Danh sách kiểm tra trước khi hoàn thiện thỏa thuận điều hành Delaware LLC cho nhà sáng lập

Một thỏa thuận điều hành Delaware LLC không chỉ là một thủ tục hình thức. Đây là bộ quy tắc nội bộ xác định doanh nghiệp được sở hữu, quản lý, tài trợ và bảo vệ như thế nào khi các quyết định trở nên khó khăn. Đối với nhà sáng lập, thời điểm tốt nhất để xử lý những vấn đề này là trước khi có xung đột, trước khi tiền được phân chia, và trước khi một thành viên muốn rút lui.

Nếu bạn đang thành lập một Delaware LLC, hãy xem thỏa thuận điều hành như một danh sách kiểm tra trước khi cất cánh. Tài liệu này nên được rà soát cẩn thận khi doanh nghiệp còn mới, ताकि các chủ sở hữu có thể thống nhất những quy tắc quan trọng sẽ chi phối công ty trong nhiều năm tới.

Zenind giúp các doanh nhân thành lập LLC và duy trì tổ chức trong từng giai đoạn của quá trình khởi nghiệp. Một thỏa thuận điều hành vững chắc là một trong những tài liệu quan trọng nhất mà nhà sáng lập có thể chuẩn bị sau khi thành lập.

Vì sao thỏa thuận điều hành quan trọng

Delaware nổi tiếng với hệ thống luật thực thể thân thiện với doanh nghiệp, nhưng điều đó không có nghĩa là công ty có thể bỏ ngỏ các câu hỏi về quyền sở hữu. Một thỏa thuận điều hành được soạn thảo tốt sẽ giúp:

• Xác nhận ai sở hữu LLC và mỗi thành viên đã đóng góp gì
• Xác định ai quản lý công ty và quyền hạn được phân chia như thế nào
• Thiết lập ngưỡng biểu quyết cho các quyết định quan trọng
• Giảm sự mơ hồ khi có tranh chấp
• Bảo vệ LLC khỏi các quy tắc mặc định ngoài ý muốn theo luật tiểu bang
• Thiết lập quy trình cho chuyển nhượng, rút lui, qua đời, giải thể và mua lại phần sở hữu

Nếu không có thỏa thuận bằng văn bản, công ty có thể phải dựa vào các quy định theo luật định mặc định không phản ánh đúng ý định của nhà sáng lập. Điều đó có thể gây ra căng thẳng, chậm trễ và chi phí không cần thiết.

Bắt đầu với mô hình quản trị cốt lõi

Quyết định đầu tiên là LLC sẽ được vận hành như thế nào.

Quản lý bởi thành viên hay bởi quản lý

Trong một LLC do thành viên quản lý, các chủ sở hữu trực tiếp xử lý hoạt động hằng ngày. Cách này có thể phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, nơi các thành viên đều tham gia tích cực.

Trong một LLC do quản lý điều hành, một hoặc nhiều nhà quản lý được trao quyền vận hành doanh nghiệp. Các nhà quản lý có thể là thành viên, nhưng không bắt buộc phải như vậy. Cấu trúc này thường hữu ích khi:

• Một số chủ sở hữu là nhà đầu tư thụ động
• Công ty dự kiến sẽ có quản lý bên ngoài
• Cần tinh gọn quá trình ra quyết định
• Nhà sáng lập muốn tách bạch hơn giữa quyền sở hữu và quyền kiểm soát

Một cấu trúc kết hợp cũng có thể phù hợp, trong đó các thành viên vẫn giữ quyền kiểm soát đối với những hành động lớn, còn các nhà quản lý xử lý công việc kinh doanh thường nhật.

Xác định giới hạn thẩm quyền

Ngay cả khi đã bổ nhiệm quản lý, thỏa thuận vẫn nên nêu rõ những hành động nào cần được thành viên phê duyệt. Các ví dụ phổ biến gồm:

• Mua hoặc bán tài sản quan trọng
• Vay tiền hoặc thế chấp tài sản bảo đảm
• Ký các hợp đồng dài hạn
• Tuyển dụng nhân sự chủ chốt
• Mở hoặc đóng tài khoản ngân hàng
• Thực hiện các lựa chọn về thuế
• Nộp hồ sơ giải thể, sáp nhập hoặc chuyển đổi
• Phê duyệt các đợt gọi vốn
• Kết nạp thành viên mới

Hành động càng quan trọng, tiêu chuẩn biểu quyết càng cần được xem xét kỹ.

