टैक्स 101: छोटे व्यवसाय के वे खर्च जिन्हें आप बिना रसीद के भी क्लेम कर सकते हैं

व्यवसाय चलाने का मतलब है व्यवस्थित रहना, खासकर जब टैक्स सीज़न आता है। कई संस्थापक मान लेते हैं कि हर डिडक्शन के लिए कागज़ी रसीद होना ज़रूरी है। व्यवहार में, कुछ खर्चों को बैंक स्टेटमेंट, माइलेज लॉग, इनवॉइस, पेरोल रिपोर्ट, या प्लान दस्तावेज़ जैसे अन्य रिकॉर्ड से भी साबित किया जा सकता है।

फिर भी, IRS आपसे भरोसेमंद रिकॉर्ड रखने की अपेक्षा करता है। “बिना रसीद” का मतलब “बिना सबूत” नहीं है। इसका मतलब यह हो सकता है कि जब रिकॉर्ड से व्यावसायिक उद्देश्य, राशि और तारीख स्पष्ट रूप से दिखाई दे, तब आप वैकल्पिक दस्तावेज़ों के आधार पर कुछ डिडक्शन क्लेम कर सकते हैं।

उद्यमियों, LLC मालिकों, S corporation शेयरधारकों, sole proprietors, और Zenind के माध्यम से गठित स्टार्टअप्स के लिए इन नियमों को समझना रिकॉर्ड-कीपिंग को आसान बना सकता है और फाइलिंग के समय तनाव कम कर सकता है।

वैध टैक्स रिकॉर्ड क्या माना जाता है?

रसीद सिर्फ़ एक प्रकार का दस्तावेज़ है। खर्च के अनुसार, आप निम्न भी उपयोग कर सकते हैं:

• बैंक या क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट
• कैंसल्ड चेक
• माइलेज लॉग
• अपॉइंटमेंट कैलेंडर
• इनवॉइस और कॉन्ट्रैक्ट
• पेरोल रिकॉर्ड
• यूटिलिटी बिल
• सब्सक्रिप्शन स्टेटमेंट
• बीमा पॉलिसी दस्तावेज़
• रिटायरमेंट प्लान स्टेटमेंट
• लोन सर्विसर स्टेटमेंट

मुख्य बात यह है कि व्यावसायिक संबंध स्पष्ट दिखे। यदि आप यह उचित रूप से नहीं बता सकते कि खर्च आपके व्यवसाय के लिए क्यों आवश्यक था, तो पूछताछ होने पर डिडक्शन टिक नहीं पाएगा।

स्टैंडर्ड डिडक्शन बनाम बिज़नेस डिडक्शन

व्यक्तिगत टैक्स डिडक्शन और बिज़नेस डिडक्शन के बीच अंतर समझना उपयोगी है।

स्टैंडर्ड डिडक्शन एक व्यक्तिगत आयकर डिडक्शन है जो कई व्यक्तियों के लिए उपलब्ध होता है। यह बिज़नेस खर्च डिडक्शन के समान नहीं है। बिज़नेस डिडक्शन आम तौर पर सक्रिय व्यापार या व्यवसाय के संचालन से जुड़े होते हैं और उपयुक्त बिज़नेस टैक्स रिटर्न या शेड्यूल पर रिपोर्ट किए जाते हैं।

व्यवसाय मालिकों के लिए यह अंतर महत्वपूर्ण है क्योंकि कोई खर्च व्यवसाय के लिए डिडक्टिबल हो सकता है, भले ही वह व्यक्तिगत itemized deduction के रूप में सूचीबद्ध न हो।

वे सामान्य बिज़नेस डिडक्शन जिन्हें आप पारंपरिक रसीदों के बिना भी समर्थन दे सकते हैं

कुछ डिडक्शन स्टोर की रसीद के अलावा अन्य रिकॉर्ड से अधिक आसानी से प्रमाणित किए जा सकते हैं। नीचे दिए गए उदाहरण छोटे व्यवसायों में आम हैं, लेकिन पात्रता आपके तथ्यों और टैक्स वर्गीकरण पर निर्भर करती है।

