Giấy Chứng Nhận Xác Nhận của Delaware: Cách Hợp Thức Hóa Một Hành Vi Doanh Nghiệp Khiếm Khuyết

Khi một công ty Delaware phát hiện rằng một việc gì đó đã được thực hiện mà không có thẩm quyền hợp lệ, điều đó không phải lúc nào cũng có nghĩa là hành vi cơ bản đó không thể sửa chữa. Luật doanh nghiệp Delaware cung cấp cho công ty một con đường để khắc phục nhiều sai sót như vậy thông qua các thủ tục xác nhận và hợp thức hóa. Đối với người sáng lập, hội đồng quản trị và nhà đầu tư, điều này rất quan trọng vì một lỗi thủ tục nhỏ có thể tạo ra sự không chắc chắn đối với việc phát hành cổ phần, quyết định của hội đồng quản trị hoặc các hồ sơ doanh nghiệp quan trọng khác.

Giấy Chứng Nhận Xác Nhận là một công cụ được sử dụng để chính thức hóa việc khắc phục đó. Công cụ này gắn chặt với Điều 204 của Delaware General Corporation Law, cho phép một công ty xác nhận một số hành vi doanh nghiệp khiếm khuyết, và Điều 205, trao cho Tòa Chancery của Delaware thẩm quyền hợp thức hóa hoặc giải quyết tranh chấp trong những trường hợp phù hợp.

Giấy Chứng Nhận Xác Nhận là gì?

Giấy Chứng Nhận Xác Nhận là một hồ sơ nộp được sử dụng khi một công ty Delaware cần làm cho một hành vi doanh nghiệp khiếm khuyết đã được xác nhận trở nên có hiệu lực và việc khắc phục đó đòi hỏi phải nộp hồ sơ với Bộ trưởng Ngoại giao Delaware. Về mặt thực tiễn, đây là tài liệu giúp biến một hành động đã được xác nhận thành hành động có hiệu lực pháp lý trên hồ sơ của bang.

Hồ sơ này thường được sử dụng khi hành vi doanh nghiệp ban đầu lẽ ra phải đi kèm với một giấy chứng nhận theo Delaware General Corporation Law, nhưng hồ sơ ban đầu bị thiếu, không đầy đủ hoặc có khiếm khuyết khác. Trong những trường hợp đó, công ty có thể nộp Giấy Chứng Nhận Xác Nhận thay vì cố gắng dựa vào hồ sơ ban đầu bị lỗi.

Cơ chế này tồn tại để bảo toàn tính liên tục của doanh nghiệp. Thay vì buộc công ty phải đảo ngược toàn bộ giao dịch, luật Delaware cho phép công ty thừa nhận sai sót, phê chuẩn việc sửa chữa một cách đúng đắn và nộp tài liệu cần thiết để hợp thức hóa hành động đó.

Điều gì được xem là một hành vi doanh nghiệp khiếm khuyết?

Không phải mọi sai sót đều đủ điều kiện. Delaware sử dụng thuật ngữ hành vi doanh nghiệp khiếm khuyết để chỉ những hành vi nằm trong thẩm quyền của công ty nhưng trở nên vô hiệu hoặc có thể bị vô hiệu hóa do thiếu sự phê chuẩn hợp lệ.

Các ví dụ phổ biến bao gồm:

• Phát hành cổ phần mà không có phê chuẩn đúng của hội đồng quản trị
• Phát hành vượt số lượng cổ phần đã được ủy quyền của công ty
• Không phê chuẩn đúng việc bầu hoặc bổ nhiệm giám đốc
• Phê duyệt một giao dịch doanh nghiệp mà không tuân thủ quy trình nội bộ bắt buộc
• Thiếu một hồ sơ nộp bắt buộc hoặc sử dụng sai hồ sơ tại thời điểm giao dịch

Câu hỏi then chốt không phải là giao dịch đó có mong muốn hay không. Câu hỏi then chốt là công ty có thẩm quyền thực hiện hay không, nhưng đã không tuân thủ các bước phê chuẩn cần thiết.

