ضرائب 101: الخصومات التي يمكن لأصحاب الأعمال الصغيرة المطالبة بها بدون إيصالات

إدارة مشروع تجاري تعني البقاء منظمًا، خاصةً عند حلول موسم الضرائب. يعتقد كثير من المؤسسين أن كل خصم يجب أن يكون مدعومًا بإيصال ورقي حتى يكون صحيحًا. لكن في الواقع، يمكن إثبات بعض المصروفات بسجلات أخرى، مثل كشوف الحسابات البنكية، وسجلات الأميال، والفواتير، وتقارير الرواتب، ووثائق الخطط.

ومع ذلك، ما تزال مصلحة الضرائب تتوقع منك الاحتفاظ بسجلات موثوقة. فعبارة “بدون إيصالات” لا تعني “بدون إثبات”. بل قد يعني ذلك أنه يمكنك المطالبة ببعض الخصومات باستخدام مستندات بديلة عندما تُظهر السجلات بوضوح الغرض التجاري والمبلغ والتاريخ.

بالنسبة إلى رواد الأعمال، وأصحاب الشركات ذات المسؤولية المحدودة، ومساهمي شركات S، وأصحاب الأعمال الفردية، والشركات الناشئة التي أُنشئت عبر Zenind، فإن فهم هذه القواعد يمكن أن يجعل حفظ السجلات أسهل ويخفف التوتر وقت التقديم.

ما الذي يُعد سجلًا ضريبيًا صالحًا؟

الإيصال ليس سوى شكل واحد من أشكال التوثيق. وبحسب نوع المصروف، يمكنك أيضًا استخدام:

• كشوف الحسابات البنكية أو بطاقات الائتمان
• الشيكات المصروفة
• سجلات الأميال
• جداول المواعيد
• الفواتير والعقود
• سجلات الرواتب
• فواتير الخدمات
• كشوف الاشتراكات
• وثائق وثائق التأمين
• كشوف خطط التقاعد
• كشوفات جهات خدمة القروض

المفتاح هو إظهار صلة واضحة بالنشاط التجاري. إذا لم تتمكن من تفسير سبب كون المصروف ضروريًا لعملك بشكل معقول، فقد لا يصمد الخصم إذا تم استجوابه.

الخصم القياسي مقابل خصومات الأعمال

من المفيد التمييز بين الخصومات الضريبية الشخصية وخصومات الأعمال.

الخصم القياسي هو خصم من ضريبة الدخل الشخصية متاح لكثير من الأفراد. وهو ليس نفسه خصم مصروفات الأعمال. وعادةً ما ترتبط خصومات الأعمال بتشغيل تجارة أو نشاط تجاري قائم، وتُبلَّغ في الإقرار أو الجدول الضريبي المناسب للأعمال.

بالنسبة إلى أصحاب الأعمال، هذا التمييز مهم لأن المصروف قد يكون قابلًا للخصم على مستوى النشاط التجاري حتى لو لم يكن مدرجًا كعنصر شخصي مفصل.

خصومات شائعة للأعمال يمكن دعمها بدون إيصالات تقليدية

بعض الخصومات يسهل توثيقها عبر سجلات غير الإيصال من المتجر. الأمثلة أدناه شائعة بين الشركات الصغيرة، لكن الأهلية تعتمد على الوقائع وتصنيفك الضريبي.

1. خصم المكتب المنزلي

إذا كنت تستخدم جزءًا من منزلك بانتظام وحصريًا للعمل، فقد تكون مؤهلًا لخصم المكتب المنزلي.

يمكن دعم هذا الخصم غالبًا عبر:

• مخطط للمساحة أو صور لمكان العمل
• سجلات الإيجار أو الرهن العقاري
• فواتير الخدمات
• بيانات التأمين
• سجلات ضريبة الأملاك

لا تحتاج إلى إيصال لكل قدم مربعة من منزلك. بدلًا من ذلك، تحتاج إلى طريقة معقولة لحساب نسبة الاستخدام التجاري.

على سبيل المثال، إذا كانت غرفة مخصصة تُستخدم كمكتب فقط، فقد تتمكن من تخصيص جزء من الإيجار والخدمات وبعض تكاليف الصيانة للنشاط التجاري. يجب أن تُظهر السجلات كيف حسبت النسبة ولماذا تعتبر مساحة العمل مؤهلة.

