Thuế 101: Các khoản khấu trừ cho doanh nghiệp nhỏ bạn có thể yêu cầu mà không cần hóa đơn

Điều hành một doanh nghiệp đồng nghĩa với việc phải luôn ngăn nắp, đặc biệt khi mùa khai thuế đến gần. Nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng mọi khoản khấu trừ đều cần có hóa đơn giấy mới được chấp nhận. Trên thực tế, một số chi phí có thể được chứng minh bằng các hồ sơ khác, chẳng hạn như sao kê ngân hàng, nhật ký số dặm, hóa đơn, báo cáo tiền lương hoặc tài liệu của chương trình.

Tuy nhiên, IRS vẫn yêu cầu bạn lưu giữ hồ sơ đáng tin cậy. “Không cần hóa đơn” không có nghĩa là “không cần bằng chứng”. Điều đó có nghĩa là bạn có thể yêu cầu một số khoản khấu trừ bằng tài liệu thay thế khi hồ sơ cho thấy rõ mục đích kinh doanh, số tiền và ngày phát sinh.

Đối với các doanh nhân, chủ sở hữu LLC, cổ đông S corporation, hộ kinh doanh cá thể và các công ty khởi nghiệp được thành lập thông qua Zenind, việc hiểu các quy tắc này có thể giúp việc lưu hồ sơ dễ dàng hơn và giảm bớt áp lực khi khai thuế.

Hồ sơ thuế hợp lệ là gì?

Hóa đơn chỉ là một hình thức tài liệu. Tùy theo loại chi phí, bạn cũng có thể sử dụng:

• Sao kê ngân hàng hoặc thẻ tín dụng
• Séc đã thanh toán
• Nhật ký số dặm
• Lịch hẹn
• Hóa đơn và hợp đồng
• Hồ sơ tiền lương
• Hóa đơn tiện ích
• Sao kê đăng ký dịch vụ
• Tài liệu hợp đồng bảo hiểm
• Sao kê chương trình hưu trí
• Sao kê của đơn vị phục vụ khoản vay

Điều quan trọng là phải thể hiện được mối liên hệ rõ ràng với hoạt động kinh doanh. Nếu bạn không thể giải thích hợp lý vì sao chi phí đó là cần thiết cho doanh nghiệp, khoản khấu trừ có thể không được chấp nhận nếu bị chất vấn.

Khấu trừ tiêu chuẩn so với khấu trừ kinh doanh

Nên phân biệt giữa khấu trừ thuế cá nhân và khấu trừ kinh doanh.

Khấu trừ tiêu chuẩn là một khoản khấu trừ thuế thu nhập cá nhân dành cho nhiều cá nhân. Nó không giống với khấu trừ chi phí kinh doanh. Các khoản khấu trừ kinh doanh thường gắn với hoạt động của một ngành nghề hoặc doanh nghiệp đang hoạt động và được báo cáo trên tờ khai hoặc phụ lục thuế kinh doanh phù hợp.

Đối với chủ doanh nghiệp, sự khác biệt này rất quan trọng vì một khoản chi phí có thể được khấu trừ cho doanh nghiệp dù không được liệt kê là khoản khấu trừ cá nhân theo từng khoản.

Các khoản khấu trừ kinh doanh phổ biến mà bạn có thể chứng minh mà không cần hóa đơn truyền thống

Một số khoản khấu trừ dễ được chứng minh bằng hồ sơ khác ngoài hóa đơn cửa hàng. Các ví dụ dưới đây phổ biến với doanh nghiệp nhỏ, nhưng điều kiện đủ tư cách còn phụ thuộc vào tình huống thực tế và phân loại thuế của bạn.

1. Khấu trừ văn phòng tại nhà

Nếu bạn sử dụng một phần ngôi nhà thường xuyên và độc quyền cho mục đích kinh doanh, bạn có thể đủ điều kiện nhận khấu trừ văn phòng tại nhà.

Khoản khấu trừ này thường có thể được hỗ trợ bằng:

• Sơ đồ mặt bằng hoặc ảnh khu vực làm việc
• Hồ sơ tiền thuê nhà hoặc thế chấp
• Hóa đơn tiện ích
• Sao kê bảo hiểm
• Hồ sơ thuế bất động sản

Bạn không cần hóa đơn cho từng mét vuông trong nhà. Thay vào đó, bạn cần một phương pháp hợp lý để tính tỷ lệ sử dụng cho mục đích kinh doanh.

