ใบรับรองการยืนยันความถูกต้องของรัฐเดลาแวร์: วิธีรับรองความถูกต้องของการกระทำของบริษัทที่มีข้อบกพร่อง

เมื่อบริษัทในรัฐเดลาแวร์ค้นพบว่ามีการดำเนินการบางอย่างโดยไม่ได้รับอนุมัติอย่างถูกต้อง ปัญหานั้นไม่ได้หมายความเสมอไปว่าการกระทำนั้นจะแก้ไขไม่ได้ กฎหมายบริษัทของรัฐเดลาแวร์เปิดทางให้บริษัทแก้ไขข้อผิดพลาดหลายประเภทผ่านกระบวนการให้สัตยาบันและการยืนยันความถูกต้อง สำหรับผู้ก่อตั้ง คณะกรรมการบริหาร และนักลงทุน เรื่องนี้มีความสำคัญ เพราะข้อบกพร่องเล็กน้อยในขั้นตอนอาจสร้างความไม่แน่นอนเกี่ยวกับการออกหุ้น การดำเนินการของคณะกรรมการ หรือบันทึกสำคัญอื่น ๆ ของบริษัท

ใบรับรองการยืนยันความถูกต้องเป็นเครื่องมือหนึ่งที่ใช้ทำให้การแก้ไขดังกล่าวเป็นทางการ เอกสารนี้เชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดกับมาตรา 204 ของ Delaware General Corporation Law ซึ่งอนุญาตให้บริษัทให้สัตยาบันการกระทำของบริษัทที่มีข้อบกพร่องบางประเภท และมาตรา 205 ซึ่งให้อำนาจแก่ศาล Court of Chancery ของรัฐเดลาแวร์ในการยืนยันความถูกต้องหรือระงับข้อพิพาทในกรณีที่เหมาะสม

ใบรับรองการยืนยันความถูกต้องคืออะไร?

ใบรับรองการยืนยันความถูกต้องคือเอกสารที่ยื่นเมื่อบริษัทในรัฐเดลาแวร์ต้องการทำให้การกระทำของบริษัทที่มีข้อบกพร่องซึ่งได้รับการให้สัตยาบันมีผลสมบูรณ์ และการแก้ไขนั้นต้องมีการยื่นเอกสารต่อ Delaware Secretary of State ในทางปฏิบัติ เอกสารนี้คือสิ่งที่ช่วยให้การกระทำที่ได้รับการให้สัตยาบันกลายเป็นการกระทำที่มีผลทางกฎหมายในบันทึกของรัฐ

โดยทั่วไปจะใช้การยื่นนี้เมื่อการกระทำของบริษัทเดิมควรมาพร้อมกับหนังสือรับรองตาม Delaware General Corporation Law แต่การยื่นต้นฉบับหายไป ไม่สมบูรณ์ หรือมีข้อบกพร่องในลักษณะอื่น ในกรณีดังกล่าว บริษัทอาจยื่นใบรับรองการยืนยันความถูกต้องแทนการพยายามอ้างอิงจากบันทึกเดิมที่มีข้อบกพร่อง

กลไกนี้มีไว้เพื่อรักษาความต่อเนื่องของบริษัท แทนที่จะบังคับให้บริษัทต้องย้อนแก้ไขธุรกรรมทั้งหมด กฎหมายเดลาแวร์อนุญาตให้บริษัทรับทราบข้อผิดพลาด อนุมัติการแก้ไขอย่างถูกต้อง และยื่นเอกสารที่จำเป็นเพื่อทำให้การกระทำนั้นมีผลสมบูรณ์

อะไรถือเป็นการกระทำของบริษัทที่มีข้อบกพร่อง?