Vì sao Delaware tạo ra quy trình này

Sai sót doanh nghiệp là chuyện thường gặp trong hoạt động kinh doanh thực tế. Một công ty khởi nghiệp có thể phát hành cổ phần trước khi giấy tờ được hoàn thiện. Hội đồng quản trị có thể phê duyệt một giao dịch nhưng sau đó phát hiện ra lỗi kỹ thuật trong biên bản họp. Một công ty có thể nhận ra rằng một sửa đổi điều lệ hoặc việc phát hành cổ phần đã không được nộp đúng cách.

Nếu không có quy trình xác nhận, những khiếm khuyết đó có thể tạo ra các vấn đề nghiêm trọng về sau:

• Quyền sở hữu cổ phần bị nghi ngờ
• Thành phần hội đồng quản trị không rõ ràng
• Không chắc chắn trong các vòng gọi vốn
• Vấn đề trong sáp nhập và mua lại
• Rủi ro tranh chấp từ nhà đầu tư hoặc cựu giám đốc

Các quy tắc xác nhận của Delaware được thiết kế để giảm bớt sự không chắc chắn đó. Chúng cho phép công ty sửa lại hồ sơ trong khi vẫn bảo toàn tối đa giao dịch kinh doanh ban đầu.

Khi nào sử dụng Giấy Chứng Nhận Xác Nhận

Giấy Chứng Nhận Xác Nhận được sử dụng khi hành vi đã được xác nhận cần một hồ sơ nộp cho bang để trở nên có hiệu lực đầy đủ. Điều đó thường xảy ra khi hành vi ban đầu lẽ ra phải yêu cầu sửa đổi giấy chứng nhận thành lập, giấy chứng nhận chỉ định, giấy chứng nhận sáp nhập hoặc một hồ sơ nộp khác theo luật Delaware.

Công cụ này đặc biệt hữu ích khi:

• Công ty cần khắc phục việc phát hành cổ phần chưa được phê chuẩn đúng
• Hồ sơ ban đầu chưa bao giờ được nộp
• Hồ sơ đã được nộp nhưng cần điều chỉnh để phản ánh hành vi đã được xác nhận
• Công ty muốn việc khắc phục được phản ánh với thời điểm hiệu lực rõ ràng

Nếu hành vi khiếm khuyết không cần một hồ sơ nộp theo DGCL, công ty vẫn có thể xác nhận theo Điều 204 mà không cần nộp Giấy Chứng Nhận Xác Nhận. Trong trường hợp đó, nghị quyết của hội đồng quản trị có thể là đủ, tùy thuộc vào các yêu cầu của điều luật.

Quy trình hợp thức hóa diễn ra như thế nào

Mặc dù các bước cụ thể phụ thuộc vào khiếm khuyết, quy trình thường theo một trình tự tương tự.

1. Xác định khiếm khuyết

Trước hết, công ty xác định điều gì đã sai. Điều đó có nghĩa là xác định hành vi, ngày xảy ra, nguồn gốc của việc thiếu phê chuẩn và liệu khiếm khuyết có ảnh hưởng đến cổ phần, quản trị hay một hành vi doanh nghiệp khác hay không.

Bước này rất quan trọng vì hồ sơ xác nhận phải cụ thể. Một mô tả mơ hồ có thể tạo ra nhiều sự không chắc chắn hơn thay vì ít hơn.

2. Thông qua nghị quyết của hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị thông qua các nghị quyết mô tả hành vi doanh nghiệp khiếm khuyết và phê chuẩn việc xác nhận nó. Các nghị quyết đó nên xem xét cẩn thận các tình tiết thực tế và nên xác định hành vi đang được sửa chữa, lý do nó bị khiếm khuyết, và cơ sở để kết luận rằng công ty có thẩm quyền thực hiện hành động đó ngay từ đầu.