Ví dụ, nếu một phòng riêng chỉ được dùng làm văn phòng, bạn có thể phân bổ một phần tiền thuê, tiện ích và một số chi phí bảo trì cho doanh nghiệp. Hồ sơ nên thể hiện cách bạn tính tỷ lệ phần trăm và lý do khu vực làm việc đủ điều kiện.

2. Chi phí xe và số dặm

Nếu bạn dùng ô tô cho mục đích kinh doanh, bạn có thể khấu trừ chi phí xe theo phương pháp số dặm tiêu chuẩn hoặc phương pháp chi phí thực tế.

Phương pháp số dặm tiêu chuẩn thường dễ chứng minh hơn vì dựa vào nhật ký số dặm thay vì chỉ dựa vào hóa đơn xăng.

Nhật ký của bạn nên bao gồm:

• Ngày đi lại
• Điểm xuất phát
• Điểm đến
• Mục đích kinh doanh
• Số dặm đã đi

Khi hồ sơ đầy đủ, nhật ký số dặm có thể hỗ trợ khoản khấu trừ ngay cả khi bạn không có hóa đơn cho mọi lần đổ xăng. Lưu ý rằng việc đi lại từ nhà đến nơi làm việc thường không được khấu trừ.

3. Công tác phí kinh doanh

Chi phí đi lại xa nơi thuế vụ của bạn vì mục đích kinh doanh có thể được khấu trừ khi đó là chi phí thông thường, cần thiết và gắn trực tiếp với hoạt động kinh doanh của bạn.

Bạn có thể chứng minh chi phí công tác bằng:

• Vé máy bay hoặc tàu hỏa
• Sao kê khách sạn
• Xác nhận đăng ký hội nghị
• Chương trình họp
• Mục trong lịch
• Sao kê thẻ tín dụng

Hóa đơn vẫn hữu ích, nhưng hồ sơ có thể được ghép từ nhiều nguồn khác nhau. Điều quan trọng là phải ghi nhận mục đích kinh doanh của chuyến đi.

Nếu chuyến đi có lẫn hoạt động cá nhân, thông thường chỉ phần phục vụ kinh doanh mới được khấu trừ.

4. Bảo hiểm y tế cho người tự kinh doanh

Nhiều chủ doanh nghiệp tự kinh doanh có thể khấu trừ phí bảo hiểm y tế đủ điều kiện, tùy theo các quy định về điều kiện áp dụng.

Khoản khấu trừ này thường được hỗ trợ bằng:

• Sao kê hợp đồng bảo hiểm
• Xác nhận thanh toán phí bảo hiểm
• Hồ sơ thanh toán từ công ty bảo hiểm

Nếu bạn tự kinh doanh và đáp ứng các yêu cầu, khoản khấu trừ này có thể có sẵn ngay cả khi bạn không kê khai theo dạng khấu trừ cá nhân từng khoản.

5. Đóng góp vào quỹ hưu trí

Khoản đóng góp vào các chương trình hưu trí đủ điều kiện có thể được khấu trừ tùy theo loại hình doanh nghiệp và cấu trúc chương trình.

Hồ sơ thường đến trực tiếp từ đơn vị quản lý quỹ hoặc công ty môi giới và có thể bao gồm:

• Sao kê đóng góp hàng năm
• Báo cáo hoạt động tài khoản
• Mẫu 5498 hoặc tài liệu chương trình tương tự

Vì các hồ sơ này đến từ tổ chức tài chính, chúng thường có thể dùng làm bằng chứng ngay cả khi không có hóa đơn giấy.

6. Khấu trừ thuế tự doanh

Người tự kinh doanh thường có thể khấu trừ một phần thuế tự doanh của mình. Khoản này không dựa trên hóa đơn; nó dựa trên số thuế đã khai và đã nộp.

Tờ khai và hồ sơ thanh toán của bạn thường là đủ để chứng minh khoản khấu trừ này.

7. Học tập và đào tạo liên quan đến doanh nghiệp của bạn

Các khóa đào tạo giúp duy trì hoặc nâng cao kỹ năng sử dụng trong doanh nghiệp hiện tại của bạn có thể được khấu trừ.

Ví dụ về hồ sơ hữu ích gồm:

• Đăng ký khóa học
• Hóa đơn học phí
• Xác nhận webinar
• Sao kê thành viên
• Tài liệu chương trình hoặc đề cương

Hãy lưu ghi chú cho thấy khóa đào tạo liên quan như thế nào đến doanh nghiệp của bạn. Giáo dục đủ điều kiện để chuẩn bị cho một ngành nghề hoặc doanh nghiệp mới được xử lý khác và có thể không được khấu trừ theo cách tương tự.