Quyết định cách biểu quyết sẽ hoạt động

Một thỏa thuận điều hành mạnh không nên để các quyết định lớn phụ thuộc vào phỏng đoán. Nhà sáng lập nên xác định những vấn đề nào cần:

• Phê duyệt theo đa số đơn giản
• Phê duyệt theo đa số tăng cường
• Sự đồng ý nhất trí

Khi đa số đơn giản là đủ

Các vấn đề vận hành thường ngày thường chỉ cần đa số đơn giản. Điều này giúp công ty tiếp tục tiến lên mà không phải có tất cả chủ sở hữu cùng đồng ý.

Khi đa số tăng cường là hợp lý

Ngưỡng cao hơn thường phù hợp hơn cho các quyết định cấu trúc quan trọng, chẳng hạn như:

• Phát hành thêm phần vốn
• Gánh thêm khoản nợ lớn
• Sửa đổi các điều khoản sở hữu cốt lõi
• Bán tài sản trọng yếu
• Quyết định sáp nhập hoặc chuyển đổi

Khi sự nhất trí có thể phù hợp

Một số vấn đề mang tính nền tảng đến mức tất cả thành viên nên đồng ý trước khi công ty hành động. Những vấn đề này có thể gồm:

• Kết nạp thành viên mới
• Loại bỏ quyền mua trước
• Thay đổi cách phân bổ lợi nhuận
• Giải thể công ty sớm
• Phê duyệt giao dịch với bên liên quan có ảnh hưởng đến quyền kiểm soát

Mục tiêu là cân bằng giữa hiệu quả và bảo vệ các chủ sở hữu thiểu số.

Làm rõ quyền sở hữu và góp vốn

Quyền sở hữu cần được nêu chính xác. Thỏa thuận nên xác định:

• Tên của từng thành viên
• Tỷ lệ hoặc số đơn vị sở hữu
• Giá trị hoặc loại tài sản đã góp
• Khoản góp là tiền mặt, tài sản, dịch vụ hay kết hợp
• Có yêu cầu góp vốn bổ sung trong tương lai hay không
• Cách thức phê duyệt khoản góp bổ sung

Tránh ngôn ngữ quyền sở hữu mơ hồ

Các từ như “vốn chủ sở hữu”, “khoản đầu tư” hoặc “phần sở hữu” có thể quá mơ hồ nếu không được định nghĩa. Một nhà sáng lập góp vốn bằng công sức có thể không muốn khoản đóng góp đó được xử lý giống như khoản góp bằng tiền của một nhà đầu tư thụ động, trừ khi thỏa thuận nói rõ như vậy.

Tách quyền kinh tế khỏi quyền biểu quyết khi cần

Trong một số LLC, việc tạo ra các lớp quyền lợi khác nhau là hữu ích. Ví dụ:

• Quyền biểu quyết cho các nhà sáng lập tích cực
• Quyền lợi kinh tế không có biểu quyết cho nhà đầu tư thụ động
• Quyền phân bổ đặc biệt cho những người đóng góp sớm

Điều này có thể giúp duy trì quyền kiểm soát đồng thời vẫn trao cho nhà đầu tư một quyền lợi tài chính rõ ràng.

Xử lý nghĩa vụ ủy thác và hành vi nội bộ

Các thành viên và nhà quản lý nên biết họ có nghĩa vụ gì và thỏa thuận xử lý những nghĩa vụ đó như thế nào.

