Delaware Certificate of Validation: Slik ratifiserer du en mangelfull selskapsrettslig handling

Når et Delaware-selskap oppdager at noe ble gjort uten riktig fullmakt, betyr ikke problemet alltid at den underliggende handlingen ikke kan rettes opp. Delawares selskapsrett gir selskaper en vei til å korrigere mange av disse feilene gjennom ratifiserings- og valideringsprosedyrer. For gründere, styremedlemmer og investorer er dette viktig fordi en liten prosedyrefeil kan skape usikkerhet rundt aksjeutstedelser, styrevedtak eller andre sentrale selskapsdokumenter.

Et Certificate of Validation er ett av verktøyene som brukes for å formalisere en slik korrigering. Det henger tett sammen med Delaware General Corporation Law Section 204, som gjør det mulig for et selskap å ratifisere visse mangelfulle selskapsrettslige handlinger, og Section 205, som gir Delaware Court of Chancery myndighet til å validere eller løse tvister i passende saker.

Hva er et Certificate of Validation?

Et Certificate of Validation er en innlevering som brukes når et Delaware-selskap må gi virkning til en ratifisert mangelfull selskapsrettslig handling, og korrigeringen krever en innlevering til Delaware Secretary of State. I praksis er det dokumentet som hjelper en ratifisert handling med å bli rettslig gyldig i statens register.

Innleveringen brukes oftest når den opprinnelige selskapsrettslige handlingen skulle ha vært ledsaget av et sertifikat etter Delaware General Corporation Law, men den opprinnelige innleveringen manglet, var ufullstendig eller på annen måte mangelfull. I slike tilfeller kan selskapet sende inn et Certificate of Validation i stedet for å forsøke å bygge på det feilaktige opprinnelige dokumentet.

Denne mekanismen finnes for å bevare selskapets kontinuitet. I stedet for å tvinge selskapet til å reversere en hel transaksjon, tillater Delaware-loven selskapet å erkjenne feilen, godkjenne korrigeringen på riktig måte og sende inn dokumentet som trengs for å validere handlingen.

Hva regnes som en mangelfull selskapsrettslig handling?

Ikke alle feil kvalifiserer. Delaware bruker begrepet mangelfull selskapsrettslig handling om handlinger som lå innenfor selskapets kompetanse, men som ble ugyldige eller kunne settes til side på grunn av manglende godkjenning.

Vanlige eksempler inkluderer:

• Utstedelse av aksjer uten riktig styregodkjenning
• Utstedelse av flere aksjer enn selskapets autoriserte kapital tillater
• Mangelfullt godkjent valg eller utnevnelse av et styremedlem
• Godkjenning av en selskapsrettslig transaksjon uten å følge den nødvendige interne prosedyren
• Manglende obligatorisk innlevering eller bruk av feil innlevering på tidspunktet for transaksjonen

Det avgjørende spørsmålet er ikke om transaksjonen var uønsket. Det avgjørende spørsmålet er om selskapet hadde kompetanse til å gjøre den, men unnlot å følge de nødvendige godkjenningsstegene.

Hvorfor Delaware opprettet denne prosessen

Selskapsfeil er vanlige i reell forretningsdrift. En oppstartsbedrift kan utstede aksjer før papirarbeidet er helt ryddet opp. Et styre kan godkjenne en transaksjon, men senere oppdage en teknisk feil i møtereferatene. Et selskap kan innse at en vedtektsendring eller aksjeutstedelse ikke ble registrert korrekt.

Uten en ratifiseringsprosess kan slike feil skape alvorlige problemer nedstrøms:

• Uavklart aksjeeierskap
• Uklar styresammensetning
• Usikkerhet i finansieringsrunder
• Problemer ved fusjoner og oppkjøp
• Søksmålsrisiko fra investorer eller tidligere styremedlemmer

Delawares ratifiseringsregler er utformet for å redusere denne usikkerheten. De lar et selskap rette opp i dokumentasjonen samtidig som så mye som mulig av den opprinnelige forretningsavtalen bevares.

