Taxes 101 : Déductions pour petites entreprises que vous pouvez réclamer sans reçus

Gérer une entreprise exige de rester organisé, surtout à l’approche de la saison des impôts. Beaucoup de fondateurs pensent que chaque déduction doit obligatoirement être appuyée par un reçu papier. En réalité, certaines dépenses peuvent être justifiées au moyen d’autres documents, comme des relevés bancaires, des registres de kilométrage, des factures, des rapports de paie ou des documents de régime.

Cela dit, l’IRS s’attend toujours à ce que vous conserviez des dossiers crédibles. « Sans reçus » ne veut pas dire « sans preuve ». Cela signifie que vous pourriez être en mesure de réclamer certaines déductions au moyen de documents de remplacement lorsque les dossiers démontrent clairement l’objet d’affaires, le montant et la date.

Pour les entrepreneurs, les propriétaires de LLC, les actionnaires de sociétés S, les travailleurs autonomes et les startups constituées par l’entremise de Zenind, comprendre ces règles peut simplifier la tenue de dossiers et réduire le stress au moment de produire la déclaration.

Qu’est-ce qu’un dossier fiscal valide?

Un reçu n’est qu’une forme de documentation. Selon la dépense, vous pouvez aussi utiliser :

• Relevés bancaires ou de carte de crédit
• Chèques annulés
• Registres de kilométrage
• Calendriers de rendez-vous
• Factures et contrats
• Dossiers de paie
• Factures de services publics
• Relevés d’abonnement
• Documents de police d’assurance
• Relevés de régime de retraite
• Relevés du prêteur ou du service de prêt

L’essentiel est de démontrer un lien clair avec l’entreprise. Si vous ne pouvez pas expliquer raisonnablement pourquoi la dépense était nécessaire à votre entreprise, la déduction pourrait ne pas tenir si elle est examinée.

Déduction standard vs déductions d’entreprise

Il est utile de distinguer les déductions fiscales personnelles des déductions d’entreprise.

La déduction standard est une déduction de l’impôt sur le revenu personnel offerte à de nombreuses personnes. Elle n’est pas la même chose qu’une déduction pour dépenses d’entreprise. Les déductions d’entreprise sont généralement liées à l’exploitation d’une activité commerciale ou d’une entreprise active et sont déclarées sur la déclaration ou l’annexe d’entreprise appropriée.

Pour les propriétaires d’entreprise, cette distinction est importante, car une dépense peut être déductible pour l’entreprise même si elle n’apparaît pas comme élément déductible personnel.

Déductions courantes que vous pouvez appuyer sans reçus traditionnels

Certaines déductions sont plus faciles à justifier à l’aide de documents autres qu’un reçu de magasin. Les exemples ci-dessous sont fréquents pour les petites entreprises, mais l’admissibilité dépend de votre situation et de votre classification fiscale.

1. Déduction pour bureau à domicile

Si vous utilisez une partie de votre domicile de façon régulière et exclusive pour l’entreprise, vous pourriez être admissible à la déduction pour bureau à domicile.

Cette déduction peut souvent être appuyée par :

• Un plan d’étage ou des photos de l’espace de travail
• Des relevés de loyer ou d’hypothèque
• Des factures de services publics
• Des relevés d’assurance
• Des relevés de taxes foncières

Vous n’avez pas besoin d’un reçu pour chaque pied carré de votre domicile. Vous devez plutôt disposer d’une méthode raisonnable pour calculer le pourcentage d’utilisation commerciale.

Par exemple, si une pièce dédiée sert uniquement de bureau, vous pourriez être en mesure d’attribuer à l’entreprise une partie du loyer, des services publics et de certains frais d’entretien. Les dossiers devraient montrer comment vous avez calculé le pourcentage et pourquoi l’espace de travail est admissible.

2. Frais de véhicule et de kilométrage

Si vous utilisez une voiture pour l’entreprise, vous pouvez déduire les frais de véhicule au moyen de la méthode de taux kilométrique standard ou de la méthode des dépenses réelles.

La méthode de taux kilométrique standard est souvent plus simple à documenter, car elle repose sur un registre de kilométrage plutôt que seulement sur les reçus d’essence.

Votre registre devrait inclure :

• La date du déplacement
• Le point de départ
• La destination
• Le motif d’affaires
• Le nombre de kilomètres parcourus

Lorsque la documentation est solide, les registres de kilométrage peuvent appuyer une déduction même si vous n’avez pas de reçus pour chaque achat d’essence. Gardez à l’esprit que les déplacements entre votre domicile et votre lieu de travail habituel ne sont généralement pas déductibles.

3. Voyages d’affaires

Les déplacements hors de votre foyer fiscal pour des raisons d’affaires peuvent être déductibles lorsqu’ils sont ordinaires, nécessaires et directement liés à votre entreprise.

