Verotus 101: Pienyrityksen vähennykset, joita voit mahdollisesti hakea ilman kuitteja

Yrityksen pyörittäminen edellyttää järjestelmällisyyttä, etenkin verokauden lähestyessä. Monet perustajat olettavat, että jokainen vähennys vaatii paperisen kuitin ollakseen pätevä. Käytännössä jotkin kulut voidaan todentaa muilla asiakirjoilla, kuten tiliotteilla, ajopäiväkirjoilla, laskuilla, palkkaraporteilla tai suunnitelma-asiakirjoilla.

Silti IRS odottaa edelleen, että pidät luotettavaa kirjanpitoa. “Ilman kuitteja” ei tarkoita “ilman todisteita”. Se tarkoittaa, että saatat pystyä ilmoittamaan tietyt vähennykset vaihtoehtoisen dokumentaation avulla, kun asiakirjoista käy selvästi ilmi liiketoimintatarkoitus, määrä ja päivämäärä.

Yrittäjille, LLC-omistajille, S-yhtiön osakkeenomistajille, yksityisille elinkeinonharjoittajille ja Zenindin kautta perustettujen startupien perustajille näiden sääntöjen ymmärtäminen voi helpottaa kirjanpitoa ja vähentää stressiä veroilmoituksen aikaan.

Mikä lasketaan kelvolliseksi verotodisteeksi?

Kuitti on vain yksi dokumentaation muoto. Kulusta riippuen voit käyttää myös:

• Pankki- tai luottokorttitiliotteita
• Peruutettuja shekkejä
• Ajopäiväkirjoja
• Ajanvarauskalentereita
• Laskuja ja sopimuksia
• Palkkatietoja
• Sähkölaskuja
• Tilauslaskuja
• Vakuutussopimusasiakirjoja
• Eläkesuunnitelman tiliotteita
• Lainanhoitajan tiliotteita

Oleellista on osoittaa selkeä yhteys liiketoimintaan. Jos et pysty kohtuudella selittämään, miksi kulu oli yrityksesi kannalta tarpeellinen, vähennys ei välttämättä kestä tarkastelua, jos sitä kysytään.

Vakiovähennys vs. yritysvähennykset

On hyödyllistä erottaa henkilökohtaiset verovähennykset yritysvähennyksistä.

Vakiovähennys on henkilökohtainen tuloverovähennys, joka on monien yksityishenkilöiden käytettävissä. Se ei ole sama asia kuin yrityskuluvähennys. Yritysvähennykset liittyvät yleensä aktiivisen elinkeinon tai liiketoiminnan harjoittamiseen, ja ne ilmoitetaan asianmukaisella yritysveroilmoituksella tai -lomakkeella.

Yrityksen omistajille tämä ero on tärkeä, koska kulu voi olla vähennyskelpoinen yritykselle, vaikka sitä ei voisi ilmoittaa henkilökohtaisena erittelyvähennyksenä.

Yleisiä yritysvähennyksiä, joita voit mahdollisesti tukea ilman perinteisiä kuitteja

Jotkin vähennykset on helpompi todentaa muilla asiakirjoilla kuin kaupan kuitilla. Alla olevat esimerkit ovat yleisiä pienyrityksissä, mutta kelpoisuus riippuu tosiseikoista ja veroluokituksestasi.

1. Kotitoimiston vähennys

Jos käytät osaa kodistasi säännöllisesti ja yksinomaan liiketoimintaan, saatat täyttää kotitoimiston vähennyksen ehdot.

Tätä vähennystä voidaan usein tukea seuraavilla:

• Pohjapiirros tai valokuvat työtilasta
• Vuokra- tai asuntolainatiedot
• Sähkölaskut
• Vakuutusasiakirjat
• Kiinteistöverotiedot

Sinun ei tarvitse kuittia jokaisesta neliöjalasta kodissasi. Sen sijaan tarvitset järkevän tavan laskea yrityskäytön osuus.

Esimerkiksi jos erillistä huonetta käytetään vain toimistona, saatat pystyä kohdistamaan osan vuokrasta, sähköstä ja tietyistä ylläpitokuluista yritykselle. Asiakirjoista tulisi käydä ilmi, miten laskit osuuden ja miksi työtila täyttää ehdot.

