ภาษี 101: ค่าใช้จ่ายสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่คุณอาจนำมาหักลดหย่อนภาษีได้โดยไม่มีใบเสร็จ

การดำเนินธุรกิจหมายถึงการต้องจัดการอย่างเป็นระบบ โดยเฉพาะเมื่อถึงฤดูยื่นภาษี ผู้ก่อตั้งจำนวนมากเข้าใจว่าการหักลดหย่อนทุกประเภทต้องมีใบเสร็จกระดาษจึงจะใช้ได้ แต่ในทางปฏิบัติ ค่าใช้จ่ายบางรายการสามารถพิสูจน์ได้ด้วยเอกสารอื่น เช่น ใบแจ้งยอดธนาคาร บันทึกไมล์ ใบแจ้งหนี้ รายงานเงินเดือน หรือเอกสารแผนต่าง ๆ

อย่างไรก็ตาม กรมสรรพากรสหรัฐฯ ยังคงคาดหวังให้คุณเก็บบันทึกที่น่าเชื่อถืออยู่ “ไม่มีใบเสร็จ” ไม่ได้แปลว่า “ไม่มีหลักฐาน” แต่หมายความว่าคุณอาจสามารถอ้างสิทธิลดหย่อนค่าใช้จ่ายบางประเภทได้โดยใช้เอกสารประกอบทางเลือก เมื่อเอกสารเหล่านั้นแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนถึงวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ จำนวนเงิน และวันที่

สำหรับผู้ประกอบการ เจ้าของ LLC ผู้ถือหุ้นของ S corporation ผู้ประกอบอาชีพอิสระ และสตาร์ทอัพที่จัดตั้งผ่าน Zenind การเข้าใจกฎเหล่านี้จะช่วยให้การเก็บบันทึกง่ายขึ้นและลดความกังวลเมื่อต้องยื่นภาษี

อะไรถือเป็นบันทึกภาษีที่ใช้ได้

ใบเสร็จเป็นเพียงรูปแบบหนึ่งของเอกสารประกอบเท่านั้น ขึ้นอยู่กับประเภทค่าใช้จ่าย คุณอาจใช้เอกสารต่อไปนี้ได้:

• ใบแจ้งยอดธนาคารหรือบัตรเครดิต
• เช็คที่ขึ้นเงินแล้ว
• บันทึกไมล์
• ปฏิทินการนัดหมาย
• ใบแจ้งหนี้และสัญญา
• รายงานเงินเดือน
• ใบแจ้งค่าสาธารณูปโภค
• ใบแจ้งค่าสมัครสมาชิก
• เอกสารกรมธรรม์ประกันภัย
• ใบแจ้งยอดแผนเกษียณอายุ
• ใบแจ้งยอดจากผู้ให้บริการสินเชื่อ

หัวใจสำคัญคือการแสดงความเชื่อมโยงกับธุรกิจอย่างชัดเจน หากคุณไม่สามารถอธิบายได้อย่างสมเหตุสมผลว่าทำไมค่าใช้จ่ายนั้นจึงจำเป็นต่อธุรกิจของคุณ การหักลดหย่อนนั้นอาจไม่สามารถยืนได้หากถูกตรวจสอบ

การหักมาตรฐาน vs. การหักค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ

ควรแยกความแตกต่างระหว่างการหักลดหย่อนภาษีส่วนบุคคลกับการหักค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ

การหักมาตรฐานเป็นการหักภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาที่มีให้กับบุคคลจำนวนมาก ไม่ใช่การหักค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจโดยทั่วไปจะเชื่อมโยงกับการดำเนินกิจการหรือธุรกิจที่มีอยู่จริง และจะถูกรายงานในแบบแสดงรายการภาษีหรือกำหนดการที่เกี่ยวข้อง

