Податки 101: Які витрати малого бізнесу можна заявити без чеків

Ведення бізнесу означає необхідність тримати все впорядковано, особливо коли настає податковий сезон. Багато засновників вважають, що кожне відрахування має підтверджуватися паперовим чеком. На практиці деякі витрати можна обґрунтувати іншими записами, такими як банківські виписки, журнали пробігу, рахунки-фактури, payroll-звіти або документи плану.

Втім, IRS усе одно очікує, що ви зберігатимете достовірні записи. «Без чеків» не означає «без доказів». Це означає, що в окремих випадках ви можете заявити певні відрахування за допомогою альтернативної документації, якщо записи чітко показують бізнес-мету, суму та дату.

Для підприємців, власників LLC, акціонерів S corporation, одноосібних підприємців і стартапів, створених через Zenind, розуміння цих правил може спростити ведення обліку та зменшити стрес під час подання декларації.

Що вважається дійсним податковим записом?

Чек — це лише одна форма документації. Залежно від витрати, ви також можете використовувати:

• Банківські або кредитні виписки
• Скасовані чеки
• Журнали пробігу
• Календарі зустрічей
• Рахунки-фактури та контракти
• Payroll-записи
• Комунальні рахунки
• Виписки за підписками
• Документи страхового полісу
• Виписки за пенсійним планом
• Виписки від сервісу з обслуговування позики

Ключове — показати чіткий зв’язок із бізнесом. Якщо ви не можете розумно пояснити, чому витрата була необхідною для вашого бізнесу, відрахування може не витримати перевірки.

Стандартне відрахування проти бізнес-відрахувань

Корисно розрізняти особисті податкові відрахування та бізнес-відрахування.

Стандартне відрахування — це особисте податкове відрахування, доступне багатьом фізичним особам. Воно не те саме, що відрахування бізнес-витрат. Бізнес-відрахування, як правило, пов’язані з діяльністю активного бізнесу та відображаються у відповідній бізнес-декларації або додатку.

Для власників бізнесу ця різниця важлива, тому що витрата може бути відрахована для бізнесу, навіть якщо вона не вказується як особисте itemized-відрахування.

Поширені бізнес-відрахування, які можна підтвердити без традиційних чеків

Деякі відрахування легше документувати за допомогою записів, відмінних від магазинного чека. Наведені нижче приклади є типовими для малого бізнесу, але право на них залежить від ваших обставин і податкової класифікації.

1. Відрахування за домашній офіс

Якщо ви регулярно і виключно використовуєте частину свого житла для бізнесу, ви можете мати право на відрахування за домашній офіс.

Це відрахування часто можна підтвердити за допомогою:

• Плану приміщення або фото робочого простору
• Записів про оренду або іпотеку
• Комунальних рахунків
• Страхових виписок
• Записів про податок на нерухомість

Вам не потрібен чек на кожен квадратний фут вашого житла. Натомість потрібен розумний спосіб розрахувати частку бізнес-використання.

Наприклад, якщо окрема кімната використовується лише як офіс, ви можете розподілити частину орендної плати, комунальних послуг і певних витрат на обслуговування на бізнес. Записи мають показувати, як ви розрахували відсоток і чому робочий простір відповідає вимогам.

2. Витрати на автомобіль і пробіг

Якщо ви використовуєте авто для бізнесу, ви можете відраховувати витрати на транспорт за стандартним методом пробігу або методом фактичних витрат.

Стандартний метод пробігу часто легше документувати, оскільки він спирається на журнал пробігу, а не лише на чеки за пальне.

Ваш журнал має включати:

• Дату поїздки
• Початкове місце
• Пункт призначення
• Бізнес-мету
• Кількість пройдених миль

За наявності належної документації журнали пробігу можуть підтвердити відрахування навіть без чеків на кожну покупку пального. Пам’ятайте, що поїздки на роботу і з роботи до вашого звичайного місця праці зазвичай не відраховуються.

3. Бізнес-подорожі

Подорожі поза вашим податковим домом з бізнес-метою можуть підлягати відрахуванню, якщо вони є звичайними, необхідними та безпосередньо пов’язаними з вашим бізнесом.

Ви можете підтверджувати витрати на поїздки за допомогою:

• Квитків на літак або потяг
• Готельних виписок
• Підтверджень реєстрації на конференції
• Програм зустрічей
• Записів у календарі
• Виписок з кредитної картки

Чеки все ще корисні, але записи можна скласти з кількох джерел. Головне — задокументувати бізнес-мету поїздки.

