Fiscalidade 101: Deduções para pequenas empresas que pode declarar sem recibos

Gerir um negócio exige organização, sobretudo quando chega a época fiscal. Muitos fundadores assumem que cada dedução precisa de um recibo em papel para ser válida. Na prática, algumas despesas podem ser comprovadas com outros registos, como extratos bancários, registos de quilometragem, faturas, relatórios de salários ou documentos de planos.

Dito isto, o IRS continua a esperar que mantenha registos credíveis. “Sem recibos” não significa “sem prova”. Significa que poderá declarar certas deduções com documentação alternativa quando os registos mostram claramente a finalidade empresarial, o valor e a data.

Para empreendedores, sócios de LLC, acionistas de S corporation, empresários em nome individual e startups constituídas através da Zenind, compreender estas regras pode facilitar a organização contabilística e reduzir o stress no momento da entrega.

O que conta como um registo fiscal válido?

Um recibo é apenas uma forma de documentação. Dependendo da despesa, também pode utilizar:

• Extratos bancários ou de cartão de crédito
• Cheques cancelados
• Registos de quilometragem
• Agendas de compromissos
• Faturas e contratos
• Registos de salários
• Faturas de serviços públicos
• Extratos de subscrições
• Documentos de apólices de seguro
• Extratos de planos de reforma
• Extratos de entidades gestoras de empréstimos

O essencial é demonstrar uma ligação clara com a atividade empresarial. Se não conseguir explicar de forma razoável porque é que a despesa foi necessária para o negócio, a dedução poderá não ser aceite se for questionada.

Deduções padrão vs. deduções empresariais

É útil separar as deduções fiscais pessoais das deduções empresariais.

A dedução padrão é uma dedução do imposto sobre o rendimento pessoal disponível para muitas pessoas singulares. Não é o mesmo que uma dedução de despesa empresarial. As deduções empresariais estão geralmente ligadas à exploração de uma atividade ou negócio ativo e são declaradas na declaração ou anexo fiscal adequado.

Para os proprietários de negócios, esta distinção é importante porque uma despesa pode ser dedutível para a empresa mesmo que não conste como dedução pessoal por discriminação.

Deduções empresariais comuns que pode comprovar sem recibos tradicionais

Algumas deduções são mais fáceis de documentar através de registos que não são um recibo de loja. Os exemplos abaixo são comuns em pequenas empresas, mas a elegibilidade depende dos seus factos e da sua classificação fiscal.

1. Dedução do escritório em casa

Se utilizar uma parte da sua casa de forma regular e exclusiva para o negócio, poderá qualificar-se para a dedução do escritório em casa.

Esta dedução pode muitas vezes ser apoiada com:

• Uma planta ou fotografias do espaço de trabalho
• Registos de renda ou hipoteca
• Faturas de serviços públicos
• Extratos de seguro
• Registos de imposto predial

Não precisa de um recibo para cada metro quadrado da sua casa. Em vez disso, precisa de um método razoável para calcular a percentagem de utilização empresarial.

Por exemplo, se uma divisão dedicada for usada apenas como escritório, poderá alocar uma parte da renda, dos serviços públicos e de certos custos de manutenção ao negócio. Os registos devem mostrar como calculou a percentagem e porque é que o espaço de trabalho se qualifica.

2. Despesas de veículo e quilometragem

Se utilizar um automóvel para fins empresariais, poderá deduzir despesas do veículo usando o método padrão de quilometragem ou o método de despesas reais.

O método padrão de quilometragem é muitas vezes mais fácil de documentar porque depende de um registo de quilometragem, e não apenas dos recibos de combustível.

O seu registo deve incluir:

• Data da deslocação
• Local de partida
• Destino
• Finalidade empresarial
• Quilómetros percorridos

Quando a documentação é forte, os registos de quilometragem podem sustentar uma dedução mesmo sem recibos de cada compra de combustível. Tenha em atenção que o trajeto entre a sua residência e o local de trabalho habitual geralmente não é dedutível.

3. Deslocações empresariais

As viagens fora do seu domicílio fiscal por motivos empresariais podem ser dedutíveis quando são normais, necessárias e diretamente relacionadas com o seu negócio.

Poderá apoiar as deduções de viagem com:

• Bilhetes de avião ou comboio
• Extratos de hotel
• Confirmações de inscrição em conferências
• Agendas de reuniões
• Entradas de calendário
• Extratos de cartão de crédito

Os recibos continuam a ser úteis, mas os registos podem ser reunidos a partir de várias fontes. O importante é documentar a finalidade empresarial da viagem.

