Certificat de validation du Delaware : comment ratifier un acte corporel défectueux

Lorsqu’une société du Delaware découvre qu’un acte a été posé sans autorisation appropriée, le problème ne signifie pas toujours que l’acte sous-jacent est irrémédiablement compromis. Le droit des sociétés du Delaware offre aux entreprises un moyen de corriger bon nombre de ces erreurs grâce à des procédures de ratification et de validation. Pour les fondateurs, les conseils d’administration et les investisseurs, c’est important, car un petit vice de procédure peut créer de l’incertitude autour des émissions d’actions, des décisions du conseil ou d’autres dossiers corporatifs essentiels.

Un certificat de validation est l’un des outils utilisés pour formaliser cette correction. Il est étroitement lié à la section 204 du Delaware General Corporation Law, qui permet à une société de ratifier certains actes corporels défectueux, ainsi qu’à la section 205, qui confère à la Court of Chancery du Delaware le pouvoir de valider des actes ou de trancher des différends dans certains cas.

Qu’est-ce qu’un certificat de validation?

Un certificat de validation est un dépôt utilisé lorsqu’une société du Delaware doit donner effet à un acte corporel défectueux ratifié et que la correction exige un dépôt auprès du Delaware Secretary of State. En pratique, il s’agit du document qui permet de transformer un acte ratifié en un acte juridiquement valide dans le registre de l’État.

Le dépôt est le plus souvent utilisé lorsque l’acte corporel initial aurait dû être accompagné d’un certificat en vertu du Delaware General Corporation Law, mais que le dépôt initial était absent, incomplet ou autrement défectueux. Dans ces cas, la société peut déposer un certificat de validation au lieu d’essayer de s’appuyer sur le dossier initial défectueux.

Ce mécanisme existe pour préserver la continuité de l’entreprise. Plutôt que de forcer une société à annuler une transaction entière, le droit du Delaware permet à la société de reconnaître l’erreur, d’approuver correctement la correction et de déposer le document nécessaire pour valider l’acte.

Qu’est-ce qu’un acte corporel défectueux?

Toutes les erreurs ne sont pas admissibles. Le Delaware utilise l’expression acte corporel défectueux pour désigner des actes qui entraient dans le pouvoir de la société, mais qui sont devenus nuls ou annulables en raison d’un défaut d’autorisation.

Voici quelques exemples courants:

• Émettre des actions sans approbation adéquate du conseil
• Émettre un trop grand nombre d’actions au-delà du capital autorisé de la société
• Ne pas autoriser correctement l’élection ou la nomination d’un administrateur
• Approuver une opération corporative sans suivre la procédure interne requise
• Omettre un dépôt exigé ou utiliser le mauvais dépôt au moment de la transaction

La question clé n’est pas de savoir si la transaction était souhaitable. La question clé est de savoir si la société avait le pouvoir de la réaliser, mais n’a pas suivi les étapes d’autorisation requises.

Pourquoi le Delaware a créé ce processus

Les erreurs corporatives sont fréquentes dans les activités d’affaires réelles. Une jeune entreprise peut émettre des actions avant que la documentation soit complètement en ordre. Un conseil peut approuver une transaction, puis découvrir plus tard un vice technique dans les procès-verbaux. Une société peut réaliser qu’une modification de charte ou une émission d’actions n’a pas été déposée correctement.

Sans processus de ratification, ces défauts pourraient créer de sérieux problèmes en aval:

• Propriété d’actions contestée
• Composition du conseil incertaine
• Incertitude lors des rondes de financement
• Problèmes dans les fusions et acquisitions
• Risque de litige de la part des investisseurs ou d’anciens administrateurs

Les règles de ratification du Delaware sont conçues pour réduire cette incertitude. Elles permettent à une société de corriger le dossier tout en préservant autant que possible l’opération commerciale initiale.

Quand un certificat de validation est utilisé

Un certificat de validation est utilisé lorsque l’acte ratifié nécessite un dépôt auprès de l’État pour devenir pleinement effectif. Cela se produit souvent lorsque l’acte initial aurait exigé un certificat de modification du certificat de constitution, un certificat de désignation, un certificat de fusion ou un autre dépôt prévu par le droit du Delaware.

Il est particulièrement utile lorsque:

• La société doit corriger une émission d’actions qui n’a pas été autorisée correctement
• Le dépôt initial n’a jamais été effectué
• Le dépôt a été effectué, mais il doit être modifié pour refléter l’acte validé
• La société veut que la correction soit reflétée avec une heure d’effet claire

Si l’acte défectueux ne nécessite pas de dépôt en vertu du DGCL, la société peut tout de même être en mesure de le ratifier en vertu de la section 204 sans déposer de certificat de validation. Dans ce cas, la résolution du conseil peut suffire, sous réserve des exigences de la loi.

Comment fonctionne le processus de validation

Même si les étapes exactes dépendent du défaut, le processus suit généralement une séquence similaire.

1. Identifier le défaut

La société détermine d’abord ce qui a mal tourné. Cela signifie identifier l’acte, la date à laquelle il a eu lieu, la source du défaut d’autorisation, et déterminer si le défaut touche les actions, la gouvernance ou un autre acte corporatif.

Cette étape est importante parce que le dossier de ratification doit être précis. Une description vague peut créer plus d’incertitude, plutôt que moins.

2. Adopter des résolutions du conseil

Le conseil d’administration adopte des résolutions qui décrivent l’acte corporel défectueux et approuvent sa ratification. Ces résolutions doivent traiter les faits avec soin et identifier l’acte corrigé, la raison pour laquelle il était défectueux et la base permettant de conclure que la société avait le pouvoir d’effectuer l’acte au départ.