Якщо в подорожі є і особисті активності, зазвичай відраховується лише бізнес-частина.

4. Медичне страхування для самозайнятих

Багато самозайнятих власників бізнесу можуть відраховувати відповідні страхові внески за медичне страхування, якщо виконуються вимоги щодо права на таке відрахування.

Таке відрахування часто підтверджується:

• Виписками за страховим полісом
• Підтвердженнями сплати премій
• Рахунками від страхової компанії

Якщо ви самозайняті та відповідаєте вимогам, це відрахування може бути доступним навіть без деталізації особистих відрахувань.

5. Внески до пенсійного плану

Внески до відповідних пенсійних планів можуть бути відраховані залежно від типу вашої юридичної особи та структури плану.

Записи часто надходять безпосередньо від адміністратора плану або брокера і можуть включати:

• Щорічні виписки про внески
• Звіти про рух коштів на рахунку
• Form 5498 або аналогічні документи плану

Оскільки ці записи надходять від фінансових установ, вони часто можуть слугувати підтвердженням навіть без паперового чека.

6. Відрахування податку на самозайнятість

Особи, які працюють на себе, зазвичай можуть відрахувати частину свого податку на самозайнятість. Це не базується на чеку; воно базується на податку, який задекларовано та сплачено.

Ваша декларація та записи про сплату зазвичай достатні для підтвердження такого відрахування.

7. Освіта та навчання, пов’язані з вашим бізнесом

Навчання, яке підтримує або покращує навички, що використовуються у вашому поточному бізнесі, може бути відрахованим.

Приклади корисних записів:

• Реєстрації на курси
• Рахунки за навчання
• Підтвердження вебінарів
• Виписки про членство
• Документи з програмою або навчальним планом

Зберігайте нотатки, які показують, як навчання пов’язане з вашим бізнесом. Освіта, що дає вам право на нову професію або новий вид діяльності, розглядається інакше і може не бути відрахованою в той самий спосіб.

8. Канцелярські товари та дрібне обладнання

Багато рутинних витрат можна підтвердити банківськими або картковими виписками разом із рахунком-фактурою, підтвердженням онлайн-замовлення або історією облікового запису постачальника.

Типові приклади включають:

• Папір і чорнило
• Підписки на програмне забезпечення
• Поштові витрати
• Невеликі офісні інструменти
• Аксесуари для робочого столу
• Бізнес-книги
• Недороге обладнання

Для деяких покупок, особливо якщо це капітальні активи або дорожче обладнання, може знадобитися сильніша документація. Зберігайте записи постачальника та підтвердження оплати разом.

9. Професійні послуги та збори

Власники бізнесу часто оплачують юридичні, бухгалтерські, консультаційні послуги та послуги зареєстрованого агента. Зазвичай їх легко документувати за допомогою рахунків, щомісячних виписок і записів про оплату.

До цієї категорії також можуть належати:

• Банківські комісії бізнес-рахунку
• Комісії платіжних сервісів
• Комісії merchant-сервісів
• Плата за подання документів
• Платформні підписки, що використовуються в операційній діяльності

Для компаній, створених через Zenind, витрати, пов’язані з дотриманням вимог і підтримкою діяльності, слід ретельно обліковувати. Такі записи допоможуть вам відрізнити стартові, організаційні та поточні операційні витрати.

10. Реклама та маркетинг

Маркетингові витрати часто підлягають відрахуванню, якщо вони є звичайними та необхідними для вашого бізнесу.

Корисні записи включають:

• Рахунки рекламних платформ
• Панелі керування рекламою в соціальних мережах
• Виписки за оплату вебсайту
• Ретейнери агентств
• Підписки на email-маркетинг
• Рахунки за дизайн

Якщо ви рекламуєтеся онлайн, скриншоти та виписки з облікового запису можуть допомогти показати витрату та дати кампанії.

Відрахування, які часто спираються на альтернативну документацію

Деякі відрахування зазвичай не підтверджуються одним чеком. Натомість вони підтримуються записами, що показують діяльність упродовж часу.

Журнали пробігу

Журнали пробігу є одним із найкращих прикладів. Вони можуть бути важливішими за чеки за пальне, тому що підтверджують бізнес-використання, а не лише факт купівлі пального.

Банківські виписки

Виписки можуть підтверджувати регулярні списання за підписки на програмне забезпечення, телефонний зв’язок, продовження домену та щомісячні професійні послуги.