Thỏa thuận điều hành có thể đề cập đến:

• Nghĩa vụ trung thành
• Nghĩa vụ cẩn trọng
• Xung đột lợi ích
• Cơ hội được đưa đến cho công ty
• Quy tắc bồi thường
• Giới hạn miễn trừ trách nhiệm
• Phê duyệt giao dịch với bên liên quan

Những điều khoản này quan trọng vì công ty có thể xác định hoặc điều chỉnh một số nghĩa vụ nội bộ trong thỏa thuận của mình, tùy theo luật áp dụng. Nhà sáng lập không nên cho rằng các quy tắc mặc định sẽ phù hợp với quan hệ kinh doanh của họ.

Thiết lập quy tắc xung đột trước khi xung đột xảy ra

Một quy trình rõ ràng để xử lý xung đột có thể ngăn tranh chấp về sau. Thỏa thuận có thể yêu cầu công bố, phê duyệt bởi những người không có lợi ích liên quan, hoặc thủ tục biểu quyết đặc biệt khi một quyết định mang lại lợi ích cho một chủ sở hữu nhiều hơn những người khác.

Bảo vệ quyền chuyển nhượng và kế thừa

Nhiều tranh chấp LLC bắt đầu khi một người muốn chuyển nhượng phần sở hữu, rời khỏi doanh nghiệp, hoặc qua đời. Thỏa thuận nên trả lời những câu hỏi đó trước khi chúng trở thành tình huống khẩn cấp.

Hạn chế chuyển nhượng

Hãy cân nhắc liệu một thành viên có thể tự do chuyển nhượng phần sở hữu hay chỉ được làm vậy khi có sự đồng ý. Thỏa thuận nên đề cập đến:

• Chuyển nhượng cho người thân
• Bán cho bên thứ ba
• Cầm cố hoặc tạo quyền bảo đảm
• Chuyển nhượng theo hiệu lực của pháp luật
• Chuyển nhượng một phần so với rút lui toàn bộ

Cơ chế mua lại phần sở hữu

Nếu một thành viên rời đi, công ty cần biết liệu có thể hoặc phải mua lại phần sở hữu đó hay không. Thỏa thuận có thể quy định:

• Các sự kiện kích hoạt
• Yêu cầu thông báo
• Phương pháp định giá
• Điều khoản thanh toán
• Quyền ưu tiên mua trước
• Cấu trúc mua chéo hoặc mua bởi thực thể

Qua đời, khuyết tật và mất năng lực

Thỏa thuận cũng nên giải thích điều gì xảy ra khi một thành viên qua đời hoặc mất năng lực. Các câu hỏi quan trọng gồm:

• Phần sở hữu có chuyển cho người thừa kế hoặc quỹ tín thác hay không?
• Người thụ hưởng có trở thành thành viên có quyền biểu quyết hay không?
• Công ty có bắt buộc mua lại phần sở hữu hay không?
• Có bảo hiểm để tài trợ cho việc mua lại hay không?
• Ai có thể phê duyệt việc định giá?

Nếu không có quy định rõ ràng, gia đình và các đồng chủ sở hữu có thể rơi vào tranh chấp về quyền kiểm soát, quyền nhận thu nhập hoặc thời điểm thanh lý.

Bảo toàn các biện pháp bảo vệ chủ nợ quan trọng

Một lý do khiến nhà sáng lập chọn Delaware là sự mạnh mẽ và tính dự đoán của khuôn khổ LLC tại đây. Thỏa thuận cần được soạn thảo cẩn thận để không vô tình làm suy yếu các biện pháp bảo vệ theo luật định có giá trị.

Ví dụ, công ty nên cân nhắc liệu thỏa thuận có giữ nguyên cách xử lý dự kiến đối với một charging order và tránh ngôn ngữ có thể vô ý mở rộng quyền của chủ nợ hay không. Thỏa thuận điều hành cần được rà soát kỹ nếu có các điều khoản về chuyển nhượng, biện pháp khắc phục hoặc quyền cưỡng chế.

Lập kế hoạch phân phối và phân bổ lợi nhuận

Thỏa thuận nên giải thích rõ ràng cách LLC xử lý tiền sau khi kiếm được.