2. مصروفات المركبة والأميال

إذا كنت تستخدم سيارة للعمل، فقد تتمكن من خصم مصروفات المركبة باستخدام طريقة الأميال القياسية أو طريقة المصروفات الفعلية.

غالبًا ما تكون طريقة الأميال القياسية أسهل في التوثيق لأنها تعتمد على سجل أميال بدلًا من إيصالات الوقود فقط.

يجب أن يتضمن السجل:

• تاريخ الرحلة
• نقطة الانطلاق
• الوجهة
• الغرض التجاري
• عدد الأميال المقطوعة

عندما يكون التوثيق قويًا، يمكن لسجلات الأميال دعم الخصم حتى إذا لم تكن لديك إيصالات لكل عملية شراء وقود. مع ذلك، ضع في اعتبارك أن التنقل من وإلى مكان عملك المعتاد لا يكون قابلًا للخصم عادةً.

3. السفر التجاري

قد يكون السفر خارج موطنك الضريبي لأغراض العمل قابلًا للخصم عندما يكون عاديًا وضروريًا ومرتبطًا مباشرةً بنشاطك التجاري.

قد تتمكن من دعم خصومات السفر باستخدام:

• تذاكر الطيران أو القطار
• بيانات الفندق
• تأكيدات التسجيل في المؤتمرات
• جداول الاجتماعات
• إدخالات التقويم
• كشوف بطاقات الائتمان

ما تزال الإيصالات مفيدة، لكن يمكن تجميع السجلات من مصادر متعددة. الجزء المهم هو توثيق الغرض التجاري من الرحلة.

إذا اختلطت الأنشطة الشخصية برحلة واحدة، فعادةً ما يكون الجزء التجاري فقط هو القابل للخصم.

4. التأمين الصحي للعاملين لحسابهم الخاص

يمكن لكثير من أصحاب الأعمال العاملين لحسابهم الخاص خصم أقساط التأمين الصحي المؤهلة، وفقًا لقواعد الأهلية.

وغالبًا ما يُدعم هذا الخصم بواسطة:

• بيانات وثيقة التأمين
• تأكيدات سداد الأقساط
• سجلات الفوترة من شركة التأمين

إذا كنت تعمل لحسابك الخاص وتستوفي المتطلبات، فقد يكون هذا الخصم متاحًا حتى عندما لا تفصل في الخصومات الشخصية.

5. مساهمات خطط التقاعد

قد تكون المساهمات في خطط التقاعد المؤهلة قابلة للخصم بحسب نوع الكيان وهيكل الخطة.

وغالبًا ما تأتي السجلات مباشرةً من مدير الخطة أو الوسيط، وقد تشمل:

• بيانات المساهمات السنوية
• تقارير حركة الحساب
• نموذج 5498 أو مستندات خطة مماثلة

ولأن هذه السجلات تأتي من مؤسسات مالية، فإنها غالبًا ما تكون كافية كإثبات حتى بدون إيصال ورقي.

6. خصم ضريبة العمل الحر

يمكن للأشخاص العاملين لحسابهم الخاص عمومًا خصم جزء من ضريبة العمل الحر. وهذا لا يعتمد على إيصال، بل على الضريبة المبلغة والمدفوعة.

عادةً ما يكون إقرارك وسجلات الدفع كافيين لدعم هذا الخصم.

7. التعليم والتدريب المرتبطان بنشاطك التجاري

قد يكون التدريب الذي يحافظ على المهارات المستخدمة في عملك الحالي أو يحسنها قابلًا للخصم.

ومن الأمثلة على السجلات المفيدة:

• تسجيلات الدورات
• فواتير الرسوم الدراسية
• تأكيدات الندوات عبر الإنترنت
• بيانات العضوية
• وثائق جدول الأعمال أو المنهج

احتفظ بملاحظات توضح كيف يرتبط التدريب بنشاطك التجاري. أما التعليم الذي يؤهلك لمهنة أو نشاط جديد فقد يُعامل بشكل مختلف وقد لا يكون قابلاً للخصم بالطريقة نفسها.

8. مستلزمات المكتب والمعدات الصغيرة

يمكن توثيق كثير من المصروفات الروتينية عبر كشوف الحسابات البنكية أو بطاقات الائتمان مع فاتورة أو تأكيد طلب عبر الإنترنت أو سجل حساب لدى المورّد.