Payroll-записи

Якщо у вас є працівники, payroll-звіти підтверджують відрахування заробітної плати, податкові депозити та пільги, сплачені роботодавцем.

Рахунки за комунальні та сервісні послуги

Комунальні послуги, інтернет і телефонні рахунки можуть підтверджувати розподіл витрат на бізнес, якщо частина вартості пов’язана з операційною діяльністю.

Документи планів і страхування

Відрахування за пенсійними та страховими програмами часто спираються на виписки від постачальника, а не на магазинні чеки.

Що шукає IRS

Під час перевірки записів IRS зазвичай хоче побачити таке:

• Суму витрати
• Дату витрати
• Бізнес-мету
• За потреби, діловий зв’язок
• Чіткий зв’язок між витратою та бізнес-активністю

Якщо відрахування базується на частковому бізнес-використанні, метод розподілу має бути послідовним і розумним. Наприклад, якщо ви використовуєте телефон на 40% для бізнесу, задокументуйте, як ви дійшли до цієї оцінки.

Значення має тип бізнес-структури

Ваша бізнес-структура може впливати на те, як відрахування відображаються у звітності.

Sole Proprietorships

Індивідуальні підприємці зазвичай відображають бізнес-доходи та відрахування у своїй індивідуальній декларації. Багато звичайних бізнес-витрат відображаються у бізнес-додатку та підтверджуються записами, які зберігаються разом з особистими податковими файлами.

LLC

Одноосібна LLC для федеральних податкових цілей часто розглядається як індивідуальне підприємство, якщо не обрано інше. Багаточленна LLC зазвичай оподатковується як партнерство, якщо не обрала інший режим.

Це означає, що саме відрахування може бути подібним, але спосіб звітування може відрізнятися.

S Corporations і C Corporations

Корпорації дотримуються більш формальних правил ведення обліку та звітності. Деякі відрахування заявляються на рівні компанії, тоді як інші можуть залежати від компенсації власника, відшкодувань або режиму fringe benefits.

Класифікація юридичної особи впливає на те, що можна відрахувати, де це відображається та яка документація вам потрібна.

Найкращі практики ведення обліку для малого бізнесу

Якісний облік робить відрахування простішими та безпечнішими.

Дотримуйтеся цих звичок протягом року:

• Розділяйте бізнес- та особисті банківські рахунки
• Зберігайте цифрові копії рахунків-фактур і виписок
• Фіксуйте пробіг у момент поїздки, а не через кілька місяців
• Зберігайте листи від постачальників і підтвердження замовлень
• Позначайте витрати за категоріями
• Щомісяця звіряйте рахунки
• Зберігайте податкові записи в одному безпечному місці

Якщо ви використовуєте оцінки, запишіть, як саме ви їх розрахували. Задокументована оцінка значно сильніша за приблизне припущення без жодного підтвердження.

Чого не слід припускати

Не припускайте, що кожну витрату можна відрахувати без документації. Не припускайте, що одна лише банківська виписка доводить бізнес-мету. Не припускайте, що змішані особисті та бізнесові витрати повністю відраховуються.

Якщо витрата незвична, велика або тісно пов’язана з особистим використанням, зазвичай потрібна сильніша документація.

Коли варто звернутися до податкового фахівця

Податкові правила змінюються, а відрахування можуть залежати від типу юридичної особи, доходу, галузі та правил штату. Податковий фахівець може допомогти, якщо ви маєте справу з:

• Новим створенням бізнесу
• Вибором режиму LLC або corporation
• Активами подвійного використання
• Розподілом витрат на домашній офіс
• Діяльністю в кількох штатах
• Дотриманням правил щодо payroll і contractors
• Класифікацією startup-витрат

Це особливо важливо, коли ви вирішуєте, як структурувати новий бізнес. Правильна структура реєстрації та ведення обліку може зекономити час пізніше.

Підсумок

Для заявлення бізнес-відрахування не завжди потрібен паперовий чек. У багатьох випадках банківських виписок, журналів, рахунків-фактур і записів від постачальника достатньо, якщо вони чітко показують суму, дату та бізнес-мету.

Для власників малого бізнесу справжня перевага полягає не лише в тому, щоб знати, що можна відрахувати. Важливо також побудувати систему, яка тримає ваші записи впорядкованими з першого дня роботи.

Якщо ви створюєте нову LLC або корпорацію, Zenind може допомогти вам розпочати з структури, яка підтримує чистіше дотримання вимог і краще ведення бізнес-обліку від самого початку.