Základy daní: Odpočty pre malé podniky, ktoré môžete uplatniť bez účteniek

Vedenie firmy si vyžaduje poriadok, najmä keď sa blíži daňové obdobie. Mnohí zakladatelia predpokladajú, že každý odpočet musí byť podložený papierovou účtenkou. V praxi však možno niektoré výdavky preukázať aj inými záznamami, ako sú bankové výpisy, kniha jázd, faktúry, mzdové reporty alebo dokumenty plánu.

To však neznamená, že IRS nevyžaduje spoľahlivé záznamy. „Bez účteniek“ neznamená „bez dôkazov“. Znamená to, že niektoré odpočty môžete uplatniť pomocou alternatívnej dokumentácie, ak záznamy jasne preukazujú obchodný účel, sumu a dátum.

Pre podnikateľov, majiteľov LLC, spoločníkov S corporation, živnostníkov a startupy založené cez Zenind môže pochopenie týchto pravidiel zjednodušiť vedenie evidencie a znížiť stres pri podávaní daňového priznania.

Čo sa považuje za platný daňový záznam?

Účtenka je len jednou z foriem dokumentácie. V závislosti od výdavku môžete použiť aj:

• bankové alebo kartové výpisy
• zrušené šeky
• knihu jázd
• kalendáre stretnutí
• faktúry a zmluvy
• mzdové záznamy
• účty za energie
• výpisy za predplatné služby
• dokumenty poistnej zmluvy
• výpisy z dôchodkového plánu
• výpisy od správcu úveru

Kľúčové je preukázať jasnú súvislosť s podnikaním. Ak nedokážete rozumne vysvetliť, prečo bol výdavok nevyhnutný pre vašu firmu, odpočet nemusí obstáť pri kontrole.

Štandardný odpočet verzus podnikateľské odpočty

Pomáha odlišovať osobné daňové odpočty od podnikateľských odpočtov.

Štandardný odpočet je osobný odpočet z dane z príjmu, ktorý je dostupný mnohým jednotlivcom. Nie je to to isté ako odpočet podnikateľského výdavku. Podnikateľské odpočty sú spravidla viazané na prevádzku aktívneho podnikania a uvádzajú sa v príslušnom daňovom priznaní alebo v príslušnom formulári.

Pre majiteľov firiem je tento rozdiel dôležitý, pretože výdavok môže byť odpočítateľný pre firmu, aj keď nie je uvedený ako osobná položka v podrobnom odpočte.

Bežné podnikateľské odpočty, ktoré môžete podložiť aj bez tradičných účteniek

Niektoré odpočty sa ľahšie dokladujú záznamami inými ako pokladničná účtenka. Nižšie uvedené príklady sú bežné pre malé podniky, ale oprávnenosť závisí od konkrétnych okolností a daňovej klasifikácie.

1. Odpočet domácej kancelárie

Ak používate časť svojho domu pravidelne a výlučne na podnikanie, môžete mať nárok na odpočet za domácu kanceláriu.

Tento odpočet možno často podložiť:

• pôdorysom alebo fotografiami pracovného priestoru
• dokladmi o nájme alebo hypotéke
• účtami za energie
• poistnými záznamami
• záznamami o dani z nehnuteľnosti

Nemusíte mať účtenku za každý štvorcový meter svojho domu. Namiesto toho potrebujete rozumnú metódu na výpočet percenta využitia pre podnikanie.

Napríklad, ak je vyhradená miestnosť používaná len ako kancelária, môžete si alokovať časť nájmu, energií a niektorých nákladov na údržbu na podnikanie. Záznamy by mali ukazovať, ako ste vypočítali percento a prečo pracovný priestor spĺňa podmienky.

2. Výdavky na vozidlo a kilometer

Ak používate auto na podnikanie, môžete si odpočítať výdavky na vozidlo buď pomocou štandardnej sadzby za kilometer, alebo metódou skutočných výdavkov.

Metóda štandardnej sadzby za kilometer sa často ľahšie dokladá, pretože sa opiera o knihu jázd, nie iba o účtenky za palivo.

Váš záznam by mal obsahovať:

• dátum cesty
• miesto štartu
• cieľ cesty
• obchodný účel
• počet prejdených kilometrov

Ak je dokumentácia dostatočne silná, kniha jázd môže podporiť odpočet aj bez účteniek za každé tankovanie. Majte na pamäti, že dochádzanie do a z vášho bežného pracoviska sa zvyčajne nedá odpočítať.

3. Služobné cesty

Cesty mimo vašej daňovej adresy na podnikateľské účely môžu byť odpočítateľné, ak sú bežné, nevyhnutné a priamo súvisia s vaším podnikaním.

Podnikateľské cestovné výdavky môžete podložiť napríklad:

• letenkami alebo lístkami na vlak
• hotelovými účtami
• potvrdeniami o registrácii na konferencie
• programom stretnutia
• záznamami v kalendári
• výpismi z kreditnej karty

Účtenky sú stále užitočné, ale záznamy možno poskladať z viacerých zdrojov. Podstatné je zdokumentovať obchodný účel cesty.