2. Ajoneuvo- ja kilometrikulut

Jos käytät autoa liiketoimintaan, voit vähentää ajoneuvokuluja joko vakio-kilometrimenetelmällä tai todellisten kulujen menetelmällä.

Vakio-kilometrimenetelmä on usein helpompi dokumentoida, koska se perustuu ajopäiväkirjaan eikä pelkästään polttoainekuitteihin.

Ajopäiväkirjasi tulisi sisältää:

• Matkan päivämäärä
• Lähtöpaikka
• Kohde
• Liiketoiminnan tarkoitus
• Ajetut kilometrit

Kun dokumentointi on vahvaa, ajopäiväkirja voi tukea vähennystä, vaikka sinulla ei olisi kuitteja jokaisesta bensan ostosta. Huomaa, että työmatka vakituiselle työpaikalle ja sieltä takaisin ei yleensä ole vähennyskelpoinen.

3. Liikematkustaminen

Verokodistasi poissa tehty liikematka voi olla vähennyskelpoinen, kun se on tavanomainen, tarpeellinen ja suoraan liiketoimintaasi liittyvä.

Voit ehkä tukea matkakulujen vähennystä seuraavilla:

• Lentolipuilla tai junalipuilla
• Hotellien tiliotteilla
• Tapahtumarekisteröintien vahvistuksilla
• Kokousohjelmilla
• Kalenterimerkinnöillä
• Luottokorttitiliotteilla

Kuitit ovat edelleen hyödyllisiä, mutta asiakirjat voidaan yhdistää useista lähteistä. Tärkeintä on dokumentoida matkan liiketoiminnallinen tarkoitus.

Jos matkalla on myös yksityisiä osia, yleensä vain liiketoimintaan liittyvä osuus on vähennyskelpoinen.

4. Itsenäisen ammatinharjoittajan sairausvakuutus

Monet itsenäiset yrittäjät voivat vähentää kelpoisuuden täyttäviä sairausvakuutusmaksuja, jos ehdot täyttyvät.

Tätä vähennystä tukevat usein:

• Vakuutussopimuksen tiliotteet
• Maksuvahvistukset
• Vakuutusyhtiön laskutustiedot

Jos olet itsenäinen ammatinharjoittaja ja täytät vaatimukset, tämä vähennys voi olla käytettävissäsi, vaikka et erittelisi henkilökohtaisia vähennyksiä.

5. Eläkesuunnitelmaan tehdyt maksut

Kelpoisten eläkesuunnitelmien maksut voivat olla vähennyskelpoisia riippuen yhtiömuodostasi ja suunnitelman rakenteesta.

Tiedot tulevat usein suoraan suunnitelman ylläpitäjältä tai välittäjältä, ja ne voivat sisältää:

• Vuosittaiset maksutiedotteet
• Tilitapahtumaraportit
• Lomake 5498 tai vastaavat suunnitelma-asiakirjat

Koska nämä tiedot tulevat rahoituslaitoksilta, ne voivat usein toimia todisteena ilman paperista kuittia.

6. Itsenäisen ammatinharjoittajan veron vähennys

Itsenäiset ammatinharjoittajat voivat yleensä vähentää osan itsenäisen ammatinharjoittajan verostaan. Tämä ei perustu kuittiin, vaan ilmoitettuun ja maksettuun veroon.

Veroilmoituksesi ja maksutietosi riittävät yleensä tämän vähennyksen tukemiseen.

7. Liiketoimintaan liittyvä koulutus ja valmennus

Koulutus, joka ylläpitää tai parantaa jo olemassa olevassa liiketoiminnassasi tarvittavia taitoja, voi olla vähennyskelpoinen.

Hyödyllisiä asiakirjoja ovat esimerkiksi:

• Kurssi-ilmoittautumiset
• Lukukausilaskut
• Webinaarivahvistukset
• Jäsenlaskut
• Ohjelma- tai opetussuunnitelma-asiakirjat

Säilytä muistiinpanot, jotka osoittavat, miten koulutus liittyy liiketoimintaasi. Koulutus, joka oikeuttaa sinut uuteen ammattiin tai liiketoimintaan, käsitellään eri tavalla, eikä se välttämättä ole samalla tavoin vähennyskelpoinen.

8. Toimistotarvikkeet ja pienet laitteet

Monet rutiinikulut voidaan todentaa pankki- tai korttitiliotteilla sekä laskulla, verkkotilausvahvistuksella tai myyjätilin tapahtumahistorialla.