Vous pourriez être en mesure d’appuyer les déductions de voyage avec :

• Billets d’avion ou de train
• Relevés d’hôtel
• Confirmations d’inscription à une conférence
• Ordres du jour de réunions
• Entrées de calendrier
• Relevés de carte de crédit

Les reçus sont toujours utiles, mais les dossiers peuvent être reconstitués à partir de plusieurs sources. L’important est de documenter le motif d’affaires du voyage.

Si des activités personnelles sont intégrées à un voyage, seule la portion liée aux affaires est généralement déductible.

4. Assurance maladie des travailleurs autonomes

De nombreux propriétaires d’entreprise autonomes peuvent déduire les primes admissibles d’assurance maladie, sous réserve des règles d’admissibilité.

Cette déduction est souvent appuyée par :

• Des relevés de police d’assurance
• Des confirmations de paiement des primes
• Des relevés de facturation de l’assureur

Si vous êtes travailleur autonome et répondez aux exigences, cette déduction peut être offerte même si vous ne détaillez pas vos déductions personnelles.

5. Cotisations à un régime de retraite

Les cotisations à des régimes de retraite admissibles peuvent être déductibles selon votre type d’entité et la structure du régime.

Les relevés proviennent souvent directement de l’administrateur du régime ou du courtier et peuvent comprendre :

• Relevés annuels de cotisations
• Rapports d’activité du compte
• Formulaire 5498 ou documents similaires du régime

Comme ces dossiers proviennent d’institutions financières, ils peuvent souvent servir de preuve même sans reçu papier.

6. Déduction de l’impôt sur le travail autonome

Les personnes autonomes peuvent généralement déduire une partie de leur impôt sur le travail autonome. Cette déduction ne repose pas sur un reçu; elle repose sur l’impôt déclaré et payé.

Votre déclaration et vos dossiers de paiement suffisent généralement à appuyer cette déduction.

7. Formation et perfectionnement liés à votre entreprise

La formation qui maintient ou améliore les compétences utilisées dans votre entreprise existante peut être déductible.

Parmi les dossiers utiles, on retrouve :

• Inscription à des cours
• Factures de frais de scolarité
• Confirmations de webinaires
• Relevés d’adhésion
• Ordres du jour ou plans de cours

Conservez des notes montrant en quoi la formation est liée à votre entreprise. La formation qui vous qualifie pour un nouveau métier ou une nouvelle entreprise est traitée différemment et peut ne pas être déductible de la même manière.

8. Fournitures de bureau et petit matériel

De nombreuses dépenses courantes peuvent être justifiées à l’aide de relevés bancaires ou de carte, ainsi que d’une facture, d’une confirmation de commande en ligne ou de l’historique du compte fournisseur.

Exemples courants :

• Papier et encre
• Abonnements logiciels
• Affranchissement
• Petits outils de bureau
• Accessoires de bureau
• Livres d’affaires
• Équipement à faible coût

Pour certains achats, surtout s’il s’agit d’immobilisations ou d’équipement plus coûteux, une documentation plus solide peut être nécessaire. Conservez ensemble les dossiers du fournisseur et la preuve de paiement.

9. Services professionnels et frais

Les propriétaires d’entreprise paient souvent des services juridiques, comptables, de consultation et de bureau enregistré. Ils sont généralement faciles à documenter au moyen de factures, d’états mensuels et de dossiers de paiement.

Cette catégorie peut aussi comprendre :

• Frais bancaires d’entreprise
• Frais de traitement des paiements
• Frais marchands
• Frais de dépôt
• Plateformes d’abonnement utilisées pour les opérations

Pour les sociétés constituées avec Zenind, les coûts liés à la conformité et au maintien de l’entité devraient être suivis attentivement. Ces dossiers peuvent vous aider à distinguer les dépenses de démarrage, d’organisation et d’exploitation courante.

10. Publicité et marketing

Les dépenses de marketing sont souvent déductibles lorsqu’elles sont ordinaires et nécessaires à votre entreprise.

Les dossiers utiles comprennent :

• Factures des plateformes publicitaires
• Tableaux de bord des publicités sur les réseaux sociaux
• Relevés de facturation du site Web
• Honoraires de rétention d’agence
• Abonnements aux services de marketing par courriel
• Factures de design

Si vous faites de la publicité en ligne, des captures d’écran et des relevés de compte peuvent aider à démontrer la dépense et les dates de campagne.

Déductions qui reposent souvent sur des documents de remplacement

Certaines déductions ne sont pas généralement prouvées par un seul reçu. Elles sont plutôt appuyées par des dossiers qui démontrent l’activité au fil du temps.

Registres de kilométrage

Les registres de kilométrage sont l’un des meilleurs exemples. Ils peuvent être plus importants que les reçus d’essence, car ils prouvent l’utilisation commerciale, et non seulement l’achat de carburant.

Relevés bancaires

Les relevés peuvent appuyer des frais récurrents comme les abonnements logiciels, le service téléphonique, les renouvellements de domaine et les services professionnels mensuels.