1. होम ऑफिस डिडक्शन

यदि आप अपने घर के किसी हिस्से का उपयोग नियमित और विशेष रूप से व्यवसाय के लिए करते हैं, तो आप होम ऑफिस डिडक्शन के लिए पात्र हो सकते हैं।

इस डिडक्शन को अक्सर निम्न से समर्थन मिल सकता है:

• कार्यस्थल का फ्लोर प्लान या फोटो
• किराया या मॉर्गेज रिकॉर्ड
• यूटिलिटी बिल
• बीमा स्टेटमेंट
• संपत्ति कर रिकॉर्ड

आपको अपने घर के हर वर्ग फुट के लिए रसीद की आवश्यकता नहीं होती। इसके बजाय, आपको व्यावसायिक उपयोग का प्रतिशत निकालने का एक उचित तरीका चाहिए।

उदाहरण के लिए, यदि एक अलग कमरा केवल ऑफिस के रूप में उपयोग होता है, तो आप किराया, यूटिलिटी, और कुछ रखरखाव लागत का एक हिस्सा व्यवसाय को आवंटित कर सकते हैं। रिकॉर्ड में यह दिखना चाहिए कि आपने प्रतिशत कैसे निकाला और कार्यस्थल क्यों योग्य है।

2. वाहन और माइलेज खर्च

यदि आप व्यवसाय के लिए कार का उपयोग करते हैं, तो आप मानक माइलेज विधि या वास्तविक खर्च विधि से वाहन खर्च डिडक्ट कर सकते हैं।

मानक माइलेज विधि को अक्सर प्रमाणित करना आसान होता है क्योंकि यह केवल ईंधन की रसीदों पर नहीं, बल्कि माइलेज लॉग पर आधारित होती है।

आपके लॉग में निम्न शामिल होना चाहिए:

• यात्रा की तारीख
• प्रारंभिक स्थान
• गंतव्य
• व्यावसायिक उद्देश्य
• तय किए गए मील

जब दस्तावेज़ मजबूत हों, तो माइलेज लॉग बिना हर गैस खरीद की रसीद के भी डिडक्शन को समर्थन दे सकते हैं। ध्यान रखें कि अपने नियमित कार्यस्थल तक आना-जाना आम तौर पर डिडक्टिबल नहीं होता।

3. बिज़नेस यात्रा

अपने टैक्स होम से बाहर व्यावसायिक उद्देश्य से की गई यात्रा, यदि वह सामान्य, आवश्यक, और सीधे आपके व्यवसाय से जुड़ी हो, तो डिडक्टिबल हो सकती है।

आप यात्रा डिडक्शन को निम्न से समर्थन दे सकते हैं:

• हवाई या ट्रेन टिकट
• होटल स्टेटमेंट
• सम्मेलन पंजीकरण पुष्टियाँ
• मीटिंग एजेंडा
• कैलेंडर प्रविष्टियाँ
• क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट

रसीदें उपयोगी हैं, लेकिन रिकॉर्ड कई स्रोतों से जोड़े जा सकते हैं। सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा यात्रा के व्यावसायिक उद्देश्य का दस्तावेज़ीकरण है।

यदि किसी यात्रा में व्यक्तिगत गतिविधियाँ भी शामिल हों, तो आम तौर पर केवल व्यावसायिक हिस्सा ही डिडक्टिबल होता है।

4. स्व-नियोजित स्वास्थ्य बीमा

कई स्व-नियोजित व्यवसाय मालिक, पात्रता नियमों के अधीन, योग्य स्वास्थ्य बीमा प्रीमियम डिडक्ट कर सकते हैं।

इस डिडक्शन को अक्सर निम्न से समर्थन मिलता है:

• बीमा पॉलिसी स्टेटमेंट
• प्रीमियम भुगतान पुष्टियाँ
• बीमा कंपनी के बिलिंग रिकॉर्ड

यदि आप स्व-नियोजित हैं और आवश्यकताओं को पूरा करते हैं, तो यह डिडक्शन तब भी उपलब्ध हो सकता है जब आप व्यक्तिगत deductions itemize न करें।

5. रिटायरमेंट प्लान योगदान

योग्य रिटायरमेंट प्लान में योगदान, आपकी entity type और प्लान संरचना के आधार पर, डिडक्टिबल हो सकते हैं।