3. Déterminer si l’approbation des actionnaires est nécessaire

Certaines ratifications peuvent être approuvées uniquement par le conseil. D’autres doivent aussi être approuvées par les actionnaires. Le droit du Delaware exige l’approbation des actionnaires dans certaines situations, surtout lorsque l’acte défectueux aurait lui-même exigé une telle approbation à l’origine.

Le seuil d’approbation dépend du type de défaut et des documents constitutifs de la société. Dans certains cas, les votes des actions valides et des actions putatives peuvent devoir être pris en compte.

4. Déposer le certificat de validation

Si la correction exige un dépôt en vertu du DGCL, la société dépose un certificat de validation auprès du Delaware Secretary of State. Le dépôt doit inclure les renseignements exigés par la section 204, y compris le fait que la société a ratifié un ou plusieurs actes corporels défectueux et, le cas échéant, les renseignements concernant un certificat déjà déposé ou un certificat joint nécessaire pour donner effet à l’acte.

5. Envoyer un avis

Le droit du Delaware exige aussi souvent un avis. La société doit aviser les détenteurs d’actions valides et d’actions putatives selon les modalités prévues par la loi. L’exigence d’avis aide à protéger les actionnaires en leur donnant la possibilité d’examiner la ratification et, au besoin, de la contester dans le délai prévu.

6. Attendre l’heure d’effet de validation

Une fois la ratification effective, le défaut est généralement corrigé rétroactivement. Sous réserve d’exceptions limitées, l’acte défectueux n’est plus considéré comme nul ou annulable, et les actions ou la transaction sont réputées valides à compter du moment initial de l’acte.

Ce que le certificat comprend habituellement

Un certificat de validation du Delaware comprend généralement les renseignements de base nécessaires pour relier le dépôt au défaut ratifié. Selon les circonstances, il peut indiquer:

• Le nom de la société
• Qu’un ou plusieurs actes corporels défectueux ont été ratifiés
• Que la ratification a été faite en vertu du droit du Delaware
• Si un certificat antérieur a été déposé
• Si un certificat joint est nécessaire pour donner effet à l’acte ratifié
• La date et l’heure auxquelles le dépôt validé est réputé prendre effet

Le dépôt doit être rédigé avec soin. L’objectif n’est pas seulement la conformité sur papier. L’objectif est de créer un dossier clair qui soutient l’historique de capitalisation et de gouvernance de la société.

Que se passe-t-il après la validation?

Une fois la ratification en vigueur, l’acte est généralement traité comme s’il avait été correctement autorisé dès le départ. Cet effet rétroactif est l’un des principaux avantages de l’approche du Delaware.

Par exemple, si une émission d’actions était défectueuse parce que l’approbation du conseil manquait, la validation peut aider à remettre ces actions en règle. Si une opération corporative n’avait pas reçu l’étape d’autorisation requise, la ratification peut aider à confirmer que la transaction demeure valide.

Cela dit, la validation n’efface pas automatiquement tous les enjeux. La société doit encore déterminer si d’autres droits, réclamations ou protections procédurales s’appliquent. Dans certains cas, la Court of Chancery peut encore intervenir en vertu de la section 205 s’il existe un différend ou une demande de validation judiciaire.

Erreurs courantes à éviter

De nombreuses sociétés ont des problèmes parce qu’elles considèrent la validation comme une simple formalité administrative plutôt que comme un véritable processus de correction juridique.

Erreurs fréquentes:

• Ne pas identifier précisément l’acte défectueux
• Utiliser un dépôt qui ne correspond pas au recours exigé par le DGCL
• Ignorer les exigences d’approbation des actionnaires
• Omettre les obligations d’avis
• Croire que chaque défaut peut être corrigé de la même façon
• Ne pas conserver les procès-verbaux du conseil et les pièces justificatives

Un autre problème courant est d’attendre trop longtemps. Plus un défaut reste ouvert longtemps, plus il risque d’avoir une incidence sur le financement, la vérification diligente ou les opérations corporatives.

Pourquoi l’exactitude des dossiers corporatifs est importante

Un certificat de validation vise essentiellement à protéger l’historique corporatif de l’entreprise. Les investisseurs, les acquéreurs, les prêteurs et les organismes de réglementation examinent souvent de près les dossiers de capitalisation et de gouvernance. Si ces dossiers comportent des lacunes, la société peut devoir consacrer plus de temps et d’argent à les corriger plus tard.

C’est pourquoi la conformité continue est si utile. Les sociétés qui conservent de façon organisée leurs documents de constitution, les consentements du conseil, les émissions d’actions et les dépôts auprès de l’État sont beaucoup mieux placées pour corriger rapidement les problèmes si un défaut est découvert.

Pour les fondateurs, c’est l’une des raisons de travailler avec un partenaire de formation qui aide à maintenir les dépôts d’État et les dossiers de conformité en ordre. Zenind soutient la formation de sociétés américaines et les flux de travail de conformité continue afin que les entreprises puissent maintenir des dossiers plus propres et réagir plus rapidement lorsque des corrections sont nécessaires.

Point à retenir

Un certificat de validation du Delaware n’est pas un dépôt ordinaire. C’est un instrument correctif utilisé pour ratifier et valider un acte corporel défectueux lorsque le droit du Delaware exige un dépôt pour rendre cette correction effective.

Pour une société, l’intérêt du processus est clair: il peut transformer un problème d’autorisation potentiellement grave en une question de conformité gérable. Mais le dépôt doit être traité avec soin, avec la bonne décision du conseil, le bon avis et la bonne documentation à l’appui.

Si votre entreprise découvre un défaut dans une émission d’actions, la gouvernance ou un autre acte corporatif, l’étape la plus sûre consiste à examiner rapidement le problème et à déterminer si une ratification en vertu du droit du Delaware est possible.