สำหรับเจ้าของธุรกิจ ความแตกต่างนี้มีความสำคัญ เพราะค่าใช้จ่ายรายการหนึ่งอาจหักลดหย่อนได้ในฝั่งธุรกิจ แม้ว่าจะไม่ใช่รายการหักแบบส่วนบุคคลก็ตาม

ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่พบบ่อยซึ่งอาจสนับสนุนได้โดยไม่ต้องมีใบเสร็จแบบดั้งเดิม

ค่าใช้จ่ายบางประเภทสามารถใช้เอกสารอื่นนอกเหนือจากใบเสร็จร้านค้าเพื่อพิสูจน์ได้ง่ายกว่า ตัวอย่างด้านล่างเป็นรายการที่พบได้บ่อยในธุรกิจขนาดเล็ก แต่การมีสิทธิ์ขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงและประเภทภาษีของคุณ

1. ค่าห้องทำงานที่บ้าน

หากคุณใช้พื้นที่ส่วนหนึ่งของบ้านอย่างสม่ำเสมอและเฉพาะเพื่อการทำธุรกิจ คุณอาจมีสิทธิ์หักลดหย่อนค่าห้องทำงานที่บ้านได้

การหักลดหย่อนนี้มักสนับสนุนได้ด้วย:

• แปลนผังพื้นที่หรือรูปถ่ายพื้นที่ทำงาน
• บันทึกค่าเช่าหรือเงินกู้บ้าน
• ใบแจ้งค่าสาธารณูปโภค
• ใบแจ้งประกันภัย
• บันทึกภาษีทรัพย์สิน

คุณไม่จำเป็นต้องมีใบเสร็จสำหรับทุกตารางฟุตของบ้าน แต่คุณต้องมีวิธีคำนวณสัดส่วนการใช้เพื่อธุรกิจอย่างเหมาะสม

ตัวอย่างเช่น หากห้องที่ใช้เฉพาะเป็นสำนักงาน คุณอาจสามารถจัดสรรส่วนหนึ่งของค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภค และค่าซ่อมบำรุงบางรายการให้กับธุรกิจได้ บันทึกควรแสดงว่าคุณคำนวณสัดส่วนอย่างไร และเหตุใดพื้นที่นั้นจึงเข้าเกณฑ์

2. ค่าใช้จ่ายรถยนต์และระยะทาง

หากคุณใช้รถยนต์เพื่อธุรกิจ คุณอาจหักค่าใช้จ่ายรถยนต์ได้โดยใช้วิธีมาตรฐานตามระยะทาง หรือวิธีค่าใช้จ่ายจริง

วิธีมาตรฐานตามระยะทางมักบันทึกได้ง่ายกว่า เพราะอาศัยบันทึกไมล์ ไม่ได้พึ่งพาเพียงใบเสร็จค่าน้ำมัน

บันทึกของคุณควรมี:

• วันที่เดินทาง
• จุดเริ่มต้น
• จุดหมายปลายทาง
• วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ
• จำนวนไมล์ที่ขับ

เมื่อมีเอกสารประกอบที่ดี บันทึกไมล์สามารถรองรับการหักลดหย่อนได้ แม้ว่าคุณจะไม่มีใบเสร็จค่าน้ำมันทุกครั้งก็ตาม โปรดทราบว่าการเดินทางไปและกลับจากที่ทำงานประจำโดยทั่วไปจะไม่สามารถหักได้

3. การเดินทางเพื่อธุรกิจ

การเดินทางออกจากที่อยู่ภาษีของคุณเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจอาจหักได้เมื่อมีลักษณะเป็นกิจการตามปกติ จำเป็น และเกี่ยวข้องโดยตรงกับธุรกิจของคุณ

คุณอาจสนับสนุนค่าใช้จ่ายการเดินทางได้ด้วย:

• ตั๋วเครื่องบินหรือรถไฟ
• ใบแจ้งยอดโรงแรม
• ใบยืนยันการลงทะเบียนงานสัมมนา
• กำหนดการประชุม
• รายการในปฏิทิน
• ใบแจ้งยอดบัตรเครดิต