रिकॉर्ड अक्सर प्लान प्रशासक या brokerage से सीधे आते हैं और इनमें शामिल हो सकते हैं:

• वार्षिक योगदान स्टेटमेंट
• खाता गतिविधि रिपोर्ट
• Form 5498 या समान प्लान दस्तावेज़

क्योंकि ये रिकॉर्ड वित्तीय संस्थानों से आते हैं, वे बिना कागज़ी रसीद के भी अक्सर प्रमाण के रूप में काम कर सकते हैं।

6. स्व-रोज़गार कर डिडक्शन

स्व-नियोजित व्यक्ति सामान्यतः अपने स्व-रोज़गार कर का एक हिस्सा डिडक्ट कर सकते हैं। यह रसीद पर आधारित नहीं होता; यह दाखिल और भुगतान किए गए टैक्स पर आधारित होता है।

आपकी रिटर्न और भुगतान रिकॉर्ड आमतौर पर इस डिडक्शन का समर्थन करने के लिए पर्याप्त होते हैं।

7. आपके व्यवसाय से संबंधित शिक्षा और प्रशिक्षण

ऐसा प्रशिक्षण जो आपके मौजूदा व्यवसाय में उपयोग होने वाले कौशल को बनाए रखता है या बेहतर बनाता है, डिडक्टिबल हो सकता है।

उपयोगी रिकॉर्ड के उदाहरण:

• कोर्स पंजीकरण
• ट्यूशन इनवॉइस
• वेबिनार पुष्टियाँ
• सदस्यता स्टेटमेंट
• एजेंडा या पाठ्यक्रम दस्तावेज़

ऐसे नोट्स रखें जो दिखाएँ कि प्रशिक्षण आपके व्यवसाय से कैसे संबंधित है। ऐसी शिक्षा जो आपको नए व्यापार या व्यवसाय के लिए योग्य बनाती है, अलग तरह से मानी जाती है और उसी तरह डिडक्टिबल नहीं हो सकती।

8. ऑफिस सप्लाई और छोटे उपकरण

कई नियमित खर्चों को बैंक या कार्ड स्टेटमेंट के साथ इनवॉइस, ऑनलाइन ऑर्डर पुष्टिकरण, या विक्रेता खाता इतिहास से प्रमाणित किया जा सकता है।

सामान्य उदाहरण:

• कागज़ और स्याही
• सॉफ़्टवेयर सब्सक्रिप्शन
• डाक खर्च
• छोटे ऑफिस टूल
• डेस्क एक्सेसरीज़
• बिज़नेस पुस्तकें
• कम लागत वाले उपकरण

कुछ खरीदों के लिए, खासकर यदि वे पूंजीगत संपत्ति या बड़े उपकरण आइटम हैं, अधिक मजबूत दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकता हो सकती है। विक्रेता रिकॉर्ड और भुगतान प्रमाण को साथ रखें।

9. पेशेवर सेवाएँ और शुल्क

व्यवसाय मालिक अक्सर कानूनी, लेखांकन, परामर्श, और registered agent सेवाओं के लिए भुगतान करते हैं। ये आमतौर पर इनवॉइस, मासिक स्टेटमेंट, और भुगतान रिकॉर्ड से आसानी से प्रमाणित हो जाते हैं।

इस श्रेणी में निम्न भी शामिल हो सकते हैं:

• व्यवसाय बैंक शुल्क
• भुगतान प्रोसेसर शुल्क
• मर्चेंट शुल्क
• फाइलिंग शुल्क
• संचालन के लिए उपयोग होने वाले सब्सक्रिप्शन प्लेटफ़ॉर्म

Zenind के साथ गठित कंपनियों के लिए, entity-संबंधित compliance और maintenance लागत को सावधानी से ट्रैक किया जाना चाहिए। ऐसे रिकॉर्ड startup, organizational, और ongoing operating expenses के बीच अंतर करने में मदद कर सकते हैं।

10. विज्ञापन और मार्केटिंग

मार्केटिंग खर्च अक्सर तब डिडक्टिबल होते हैं जब वे आपके व्यवसाय के लिए सामान्य और आवश्यक हों।

उपयोगी रिकॉर्ड शामिल हैं:

• विज्ञापन प्लेटफ़ॉर्म इनवॉइस
• सोशल मीडिया विज्ञापन डैशबोर्ड
• वेबसाइट बिलिंग स्टेटमेंट
• एजेंसी रिटेनर
• ईमेल मार्केटिंग सब्सक्रिप्शन
• डिज़ाइन इनवॉइस

यदि आप ऑनलाइन विज्ञापन करते हैं, तो स्क्रीनशॉट और खाता स्टेटमेंट खर्च और कैंपेन की तिथियाँ दिखाने में मदद कर सकते हैं।

वे डिडक्शन जो अक्सर वैकल्पिक दस्तावेज़ों पर निर्भर करते हैं

कुछ डिडक्शन आम तौर पर एक ही रसीद से सिद्ध नहीं किए जाते। इसके बजाय, वे ऐसे रिकॉर्ड से समर्थित होते हैं जो समय के साथ गतिविधि दिखाते हैं।

माइलेज लॉग

माइलेज लॉग इसका सबसे अच्छा उदाहरण हैं। वे ईंधन की रसीदों से भी अधिक महत्वपूर्ण हो सकते हैं क्योंकि वे व्यावसायिक उपयोग को साबित करते हैं, सिर्फ़ यह नहीं कि आपने गैस खरीदी थी।

बैंक स्टेटमेंट

स्टेटमेंट नियमित शुल्कों का समर्थन कर सकते हैं, जैसे सॉफ़्टवेयर सब्सक्रिप्शन, फोन सेवा, डोमेन रिन्यूअल, और मासिक पेशेवर सेवाएँ।

पेरोल रिकॉर्ड

यदि आप कर्मचारियों को नियुक्त करते हैं, तो पेरोल रिपोर्ट वेतन डिडक्शन, टैक्स डिपॉज़िट, और नियोक्ता-प्रदत्त लाभों का समर्थन करती हैं।

यूटिलिटी और सेवा बिल

यूटिलिटी, इंटरनेट, और फोन बिल व्यावसायिक उपयोग आवंटन का समर्थन कर सकते हैं जब लागत का कुछ हिस्सा व्यवसाय संचालन से संबंधित हो।

प्लान और बीमा दस्तावेज़

रिटायरमेंट और बीमा डिडक्शन अक्सर स्टोर रसीदों के बजाय प्रदाता के स्टेटमेंट पर निर्भर करते हैं।

IRS क्या देखता है

जब रिकॉर्ड की समीक्षा की जाती है, तो IRS आम तौर पर निम्न देखना चाहता है:

• खर्च की राशि
• खर्च की तारीख
• व्यावसायिक उद्देश्य
• व्यावसायिक संबंध, यदि प्रासंगिक हो
• खर्च और व्यवसायिक गतिविधि के बीच स्पष्ट संबंध

यदि डिडक्शन आंशिक व्यावसायिक उपयोग पर आधारित है, तो आपकी आवंटन विधि सुसंगत और उचित होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने फोन का 40% व्यवसाय के लिए उपयोग करते हैं, तो यह दस्तावेज़ित करें कि आप उस अनुमान तक कैसे पहुँचे।

बिज़नेस entity का महत्व

आपकी व्यवसाय संरचना डिडक्शन की रिपोर्टिंग को प्रभावित कर सकती है।

Sole Proprietorships

Sole proprietors आम तौर पर अपने व्यक्तिगत रिटर्न पर व्यवसाय आय और डिडक्शन रिपोर्ट करते हैं। कई सामान्य व्यावसायिक खर्च business schedule पर रिपोर्ट किए जाते हैं और व्यक्तिगत टैक्स फ़ाइलों के साथ रखे गए रिकॉर्ड द्वारा समर्थित होते हैं।

LLCs

एक single-member LLC को अक्सर संघीय टैक्स उद्देश्यों के लिए sole proprietorship की तरह माना जाता है, जब तक कि वह कोई अलग चुनाव न करे। एक multi-member LLC को आम तौर पर partnership की तरह टैक्स किया जाता है, जब तक कि वह अलग चुनाव न करे।

इसका मतलब है कि डिडक्शन स्वयं समान हो सकता है, लेकिन रिपोर्टिंग विधि अलग हो सकती है।