3. Xác định xem có cần phê chuẩn của cổ đông hay không

Một số việc xác nhận có thể được hội đồng quản trị phê duyệt một mình. Những việc khác cũng phải được cổ đông phê chuẩn. Luật Delaware yêu cầu phê chuẩn của cổ đông trong một số trường hợp nhất định, đặc biệt là khi hành vi khiếm khuyết ban đầu vốn đã cần sự phê chuẩn của cổ đông.

Ngưỡng phê chuẩn phụ thuộc vào loại khiếm khuyết và các tài liệu điều chỉnh của công ty. Trong một số trường hợp, cả số phiếu của cổ phần hợp lệ và cổ phần giả định đều có thể cần được xem xét.

4. Nộp Giấy Chứng Nhận Xác Nhận

Nếu việc khắc phục cần một hồ sơ nộp theo DGCL, công ty sẽ nộp Giấy Chứng Nhận Xác Nhận với Bộ trưởng Ngoại giao Delaware. Hồ sơ nên bao gồm các thông tin được yêu cầu theo Điều 204, bao gồm việc công ty đã xác nhận một hay nhiều hành vi doanh nghiệp khiếm khuyết và, nếu áp dụng, thông tin về một giấy chứng nhận đã nộp trước đó hoặc một giấy chứng nhận đính kèm cần thiết để làm cho hành vi có hiệu lực.

5. Gửi thông báo

Luật Delaware cũng yêu cầu thông báo trong nhiều trường hợp. Công ty phải thông báo cho người nắm giữ cổ phần hợp lệ và cổ phần giả định theo quy định của điều luật. Yêu cầu thông báo giúp bảo vệ cổ đông bằng cách cho họ cơ hội xem xét việc xác nhận và, nếu cần, thách thức trong thời hạn pháp luật quy định.

6. Chờ thời điểm hiệu lực của việc hợp thức hóa

Khi việc xác nhận có hiệu lực, khiếm khuyết nhìn chung sẽ được khắc phục hồi tố. Tùy thuộc vào các ngoại lệ hạn chế, hành vi khiếm khuyết không còn bị coi là vô hiệu hay có thể bị vô hiệu hóa, và cổ phần hoặc giao dịch sẽ được xem là hợp lệ từ thời điểm ban đầu của hành vi.

Giấy chứng nhận thường bao gồm những gì

Một Giấy Chứng Nhận Xác Nhận của Delaware thường bao gồm các thông tin cơ bản cần thiết để liên kết hồ sơ với khiếm khuyết đã được xác nhận. Tùy từng trường hợp, hồ sơ có thể nêu:

• Tên của công ty
• Rằng một hay nhiều hành vi doanh nghiệp khiếm khuyết đã được xác nhận
• Rằng việc xác nhận được thực hiện theo luật Delaware
• Việc có hay không một giấy chứng nhận trước đó đã được nộp
• Việc có hay không một giấy chứng nhận đính kèm cần thiết để làm cho hành vi đã được xác nhận có hiệu lực
• Ngày và giờ mà hồ sơ đã được hợp thức hóa được coi là có hiệu lực

Hồ sơ cần được soạn thảo cẩn thận. Mục tiêu không chỉ là tuân thủ trên giấy tờ. Mục tiêu là tạo ra một hồ sơ sạch, hỗ trợ lịch sử vốn hóa và quản trị của công ty.

Điều gì xảy ra sau khi hợp thức hóa?

Khi việc xác nhận có hiệu lực, hành vi nói chung sẽ được xem như đã được phê chuẩn đúng đắn ngay từ đầu. Hiệu lực hồi tố đó là một trong những lợi ích chính của cách tiếp cận của Delaware.

Ví dụ, nếu việc phát hành cổ phần bị khiếm khuyết vì thiếu phê chuẩn của hội đồng quản trị, việc hợp thức hóa có thể giúp khôi phục trạng thái tốt của các cổ phần đó. Nếu một giao dịch doanh nghiệp thiếu một bước phê chuẩn bắt buộc, việc xác nhận có thể giúp xác nhận rằng giao dịch vẫn có hiệu lực.