ใบเสร็จยังมีประโยชน์อยู่ แต่บันทึกสามารถรวบรวมจากหลายแหล่งได้ สิ่งสำคัญคือการบันทึกวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของการเดินทาง

หากมีกิจกรรมส่วนตัวปะปนอยู่ในการเดินทาง โดยทั่วไปจะหักได้เฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจเท่านั้น

4. ประกันสุขภาพของผู้ประกอบอาชีพอิสระ

เจ้าของธุรกิจที่ประกอบอาชีพอิสระจำนวนมากสามารถหักเบี้ยประกันสุขภาพที่เข้าเกณฑ์ได้ โดยต้องเป็นไปตามเงื่อนไขสิทธิ์

การหักลดหย่อนนี้มักสนับสนุนด้วย:

• ใบแจ้งกรมธรรม์ประกันภัย
• การยืนยันการชำระเบี้ยประกัน
• ใบแจ้งเรียกเก็บเงินจากบริษัทประกัน

หากคุณประกอบอาชีพอิสระและมีคุณสมบัติครบ การหักลดหย่อนนี้อาจใช้ได้แม้ว่าคุณจะไม่แยกรายการลดหย่อนภาษีส่วนบุคคลก็ตาม

5. เงินสมทบแผนเกษียณอายุ

เงินสมทบไปยังแผนเกษียณอายุที่มีสิทธิ์อาจหักลดหย่อนได้ ขึ้นอยู่กับประเภทนิติบุคคลและโครงสร้างของแผนนั้น

โดยทั่วไปบันทึกจะมาจากผู้ดูแลแผนหรือโบรกเกอร์โดยตรง และอาจรวมถึง:

• ใบแจ้งยอดเงินสมทบประจำปี
• รายงานกิจกรรมในบัญชี
• แบบฟอร์ม 5498 หรือเอกสารแผนที่คล้ายกัน

เนื่องจากบันทึกเหล่านี้มาจากสถาบันการเงิน จึงมักใช้เป็นหลักฐานได้แม้ไม่มีใบเสร็จกระดาษ

6. การหักภาษีเงินได้จากการประกอบอาชีพอิสระ

ผู้ประกอบอาชีพอิสระโดยทั่วไปอาจหักภาษีการประกอบอาชีพอิสระได้บางส่วน การหักนี้ไม่ได้อาศัยใบเสร็จ แต่ขึ้นอยู่กับภาษีที่รายงานและชำระแล้ว

แบบแสดงรายการภาษีและหลักฐานการชำระเงินของคุณมักเพียงพอสำหรับการสนับสนุนการหักลดหย่อนนี้

7. การศึกษาและการฝึกอบรมที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ

การฝึกอบรมที่ช่วยรักษาหรือพัฒนาทักษะที่ใช้ในธุรกิจปัจจุบันของคุณอาจหักได้

ตัวอย่างเอกสารที่เป็นประโยชน์ ได้แก่:

• ใบลงทะเบียนหลักสูตร
• ใบแจ้งค่าเล่าเรียน
• ใบยืนยันเว็บบินาร์
• ใบแจ้งค่าสมาชิก
• เอกสารกำหนดการหรือหลักสูตร

ควรจดบันทึกแสดงให้เห็นว่าการฝึกอบรมนั้นเกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณอย่างไร การศึกษาที่ทำให้คุณมีคุณสมบัติสำหรับอาชีพหรือธุรกิจใหม่จะถูกพิจารณาต่างออกไป และอาจไม่สามารถหักได้ในลักษณะเดียวกัน

8. อุปกรณ์สำนักงานและเครื่องมือขนาดเล็ก

ค่าใช้จ่ายทั่วไปหลายรายการสามารถพิสูจน์ได้ด้วยใบแจ้งยอดธนาคารหรือบัตร พร้อมด้วยใบแจ้งหนี้ ใบยืนยันคำสั่งซื้อออนไลน์ หรือประวัติบัญชีผู้ขาย