Når et Certificate of Validation brukes

Et Certificate of Validation brukes når den ratifiserte handlingen trenger en statlig innlevering for å bli fullt gyldig. Dette skjer ofte når den opprinnelige handlingen skulle ha krevd en innlevering av en endring i stiftelsesdokumentene, en certificate of designation, en certificate of merger eller en annen innlevering etter Delaware-loven.

Det er spesielt nyttig når:

• Selskapet må rette opp en aksjeutstedelse som ikke var riktig godkjent
• Den opprinnelige innleveringen aldri ble gjort
• Innleveringen ble gjort, men må endres for å gjenspeile den validerte handlingen
• Selskapet ønsker at korrigeringen skal fremgå med et tydelig effektivt tidspunkt

Hvis den mangelfulle handlingen ikke krever en innlevering etter DGCL, kan selskapet likevel ha mulighet til å ratifisere den etter Section 204 uten å sende inn et Certificate of Validation. I så fall kan styrevedtaket i seg selv være tilstrekkelig, med forbehold om lovens krav.

Hvordan valideringsprosessen fungerer

Selv om de nøyaktige trinnene avhenger av feilen, følger prosessen vanligvis et lignende mønster.

1. Identifiser feilen

Selskapet fastslår først hva som gikk galt. Det betyr å identifisere handlingen, datoen den fant sted, kilden til mangelen på fullmakt og om feilen påvirker aksjer, styring eller en annen selskapsrettslig handling.

Dette trinnet er viktig fordi ratifiseringsgrunnlaget må være presist. En vag beskrivelse kan skape mer usikkerhet, ikke mindre.

2. Vedta styrevedtak

Styret vedtar resolusjoner som beskriver den mangelfulle selskapsrettslige handlingen og godkjenner ratifiseringen av den. Disse resolusjonene bør nøye gjengi fakta og identifisere handlingen som korrigeres, årsaken til at den var mangelfull, og grunnlaget for å konkludere med at selskapet hadde kompetanse til å foreta handlingen i utgangspunktet.

3. Vurder om aksjonærgodkjenning er nødvendig

Noen ratifiseringer kan godkjennes av styret alene. Andre må også godkjennes av aksjonærene. Delaware-loven krever aksjonærgodkjenning i visse situasjoner, særlig når den mangelfulle handlingen opprinnelig ville ha krevd aksjonærgodkjenning.

Godkjenningskravet avhenger av typen feil og selskapets styrende dokumenter. I noen tilfeller må stemmene til både gyldige aksjer og putative aksjer tas med i vurderingen.

4. Send inn Certificate of Validation

Hvis korrigeringen krever en innlevering etter DGCL, sender selskapet inn et Certificate of Validation til Delaware Secretary of State. Innleveringen bør inneholde opplysningene som kreves etter Section 204, inkludert at selskapet har ratifisert en eller flere mangelfulle selskapsrettslige handlinger og, der det er relevant, informasjon om et tidligere innlevert sertifikat eller et vedlagt sertifikat som trengs for å gi virkning til handlingen.

5. Send varsel

Delaware-loven krever også varsel i mange tilfeller. Selskapet må varsle innehavere av gyldige aksjer og putative aksjer slik loven angir. Varslingskravet beskytter aksjonærene ved å gi dem mulighet til å gjennomgå ratifiseringen og, om nødvendig, bestride den innen den lovbestemte fristen.

6. Vent på det effektive valideringstidspunktet

Når ratifiseringen blir effektiv, blir feilen som regel korrigert med tilbakevirkende kraft. Med visse begrensede unntak blir den mangelfulle handlingen ikke lenger behandlet som ugyldig eller ugyldigbar, og aksjen eller transaksjonen anses som gyldig fra det opprinnelige tidspunktet for handlingen.