Tavallisia esimerkkejä ovat:

• Paperi ja muste
• Ohjelmistotilaukset
• Postitus
• Pienet toimistotyökalut
• Työpöydän tarvikkeet
• Liiketoiminnan kirjat
• Edulliset laitteet

Joihinkin hankintoihin, erityisesti jos ne ovat käyttöomaisuutta tai suurempia laitehankintoja, saatetaan tarvita vahvempaa dokumentaatiota. Säilytä myyjän tiedot ja maksutositteet yhdessä.

9. Ammatilliset palvelut ja maksut

Yrityksen omistajat maksavat usein lakipalveluista, kirjanpidosta, konsultoinnista ja rekisteröidyn edustajan palveluista. Nämä on yleensä helppo todentaa laskuilla, kuukausiotteilla ja maksutiedoilla.

Tähän kategoriaan voivat kuulua myös:

• Yrityspankin kulut
• Maksunvälittäjän kulut
• Kauppiastilit maksut
• Rekisteröintimaksut
• Toimintaan käytetyt tilausalustat

Zenindin kautta perustetuissa yhtiöissä perustamiseen, vaatimustenmukaisuuteen ja ylläpitoon liittyvät kulut kannattaa kirjata huolellisesti. Nämä tiedot auttavat erottamaan perustamis-, organisointi- ja jatkuvat toimintakulut toisistaan.

10. Mainonta ja markkinointi

Markkinointikulut ovat usein vähennyskelpoisia, kun ne ovat yrityksellesi tavanomaisia ja tarpeellisia.

Hyödyllisiä asiakirjoja ovat esimerkiksi:

• Mainosalustojen laskut
• Sosiaalisen median mainosnäkymät
• Verkkosivuston laskutustiedot
• Toimisto- ja konsulttisopimukset
• Sähköpostimarkkinoinnin tilaukset
• Suunnittelulaskut

Jos mainostat verkossa, kuvakaappaukset ja tiliotteet voivat auttaa osoittamaan kulun ja kampanjan päivämäärät.

Vähennykset, jotka usein perustuvat vaihtoehtoiseen dokumentaatioon

Jotkin vähennykset eivät yleensä perustu yhteen kuittiin. Sen sijaan ne tuetaan asiakirjoilla, jotka osoittavat toimintaa ajan mittaan.

Ajopäiväkirjat

Ajopäiväkirjat ovat yksi parhaista esimerkeistä. Ne voivat olla tärkeämpiä kuin polttoainekuitit, koska ne osoittavat liiketoimintakäytön, eivät vain sitä, että ostit bensaa.

Tiliotteet

Tiliotteet voivat tukea toistuvia maksuja, kuten ohjelmistotilauksia, puhelinpalvelua, verkkotunnusten uusintoja ja kuukausittaisia ammatillisia palveluja.

Palkkatiedot

Jos sinulla on työntekijöitä, palkkaraportit tukevat palkkavähennyksiä, veromaksuja ja työnantajan maksamia etuuksia.

Sähkö- ja palvelulaskut

Sähkö, internet ja puhelinlaskut voivat tukea liikekäyttöön liittyvien kustannusten kohdistamista, kun osa kustannuksista liittyy liiketoimintaan.

Suunnitelma- ja vakuutusasiakirjat

Eläke- ja vakuutusvähennykset perustuvat usein palveluntarjoajan tiliotteisiin eivätkä kaupan kuitteihin.

Mitä IRS tarkastelee

Kun asiakirjoja tarkistetaan, IRS haluaa yleensä nähdä seuraavat asiat:

• Kulun määrä
• Kulun päivämäärä
• Liiketoiminnallinen tarkoitus
• Liikesuhde, jos relevantti
• Selkeä yhteys kulun ja liiketoiminnan välillä

Jos vähennys perustuu osittaiseen liiketoimintakäyttöön, kohdistusmenetelmän tulisi olla johdonmukainen ja järkevä. Esimerkiksi jos käytät puhelintasi 40-prosenttisesti yritystoimintaan, dokumentoi, miten päädyit arvioon.

Yritysmuoto vaikuttaa

Yrityksen rakenne voi vaikuttaa siihen, miten vähennykset ilmoitetaan.