ومن الأمثلة الشائعة:

• الورق والحبر
• اشتراكات البرامج
• البريد
• الأدوات المكتبية البسيطة
• ملحقات المكتب
• كتب الأعمال
• المعدات منخفضة التكلفة

بالنسبة إلى بعض المشتريات، خاصةً إذا كانت أصولًا رأسمالية أو معدات أكبر، قد تكون هناك حاجة إلى توثيق أقوى. احتفظ بسجلات المورد وإثبات السداد معًا.

9. الخدمات المهنية والرسوم

غالبًا ما يدفع أصحاب الأعمال مقابل خدمات قانونية ومحاسبية واستشارية وخدمات وكيل مسجل. وعادةً ما يكون توثيقها سهلًا من خلال الفواتير، والبيانات الشهرية، وسجلات الدفع.

وقد تشمل هذه الفئة أيضًا:

• رسوم الحسابات البنكية التجارية
• رسوم معالجات الدفع
• رسوم التجار
• رسوم التقديم
• منصات الاشتراك المستخدمة في العمليات

بالنسبة إلى الشركات التي أُنشئت مع Zenind، يجب تتبع تكاليف الامتثال والصيانة المرتبطة بالكيان بعناية. يمكن أن تساعدك هذه السجلات في التمييز بين مصروفات التأسيس والتنظيم والمصروفات التشغيلية المستمرة.

10. الإعلان والتسويق

غالبًا ما تكون مصروفات التسويق قابلة للخصم عندما تكون عادية وضرورية لنشاطك التجاري.

ومن السجلات المفيدة:

• فواتير منصات الإعلانات
• لوحات معلومات إعلانات وسائل التواصل الاجتماعي
• بيانات فواتير الموقع الإلكتروني
• رسوم الاحتفاظ بالوكالات
• اشتراكات التسويق عبر البريد الإلكتروني
• فواتير التصميم

إذا كنت تعلن عبر الإنترنت، فإن لقطات الشاشة وبيانات الحسابات يمكن أن تساعد في إظهار المصروف وتواريخ الحملة.

خصومات تعتمد غالبًا على مستندات بديلة

بعض الخصومات لا تُثبت عادةً بإيصال واحد. بدلًا من ذلك، تُدعَم بسجلات تُظهر النشاط بمرور الوقت.

سجلات الأميال

سجلات الأميال من أفضل الأمثلة. فقد تكون أهم من إيصالات الوقود لأنها تثبت الاستخدام التجاري، وليس مجرد شراء الوقود.

كشوف الحسابات البنكية

يمكن للكشوف أن تدعم الرسوم المتكررة مثل اشتراكات البرامج، وخدمة الهاتف، وتجديدات النطاقات، والخدمات المهنية الشهرية.

سجلات الرواتب

إذا كان لديك موظفون، فإن تقارير الرواتب تدعم خصومات الأجور، وإيداعات الضرائب، والمزايا المدفوعة من صاحب العمل.

فواتير الخدمات والاشتراك

يمكن لفواتير المرافق والإنترنت والهاتف دعم تخصيص التكاليف عندما يكون جزء من المصروف مرتبطًا بالعمليات التجارية.

وثائق الخطط والتأمين

غالبًا ما تعتمد خصومات التقاعد والتأمين على بيانات من الجهة الموفرة بدلًا من الإيصالات الورقية.

ما الذي تبحث عنه مصلحة الضرائب

عند مراجعة السجلات، تبحث مصلحة الضرائب عمومًا عن العناصر التالية:

• مبلغ المصروف
• تاريخ المصروف
• الغرض التجاري
• الصلة التجارية، عند الاقتضاء
• رابط واضح بين المصروف والنشاط التجاري

إذا كان الخصم قائمًا على الاستخدام التجاري الجزئي، فيجب أن تكون طريقة التخصيص متسقة ومعقولة. على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم هاتفك بنسبة 40% للأعمال، فوثق كيف وصلت إلى هذا التقدير.

نوع الكيان التجاري مهم

يمكن أن يؤثر هيكل عملك على كيفية الإبلاغ عن الخصومات.