8. Vật tư văn phòng và thiết bị nhỏ

Nhiều chi phí thường xuyên có thể được chứng minh bằng sao kê ngân hàng hoặc thẻ cộng với hóa đơn, xác nhận đơn hàng trực tuyến hoặc lịch sử tài khoản của nhà cung cấp.

Một số ví dụ phổ biến gồm:

• Giấy và mực in
• Gói phần mềm
• Cước bưu chính
• Dụng cụ văn phòng nhỏ
• Phụ kiện bàn làm việc
• Sách phục vụ kinh doanh
• Thiết bị giá trị thấp

Đối với một số khoản mua sắm, đặc biệt nếu là tài sản cố định hoặc thiết bị có giá trị lớn hơn, có thể cần hồ sơ mạnh hơn. Hãy giữ lại hồ sơ của nhà cung cấp và chứng từ thanh toán cùng nhau.

9. Dịch vụ chuyên môn và phí

Chủ doanh nghiệp thường phải trả cho dịch vụ pháp lý, kế toán, tư vấn và đại lý đăng ký. Những khoản này thường dễ chứng minh bằng hóa đơn, sao kê hàng tháng và hồ sơ thanh toán.

Danh mục này cũng có thể bao gồm:

• Phí tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Phí cổng thanh toán
• Phí xử lý giao dịch
• Phí nộp hồ sơ
• Nền tảng đăng ký dùng cho vận hành

Đối với các công ty được thành lập với Zenind, các chi phí liên quan đến tuân thủ và duy trì doanh nghiệp cần được theo dõi cẩn thận. Những hồ sơ đó có thể giúp bạn phân biệt giữa chi phí khởi nghiệp, chi phí tổ chức và chi phí vận hành thường xuyên.

10. Quảng cáo và tiếp thị

Chi phí marketing thường được khấu trừ khi chúng là chi phí thông thường và cần thiết cho doanh nghiệp của bạn.

Hồ sơ hữu ích bao gồm:

• Hóa đơn từ nền tảng quảng cáo
• Bảng điều khiển quảng cáo mạng xã hội
• Sao kê thanh toán website
• Phí giữ chỗ của agency
• Gói đăng ký email marketing
• Hóa đơn thiết kế

Nếu bạn quảng cáo trực tuyến, ảnh chụp màn hình và sao kê tài khoản có thể giúp chứng minh chi phí và thời gian diễn ra chiến dịch.

Các khoản khấu trừ thường dựa vào tài liệu thay thế

Một số khoản khấu trừ thường không được chứng minh bằng một hóa đơn đơn lẻ. Thay vào đó, chúng được hỗ trợ bằng hồ sơ cho thấy hoạt động diễn ra theo thời gian.

Nhật ký số dặm

Nhật ký số dặm là một ví dụ điển hình. Chúng có thể quan trọng hơn hóa đơn xăng vì chúng chứng minh việc sử dụng cho mục đích kinh doanh, chứ không chỉ cho thấy bạn đã mua nhiên liệu.

Sao kê ngân hàng

Sao kê có thể hỗ trợ các khoản phí định kỳ như đăng ký phần mềm, dịch vụ điện thoại, gia hạn tên miền và dịch vụ chuyên môn hàng tháng.

Hồ sơ tiền lương

Nếu bạn có nhân viên, báo cáo tiền lương sẽ hỗ trợ khấu trừ tiền lương, khoản nộp thuế và các phúc lợi do chủ lao động chi trả.

Hóa đơn tiện ích và dịch vụ

Hóa đơn tiện ích, internet và điện thoại có thể hỗ trợ việc phân bổ chi phí khi một phần chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh.

Tài liệu chương trình và bảo hiểm

Các khoản khấu trừ cho chương trình hưu trí và bảo hiểm thường dựa vào sao kê từ nhà cung cấp thay vì hóa đơn cửa hàng.

IRS thường xem xét điều gì

Khi hồ sơ được xem xét, IRS thường muốn thấy các yếu tố sau:

• Số tiền của chi phí
• Ngày phát sinh chi phí
• Mục đích kinh doanh
• Mối quan hệ kinh doanh, nếu có liên quan
• Mối liên hệ rõ ràng giữa chi phí và hoạt động kinh doanh

Nếu khoản khấu trừ dựa trên việc sử dụng một phần cho kinh doanh, phương pháp phân bổ của bạn nên nhất quán và hợp lý. Ví dụ, nếu bạn dùng điện thoại 40% cho công việc, hãy ghi lại cách bạn đưa ra ước tính đó.

Loại hình doanh nghiệp rất quan trọng

Cấu trúc doanh nghiệp của bạn có thể ảnh hưởng đến cách ghi nhận các khoản khấu trừ.

