Taxe 101: Deduceri pentru micile afaceri pe care le puteți solicita fără chitanțe

A conduce o afacere înseamnă să rămâneți organizat, mai ales când se apropie sezonul fiscal. Mulți fondatori presupun că fiecare deducere are nevoie de o chitanță pe hârtie pentru a fi valabilă. În practică, unele cheltuieli pot fi justificate și prin alte documente, cum ar fi extrase de cont, foi de parcurs, facturi, rapoarte de salarizare sau documente de plan.

Totuși, IRS se așteaptă în continuare să păstrați înregistrări credibile. „Fără chitanțe” nu înseamnă „fără dovezi”. Înseamnă că este posibil să solicitați anumite deduceri folosind documente alternative atunci când înregistrările arată clar scopul comercial, suma și data.

Pentru antreprenori, proprietari de LLC, acționari ai unei societăți S, persoane fizice autorizate și startup-uri înființate prin Zenind, înțelegerea acestor reguli poate face evidența mai ușoară și poate reduce stresul la momentul depunerii declarației.

Ce contează ca înregistrare fiscală validă?

O chitanță este doar o formă de documentare. În funcție de cheltuială, puteți folosi și:

• Extrase de cont bancar sau de card de credit
• Cecuri anulate
• Foi de parcurs
• Agende de programări
• Facturi și contracte
• Înregistrări de salarizare
• Facturi de utilități
• Extrase de abonament
• Documente privind polița de asigurare
• Extrase pentru planuri de pensie
• Extrase de la administratorul împrumutului

Cheia este să arătați o legătură clară cu afacerea. Dacă nu puteți explica în mod rezonabil de ce cheltuiala a fost necesară pentru afacerea dvs., deducerea poate să nu reziste dacă este contestată.

Deducerea standard vs. deducerile pentru afaceri

Este util să separați deducerile fiscale personale de deducerile pentru afaceri.

Deducerea standard este o deducere din impozitul pe venitul personal, disponibilă pentru multe persoane fizice. Nu este același lucru cu o deducere a unei cheltuieli de afaceri. Deducerile pentru afaceri sunt, în general, legate de desfășurarea unei activități comerciale sau de afaceri active și sunt raportate în declarația sau anexa fiscală corespunzătoare.

Pentru proprietarii de afaceri, această distincție contează deoarece o cheltuială poate fi deductibilă pentru firmă chiar dacă nu apare ca deducere personală detaliată.

Deduceri obișnuite pentru afaceri pe care le puteți justifica fără chitanțe tradiționale

Unele deduceri sunt mai ușor de documentat prin înregistrări altele decât o chitanță de magazin. Exemplele de mai jos sunt comune pentru micile afaceri, dar eligibilitatea depinde de situația dvs. și de clasificarea fiscală.

1. Deducerea pentru biroul de acasă

Dacă folosiți o parte din locuință în mod regulat și exclusiv pentru afaceri, puteți fi eligibil pentru deducerea pentru biroul de acasă.

Această deducere poate fi adesea susținută cu:

• O schiță a locuinței sau fotografii ale spațiului de lucru
• Înregistrări privind chiria sau ipoteca
• Facturi de utilități
• Extrase de asigurare
• Înregistrări privind impozitul pe proprietate

Nu aveți nevoie de o chitanță pentru fiecare metru pătrat al locuinței. În schimb, aveți nevoie de o metodă rezonabilă pentru a calcula procentul utilizării în scop de afaceri.

De exemplu, dacă o cameră dedicată este folosită doar ca birou, este posibil să alocați o parte din chirie, utilități și anumite costuri de întreținere către afacere. Înregistrările ar trebui să arate cum ați calculat procentul și de ce spațiul de lucru se califică.

2. Cheltuieli pentru vehicul și kilometraj

Dacă folosiți o mașină pentru afaceri, puteți deduce cheltuielile pentru vehicul folosind metoda standard a kilometrajului sau metoda cheltuielilor reale.

Metoda standard a kilometrajului este adesea mai ușor de documentat deoarece se bazează pe o foaie de parcurs, nu doar pe chitanțe pentru combustibil.

Jurnalul dvs. ar trebui să includă:

• Data deplasării
• Punctul de plecare
• Destinația
• Scopul de afaceri
• Kilometri parcurși

Când documentația este solidă, foile de parcurs pot susține o deducere chiar dacă nu aveți chitanțe pentru fiecare alimentare cu carburant. Rețineți că, de obicei, deplasarea dus-întors către locul obișnuit de muncă nu este deductibilă.

3. Călătorii de afaceri

Călătoriile în afara domiciliului fiscal, în scop de afaceri, pot fi deductibile atunci când sunt obișnuite, necesare și direct legate de afacerea dvs.