Yksityiset elinkeinonharjoittajat

Yksityiset elinkeinonharjoittajat ilmoittavat yleensä liiketoiminnan tulot ja vähennykset henkilökohtaisessa veroilmoituksessaan. Monet tavanomaiset yrityskulut ilmoitetaan yrityslomakkeella, ja niitä tuetaan henkilökohtaisen verokirjanpidon yhteyteen säilytetyillä asiakirjoilla.

LLC-yhtiöt

Yhden jäsenen LLC:tä kohdellaan usein liittovaltion verotuksessa kuten yksityistä elinkeinonharjoittajaa, ellei se tee toisin. Usean jäsenen LLC verotetaan tavallisesti kumppanuutena, ellei se tee muuta valintaa.

Tämä tarkoittaa, että itse vähennys voi olla samanlainen, mutta ilmoitustapa voi erota.

S-yhtiöt ja C-yhtiöt

Yhtiöt noudattavat muodollisempia kirjanpito- ja ilmoitussääntöjä. Jotkin vähennykset ilmoitetaan yhtiötasolla, kun taas toiset voivat riippua omistajan palkasta, korvauksista tai luontoisetujen käsittelystä.

Yhtiömuoto vaikuttaa siihen, mikä on vähennyskelpoista, missä se ilmoitetaan ja millaista dokumentaatiota tarvitset.

Pienyrityksen kirjanpitokäytännöt

Hyvä kirjanpito tekee vähennyksistä helpompia ja turvallisempia.

Käytä näitä tapoja ympäri vuoden:

• Pidä yritys- ja henkilökohtaiset pankkitilit erillään
• Säilytä digitaaliset kopiot laskuista ja tiliotteista
• Kirjaa ajot heti matkojen yhteydessä, ei kuukausia myöhemmin
• Tallenna myyjäviestit ja tilausvahvistukset
• Merkitse kulut kategorioihin
• Täsmäytä tilit kuukausittain
• Säilytä verotiedot yhdessä turvallisessa paikassa

Jos käytät arvioita, kirjoita ylös, miten laskit ne. Dokumentoitu arvio on paljon vahvempi kuin karkea arvailu ilman tukea.

Mitä ei pidä olettaa

Älä oleta, että jokainen kulu voidaan vähentää ilman dokumentaatiota. Älä oleta, että pelkkä tiliote todistaa liiketoiminnallisen tarkoituksen. Älä oleta, että sekoitetut henkilökohtaiset ja yrityskulut ovat kokonaan vähennyskelpoisia.

Jos kulu on epätavallinen, suuri tai läheisesti sidoksissa henkilökohtaiseen käyttöön, vahvempaa dokumentaatiota yleensä tarvitaan.

Milloin kannattaa kysyä veroasiantuntijalta

Verosäännöt muuttuvat, ja vähennykset voivat vaihdella yritysmuodon, tulojen, toimialan ja osavaltiosääntöjen mukaan. Veroasiantuntija voi auttaa, jos käsittelet esimerkiksi:

• Uuden yrityksen perustamista
• LLC:n tai yhtiön verovalintaa
• Sekakäyttöisiä omaisuuseriä
• Kotitoimiston kohdistusta
• Usean osavaltion toimintaa
• Palkka- ja urakoitsijavelvoitteita
• Startup-kulujen luokittelua

Tämä on erityisen tärkeää, kun päätät, miten uusi yritys kannattaa perustaa. Oikea perustamis- ja kirjanpitorakenne voi säästää aikaa myöhemmin.

Loppuhuomiot

Et aina tarvitse paperista kuittia yritysvähennyksen hakemiseen. Monissa tapauksissa tiliotteet, ajopäiväkirjat, laskut ja palveluntarjoajien asiakirjat riittävät, kun niistä käy selvästi ilmi määrä, päivämäärä ja liiketoiminnallinen tarkoitus.

Pienyrityksen omistajalle todellinen hyöty ei ole vain tietää, mitä voi vähentää. Se on järjestelmän rakentaminen, joka pitää asiakirjat järjestyksessä heti toiminnan ensimmäisestä päivästä lähtien.

Jos perustat uutta LLC:tä tai yhtiötä, Zenind voi auttaa sinua aloittamaan rakenteella, joka tukee selkeämpää vaatimustenmukaisuutta ja parempaa liiketoiminnan kirjanpitoa alusta alkaen.