Dossiers de paie

Si vous employez du personnel, les rapports de paie appuient les déductions de salaires, les remises d’impôt et les avantages payés par l’employeur.

Factures de services publics et de services

Les services publics, Internet et les factures téléphoniques peuvent appuyer des répartitions d’usage commercial lorsqu’une partie du coût est liée aux activités de l’entreprise.

Documents de régime et d’assurance

Les déductions liées à la retraite et à l’assurance reposent souvent sur des relevés du fournisseur plutôt que sur des reçus de magasin.

Ce que l’IRS recherche

Lorsque les dossiers sont examinés, l’IRS veut généralement voir ce qui suit :

• Le montant de la dépense
• La date de la dépense
• L’objet d’affaires
• La relation d’affaires, le cas échéant
• Un lien clair entre la dépense et l’activité commerciale

Si une déduction repose sur une utilisation partielle pour l’entreprise, votre méthode d’attribution devrait être cohérente et raisonnable. Par exemple, si vous utilisez votre téléphone à 40 % pour l’entreprise, documentez comment vous êtes arrivé à cette estimation.

La structure de l’entreprise compte

Votre structure d’entreprise peut influer sur la façon dont les déductions sont déclarées.

Entreprises individuelles

Les propriétaires d’entreprise individuelle déclarent généralement leurs revenus et déductions d’entreprise dans leur déclaration personnelle. De nombreuses dépenses d’entreprise ordinaires sont déclarées sur une annexe d’entreprise et appuyées par des dossiers conservés avec les documents fiscaux personnels.

LLC

Une LLC à membre unique est souvent traitée comme une entreprise individuelle aux fins de l’impôt fédéral, sauf si elle fait un choix différent. Une LLC à plusieurs membres est habituellement imposée comme une société de personnes, à moins qu’elle ne fasse un autre choix.

Cela signifie que la déduction elle-même peut être similaire, mais que la méthode de déclaration peut différer.

Sociétés S et sociétés par actions

Les sociétés suivent des règles de tenue de dossiers et de déclaration plus formelles. Certaines déductions sont réclamées au niveau de l’entité, tandis que d’autres peuvent dépendre de la rémunération du propriétaire, des remboursements ou du traitement des avantages sociaux.

La classification de l’entité influe sur ce qui est déductible, l’endroit où cela est déclaré et la documentation requise.

Bonnes pratiques de tenue de dossiers pour les petites entreprises

Une bonne tenue de dossiers rend les déductions plus simples et plus sûres.

Adoptez ces habitudes tout au long de l’année :

• Séparer les comptes bancaires d’entreprise et personnels
• Conserver des copies numériques des factures et relevés
• Consigner le kilométrage au fur et à mesure, et non plusieurs mois plus tard
• Sauvegarder les courriels des fournisseurs et les confirmations de commande
• Classer les dépenses par catégorie
• Réconcilier les comptes chaque mois
• Stocker les dossiers fiscaux dans un emplacement sécurisé unique

Si vous vous appuyez sur des estimations, notez comment vous les avez calculées. Une estimation documentée est bien plus solide qu’une approximation sans support.

Ce que vous ne devriez pas présumer

Ne présumez pas que chaque dépense peut être déduite sans documentation. Ne présumez pas qu’un relevé bancaire prouve à lui seul l’objet d’affaires. Ne présumez pas que les coûts mixtes personnels et commerciaux sont entièrement déductibles.

Si la dépense est inhabituelle, importante ou étroitement liée à un usage personnel, une documentation plus solide est généralement requise.

Quand consulter un fiscaliste

Les règles fiscales changent, et les déductions peuvent varier selon votre type d’entité, votre revenu, votre secteur et les règles de votre province ou de votre État. Un fiscaliste peut vous aider si vous devez traiter :

• La création d’une nouvelle entreprise
• Un choix fiscal pour une LLC ou une société
• Des actifs à usage mixte
• L’attribution du bureau à domicile
• Une activité dans plusieurs territoires
• La conformité en matière de paie et de sous-traitants
• La classification des dépenses de démarrage

C’est particulièrement important lorsque vous décidez comment structurer une nouvelle entreprise. La bonne structure de constitution et de tenue de dossiers peut vous faire gagner du temps plus tard.

Mot de la fin

Vous n’avez pas toujours besoin d’un reçu papier pour réclamer une déduction d’entreprise. Dans de nombreux cas, des relevés bancaires, des registres, des factures et des documents du fournisseur suffisent lorsqu’ils montrent clairement le montant, la date et l’objet d’affaires.

Pour les petites entreprises, le véritable avantage ne consiste pas seulement à savoir ce qui peut être déduit. Il s’agit aussi de mettre en place un système qui garde vos dossiers organisés dès le premier jour d’exploitation.

Si vous formez une nouvelle LLC ou société, Zenind peut vous aider à démarrer avec une structure qui favorise une conformité plus simple et une meilleure tenue de dossiers d’entreprise dès le départ.