Một công ty Delaware có cần thỏa thuận cổ đông không?

Thỏa thuận cổ đông là một trong những tài liệu nội bộ hữu ích nhất mà một công ty có thể áp dụng, đặc biệt khi có nhiều hơn một người sở hữu cổ phần. Đối với một công ty Delaware, thỏa thuận này có thể xác định cách thức sở hữu hoạt động, cách các quyết định được đưa ra, cách cổ phần có thể được chuyển nhượng và điều gì sẽ xảy ra nếu một chủ sở hữu rời đi, qua đời hoặc muốn bán.

Mặc dù luật Delaware không yêu cầu mọi công ty phải có thỏa thuận cổ đông, nhiều doanh nghiệp vẫn được hưởng lợi từ việc có tài liệu này. Thỏa thuận giúp giảm bớt sự nhầm lẫn, bảo vệ những người sáng lập và ngăn chặn tranh chấp trước khi chúng phát sinh. Với một công ty khởi nghiệp, doanh nghiệp gia đình hoặc công ty có số lượng cổ đông hạn chế, nó có thể quan trọng không kém điều lệ thành lập và quy chế nội bộ.

Nếu bạn đang thành lập một công ty và muốn giữ cho các quy tắc sở hữu rõ ràng ngay từ đầu, thỏa thuận cổ đông thường rất đáng cân nhắc.

Thỏa thuận cổ đông là gì?

Thỏa thuận cổ đông là một hợp đồng riêng giữa công ty và các cổ đông, và đôi khi là giữa các cổ đông với nhau. Tài liệu này quy định các quyền và nghĩa vụ vượt ra ngoài những quy tắc cơ bản có trong các tài liệu thành lập.

Không giống như các hồ sơ công khai, thỏa thuận cổ đông có thể được điều chỉnh theo thực tế của doanh nghiệp. Nó thường bao gồm các vấn đề như:

• Ai có thể sở hữu cổ phần
• Cổ phần có thể được chuyển nhượng hoặc bán như thế nào
• Các chủ sở hữu khác có quyền ưu tiên mua trước hay không
• Giám đốc hoặc viên chức được lựa chọn như thế nào
• Các quyết định quan trọng của công ty được phê duyệt ra sao
• Điều gì xảy ra nếu một cổ đông rời khỏi doanh nghiệp
• Cách xử lý bế tắc và tranh chấp
• Điều khoản mua lại sau khi xảy ra cái chết, mất năng lực, ly hôn hoặc hành vi sai phạm

Mục đích rất đơn giản: làm rõ kỳ vọng về quyền sở hữu trước khi vấn đề phát sinh.

Delaware có yêu cầu thỏa thuận này không?

Không, Delaware nhìn chung không yêu cầu một công ty phải có thỏa thuận cổ đông để được thành lập hoặc hoạt động. Nhiều công ty được thành lập mà không có tài liệu này và vẫn tuân thủ luật tiểu bang.

Tuy nhiên, việc không có yêu cầu không có nghĩa là tài liệu này không cần thiết. Trên thực tế, một công ty Delaware có nhiều chủ sở hữu thường được lợi khi có một thỏa thuận bằng văn bản vì nó có thể:

• Giúp các nhà sáng lập thống nhất cách công ty sẽ được điều hành
• Ngăn việc cổ phần bị chuyển cho người ngoài ngoài ý muốn
• Tạo sự tin tưởng cho nhà đầu tư rằng các quy tắc quản trị đã được ghi nhận
• Làm cho việc lập kế hoạch kế nhiệm trở nên dễ dàng hơn
• Giảm nguy cơ tranh chấp tốn kém về sau

Với một công ty có số lượng cổ đông hạn chế, việc bỏ ngỏ các vấn đề này có thể tạo ra rắc rối lớn khi doanh nghiệp phát triển hoặc quyền sở hữu thay đổi.

Vì sao các công ty Delaware thường dùng thỏa thuận cổ đông

Delaware là một bang phổ biến để thành lập doanh nghiệp nhờ hệ thống luật kinh doanh đã phát triển và cấu trúc công ty linh hoạt. Sự linh hoạt đó hữu ích, nhưng cũng đồng nghĩa với việc các chủ sở hữu cần tự xác định nhiều quy tắc hơn.

Thỏa thuận cổ đông có thể lấp đầy những khoảng trống đó. Nó đặc biệt hữu ích khi:

• Công ty có từ hai nhà sáng lập trở lên
• Một chủ sở hữu góp vốn trong khi người khác góp công hoặc chuyên môn
• Các thành viên trong gia đình cùng sở hữu cổ phần
• Doanh nghiệp dự kiến có nhà đầu tư trong tương lai
• Công ty muốn đặt ra hạn chế đối với việc chuyển nhượng cổ phần
• Các chủ sở hữu muốn có quy trình ra quyết định rõ ràng

Nếu không có thỏa thuận bằng văn bản, tranh chấp có thể dẫn đến sự không chắc chắn về việc ai kiểm soát công ty và mỗi chủ sở hữu thực sự có những quyền gì.