Este posibil să puteți susține deducerile pentru călătorii cu:

• Bilete de avion sau tren
• Extrase de hotel
• Confirmări de înregistrare la conferințe
• Agende de întâlniri
• Înregistrări din calendar
• Extrase de pe cardul de credit

Chitanțele sunt încă utile, dar înregistrările pot fi reunite din mai multe surse. Partea importantă este documentarea scopului de afaceri al deplasării.

Dacă într-o călătorie sunt incluse și activități personale, în general este deductibilă doar partea de afaceri.

4. Asigurarea de sănătate pentru persoanele care desfășoară activități independente

Mulți proprietari de afaceri care desfășoară activități independente pot deduce primele eligibile de asigurare de sănătate, în funcție de regulile de eligibilitate.

Această deducere este susținută adesea de:

• Extrase ale poliței de asigurare
• Confirmări de plată a primelor
• Documente de facturare de la compania de asigurări

Dacă sunteți persoană care desfășoară activități independente și îndepliniți cerințele, această deducere poate fi disponibilă chiar dacă nu detaliați deducerile personale.

5. Contribuții la planurile de pensie

Contribuțiile la planuri de pensie eligibile pot fi deductibile, în funcție de tipul entității și de structura planului.

Înregistrările provin adesea direct de la administratorul planului sau de la broker și pot include:

• Extrase anuale ale contribuțiilor
• Rapoarte de activitate ale contului
• Formularul 5498 sau documente similare ale planului

Deoarece aceste înregistrări provin de la instituții financiare, ele pot servi adesea drept dovadă chiar și fără o chitanță pe hârtie.

6. Deducerea pentru impozitul pe activități independente

Persoanele care desfășoară activități independente pot, în general, să deducă o parte din impozitul pe activități independente. Aceasta nu se bazează pe o chitanță; se bazează pe impozitul raportat și plătit.

Declarația dvs. și înregistrările de plată sunt, de obicei, suficiente pentru a susține această deducere.

7. Educație și formare legate de afacerea dvs.

Formarea care menține sau îmbunătățește competențele utilizate în afacerea dvs. existentă poate fi deductibilă.

Exemple de înregistrări utile includ:

• Înscrieri la cursuri
• Facturi pentru taxe de școlarizare
• Confirmări pentru webinare
• Extrase de membru
• Documente cu agenda sau programa

Păstrați note care arată modul în care formarea se leagă de afacerea dvs. Educația care vă califică pentru o nouă profesie sau un nou tip de afacere este tratată diferit și poate să nu fie deductibilă în același mod.

8. Consumabile de birou și echipamente mici

Multe cheltuieli de rutină pot fi documentate prin extrase bancare sau de card, împreună cu o factură, o confirmare de comandă online sau istoricul contului furnizorului.

Exemple comune includ:

• Hârtie și cerneală
• Abonamente software
• Timbre poștale
• Unelte mici de birou
• Accesorii pentru birou
• Cărți de afaceri
• Echipamente cu cost redus

Pentru unele achiziții, în special dacă sunt active capitalizabile sau echipamente mai costisitoare, poate fi necesară o documentație mai solidă. Păstrați împreună înregistrările furnizorului și dovada plății.

9. Servicii profesionale și taxe

Proprietarii de afaceri plătesc adesea pentru servicii juridice, contabile, de consultanță și de agent înregistrat. Acestea sunt, de obicei, ușor de documentat prin facturi, extrase lunare și înregistrări ale plăților.

Această categorie poate include și:

• Comisioane pentru contul bancar de afaceri
• Comisioane ale procesatorului de plăți
• Comisioane comerciale
• Taxe de depunere
• Platforme de abonament utilizate pentru operațiuni

Pentru companiile înființate cu Zenind, costurile legate de conformitate și mentenanță trebuie urmărite cu atenție. Aceste înregistrări vă pot ajuta să distingeți între cheltuielile de pornire, cele de organizare și cele operaționale curente.

10. Publicitate și marketing

Cheltuielile de marketing sunt adesea deductibile atunci când sunt obișnuite și necesare pentru afacerea dvs.

Înregistrările utile includ:

• Facturi de la platformele de publicitate
• Panouri de control ale reclamelor din social media
• Extrase de facturare pentru site-uri web
• Rețineri lunare ale agențiilor
• Abonamente pentru email marketing
• Facturi pentru design

Dacă faceți publicitate online, capturile de ecran și extrasele de cont pot ajuta la demonstrarea cheltuielii și a datelor campaniei.

Deduceri care se bazează adesea pe documente alternative

Unele deduceri nu sunt de obicei dovedite printr-o singură chitanță. În schimb, ele sunt susținute de înregistrări care arată activitatea în timp.

Foi de parcurs pentru kilometraj

Foile de parcurs sunt unul dintre cele mai bune exemple. Ele pot fi mai importante decât chitanțele pentru combustibil, deoarece dovedesc utilizarea în scop de afaceri, nu doar faptul că ați cumpărat benzină.

Extrase de cont bancar

Extrasele pot susține costurile recurente, cum ar fi abonamentele software, serviciile de telefonie, reînnoirile de domenii și serviciile profesionale lunare.