المنشآت الفردية

عادةً ما يبلّغ أصحاب الأعمال الفردية عن الدخل والمصروفات التجارية في الإقرار الشخصي. ويتم الإبلاغ عن كثير من المصروفات التجارية العادية في جدول أعمال مناسب وتُدعَم بالسجلات المحفوظة مع الملفات الضريبية الشخصية.

الشركات ذات المسؤولية المحدودة

غالبًا ما تُعامل الشركة ذات المسؤولية المحدودة ذات العضو الواحد مثل المنشأة الفردية لأغراض الضرائب الفيدرالية، ما لم تختر معاملة مختلفة. أما الشركة متعددة الأعضاء فتُفرض عليها الضرائب عادةً كشراكة ما لم تختر معاملة مختلفة.

هذا يعني أن الخصم نفسه قد يكون مشابهًا، لكن طريقة الإبلاغ قد تختلف.

شركات S وشركات C

تتبع الشركات قواعد أكثر رسمية في حفظ السجلات والإبلاغ. تُطالب بعض الخصومات على مستوى الكيان، بينما قد تعتمد خصومات أخرى على تعويضات المالك أو السداد أو معاملة المزايا الإضافية.

ويؤثر تصنيف الكيان على ما يمكن خصمه، وأين يُبلَّغ عنه، وما التوثيق الذي تحتاج إليه.

أفضل ممارسات حفظ السجلات للشركات الصغيرة

الحفاظ الجيد على السجلات يجعل الخصومات أسهل وأكثر أمانًا.

استخدم هذه العادات طوال العام:

• افصل بين الحسابات البنكية التجارية والشخصية
• احتفظ بنسخ رقمية من الفواتير والبيانات
• سجّل الأميال أثناء الرحلات، لا بعد أشهر
• احفظ رسائل البائعين الإلكترونية وتأكيدات الطلب
• صنّف المصروفات حسب الفئة
• قم بمطابقة الحسابات شهريًا
• خزّن السجلات الضريبية في موقع آمن واحد

إذا كنت تعتمد على التقديرات، فاكتب كيف حسبتها. فالتقدير الموثق أقوى بكثير من تخمين تقريبي بلا دعم.

ما الذي لا يجب افتراضه

لا تفترض أن كل مصروف يمكن خصمه بدون توثيق. ولا تفترض أن كشف الحساب البنكي وحده يثبت الغرض التجاري. ولا تفترض أن التكاليف المختلطة بين الشخصي والعمل قابلة للخصم بالكامل.

إذا كان المصروف غير عادي أو كبيرًا أو مرتبطًا ارتباطًا وثيقًا بالاستخدام الشخصي، فعادةً ما يكون التوثيق الأقوى مطلوبًا.

متى تستشير مختصًا ضريبيًا

القواعد الضريبية تتغير، وقد تختلف الخصومات حسب نوع الكيان، والدخل، والصناعة، وقوانين الولاية. يمكن للمختص الضريبي مساعدتك إذا كنت تتعامل مع:

• تأسيس نشاط جديد
• اختيار معاملة الشركة ذات المسؤولية المحدودة أو الشركة
• الأصول ذات الاستخدام المختلط
• تخصيص المكتب المنزلي
• النشاط عبر ولايات متعددة
• الامتثال للرواتب والمتعاقدين
• تصنيف مصروفات التأسيس

ويصبح هذا مهمًا بشكل خاص عندما تقرر كيفية هيكلة نشاط تجاري جديد. فإعداد التأسيس وحفظ السجلات بالطريقة الصحيحة يمكن أن يوفر الوقت لاحقًا.

أفكار ختامية

لا تحتاج دائمًا إلى إيصال ورقي للمطالبة بخصم تجاري. في كثير من الحالات، تكفي كشوف الحسابات البنكية، والسجلات، والفواتير، ووثائق المورّدين عندما تُظهر بوضوح المبلغ والتاريخ والغرض التجاري.

بالنسبة إلى أصحاب الأعمال الصغيرة، لا تكمن الميزة الحقيقية فقط في معرفة ما يمكن خصمه، بل في بناء نظام يحافظ على تنظيم السجلات منذ اليوم الأول للعمليات.

إذا كنت تؤسس شركة ذات مسؤولية محدودة أو شركة جديدة، يمكن أن تساعدك Zenind في البدء بهيكل يدعم الامتثال الأكثر تنظيمًا وحفظ السجلات التجارية بشكل أفضل منذ البداية.