Hva sertifikatet vanligvis inneholder

Et Delaware Certificate of Validation inneholder vanligvis den grunnleggende informasjonen som trengs for å knytte innleveringen til den ratifiserte feilen. Avhengig av omstendighetene kan det opplyse om:

• Navnet på selskapet
• At en eller flere mangelfulle selskapsrettslige handlinger er ratifisert
• At ratifiseringen er foretatt etter Delaware-loven
• Om det tidligere er sendt inn et sertifikat
• Om et vedlagt sertifikat er nødvendig for å gi virkning til den ratifiserte handlingen
• Dato og tidspunkt for når den validerte innleveringen anses å være effektiv

Innleveringen bør utformes med omhu. Målet er ikke bare formell etterlevelse. Målet er å skape et ryddig dokumentgrunnlag som støtter selskapets kapitaliserings- og styringshistorikk.

Hva skjer etter validering?

Når ratifiseringen trer i kraft, blir handlingen som regel behandlet som om den var korrekt godkjent fra starten av. Denne tilbakevirkende virkningen er en av de viktigste fordelene ved Delawares tilnærming.

Hvis for eksempel en aksjeutstedelse var mangelfull fordi styregodkjenningen manglet, kan validering bidra til å gjenopprette aksjene til god stand. Hvis en selskapsrettslig transaksjon manglet et nødvendig godkjenningssteg, kan ratifiseringen bidra til å bekrefte at transaksjonen fortsatt er gyldig.

Når det er sagt, sletter ikke validering automatisk alle spørsmål. Selskapet må fortsatt vurdere om andre rettigheter, krav eller prosessuelle beskyttelser gjelder. I noen tilfeller kan Delaware Court of Chancery fortsatt bli involvert etter Section 205 dersom det oppstår en tvist eller det bes om rettslig validering.

Vanlige feil å unngå

Mange selskaper får problemer fordi de behandler validering som en ren papirøvelse i stedet for en juridisk korrekturprosess.

Vanlige feil inkluderer:

• Å unnlate å identifisere den nøyaktige mangelfulle handlingen
• Å bruke en innlevering som ikke samsvarer med det nødvendige DGCL-remediet
• Å ignorere kravene om aksjonærgodkjenning
• Å overse varslingspliktene
• Å anta at alle feil kan rettes på samme måte
• Å ikke bevare styreprotokoller og støttedokumentasjon

Et annet vanlig problem er å vente for lenge. Jo lenger en feil står uadressert, desto større er sannsynligheten for at den påvirker finansiering, due diligence eller selskapsrettslige transaksjoner.

Hvorfor nøyaktige selskapsopplysninger betyr noe

Et Certificate of Validation handler i bunn og grunn om å beskytte selskapets selskapsrettslige historikk. Investorer, kjøpere, långivere og myndigheter gjennomgår ofte kapitaliserings- og styringsdokumenter nøye. Hvis disse dokumentene har hull, kan selskapet senere måtte bruke tid og penger på å rydde opp.

Derfor er løpende etterlevelse så verdifullt. Selskaper som holder orden på stiftelsesdokumenter, styresamtykker, aksjeutstedelser og statlige innleveringer, står langt sterkere til å rette opp problemer raskt dersom en feil oppdages.

For gründere er dette en av grunnene til å samarbeide med en etableringspartner som bidrar til å holde statlige innleveringer og etterlevelsesdokumentasjon i orden. Zenind støtter etablering av amerikanske selskaper og løpende compliance-arbeidsflyter, slik at virksomheter kan opprettholde ryddigere dokumentasjon og reagere raskere når korrigeringer trengs.

Hovedpoeng

Et Delaware Certificate of Validation er ikke en ordinær innlevering. Det er et korrigerende instrument som brukes for å ratifisere og validere en mangelfull selskapsrettslig handling når Delaware-loven krever en innlevering for at korrigeringen skal bli effektiv.

For et selskap er verdien av prosessen tydelig: den kan gjøre et potensielt alvorlig fullmaktsproblem om til en håndterbar etterlevelsessak. Men innleveringen må håndteres nøye, med riktig styrehandling, riktig varsel og riktig støttedokumentasjon.

Hvis selskapet ditt oppdager en feil i aksjeutstedelse, styring eller en annen selskapsrettslig handling, er det tryggeste neste steget å gjennomgå saken raskt og avgjøre om ratifisering etter Delaware-loven er tilgjengelig.