Những điều khoản quan trọng nên bao gồm

Một thỏa thuận cổ đông tốt nên phản ánh đúng cấu trúc và mục tiêu của công ty. Mặc dù mỗi doanh nghiệp đều khác nhau, các điều khoản sau thường được đưa vào.

Hạn chế chuyển nhượng

Cổ đông thường không nên được tự do bán cổ phần cho bất kỳ ai mà không có giới hạn. Các hạn chế chuyển nhượng có thể ngăn quyền sở hữu rơi vào tay đối thủ cạnh tranh, vợ/chồng cũ hoặc một bên thứ ba không liên quan.

Các công cụ phổ biến bao gồm:

• Quyền ưu tiên mua trước
• Yêu cầu phê duyệt trước khi chuyển nhượng
• Quy tắc mua bán nội bộ
• Cấm chuyển nhượng quyền biểu quyết mà không có sự đồng ý

Điều khoản mua bán

Điều khoản mua bán giải thích điều gì xảy ra khi một chủ sở hữu muốn rút lui hoặc khi một sự kiện kích hoạt xảy ra. Nó có thể quy định cách định giá, thời hạn thanh toán và ai có quyền hoặc nghĩa vụ mua cổ phần của người rời đi.

Các sự kiện kích hoạt điển hình bao gồm:

• Qua đời
• Mất khả năng lao động
• Nghỉ hưu
• Phá sản
• Ly hôn
• Chấm dứt việc làm
• Rời đi tự nguyện

Quyền biểu quyết và quản trị

Thỏa thuận có thể xác định cách cổ đông biểu quyết đối với các vấn đề quan trọng và những quyết định nào cần đa số đặc biệt hoặc nhất trí.

Ví dụ bao gồm:

• Phát hành cổ phần mới
• Bán doanh nghiệp
• Vay nợ lớn
• Sửa đổi tài liệu quản trị
• Tuyển dụng hoặc bãi nhiệm các chức danh chủ chốt

Vấn đề về hội đồng quản trị và viên chức

Trong các công ty có số lượng cổ đông hạn chế, các nhà sáng lập thường muốn làm rõ ai ngồi trong hội đồng quản trị và cách bổ nhiệm hoặc bãi nhiệm viên chức. Thỏa thuận có thể thiết lập những kỳ vọng này và giảm tranh chấp về sau.

Chính sách cổ tức và phân phối

Nếu công ty dự định trả cổ tức hoặc phân phối lợi nhuận, thỏa thuận có thể giải thích khi nào và bằng cách nào việc đó diễn ra. Điều này đặc biệt hữu ích khi các chủ sở hữu đóng góp theo những cách khác nhau và muốn có một cấu trúc tài chính có thể dự đoán.

Điều khoản bảo mật và không cạnh tranh

Tùy theo loại hình doanh nghiệp và khu vực pháp lý, thỏa thuận có thể bao gồm nghĩa vụ bảo mật, điều khoản không lôi kéo khách hàng hoặc nhân sự, hoặc các cam kết bảo vệ khác. Những điều khoản này cần được soạn thảo cẩn thận và xem xét về khả năng thực thi.

Giải quyết bế tắc

Khi có từ hai chủ sở hữu trở lên với quyền kiểm soát ngang nhau, bế tắc có thể khiến doanh nghiệp bị đình trệ. Thỏa thuận cổ đông có thể bao gồm cơ chế giải quyết phiếu ngang bằng hoặc phá vỡ thế bế tắc trước khi hoạt động bị ảnh hưởng.

Thỏa thuận cổ đông và quy chế nội bộ

Thỏa thuận cổ đông và quy chế nội bộ của công ty có liên quan với nhau, nhưng không phải là một.

• Quy chế nội bộ là các quy tắc nội bộ điều chỉnh cách công ty vận hành.
• Thỏa thuận cổ đông là hợp đồng xác định quyền và nghĩa vụ sở hữu giữa công ty và các chủ sở hữu.

Quy chế nội bộ thường đề cập đến các vấn đề như họp, thông báo, thủ tục hội đồng quản trị và vai trò của viên chức. Thỏa thuận cổ đông tập trung nhiều hơn vào khía cạnh kinh tế và quyền kiểm soát sở hữu.

Nhiều công ty Delaware sử dụng cả hai tài liệu cùng nhau. Quy chế nội bộ cung cấp khung vận hành, trong khi thỏa thuận cổ đông xử lý các vấn đề nhạy cảm về quyền sở hữu một cách chi tiết hơn.