Se houver atividades pessoais misturadas numa viagem, em regra apenas a parte empresarial é dedutível.

4. Seguro de saúde dos trabalhadores independentes

Muitos empresários em nome individual podem deduzir prémios de seguro de saúde elegíveis, sujeitos às regras de elegibilidade.

Esta dedução é muitas vezes apoiada por:

• Extratos da apólice de seguro
• Confirmações de pagamento de prémios
• Registos de faturação da seguradora

Se for trabalhador independente e cumprir os requisitos, esta dedução pode estar disponível mesmo quando não faz deduções pessoais por discriminação.

5. Contribuições para planos de reforma

As contribuições para planos de reforma elegíveis podem ser dedutíveis, dependendo do tipo de entidade e da estrutura do plano.

Os registos costumam vir diretamente do administrador do plano ou da corretora e podem incluir:

• Extratos anuais de contribuições
• Relatórios de movimentos da conta
• Formulário 5498 ou documentos semelhantes do plano

Como estes registos provêm de instituições financeiras, muitas vezes podem servir como prova mesmo sem recibo em papel.

6. Dedução do imposto sobre o trabalho independente

As pessoas com trabalho independente podem geralmente deduzir parte do imposto sobre o trabalho independente. Isto não depende de um recibo; depende do imposto declarado e pago.

A sua declaração e os registos de pagamento costumam ser suficientes para sustentar esta dedução.

7. Formação e educação relacionadas com o seu negócio

A formação que mantém ou melhora as competências usadas no seu negócio existente pode ser dedutível.

Exemplos de registos úteis incluem:

• Inscrições em cursos
• Faturas de propinas
• Confirmações de webinars
• Extratos de adesão
• Documentos de agenda ou programa

Guarde notas que mostrem como a formação se relaciona com o seu negócio. A educação que o qualifica para uma nova atividade ou novo negócio é tratada de forma diferente e pode não ser dedutível da mesma maneira.

8. Material de escritório e pequeno equipamento

Muitas despesas correntes podem ser documentadas através de extratos bancários ou de cartão, juntamente com uma fatura, uma confirmação de encomenda online ou o histórico da conta do fornecedor.

Exemplos comuns incluem:

• Papel e tinta
• Subscrições de software
• Portes de envio
• Pequenas ferramentas de escritório
• Acessórios de secretária
• Livros de negócios
• Equipamento de baixo custo

Em algumas compras, sobretudo se forem ativos fixos ou itens de equipamento de maior valor, poderá ser necessária documentação mais robusta. Guarde em conjunto os registos do fornecedor e o comprovativo de pagamento.

9. Serviços profissionais e taxas

Os proprietários de negócios pagam frequentemente serviços jurídicos, contabilísticos, de consultoria e de agente registado. Estes são normalmente fáceis de documentar através de faturas, extratos mensais e registos de pagamento.

Esta categoria também pode incluir:

• Comissões da conta bancária empresarial
• Comissões do processador de pagamentos
• Comissões de comerciante
• Taxas de apresentação
• Plataformas de subscrição usadas nas operações

Para empresas constituídas com a Zenind, os custos de conformidade e manutenção da entidade devem ser acompanhados cuidadosamente. Esses registos podem ajudar a distinguir despesas de arranque, de organização e operacionais correntes.

10. Publicidade e marketing

As despesas de marketing são muitas vezes dedutíveis quando são normais e necessárias para o negócio.

Registos úteis incluem:

• Faturas de plataformas publicitárias
• Painéis de campanhas em redes sociais
• Extratos de faturação do site
• Retainers de agências
• Subscrições de email marketing
• Faturas de design

Se anunciar online, capturas de ecrã e extratos de conta podem ajudar a mostrar a despesa e as datas da campanha.

Deduções que muitas vezes dependem de documentação alternativa

Algumas deduções não são normalmente comprovadas com um único recibo. Em vez disso, são apoiadas por registos que mostram a atividade ao longo do tempo.

Registos de quilometragem

Os registos de quilometragem são um dos melhores exemplos. Podem ser mais importantes do que os recibos de combustível porque provam a utilização empresarial, e não apenas que comprou combustível.

Extratos bancários

Os extratos podem apoiar encargos recorrentes, como subscrições de software, serviço telefónico, renovações de domínios e serviços profissionais mensais.