Ak sa na výlete miešajú aj osobné aktivity, zvyčajne sa dá odpočítať iba podnikateľská časť.

4. Zdravotné poistenie samostatne zárobkovo činných osôb

Mnohí samostatne zárobkovo činní podnikatelia si môžu odpočítať kvalifikované poistné za zdravotné poistenie, v závislosti od pravidiel oprávnenosti.

Tento odpočet sa často podkladá:

• výpismi z poistnej zmluvy
• potvrdeniami o úhrade poistného
• fakturačnými záznamami poisťovne

Ak ste samostatne zárobkovo činná osoba a spĺňate podmienky, tento odpočet môže byť dostupný aj vtedy, keď si neuplatňujete osobné podrobné odpočty.

5. Príspevky do dôchodkového plánu

Príspevky do oprávnených dôchodkových plánov môžu byť odpočítateľné v závislosti od typu vašej entity a štruktúry plánu.

Záznamy často pochádzajú priamo od správcu plánu alebo brokera a môžu zahŕňať:

• ročné výpisy príspevkov
• prehľady pohybu na účte
• formulár 5498 alebo podobné dokumenty plánu

Keďže tieto záznamy pochádzajú od finančných inštitúcií, často môžu slúžiť ako dôkaz aj bez papierovej účtenky.

6. Odpočet dane zo samostatnej zárobkovej činnosti

Samostatne zárobkovo činné osoby si môžu spravidla odpočítať časť dane zo samostatnej zárobkovej činnosti. Tento odpočet nie je založený na účtenke; vychádza z vykázanej a zaplatenej dane.

Vaše priznanie a záznamy o platbách zvyčajne postačujú na podporu tohto odpočtu.

7. Vzdelávanie a školenia súvisiace s vaším podnikaním

Školenia, ktoré udržiavajú alebo zlepšujú zručnosti používané vo vašom existujúcom podnikaní, môžu byť odpočítateľné.

Medzi užitočné záznamy patria:

• registrácie na kurzy
• faktúry za školné
• potvrdenia o webinároch
• členské výpisy
• program alebo sylabus

Uchovávajte poznámky, ktoré ukazujú, ako školenie súvisí s vaším podnikaním. Vzdelávanie, ktoré vás kvalifikuje na nové povolanie alebo nové podnikanie, sa posudzuje inak a nemusí byť odpočítateľné rovnakým spôsobom.

8. Kancelárske potreby a malé zariadenia

Mnohé bežné výdavky možno zdokumentovať bankovým alebo kartovým výpisom spolu s faktúrou, potvrdením o objednávke online alebo záznamom z účtu dodávateľa.

Medzi bežné príklady patria:

• papier a atrament
• softvérové predplatné
• poštovné
• drobné kancelárske nástroje
• doplnky k pracovnému stolu
• odborné knihy
• lacnejšie zariadenia

Pri niektorých nákupoch, najmä ak ide o dlhodobý majetok alebo väčšie zariadenie, môže byť potrebná silnejšia dokumentácia. Uchovávajte záznamy dodávateľa a doklad o platbe spolu.

9. Profesionálne služby a poplatky

Majitelia firiem často platia za právne, účtovné, poradenské služby a služby registrovaného agenta. Tieto výdavky sa zvyčajne ľahko dokumentujú prostredníctvom faktúr, mesačných výpisov a záznamov o platbách.

Do tejto kategórie môžu patriť aj:

• bankové poplatky firmy
• poplatky platobných brán
• merchant poplatky
• podacie poplatky
• predplatné platformy používané na prevádzku

Pre spoločnosti založené prostredníctvom Zenind je dôležité starostlivo sledovať náklady na založenie a priebežnú správu súvisiace s právnickou osobou. Tieto záznamy vám môžu pomôcť odlíšiť startup náklady, organizačné náklady a priebežné prevádzkové výdavky.

10. Reklama a marketing

Marketingové výdavky sú často odpočítateľné, ak sú bežné a nevyhnutné pre vašu firmu.

Užitočné záznamy zahŕňajú:

• faktúry reklamných platforiem
• panely kampaní na sociálnych sieťach
• účty za webhosting alebo webové služby
• mesačné paušály agentúr
• predplatné e-mailového marketingu
• faktúry za dizajn

Ak inzerujete online, snímky obrazovky a výpisy z účtu môžu pomôcť preukázať výdavok a dátumy kampane.

Odpočty, ktoré sa často spoliehajú na alternatívnu dokumentáciu

Niektoré odpočty sa zvyčajne nepreukazujú jednou účtenkou. Namiesto toho sa podkladajú záznamami, ktoré ukazujú činnosť v čase.

Kniha jázd

Kniha jázd je jedným z najlepších príkladov. Môže byť dôležitejšia než účtenky za palivo, pretože preukazuje podnikateľské využitie, nie len to, že ste natankovali.

Bankové výpisy

Výpisy môžu podporiť opakujúce sa poplatky, ako sú softvérové predplatné, telefónne služby, obnovy domén a mesačné profesionálne služby.