ตัวอย่างทั่วไป ได้แก่:

• กระดาษและหมึก
• ค่าสมาชิกซอฟต์แวร์
• ค่าส่งไปรษณีย์
• เครื่องมือสำนักงานขนาดเล็ก
• อุปกรณ์เสริมโต๊ะทำงาน
• หนังสือธุรกิจ
• อุปกรณ์ราคาต่ำ

สำหรับการซื้อบางรายการ โดยเฉพาะหากเป็นสินทรัพย์ถาวรหรืออุปกรณ์ชิ้นใหญ่ อาจต้องใช้เอกสารที่รัดกุมกว่า ควรเก็บบันทึกจากผู้ขายและหลักฐานการชำระเงินไว้ด้วยกัน

9. ค่าบริการวิชาชีพและค่าธรรมเนียม

เจ้าของธุรกิจมักจ่ายค่าบริการด้านกฎหมาย การบัญชี ที่ปรึกษา และบริการตัวแทนจดทะเบียน ซึ่งมักบันทึกได้ง่ายผ่านใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งรายเดือน และหลักฐานการชำระเงิน

หมวดนี้อาจรวมถึง:

• ค่าธรรมเนียมบัญชีธนาคารธุรกิจ
• ค่าธรรมเนียมผู้ประมวลผลการชำระเงิน
• ค่าธรรมเนียมผู้รับชำระเงิน
• ค่าธรรมเนียมการยื่นเอกสาร
• ค่าสมาชิกแพลตฟอร์มที่ใช้ในการดำเนินงาน

สำหรับบริษัทที่จัดตั้งด้วย Zenind ควรติดตามค่าใช้จ่ายด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการดูแลรักษานิติบุคคลอย่างรอบคอบ บันทึกเหล่านี้สามารถช่วยแยกแยะค่าใช้จ่ายเริ่มต้น ค่าใช้จ่ายในการจัดตั้ง และค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานต่อเนื่องได้

10. ค่าโฆษณาและการตลาด

ค่าใช้จ่ายด้านการตลาดมักหักลดหย่อนได้เมื่อเป็นค่าใช้จ่ายปกติและจำเป็นต่อธุรกิจของคุณ

บันทึกที่เป็นประโยชน์ ได้แก่:

• ใบแจ้งหนี้จากแพลตฟอร์มโฆษณา
• แดชบอร์ดโฆษณาบนโซเชียลมีเดีย
• ใบแจ้งค่าบริการเว็บไซต์
• ค่าจ้างแบบรายเดือนของเอเจนซี่
• ค่าสมาชิกอีเมลมาร์เก็ตติ้ง
• ใบแจ้งค่าดีไซน์

หากคุณลงโฆษณาออนไลน์ ภาพหน้าจอและใบแจ้งยอดบัญชีสามารถช่วยแสดงค่าใช้จ่ายและวันที่ของแคมเปญได้

การหักลดหย่อนที่มักพึ่งพาเอกสารทางเลือก

ค่าใช้จ่ายบางอย่างไม่ได้พิสูจน์ด้วยใบเสร็จเพียงใบเดียว แต่จะสนับสนุนด้วยบันทึกที่แสดงกิจกรรมต่อเนื่อง

บันทึกไมล์

บันทึกไมล์เป็นหนึ่งในตัวอย่างที่ดีที่สุด โดยอาจสำคัญกว่าค่าเสร็จค่าน้ำมัน เพราะมันพิสูจน์การใช้เพื่อธุรกิจ ไม่ใช่แค่การซื้อน้ำมัน

ใบแจ้งยอดธนาคาร

ใบแจ้งยอดสามารถสนับสนุนค่าบริการประจำ เช่น ค่าสมาชิกซอฟต์แวร์ บริการโทรศัพท์ การต่ออายุโดเมน และบริการวิชาชีพรายเดือน