Nó nên trả lời:

• Lợi nhuận và thua lỗ được phân bổ như thế nào
• Khi nào việc phân phối được thực hiện
• Có yêu cầu phân phối để hỗ trợ thuế hay không
• Có áp dụng các phân bổ đặc biệt cho một số thành viên hay không
• Có thể giữ lại phân phối để lập quỹ dự phòng hoặc trả nợ hay không
• Xử lý lợi nhuận ưu tiên, nếu có, như thế nào

Nếu công ty dự kiến có nhà đầu tư bên ngoài hoặc nhiều lớp nhà sáng lập, các quy tắc phân phối cần đủ cụ thể để tránh tranh cãi sau này.

Quyết định cách sửa đổi thỏa thuận

Thỏa thuận điều hành nên ổn định, nhưng cũng phải đủ linh hoạt để phát triển cùng doanh nghiệp.

Nhà sáng lập nên quyết định:

• Ai có thể đề xuất sửa đổi
• Việc sửa đổi cần đa số, đa số tăng cường hay nhất trí
• Có cần các ngưỡng biểu quyết khác nhau cho từng phần hay không
• Có cần sự đồng ý bằng văn bản thay vì bỏ phiếu trong cuộc họp hay không

Điều này đặc biệt quan trọng vì một số điều khoản dễ thay đổi hơn những điều khoản khác. Nếu quy tắc sửa đổi quá cứng nhắc, công ty có thể bị mắc kẹt với các điều khoản lỗi thời. Nếu quá lỏng lẻo, các chủ sở hữu thiểu số có thể bị phơi nhiễm trước những thay đổi bất công.

Rà soát trước khi ký

Trước khi các thành viên ký, mỗi nhà sáng lập nên xem xét thỏa thuận với mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp trong tâm trí. Một lần rà soát cẩn thận nên đặt ra các câu hỏi:

• Cấu trúc quản lý có phản ánh thực tế hay không?
• Quyền biểu quyết có phù hợp với quyền sở hữu và quyền kiểm soát hay không?
• Các hạn chế chuyển nhượng có thực tế không?
• Quy tắc mua lại có khả thi nếu ai đó rời đi hay không?
• Điều khoản giải quyết tranh chấp và sửa đổi có rõ ràng không?
• Có điều khoản nào làm suy yếu các biện pháp bảo vệ mà thành viên kỳ vọng giữ lại hay không?

Ở giai đoạn này, thường dễ và rẻ hơn nhiều để chỉnh sửa tài liệu so với việc thương lượng sau khi đã phát sinh bất đồng.

Danh sách kiểm tra thực tiễn cho nhà sáng lập

Hãy sử dụng danh sách kiểm tra này trước khi hoàn thiện thỏa thuận điều hành Delaware LLC:

• Xác nhận cấu trúc quản lý của LLC
• Xác định rõ quyền sở hữu của từng thành viên
• Nêu rõ phần đóng góp của từng thành viên
• Thiết lập ngưỡng biểu quyết cho các hành động quan trọng
• Xử lý các đợt gọi vốn và tài trợ trong tương lai
• Thêm hạn chế chuyển nhượng và quy tắc mua lại
• Bao quát các sự kiện qua đời, khuyết tật và rút lui
• Làm rõ các điều khoản phân phối và liên quan đến thuế
• Xử lý nghĩa vụ ủy thác và xung đột lợi ích
• Bảo vệ các biện pháp luật định quan trọng và quyền của công ty
• Thiết lập quy trình sửa đổi phù hợp với doanh nghiệp

Kết luận

Một thỏa thuận điều hành Delaware LLC nên làm nhiều hơn việc đáp ứng một yêu cầu hồ sơ. Nó nên đóng vai trò như sổ tay vận hành nội bộ của công ty và cung cấp một khuôn khổ rõ ràng cho quyền kiểm soát, kinh tế và quyền rút lui.

Đối với nhà sáng lập, những thỏa thuận điều hành tốt nhất là những thỏa thuận được soạn thảo trước khi vấn đề phát sinh. Chúng thực tế, cụ thể và phù hợp với cách doanh nghiệp thực sự được kỳ vọng sẽ vận hành. Đó là kiểu chuẩn bị giúp một LLC giữ được sự tổ chức khi phát triển.