Mzdové záznamy

Ak zamestnávate pracovníkov, mzdové výkazy podporujú odpočty miezd, daňové vklady a zamestnávateľom hradené benefity.

Účty za energie a služby

Účty za energie, internet a telefón môžu podporiť alokáciu podnikateľského využitia, ak je časť nákladov spojená s prevádzkou firmy.

Dokumenty plánu a poistenia

Odpočty za dôchodkové a poistné produkty sa často opierajú o výpisy od poskytovateľa, nie o pokladničné účtenky.

Čo IRS sleduje

Pri kontrole záznamov IRS zvyčajne chce vidieť:

• sumu výdavku
• dátum výdavku
• obchodný účel
• obchodný vzťah, ak je relevantný
• jasné prepojenie medzi výdavkom a podnikateľskou činnosťou

Ak je odpočet založený na čiastočnom podnikateľskom využití, vaša metóda alokácie by mala byť konzistentná a primeraná. Napríklad, ak používate telefón z 40 % na podnikanie, zdokumentujte, ako ste k tomuto odhadu dospeli.

Na type entity záleží

Štruktúra vášho podnikania môže ovplyvniť spôsob vykazovania odpočtov.

Živnostníci

Živnostníci zvyčajne vykazujú príjmy a odpočty z podnikania v osobnom daňovom priznaní. Mnohé bežné podnikateľské výdavky sa uvádzajú v podnikateľskom formulári a podkladajú sa záznamami uloženými spolu s osobnými daňovými dokumentmi.

LLC

Jednoosobová LLC sa pre federálne daňové účely často posudzuje podobne ako živnosť, pokiaľ si nezvolí iné zaobchádzanie. Viacčlenná LLC je bežne zdaňovaná ako partnerstvo, ak si nezvolí iný režim.

To znamená, že samotný odpočet môže byť podobný, ale spôsob vykazovania sa môže líšiť.

S corporation a C corporation

Korporácie sa riadia formálnejšími pravidlami vedenia záznamov a vykazovania. Niektoré odpočty sa uplatňujú na úrovni entity, zatiaľ čo iné môžu závisieť od odmeňovania vlastníkov, náhrad výdavkov alebo zaobchádzania s benefitmi.

Klasifikácia entity ovplyvňuje to, čo je odpočítateľné, kde sa to vykazuje a akú dokumentáciu potrebujete.

Osvedčené postupy vedenia evidencie pre malé podniky

Dobré vedenie záznamov zjednodušuje a zabezpečuje odpočty.

Počas roka si osvojte tieto návyky:

• oddeľte firemné a osobné bankové účty
• uchovávajte digitálne kópie faktúr a výpisov
• zapisujte jazdy hneď, ako sa uskutočnia, nie o mesiace neskôr
• ukladajte e-maily od dodávateľov a potvrdenia objednávok
• označujte výdavky podľa kategórie
• mesačne odsúhlasujte účty
• ukladajte daňové záznamy na jednom bezpečnom mieste

Ak používate odhady, zapíšte si, ako ste ich vypočítali. Zdokumentovaný odhad je oveľa silnejší než hrubý odhad bez podpory.

Čo by ste nemali predpokladať

Nepredpokladajte, že každý výdavok možno odpočítať bez dokumentácie. Nepredpokladajte, že samotný bankový výpis preukazuje obchodný účel. Nepredpokladajte, že zmiešané osobné a podnikateľské náklady sú plne odpočítateľné.

Ak je výdavok nezvyčajný, vysoký alebo úzko spojený s osobným využitím, zvyčajne je potrebná silnejšia dokumentácia.

Kedy sa obrátiť na daňového odborníka

Daňové pravidlá sa menia a odpočty sa môžu líšiť podľa typu entity, príjmu, odvetvia a pravidiel jednotlivých štátov. Daňový odborník vám môže pomôcť, ak riešite:

• založenie novej firmy
• voľbu zdaňovania pre LLC alebo corporation
• majetok s kombinovaným využitím
• alokáciu domácej kancelárie
• aktivitu vo viacerých štátoch
• mzdovú a dodávateľskú compliance
• klasifikáciu startup nákladov

Je to obzvlášť dôležité, keď sa rozhodujete, ako štruktúrovať novú firmu. Správne nastavenie založenia a evidencie vám môže neskôr ušetriť čas.

Záverečné myšlienky

Na uplatnenie podnikateľského odpočtu nie vždy potrebujete papierovú účtenku. V mnohých prípadoch stačia bankové výpisy, knihy jázd, faktúry a záznamy od poskytovateľov, ak jasne preukazujú sumu, dátum a obchodný účel.

Pre malých podnikateľov nie je skutočnou výhodou len vedieť, čo sa dá odpočítať. Je to aj vytvorenie systému, ktorý udrží vaše záznamy usporiadané od prvého dňa podnikania.

Ak zakladáte novú LLC alebo corporation, Zenind vám môže pomôcť začať so štruktúrou, ktorá podporuje prehľadnejšiu compliance a lepšie vedenie firemných záznamov od začiatku.