Registos de salários

Se tiver trabalhadores, os relatórios de salários apoiam deduções de remunerações, depósitos de impostos e benefícios pagos pelo empregador.

Faturas de serviços públicos e de serviços

Os serviços públicos, a internet e a telefonia podem apoiar a afetação de custos quando parte da despesa está relacionada com operações empresariais.

Documentos de planos e seguros

As deduções de reforma e de seguro dependem frequentemente de extratos do fornecedor, e não de recibos de loja.

O que o IRS procura

Quando os registos são analisados, o IRS geralmente quer ver o seguinte:

• O montante da despesa
• A data da despesa
• A finalidade empresarial
• A relação empresarial, quando relevante
• Uma ligação clara entre a despesa e a atividade do negócio

Se uma dedução se basear em utilização parcial para fins empresariais, o seu método de afetação deve ser consistente e razoável. Por exemplo, se usar o telemóvel 40% para negócios, documente como chegou a essa estimativa.

A estrutura da empresa importa

A estrutura do seu negócio pode afetar a forma como as deduções são declaradas.

Empresários em nome individual

Os empresários em nome individual normalmente declaram os rendimentos e as deduções empresariais na sua declaração individual. Muitas despesas empresariais correntes são declaradas num anexo empresarial e apoiadas por registos guardados com os ficheiros fiscais pessoais.

LLCs

Uma LLC de um único membro é frequentemente tratada como empresário em nome individual para efeitos fiscais federais, salvo se optar por outro regime. Uma LLC com vários membros é normalmente tributada como sociedade de pessoas, salvo se fizer uma opção diferente.

Isto significa que a dedução em si pode ser semelhante, mas o método de reporte pode variar.

S corporations e C corporations

As sociedades seguem regras mais formais de registo e reporte. Algumas deduções são reclamadas ao nível da entidade, enquanto outras podem depender da remuneração dos proprietários, reembolsos ou tratamento de benefícios acessórios.

A classificação da entidade afeta o que é dedutível, onde é reportado e que documentação é necessária.

Boas práticas de registo para pequenas empresas

Uma boa organização contabilística facilita e torna mais seguras as deduções.

Adote estes hábitos ao longo do ano:

• Separe as contas bancárias empresariais das pessoais
• Guarde cópias digitais de faturas e extratos
• Registe a quilometragem à medida que as deslocações acontecem, e não meses depois
• Guarde emails de fornecedores e confirmações de encomenda
• Classifique as despesas por categoria
• Concilie as contas mensalmente
• Armazene os registos fiscais num único local seguro

Se recorrer a estimativas, escreva como as calculou. Uma estimativa documentada é muito mais forte do que um palpite aproximado sem suporte.

O que não deve assumir

Não assuma que todas as despesas podem ser deduzidas sem documentação. Não assuma que um extrato bancário, por si só, prova a finalidade empresarial. Não assuma que custos mistos pessoais e empresariais são totalmente dedutíveis.

Se a despesa for incomum, elevada ou estreitamente ligada à utilização pessoal, normalmente é necessária uma documentação mais forte.

Quando consultar um profissional de impostos

As regras fiscais mudam e as deduções podem variar consoante o tipo de entidade, os rendimentos, o setor e as regras estaduais. Um profissional de impostos pode ajudar se estiver a lidar com:

• A constituição de uma nova empresa
• A escolha do regime de uma LLC ou corporação
• Ativos de utilização mista
• Afetação do escritório em casa
• Atividade em vários estados
• Conformidade com salários e prestadores independentes
• Classificação de despesas de arranque

Isto é especialmente importante quando está a decidir como estruturar um novo negócio. A estrutura e a organização contabilística certas podem poupar tempo mais tarde.

Considerações finais

Nem sempre precisa de um recibo em papel para declarar uma dedução empresarial. Em muitos casos, extratos bancários, registos, faturas e documentos do fornecedor são suficientes quando mostram claramente o montante, a data e a finalidade empresarial.

Para os proprietários de pequenas empresas, a verdadeira vantagem não é apenas saber o que pode ser deduzido. É criar um sistema que mantenha os seus registos organizados desde o primeiro dia de atividade.

Se estiver a constituir uma nova LLC ou corporação, a Zenind pode ajudá-lo a começar com uma estrutura que apoia uma conformidade mais clara e uma melhor organização dos registos empresariais desde o início.