Tuy nhiên, việc hợp thức hóa không tự động xóa bỏ mọi vấn đề. Công ty vẫn cần xem xét liệu các quyền, khiếu nại hoặc biện pháp bảo vệ thủ tục khác có áp dụng hay không. Trong một số trường hợp, Tòa Chancery vẫn có thể tham gia theo Điều 205 nếu có tranh chấp hoặc có yêu cầu xác nhận tư pháp.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Nhiều công ty gặp rắc rối vì coi việc hợp thức hóa chỉ là một thủ tục giấy tờ thay vì một quá trình sửa chữa pháp lý.

Các sai lầm thường gặp bao gồm:

• Không xác định đúng hành vi khiếm khuyết cụ thể
• Sử dụng một hồ sơ nộp không phù hợp với biện pháp khắc phục theo DGCL
• Bỏ qua yêu cầu phê chuẩn của cổ đông
• Bỏ sót nghĩa vụ thông báo
• Giả định rằng mọi khiếm khuyết đều có thể được sửa theo cùng một cách
• Không lưu giữ biên bản hội đồng quản trị và hồ sơ hỗ trợ

Một vấn đề phổ biến khác là chờ quá lâu. Khi một khiếm khuyết kéo dài, nó càng có khả năng ảnh hưởng đến huy động vốn, thẩm định hoặc các giao dịch doanh nghiệp.

Vì sao hồ sơ doanh nghiệp chính xác lại quan trọng

Giấy Chứng Nhận Xác Nhận, xét cho cùng, là để bảo vệ lịch sử doanh nghiệp của công ty. Nhà đầu tư, bên mua, bên cho vay và cơ quan quản lý thường xem xét rất kỹ hồ sơ vốn hóa và quản trị. Nếu những hồ sơ đó có khoảng trống, công ty có thể phải tốn thời gian và tiền bạc để khắc phục sau này.

Đó là lý do vì sao tuân thủ liên tục lại rất có giá trị. Các công ty giữ cho hồ sơ thành lập, quyết định của hội đồng quản trị, việc phát hành cổ phần và các hồ sơ nộp cho bang được sắp xếp gọn gàng sẽ ở vị thế tốt hơn nhiều để xử lý nhanh các vấn đề nếu phát hiện ra khiếm khuyết.

Đối với người sáng lập, đó là một lý do để làm việc với một đối tác thành lập có thể giúp duy trì các hồ sơ nộp cho bang và hồ sơ tuân thủ một cách có tổ chức. Zenind hỗ trợ quy trình thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ và các quy trình tuân thủ liên tục để doanh nghiệp có thể duy trì hồ sơ sạch hơn và phản ứng nhanh hơn khi cần sửa chữa.

Kết luận

Giấy Chứng Nhận Xác Nhận của Delaware không phải là một hồ sơ nộp thông thường. Đây là một công cụ khắc phục được sử dụng để xác nhận và hợp thức hóa một hành vi doanh nghiệp khiếm khuyết khi luật Delaware yêu cầu phải có hồ sơ nộp để việc sửa chữa đó có hiệu lực.

Đối với một công ty, giá trị của quy trình này là rõ ràng: nó có thể biến một vấn đề ủy quyền tiềm ẩn nghiêm trọng thành một vấn đề tuân thủ có thể quản lý được. Nhưng hồ sơ phải được xử lý cẩn thận, với đúng hành động của hội đồng quản trị, đúng thông báo và đúng tài liệu hỗ trợ.

Nếu công ty của bạn phát hiện một khiếm khuyết trong việc phát hành cổ phần, quản trị hoặc một hành vi doanh nghiệp khác, bước tiếp theo an toàn nhất là xem xét vấn đề kịp thời và xác định liệu có thể xác nhận theo luật Delaware hay không.