Khi nào bạn nên đặc biệt cân nhắc một thỏa thuận

Thỏa thuận cổ đông đặc biệt quan trọng khi có một trong các yếu tố sau:

• Có hơn một nhà sáng lập
• Một chủ sở hữu thụ động trong khi người khác trực tiếp điều hành hằng ngày
• Công ty dự kiến nhận vốn từ bên ngoài
• Doanh nghiệp sở hữu tài sản trí tuệ hoặc quan hệ khách hàng có giá trị
• Các chủ sở hữu có quan hệ họ hàng hoặc có mối quan hệ cá nhân bên ngoài kinh doanh
• Công ty phụ thuộc vào một người chủ chốt mà nếu người đó rời đi sẽ ảnh hưởng đến hoạt động
• Các chủ sở hữu muốn tránh kiện tụng trong tương lai về định giá hoặc quyền kiểm soát

Trong những tình huống này, thỏa thuận giống như một hình thức bảo hiểm. Bạn hy vọng sẽ không phải dùng đến nó thường xuyên, nhưng sẽ rất có giá trị khi doanh nghiệp đối mặt với thay đổi.

Điều gì xảy ra nếu bạn không có thỏa thuận này?

Nếu không có thỏa thuận cổ đông, tranh chấp thường sẽ được giải quyết theo luật công ty mặc định, quy chế nội bộ và bất kỳ thỏa thuận miệng nào giữa các chủ sở hữu. Điều đó có thể rủi ro vì các thỏa thuận miệng rất dễ bị quên, hiểu sai hoặc bị tranh chấp sau này.

Những vấn đề tiềm ẩn bao gồm:

• Một cổ đông bán cổ phần cho bên mua không mong muốn
• Tranh luận về giá trị cổ phần của người rời đi
• Nhầm lẫn về quyền biểu quyết
• Tranh chấp về ai kiểm soát công ty
• Chậm trễ khi xử lý cổ phần của một cổ đông đã qua đời
• Mâu thuẫn khi một chủ sở hữu muốn rời đi còn người kia không muốn mua lại

Những vấn đề này sẽ dễ quản lý hơn nhiều khi các quy tắc đã được viết ra trước.

Cách tiếp cận việc soạn thảo thỏa thuận

Một thỏa thuận cổ đông mạnh nên thực tế, không chung chung. Phiên bản tốt nhất phản ánh cấu trúc sở hữu, kế hoạch huy động vốn và mục tiêu dài hạn của công ty.

Khi soạn thảo, hãy cân nhắc:

• Tỷ lệ sở hữu hiện tại và tương lai
• Tất cả chủ sở hữu có đều là người trực tiếp điều hành toàn thời gian hay không
• Cách tiếp nhận nhà đầu tư mới
• Cổ phần có được trao quyền sở hữu theo thời gian hay không
• Công ty sẽ được định giá thế nào cho các giao dịch mua lại
• Những quyết định nào cần sự phê duyệt đặc biệt
• Cách giải quyết tranh chấp nếu các chủ sở hữu bất đồng

Nếu bạn đang thành lập một công ty, đây là thời điểm phù hợp để giải quyết những vấn đề này. Chờ đến khi xung đột xuất hiện thường khiến quá trình trở nên khó khăn và tốn kém hơn.

Mẹo của Zenind cho công ty mới

Khi bạn thành lập một công ty thông qua Zenind, bạn có thể xây dựng doanh nghiệp trên nền tảng pháp lý vững chắc hơn ngay từ ngày đầu. Thỏa thuận cổ đông là một trong số các tài liệu có thể giúp tổ chức quyền sở hữu tốt hơn và giảm tranh chấp có thể tránh được khi công ty phát triển.

Đối với nhiều công ty mới, đặc biệt là các công ty có số lượng cổ đông hạn chế, nên kết hợp quá trình thành lập với một chiến lược quản trị rõ ràng thay vì xem các quy tắc sở hữu như một việc để sau.

Kết luận

Một công ty Delaware thường không cần thỏa thuận cổ đông để tồn tại, nhưng nhiều công ty vẫn nên có. Tài liệu này làm rõ quyền sở hữu, bảo vệ doanh nghiệp khỏi các chuyển nhượng không mong muốn và cung cấp cho các nhà sáng lập một lộ trình để xử lý những thay đổi trong tương lai.

Nếu công ty của bạn có nhiều hơn một chủ sở hữu hoặc được kỳ vọng sẽ phát triển, thỏa thuận cổ đông có thể là một trong những tài liệu quan trọng nhất bạn tạo ra. Nó giúp biến những kỳ vọng không chính thức thành các quy tắc có thể thực thi và giúp công ty có cơ hội tốt hơn để tránh các tranh chấp tốn kém.

Trước khi hoàn tất bất kỳ thỏa thuận nào, hãy cân nhắc để một luật sư có chuyên môn xem xét nhằm bảo đảm tài liệu phù hợp với cấu trúc và kế hoạch dài hạn của công ty.