S Corporations और C Corporations

Corporations अधिक औपचारिक रिकॉर्ड-कीपिंग और रिपोर्टिंग नियमों का पालन करती हैं। कुछ डिडक्शन entity स्तर पर क्लेम किए जाते हैं, जबकि अन्य owner compensation, reimbursements, या fringe benefit treatment पर निर्भर हो सकते हैं।

Entity classification यह प्रभावित करती है कि क्या डिडक्टिबल है, कहाँ रिपोर्ट किया जाता है, और आपको किस दस्तावेज़ की आवश्यकता है।

छोटे व्यवसायों के लिए रिकॉर्ड-कीपिंग सर्वोत्तम प्रथाएँ

अच्छी रिकॉर्ड-कीपिंग डिडक्शन को आसान और सुरक्षित बनाती है।

साल भर इन आदतों का उपयोग करें:

• व्यवसाय और व्यक्तिगत बैंक खातों को अलग रखें
• इनवॉइस और स्टेटमेंट की डिजिटल प्रतियाँ रखें
• यात्रा होते ही माइलेज लॉग करें, महीनों बाद नहीं
• विक्रेता ईमेल और ऑर्डर पुष्टियाँ सुरक्षित रखें
• खर्चों को श्रेणी के अनुसार लेबल करें
• खातों का मासिक मिलान करें
• टैक्स रिकॉर्ड एक सुरक्षित स्थान पर रखें

यदि आप अनुमान पर निर्भर करते हैं, तो लिखें कि आपने गणना कैसे की। दस्तावेज़ित अनुमान, बिना किसी समर्थन के किए गए मोटे अनुमान से कहीं अधिक मजबूत होता है।

आपको किस बारे में अनुमान नहीं लगाना चाहिए

यह न मानें कि हर खर्च बिना दस्तावेज़ीकरण के डिडक्ट किया जा सकता है। यह न मानें कि केवल बैंक स्टेटमेंट व्यावसायिक उद्देश्य साबित कर देता है। यह न मानें कि मिश्रित व्यक्तिगत और व्यावसायिक लागत पूरी तरह डिडक्टिबल हैं।

यदि खर्च असामान्य, बड़ा, या व्यक्तिगत उपयोग से निकटता से जुड़ा है, तो आम तौर पर अधिक मजबूत दस्तावेज़ीकरण आवश्यक होता है।

टैक्स प्रोफेशनल से कब सलाह लें

टैक्स नियम बदलते रहते हैं, और डिडक्शन आपके entity type, आय, उद्योग, और राज्य नियमों के आधार पर भिन्न हो सकते हैं। यदि आप निम्न से जूझ रहे हैं, तो टैक्स प्रोफेशनल मदद कर सकता है:

• नया व्यवसाय गठन
• LLC या corporation चुनाव
• मिश्रित-उपयोग संपत्तियाँ
• होम ऑफिस आवंटन
• बहु-राज्य गतिविधि
• पेरोल और contractor compliance
• startup expense classification

यह विशेष रूप से तब महत्वपूर्ण है जब आप नया व्यवसाय किस तरह संरचित करना है, यह तय कर रहे हों। सही formation और रिकॉर्ड-कीपिंग सेटअप बाद में समय बचा सकता है।

अंतिम विचार

व्यावसायिक डिडक्शन क्लेम करने के लिए आपको हमेशा कागज़ी रसीद की आवश्यकता नहीं होती। कई मामलों में, बैंक स्टेटमेंट, लॉग, इनवॉइस, और प्रदाता रिकॉर्ड तब पर्याप्त होते हैं जब वे राशि, तारीख, और व्यावसायिक उद्देश्य को स्पष्ट रूप से दिखाते हैं।

छोटे व्यवसाय मालिकों के लिए असली लाभ सिर्फ़ यह जानना नहीं है कि क्या डिडक्ट किया जा सकता है। यह पहले दिन से एक ऐसी व्यवस्था बनाना है जो आपके रिकॉर्ड को संगठित रखे।

यदि आप एक नया LLC या corporation बना रहे हैं, तो Zenind आपको ऐसी संरचना के साथ शुरुआत करने में मदद कर सकता है जो शुरू से ही साफ़ compliance और बेहतर व्यवसाय रिकॉर्ड-कीपिंग का समर्थन करे।