnh hơn cho cả hai bên. Nhượng bộ một chiều thường tạo ra mối quan hệ yếu hơn, không phải tốt hơn.

10. Dùng câu “Nếu tôi làm điều này, anh/chị có làm điều kia không?”

Đây là một trong những công cụ đàm phán qua điện thoại đơn giản và hiệu quả nhất. Nó biến một yêu cầu mơ hồ thành một trao đổi trực tiếp.

Ví dụ:

• “Nếu chúng tôi cam kết hợp đồng 12 tháng, anh/chị có thể giảm mức phí hàng tháng không?”
• “Nếu chúng tôi đặt hàng trong tuần này, anh/chị có thể bao gồm giao hàng nhanh không?”
• “Nếu chúng tôi tăng khối lượng vào quý sau, anh/chị có giữ nguyên giá hiện tại không?”

Cách diễn đạt này rõ ràng, thực tế và dễ trả lời. Nó giảm nhầm lẫn và đẩy cuộc gọi tiến gần đến quyết định.

Cách các nhà sáng lập áp dụng những mẹo này

Đối với nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, đàm phán qua điện thoại xuất hiện ở khắp mọi nơi. Bạn có thể dùng nó khi:

• So sánh nhà cung cấp dịch vụ
• Đàm phán với nhà cung cấp
• Thảo luận điều khoản thuê mặt bằng
• Yêu cầu mức giá phần mềm tốt hơn
• Xem xét lại điều khoản gia hạn hợp đồng
• Yêu cầu lịch thanh toán thuận lợi hơn

Bạn càng sớm xây dựng thói quen đàm phán tốt, bạn càng tiết kiệm được nhiều tiền và thời gian. Điều đó đặc biệt có giá trị khi bạn đang khởi nghiệp và từng đồng đều quan trọng.

Tại Zenind, chúng tôi hiểu rằng nhiều nhà sáng lập đang cùng lúc cân bằng việc thành lập doanh nghiệp, tuân thủ quy định, ngân sách và các quyết định với nhà cung cấp. Kỹ năng đàm phán giúp bạn kiểm soát những cuộc trao đổi đó và đưa ra các lựa chọn hỗ trợ tăng trưởng dài hạn.

Một khung làm việc đơn giản cho đàm phán qua điện thoại

Hãy dùng khung 5 bước này cho lần gọi tiếp theo:

1. Xác định mục tiêu của bạn.
2. Nghiên cứu ưu tiên của bên kia.
3. Bắt đầu bằng một yêu cầu mạnh nhưng hợp lý.
4. Lắng nghe cẩn thận và đặt câu hỏi.
5. Trao đổi nhượng bộ và xác nhận điều khoản cuối cùng.

Nếu bạn làm theo quy trình này, bạn sẽ nói chuyện chuẩn bị hơn, tạo ra kết quả tốt hơn và giảm nguy cơ đồng ý với những điều khoản không phục vụ cho doanh nghiệp của bạn.

Lời kết

Đàm phán qua điện thoại thành công không phải là tạo áp lực vì chính áp lực. Đó là sự chuẩn bị, rõ ràng, kiên nhẫn và trao đổi có kỷ luật. Bạn càng chủ động trước và trong cuộc gọi, khả năng đạt được những điều khoản giúp doanh nghiệp phát triển càng cao.

Đối với các nhà sáng lập, kỷ luật đó rất quan trọng. Đàm phán tốt bảo vệ dòng tiền, cải thiện mối quan hệ và giúp bạn đưa ra quyết định thông minh hơn trong quá trình xây dựng công ty.

Lần tới khi bạn cầm điện thoại lên, hãy vào cuộc với một kế hoạch, lắng nghe cẩn thận và tự tin yêu cầu điều mình cần.