Înregistrări de salarizare

Dacă aveți angajați, rapoartele de salarizare susțin deducerile pentru salarii, depunerile de taxe și beneficiile plătite de angajator.

Facturi de utilități și servicii

Utilitățile, internetul și telefonul pot susține alocările de utilizare în afaceri atunci când o parte din cost este legată de operațiunile firmei.

Documente de plan și de asigurare

Deducerile pentru pensie și asigurare se bazează adesea pe extrasele furnizorului, nu pe chitanțe de magazin.

Ce urmărește IRS

Atunci când înregistrările sunt verificate, IRS dorește, în general, să vadă următoarele:

• Suma cheltuielii
• Data cheltuielii
• Scopul de afaceri
• Relația de afaceri, dacă este relevantă
• O legătură clară între cheltuială și activitatea de afaceri

Dacă o deducere se bazează pe utilizarea parțială în scop de afaceri, metoda dvs. de alocare ar trebui să fie consecventă și rezonabilă. De exemplu, dacă folosiți telefonul 40% pentru afaceri, documentați modul în care ați ajuns la această estimare.

Forma juridică a afacerii contează

Structura afacerii dvs. poate afecta modul în care sunt raportate deducerile.

PFA-uri

Persoanele fizice autorizate raportează, de obicei, veniturile și deducerile din afaceri în declarația lor individuală. Multe cheltuieli obișnuite de afaceri sunt raportate într-o anexă fiscală și susținute prin înregistrări păstrate împreună cu dosarele fiscale personale.

LLC-uri

Un LLC cu un singur membru este adesea tratat ca o persoană fizică autorizată în scopuri fiscale federale, cu excepția cazului în care optează altfel. Un LLC cu mai mulți membri este, în mod obișnuit, impozitat ca parteneriat, cu excepția cazului în care face o altă alegere.

Asta înseamnă că deducerea în sine poate fi similară, dar metoda de raportare poate diferi.

Societăți S și societăți C

Societățile respectă reguli mai formale de evidență și raportare. Unele deduceri sunt revendicate la nivel de entitate, în timp ce altele pot depinde de remunerația proprietarului, rambursări sau tratamentul beneficiilor extrasalariale.

Clasificarea entității influențează ce este deductibil, unde se raportează și ce documente sunt necesare.

Cele mai bune practici de evidență pentru micile afaceri

O bună evidență face deducerile mai ușoare și mai sigure.

Folosiți aceste obiceiuri pe tot parcursul anului:

• Separați conturile bancare de afaceri de cele personale
• Păstrați copii digitale ale facturilor și extraselor
• Notați kilometrajul pe măsură ce apar deplasările, nu luni mai târziu
• Salvați emailurile furnizorilor și confirmările comenzilor
• Etichetați cheltuielile pe categorii
• Reconciliați conturile lunar
• Stocați documentele fiscale într-un singur loc sigur

Dacă vă bazați pe estimări, notați cum le-ați calculat. O estimare documentată este mult mai puternică decât o presupunere vagă fără suport.

Ce nu ar trebui să presupuneți

Nu presupuneți că fiecare cheltuială poate fi dedusă fără documentație. Nu presupuneți că un extras bancar, singur, dovedește scopul de afaceri. Nu presupuneți că cheltuielile mixte, personale și de afaceri, sunt integral deductibile.

Dacă cheltuiala este neobișnuită, mare sau strâns legată de utilizarea personală, în general este necesară o documentație mai solidă.

Când să apelați la un specialist fiscal

Regulile fiscale se schimbă, iar deducerile pot varia în funcție de tipul entității, venit, industrie și regulile statale. Un specialist fiscal vă poate ajuta dacă vă confruntați cu:

• Înființarea unei afaceri noi
• Alegerea tratamentului fiscal pentru un LLC sau o corporație
• Active cu utilizare mixtă
• Alocarea pentru biroul de acasă
• Activitate în mai multe state
• Conformitate pentru salarii și contractori
• Clasificarea cheltuielilor de start-up

Acest lucru este deosebit de important atunci când decideți cum să structurați o afacere nouă. Configurația corectă de înființare și evidență poate economisi timp mai târziu.

Gânduri finale

Nu aveți întotdeauna nevoie de o chitanță pe hârtie pentru a solicita o deducere de afaceri. În multe cazuri, extrasele de cont, jurnalele, facturile și documentele furnizorilor sunt suficiente atunci când arată clar suma, data și scopul de afaceri.

Pentru proprietarii de mici afaceri, avantajul real nu este doar să știe ce poate fi dedus. Este să construiască un sistem care să țină evidențele organizate încă din prima zi de funcționare.

Dacă înființați un LLC sau o corporație nouă, Zenind vă poate ajuta să începeți cu o structură care susține o conformitate mai clară și o evidență mai bună a afacerii încă de la început.