รายงานเงินเดือน

หากคุณมีพนักงาน รายงานเงินเดือนจะสนับสนุนการหักค่าแรง ภาษีที่ฝาก และสวัสดิการที่นายจ้างเป็นผู้จ่าย

ใบแจ้งค่าสาธารณูปโภคและบริการ

ค่าสาธารณูปโภค อินเทอร์เน็ต และโทรศัพท์สามารถใช้สนับสนุนการจัดสรรสัดส่วนการใช้เพื่อธุรกิจได้ เมื่อบางส่วนของค่าใช้จ่ายเกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ

เอกสารแผนและประกัน

การหักค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการเกษียณอายุและประกันภัยมักอาศัยใบแจ้งยอดจากผู้ให้บริการแทนใบเสร็จร้านค้า

สิ่งที่กรมสรรพากรมองหา

เมื่อมีการตรวจสอบบันทึก กรมสรรพากรโดยทั่วไปต้องการเห็นสิ่งต่อไปนี้:

• จำนวนเงินของค่าใช้จ่าย
• วันที่ของค่าใช้จ่าย
• วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ
• ความสัมพันธ์ทางธุรกิจ หากเกี่ยวข้อง
• ความเชื่อมโยงที่ชัดเจนระหว่างค่าใช้จ่ายกับกิจกรรมทางธุรกิจ

หากการหักลดหย่อนอาศัยการใช้บางส่วนเพื่อธุรกิจ วิธีจัดสรรของคุณควรสม่ำเสมอและสมเหตุสมผล ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้โทรศัพท์เพื่อธุรกิจ 40% ควรบันทึกว่าคุณได้ตัวเลขประมาณนี้มาอย่างไร

โครงสร้างธุรกิจมีความสำคัญ

โครงสร้างธุรกิจของคุณอาจมีผลต่อวิธีการรายงานค่าใช้จ่ายที่หักได้

ธุรกิจเจ้าของคนเดียว

เจ้าของกิจการคนเดียวมักรายงานรายได้และค่าใช้จ่ายทางธุรกิจในแบบภาษีส่วนบุคคล ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจทั่วไปหลายรายการจะถูกรายงานในกำหนดการธุรกิจ และเก็บสนับสนุนไว้กับเอกสารภาษีส่วนบุคคล

LLC

LLC ที่มีสมาชิกคนเดียวมักถูกมองเหมือนธุรกิจเจ้าของคนเดียวสำหรับวัตถุประสงค์ภาษีสหพันธรัฐ หากไม่ได้เลือกสถานะภาษีอื่น ส่วน LLC ที่มีหลายสมาชิกมักถูกเก็บภาษีแบบห้างหุ้นส่วน เว้นแต่จะเลือกสถานะอื่น

นั่นหมายความว่าตัวค่าใช้จ่ายที่หักได้อาจคล้ายกัน แต่รูปแบบการรายงานอาจแตกต่างกัน

S corporation และ C corporation

บริษัทมีข้อกำหนดการบันทึกและการรายงานที่เป็นทางการมากกว่า ค่าใช้จ่ายบางรายการจะถูกอ้างสิทธิ์ในระดับนิติบุคคล ขณะที่บางรายการอาจขึ้นอยู่กับค่าตอบแทนเจ้าของ การชดเชยค่าใช้จ่าย หรือการจัดการสวัสดิการพนักงาน

การจัดประเภทนิติบุคคลส่งผลต่อสิ่งที่หักได้ รายงานที่ใด และต้องใช้เอกสารอะไร

แนวปฏิบัติที่ดีในการเก็บบันทึกสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

การเก็บบันทึกที่ดีทำให้การหักลดหย่อนง่ายและปลอดภัยขึ้น

สร้างนิสัยเหล่านี้ตลอดทั้งปี:

• แยกบัญชีธนาคารธุรกิจและส่วนบุคคล
• เก็บสำเนาใบแจ้งหนี้และใบแจ้งยอดในรูปแบบดิจิทัล
• บันทึกไมล์ทันทีที่เดินทาง ไม่ใช่หลายเดือนให้หลัง
• เก็บอีเมลจากผู้ขายและใบยืนยันคำสั่งซื้อ
• ติดป้ายหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย
• กระทบยอดบัญชีทุกเดือน
• เก็บเอกสารภาษีไว้ในที่ปลอดภัยแห่งเดียว

หากคุณใช้การประเมิน ให้จดวิธีคำนวณไว้ การประเมินที่มีบันทึกสนับสนุนนั้นแข็งแรงกว่าการเดาแบบคร่าว ๆ ที่ไม่มีหลักฐานใด ๆ

สิ่งที่คุณไม่ควรสรุปเอาเอง

อย่าสรุปว่าทุกรายการสามารถหักได้โดยไม่มีเอกสารประกอบ อย่าสรุปว่าใบแจ้งยอดธนาคารเพียงอย่างเดียวพิสูจน์วัตถุประสงค์ทางธุรกิจได้ อย่าสรุปว่าค่าใช้จ่ายที่มีทั้งส่วนส่วนตัวและส่วนธุรกิจสามารถหักได้เต็มจำนวน

หากค่าใช้จ่ายมีลักษณะผิดปกติ มีมูลค่าสูง หรือเกี่ยวข้องกับการใช้ส่วนตัวอย่างใกล้ชิด โดยทั่วไปจะต้องใช้เอกสารที่เข้มแข็งกว่า

เมื่อควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านภาษี

กฎภาษีเปลี่ยนแปลงได้ และการหักลดหย่อนอาจแตกต่างกันตามประเภทนิติบุคคล รายได้ อุตสาหกรรม และกฎของแต่ละรัฐ ผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีสามารถช่วยได้หากคุณกำลังเผชิญกับ:

• การจัดตั้งธุรกิจใหม่
• การเลือกสถานะภาษีของ LLC หรือ corporation
• สินทรัพย์ที่ใช้ทั้งส่วนตัวและธุรกิจ
• การจัดสรรค่าห้องทำงานที่บ้าน
• การดำเนินงานหลายรัฐ
• การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านเงินเดือนและผู้รับจ้างอิสระ
• การจัดประเภทค่าใช้จ่ายเริ่มต้นธุรกิจ

เรื่องนี้สำคัญเป็นพิเศษเมื่อคุณกำลังตัดสินใจว่าจะจัดโครงสร้างธุรกิจใหม่อย่างไร การจัดตั้งและระบบเก็บบันทึกที่เหมาะสมจะช่วยประหยัดเวลาในภายหลัง

ความคิดส่งท้าย

คุณไม่จำเป็นต้องมีใบเสร็จกระดาษทุกครั้งเพื่ออ้างสิทธิลดหย่อนค่าใช้จ่ายทางธุรกิจได้ ในหลายกรณี ใบแจ้งยอดธนาคาร บันทึก ใบแจ้งหนี้ และเอกสารจากผู้ให้บริการก็เพียงพอ หากเอกสารเหล่านั้นแสดงจำนวนเงิน วันที่ และวัตถุประสงค์ทางธุรกิจอย่างชัดเจน

สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก ประโยชน์ที่แท้จริงไม่ได้มีแค่การรู้ว่าค่าใช้จ่ายใดหักได้ แต่คือการสร้างระบบที่ทำให้บันทึกของคุณเป็นระเบียบตั้งแต่วันแรกของการดำเนินงาน

หากคุณกำลังก่อตั้ง LLC หรือ corporation ใหม่ Zenind สามารถช่วยให้คุณเริ่มต้นด้วยโครงสร้างที่สนับสนุนการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ชัดเจนและการเก็บบันทึกทางธุรกิจที่ดีกว่าตั้งแต่เริ่มต้น.