Hộ kinh doanh cá thể

Chủ hộ kinh doanh cá thể thường báo cáo thu nhập và chi phí kinh doanh trên tờ khai cá nhân của mình. Nhiều chi phí kinh doanh thông thường được báo cáo trên phụ lục kinh doanh và được hỗ trợ bằng hồ sơ lưu cùng với hồ sơ thuế cá nhân.

LLC

Một LLC một thành viên thường được xem như hộ kinh doanh cá thể cho mục đích thuế liên bang, trừ khi nó chọn hình thức khác. Một LLC nhiều thành viên thường bị đánh thuế như công ty hợp danh, trừ khi nó thực hiện một lựa chọn khác.

Điều đó có nghĩa là khoản khấu trừ có thể tương tự, nhưng cách báo cáo có thể khác.

S corporation và C corporation

Các công ty cổ phần tuân theo các quy tắc lưu hồ sơ và báo cáo chặt chẽ hơn. Một số khoản khấu trừ được yêu cầu ở cấp độ pháp nhân, trong khi một số khác phụ thuộc vào tiền lương của chủ sở hữu, khoản hoàn trả hoặc cách xử lý phúc lợi bổ sung.

Phân loại pháp nhân ảnh hưởng đến khoản nào được khấu trừ, được báo cáo ở đâu và bạn cần những tài liệu gì.

Thực hành lưu hồ sơ tốt cho doanh nghiệp nhỏ

Lưu hồ sơ tốt giúp việc khấu trừ dễ dàng và an toàn hơn.

Hãy duy trì những thói quen này trong suốt năm:

• Tách tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và cá nhân
• Lưu bản sao điện tử của hóa đơn và sao kê
• Ghi nhật ký số dặm ngay khi đi, không phải vài tháng sau
• Lưu email nhà cung cấp và xác nhận đơn hàng
• Gắn nhãn chi phí theo danh mục
• Đối chiếu tài khoản hàng tháng
• Lưu hồ sơ thuế ở một nơi an toàn

Nếu bạn dựa vào các con số ước tính, hãy ghi lại cách bạn tính toán. Một ước tính có tài liệu hỗ trợ sẽ mạnh hơn nhiều so với một phỏng đoán sơ sài không có căn cứ.

Những điều bạn không nên mặc định

Đừng cho rằng mọi chi phí đều có thể khấu trừ mà không cần tài liệu. Đừng cho rằng chỉ một sao kê ngân hàng đã đủ chứng minh mục đích kinh doanh. Đừng cho rằng chi phí vừa cá nhân vừa kinh doanh đều được khấu trừ toàn bộ.

Nếu chi phí bất thường, lớn hoặc gắn chặt với việc sử dụng cá nhân, thường sẽ cần tài liệu mạnh hơn.

Khi nào nên hỏi chuyên gia thuế

Quy định thuế thay đổi, và các khoản khấu trừ có thể khác nhau tùy theo loại hình pháp nhân, thu nhập, ngành nghề và quy định của từng tiểu bang. Một chuyên gia thuế có thể giúp bạn nếu bạn đang xử lý:

• Thành lập doanh nghiệp mới
• Lựa chọn hình thức LLC hoặc corporation
• Tài sản dùng chung cho cá nhân và kinh doanh
• Phân bổ văn phòng tại nhà
• Hoạt động ở nhiều tiểu bang
• Tuân thủ tiền lương và nhà thầu
• Phân loại chi phí khởi nghiệp

Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn đang quyết định cách cấu trúc một doanh nghiệp mới. Thiết lập thành lập và lưu hồ sơ đúng ngay từ đầu có thể tiết kiệm thời gian về sau.

Kết luận

Bạn không phải lúc nào cũng cần hóa đơn giấy để yêu cầu một khoản khấu trừ kinh doanh. Trong nhiều trường hợp, sao kê ngân hàng, nhật ký, hóa đơn và hồ sơ từ nhà cung cấp là đủ khi chúng thể hiện rõ số tiền, ngày phát sinh và mục đích kinh doanh.

Đối với chủ doanh nghiệp nhỏ, lợi thế thực sự không chỉ là biết khoản nào có thể khấu trừ. Đó là xây dựng một hệ thống giúp hồ sơ của bạn được sắp xếp ngay từ ngày đầu hoạt động.

Nếu bạn đang thành lập một LLC hoặc corporation mới, Zenind có thể giúp bạn bắt đầu với một cấu trúc hỗ trợ việc tuân thủ gọn gàng hơn và quản lý hồ sơ kinh doanh tốt hơn ngay từ đầu.