ไม่ใช่ทุกความผิดพลาดจะเข้าเกณฑ์ รัฐเดลาแวร์ใช้คำว่า defective corporate act กับการกระทำที่บริษัทมีอำนาจทำได้ แต่กลับเป็นโมฆะหรือโมฆียะเพราะขาดการอนุมัติที่ถูกต้อง

ตัวอย่างที่พบบ่อย ได้แก่:

• ออกหุ้นโดยไม่ได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการอย่างถูกต้อง
• ออกหุ้นเกินกว่าทุนจดทะเบียนที่บริษัทได้รับอนุญาต
• ไม่ได้อนุมัติการเลือกตั้งหรือแต่งตั้งกรรมการอย่างถูกต้อง
• อนุมัติธุรกรรมของบริษัทโดยไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนภายในที่กำหนด
• ลืมยื่นเอกสารที่จำเป็น หรือยื่นเอกสารไม่ถูกประเภทในเวลาที่ทำธุรกรรม

ประเด็นสำคัญไม่ใช่ว่าธุรกรรมนั้นไม่พึงประสงค์หรือไม่ แต่คือบริษัทมีอำนาจที่จะทำหรือไม่ และเพียงแต่ไม่ได้ปฏิบัติตามขั้นตอนการอนุมัติที่กำหนดไว้

เหตุผลที่รัฐเดลาแวร์สร้างกระบวนการนี้

ข้อผิดพลาดทางบริษัทเกิดขึ้นได้บ่อยในการดำเนินธุรกิจจริง สตาร์ทอัพอาจออกหุ้นก่อนจัดการเอกสารให้เรียบร้อย คณะกรรมการอาจอนุมัติธุรกรรมแล้วพบในภายหลังว่ามีข้อบกพร่องทางเทคนิคในบันทึกการประชุม บริษัทอาจพบว่าการแก้ไขหนังสือบริคณห์สนธิหรือการออกหุ้นยื่นไม่ถูกต้อง

หากไม่มีขั้นตอนให้สัตยาบัน ข้อบกพร่องเหล่านั้นอาจสร้างปัญหาตามมาอย่างร้ายแรง เช่น:

• ความเป็นเจ้าของหุ้นถูกตั้งคำถาม
• องค์ประกอบคณะกรรมการไม่ชัดเจน
• ความไม่แน่นอนในการระดมทุนรอบใหม่
• ปัญหาในการควบรวมและซื้อกิจการ
• ความเสี่ยงการฟ้องร้องจากนักลงทุนหรืออดีตกรรมการ

กฎการให้สัตยาบันของรัฐเดลาแวร์ถูกออกแบบมาเพื่อลดความไม่แน่นอนดังกล่าว ช่วยให้บริษัทแก้ไขบันทึกได้โดยยังคงรักษาดีลทางธุรกิจเดิมไว้ให้มากที่สุด

เมื่อใดจึงใช้ใบรับรองการยืนยันความถูกต้อง

จะใช้ใบรับรองการยืนยันความถูกต้องเมื่อการกระทำที่ได้รับการให้สัตยาบันต้องมีการยื่นต่อรัฐเพื่อให้มีผลสมบูรณ์ กรณีนี้มักเกิดขึ้นเมื่อการกระทำเดิมควรต้องมีการยื่นเอกสาร เช่น การแก้ไขหนังสือบริคณห์สนธิ หนังสือรับรองการกำหนดสิทธิ หรือหนังสือรับรองการควบรวม หรือการยื่นอื่นตามกฎหมายเดลาแวร์

เอกสารนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อ:

• บริษัทต้องแก้ไขการออกหุ้นที่ไม่ได้รับอนุมัติอย่างถูกต้อง
• ไม่เคยมีการยื่นเอกสารต้นฉบับ
• มีการยื่นเอกสารแล้ว แต่ต้องแก้ไขเพื่อให้สอดคล้องกับการกระทำที่ได้รับการยืนยันความถูกต้อง
• บริษัทต้องการให้การแก้ไขมีเวลาที่มีผลชัดเจน

หากการกระทำที่มีข้อบกพร่องไม่จำเป็นต้องยื่นเอกสารตาม DGCL บริษัทอาจยังสามารถให้สัตยาบันได้ตามมาตรา 204 โดยไม่ต้องยื่นใบรับรองการยืนยันความถูกต้อง ในกรณีนั้น มติคณะกรรมการเพียงอย่างเดียวอาจเพียงพอ ภายใต้เงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด

กระบวนการยืนยันความถูกต้องทำงานอย่างไร

แม้รายละเอียดจะแตกต่างกันตามลักษณะของข้อบกพร่อง แต่โดยทั่วไปขั้นตอนจะคล้ายกัน

1. ระบุข้อบกพร่อง

บริษัทต้องระบุให้ได้ก่อนว่าเกิดอะไรผิดพลาด นั่นหมายถึงการระบุการกระทำ วันที่เกิดเหตุ แหล่งที่มาของการขาดการอนุมัติ และข้อบกพร่องนั้นกระทบต่อหุ้น ธรรมาภิบาล หรือการกระทำอื่นของบริษัทหรือไม่

ขั้นตอนนี้สำคัญ เพราะบันทึกการให้สัตยาบันต้องมีความเฉพาะเจาะจง หากอธิบายคลุมเครืออาจสร้างความไม่แน่นอนมากขึ้นแทนที่จะลดลง

2. อนุมติมติคณะกรรมการ

คณะกรรมการบริหารจะมีมติที่อธิบายการกระทำของบริษัทที่มีข้อบกพร่องและอนุมัติให้ให้สัตยาบัน มติดังกล่าวควรอธิบายข้อเท็จจริงอย่างรอบคอบ และควรระบุการกระทำที่กำลังแก้ไข เหตุผลที่ทำให้มีข้อบกพร่อง และพื้นฐานที่ทำให้สรุปได้ว่าบริษัทมีอำนาจในการกระทำนั้นตั้งแต่แรก

3. พิจารณาว่าต้องได้รับอนุมัติจากผู้ถือหุ้นหรือไม่

การให้สัตยาบันบางกรณีอนุมัติโดยคณะกรรมการได้เพียงอย่างเดียว แต่บางกรณีต้องได้รับอนุมัติจากผู้ถือหุ้นด้วย กฎหมายเดลาแวร์กำหนดให้ต้องได้รับความเห็นชอบจากผู้ถือหุ้นในบางสถานการณ์ โดยเฉพาะเมื่อการกระทำที่มีข้อบกพร่องนั้นเดิมทีต้องได้รับอนุมัติจากผู้ถือหุ้นอยู่แล้ว

เกณฑ์การอนุมัติขึ้นอยู่กับประเภทของข้อบกพร่องและเอกสารกำกับดูแลของบริษัท ในบางกรณี อาจต้องพิจารณาคะแนนเสียงทั้งจากหุ้นที่ถูกต้องและ putative stock

4. ยื่นใบรับรองการยืนยันความถูกต้อง

หากการแก้ไขต้องมีการยื่นตาม DGCL บริษัทจะยื่นใบรับรองการยืนยันความถูกต้องต่อ Delaware Secretary of State เอกสารที่ยื่นควรมีข้อมูลตามที่มาตรา 204 กำหนด รวมถึงข้อเท็จจริงที่ว่าบริษัทได้ให้สัตยาบันการกระทำของบริษัทที่มีข้อบกพร่องหนึ่งรายการหรือหลายรายการ และในกรณีที่เกี่ยวข้อง ข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารที่เคยยื่นไว้ก่อนหน้า หรือเอกสารแนบท้ายที่จำเป็นเพื่อให้การกระทำนั้นมีผลสมบูรณ์

5. ส่งหนังสือแจ้ง

กฎหมายเดลาแวร์ยังกำหนดให้ต้องแจ้งในหลายกรณี บริษัทต้องแจ้งแก่ผู้ถือหุ้นที่ถือหุ้นที่ถูกต้องและ putative stock ตามที่กฎหมายกำหนด ข้อกำหนดเรื่องการแจ้งช่วยคุ้มครองผู้ถือหุ้นโดยเปิดโอกาสให้พิจารณาการให้สัตยาบัน และหากจำเป็น ก็สามารถคัดค้านได้ภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด

6. รอเวลาให้การยืนยันมีผล

เมื่อการให้สัตยาบันมีผล ข้อบกพร่องโดยทั่วไปจะได้รับการแก้ไขย้อนหลัง ภายใต้ข้อยกเว้นบางประการ การกระทำที่มีข้อบกพร่องจะไม่ถูกถือว่าเป็นโมฆะหรือโมฆียะอีกต่อไป และหุ้นหรือธุรกรรมนั้นจะถือว่ามีผลสมบูรณ์นับตั้งแต่เวลาที่เกิดการกระทำครั้งแรก

โดยทั่วไปใบรับรองจะมีอะไรบ้าง

ใบรับรองการยืนยันความถูกต้องของรัฐเดลาแวร์โดยทั่วไปจะมีข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็นเพื่อเชื่อมโยงการยื่นเอกสารกับข้อบกพร่องที่ได้รับการให้สัตยาบัน แล้วแต่กรณี อาจระบุว่า:

• ชื่อของบริษัท
• ข้อเท็จจริงว่าการกระทำของบริษัทที่มีข้อบกพร่องหนึ่งรายการหรือหลายรายการได้รับการให้สัตยาบันแล้ว
• ว่าการให้สัตยาบันนั้นทำภายใต้กฎหมายเดลาแวร์
• ว่ามีการยื่นหนังสือรับรองก่อนหน้าหรือไม่
• ว่าต้องมีเอกสารแนบท้ายเพื่อให้การกระทำที่ได้รับการยืนยันความถูกต้องมีผลหรือไม่
• วันที่และเวลาที่การยื่นที่ยืนยันความถูกต้องมีผลบังคับ

เอกสารควรถูกจัดทำอย่างรอบคอบ เป้าหมายไม่ใช่เพียงการปฏิบัติตามข้อกำหนดบนกระดาษเท่านั้น แต่คือการสร้างบันทึกที่ชัดเจนเพื่อสนับสนุนประวัติทุนและธรรมาภิบาลของบริษัท

หลังการยืนยันความถูกต้องแล้วจะเกิดอะไรขึ้น?

เมื่อการให้สัตยาบันมีผล การกระทำนั้นโดยทั่วไปจะถูกถือว่าได้รับอนุมัติอย่างถูกต้องตั้งแต่ต้น ผลย้อนหลังเช่นนี้เป็นหนึ่งในข้อได้เปรียบหลักของแนวทางของรัฐเดลาแวร์

ตัวอย่างเช่น หากการออกหุ้นมีข้อบกพร่องเพราะขาดมติอนุมัติของคณะกรรมการ การยืนยันความถูกต้องสามารถช่วยให้หุ้นกลับมาอยู่ในสถานะที่ถูกต้องได้ หากธุรกรรมของบริษัทขาดขั้นตอนการอนุมัติที่จำเป็น การให้สัตยาบันสามารถช่วยยืนยันว่าธุรกรรมนั้นยังคงมีผลอยู่

อย่างไรก็ตาม การยืนยันความถูกต้องไม่ได้ลบทุกประเด็นโดยอัตโนมัติ บริษัทยังต้องพิจารณาว่ามีสิทธิ ข้อเรียกร้อง หรือการคุ้มครองขั้นตอนอื่นใดที่ยังใช้บังคับอยู่หรือไม่ ในบางกรณี ศาล Court of Chancery อาจยังต้องเข้ามาเกี่ยวข้องภายใต้มาตรา 205 หากมีข้อพิพาทหรือมีการร้องขอให้ศาลยืนยันความถูกต้อง

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยซึ่งควรหลีกเลี่ยง

หลายบริษัทประสบปัญหาเพราะมองว่าการยืนยันความถูกต้องเป็นเพียงงานเอกสาร แทนที่จะมองว่าเป็นกระบวนการแก้ไขทางกฎหมาย

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย ได้แก่:

• ไม่ระบุการกระทำที่มีข้อบกพร่องให้ชัดเจน
• ใช้เอกสารที่ไม่ตรงกับแนวทางแก้ไขตาม DGCL ที่ต้องใช้
• มองข้ามข้อกำหนดการอนุมัติจากผู้ถือหุ้น
• ละเลยภาระหน้าที่ในการแจ้ง
• คิดว่าข้อบกพร่องทุกอย่างแก้ได้ด้วยวิธีเดียวกัน
• ไม่เก็บรักษาบันทึกการประชุมคณะกรรมการและเอกสารสนับสนุน

อีกปัญหาที่พบบ่อยคือการปล่อยเวลาไว้นานเกินไป ยิ่งข้อบกพร่องค้างอยู่นานเท่าไร ก็ยิ่งมีโอกาสกระทบต่อการระดมทุน การตรวจสอบสถานะทางกฎหมาย หรือธุรกรรมของบริษัทมากขึ้นเท่านั้น

ทำไมบันทึกของบริษัทที่ถูกต้องจึงสำคัญ

ใบรับรองการยืนยันความถูกต้องโดยสรุปคือการปกป้องประวัติของบริษัท นักลงทุน ผู้ซื้อกิจการ ผู้ให้กู้ และหน่วยงานกำกับดูแล มักตรวจสอบบันทึกทุนและธรรมาภิบาลอย่างละเอียด หากบันทึกเหล่านั้นมีช่องว่าง บริษัทอาจต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายจำนวนมากในการแก้ไขภายหลัง

นั่นคือเหตุผลที่การปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างต่อเนื่องมีคุณค่าอย่างยิ่ง บริษัทที่จัดเก็บเอกสารการจัดตั้ง มติคณะกรรมการ การออกหุ้น และการยื่นต่อรัฐอย่างเป็นระเบียบ จะอยู่ในสถานะที่ดีกว่ามากในการแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็วเมื่อพบข้อบกพร่อง

สำหรับผู้ก่อตั้ง นี่เป็นเหตุผลหนึ่งที่ควรทำงานกับพันธมิตรด้านการจัดตั้งบริษัทที่ช่วยดูแลการยื่นเอกสารต่อรัฐและบันทึกการปฏิบัติตามข้อกำหนดให้เป็นระเบียบ Zenind สนับสนุนการจัดตั้งบริษัทในสหรัฐอเมริกาและเวิร์กโฟลว์การปฏิบัติตามข้อกำหนดต่อเนื่อง เพื่อให้ธุรกิจสามารถรักษาบันทึกให้สะอาดขึ้นและตอบสนองได้เร็วขึ้นเมื่อจำเป็นต้องแก้ไข

สาระสำคัญท้ายสุด

ใบรับรองการยืนยันความถูกต้องของรัฐเดลาแวร์ไม่ใช่เอกสารที่ยื่นเป็นประจำ แต่เป็นเครื่องมือแก้ไขที่ใช้ให้สัตยาบันและยืนยันความถูกต้องของการกระทำของบริษัทที่มีข้อบกพร่อง เมื่อกฎหมายเดลาแวร์กำหนดให้ต้องมีการยื่นเอกสารเพื่อให้การแก้ไขนั้นมีผล

สำหรับบริษัท ประโยชน์ของกระบวนการนี้ชัดเจน เพราะสามารถเปลี่ยนปัญหาการอนุมัติที่อาจรุนแรงให้กลายเป็นประเด็นการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่จัดการได้ แต่การยื่นเอกสารต้องทำอย่างระมัดระวัง พร้อมมติคณะกรรมการที่ถูกต้อง การแจ้งที่ถูกต้อง และเอกสารสนับสนุนที่เหมาะสม

หากบริษัทของคุณค้นพบข้อบกพร่องในการออกหุ้น ธรรมาภิบาล หรือการกระทำอื่นของบริษัท ขั้นตอนที่ปลอดภัยที่สุดคือการตรวจสอบปัญหาโดยเร็ว และพิจารณาว่าการให้สัตยาบันภายใต้กฎหมายเดลาแวร์สามารถใช้ได้หรือไม่