38 snadno přehlédnutých daňových odpočtů pro malé podnikatele

Daňové odpočty mohou výrazně snížit to, co vaše firma dluží, ale mnoho zakladatelů přehlédne legitimní výdaje jen proto, že jsou rozptýlené během roku. Výsledek bývá stejný: vyšší zdanitelný příjem, méně hotovosti k dispozici a více stresu, když přijde období podání daňového přiznání.

Pokud provozujete malou firmu, porozumění běžným i méně zřejmým odpočtům je jedním z nejjednodušších způsobů, jak zlepšit hospodaření. Klíčem není natahovat pravidla. Jde o to identifikovat běžné a nezbytné podnikové výdaje, vést dobré záznamy a ujistit se, že vaše právní forma, účetnictví a způsob podávání odpovídají tomu, jak skutečně fungujete.

Tento průvodce prochází 38 často přehlížených odpočtů, které mohou platit pro malé podniky v USA. Ne každý odpočet bude vhodný pro každou firmu a nárok závisí na vašich okolnostech, typu subjektu a daňovém roce. V případě nejasností se poraďte s kvalifikovaným daňovým odborníkem.

Jak podnikové odpočty fungují

Většina podnikových odpočtů snižuje zdanitelný příjem, pokud je výdaj běžný a nezbytný pro vaše podnikání. V praxi to znamená, že náklad by měl být ve vašem odvětví obvyklý a měl by pomáhat s provozem firmy.

Důležitých je několik zásad:

• Načasování hraje roli. Některé výdaje jsou odečitatelné při zaplacení, jiné se kapitalizují a odpisují postupně.
• Dokumentace hraje roli. Účtenky, faktury, záznamy o ujetých mílích, bankovní výpisy a mzdové podklady jsou důležité, když potřebujete odpočet doložit.
• Záleží na struktuře subjektu. OSVČ, LLC, S korporace, C korporace i partnerství mohou mít odlišné požadavky na vykazování.
• Osobní a podnikové využití je třeba oddělovat. Výdaje s dvojím využitím často vyžadují alokaci.

Pokud jste firmu založili nedávno nebo přemýšlíte o tom, že ji správně nastavíte, Zenind vám může pomoci se základy založení a compliance, aby vaše společnost měla od začátku čistší administrativní základ.

38 snadno přehlédnutých daňových odpočtů

1. Bankovní poplatky a poplatky za zpracování plateb

Poplatky za podnikový běžný účet, poplatky za bankovní převody, poplatky za zpracování plateb kartou a poplatky platební brány bývají jednotlivě malé, ale za rok významné. Pokud vaše firma přijímá digitální platby, tyto náklady se mohou rychle nasčítat.

2. Kancelářské potřeby

Pera, papír, náplně do tiskáren, štítky, složky, balicí páska, samolepicí bločky a další spotřební materiál jsou klasické odpočty, které se snadno přehlédnou, protože jsou nakupovány v malých transakcích.

3. Předplatné softwaru

Nástroje pro řízení projektů, grafický software, účetní platformy, CRM systémy, správci hesel a odvětvově specifické SaaS předplatné jsou obvykle odečitatelné, pokud se používají pro podnikání.

4. Profesionální služby

Poplatky advokátům, účetním, daňovým poradcům, registrovaným agentům a konzultantům lze často odečíst, pokud přímo podporují provoz firmy.

5. Podnikové pojištění

Pojištění odpovědnosti, profesní odpovědnosti, komerčního majetku, kybernetické pojištění a pojištění pro případ pracovních úrazů mohou být odečitatelné podnikové výdaje.

6. Výdaje na domácí kancelář

Pokud splňujete podmínky pro odpočet na domácí kancelář, můžete odečíst část nájmu, úroků z hypotéky, energií, oprav a pojištění podle procenta využití pro podnikání.

7. Internetové připojení

Váš měsíční účet za internet může být odečitatelný celý nebo zčásti, pokud službu využíváte pro podnikání. Pokud je linka sdílena s osobním používáním, obvykle se uplatní jen podniková část.

8. Telefonní služby

Samostatná podniková linka se obvykle doloží snadněji než sdílený osobní tarif. I když používáte jedno zařízení pro osobní i pracovní účely, podniková část může být stále odečitatelná.

9. Kilometrovné a výdaje na vozidlo

Jízdy za klienty, pro nákupy materiálu, do banky a mezi pracovními místy mohou splňovat podmínky pro odpočet podle ujetých mil nebo skutečných nákladů. Veďte průběžný záznam.

10. Parkovné a mýtné

Poplatky za parkování a mýtné související s odečitatelnými pracovními cestami se často přehlížejí, protože působí příliš malé na sledování.

11. Cestovní náklady

Letenky, hotely, jízdy rideshare službami, taxi a obchodní stravování spojené s cestou mohou být odečitatelné, pokud je cesta primárně pracovní a správně zdokumentovaná.

12. Jídla s obchodním účelem

Jídla s klienty, potenciálními zákazníky, zaměstnanci nebo dodavateli mohou být za určitých okolností odečitatelná. Uchovejte účtenku a poznamenejte si obchodní účel.

13. Mzdové náklady

Mzdy zaměstnanců, odměny, provize a některé daně z mezd placené zaměstnavatelem jsou významné odpočty. Ujistěte se, že mzdy jsou zpracovávány přesně a správně vykazovány.

14. Platby dodavatelům

Platby freelancerům, konzultantům, virtuálním asistentům, grafikům, vývojářům a dalším nezávislým dodavatelům mohou být odečitatelné podnikové výdaje.

15. Náklady na nábor a přijímání zaměstnanců

Inzerce pracovních pozic, poplatky recruiterům, cestovní výdaje na pohovory, prověřování uchazečů a náklady na onboarding lze v období růstu snadno přehlédnout.

16. Školení a vzdělávání

Školení, které udržuje nebo zlepšuje dovednosti relevantní pro vaše podnikání, může být odečitatelné. Může jít o kurzy, certifikace, workshopy a oborové publikace.

17. Licence a povolení

Státní a místní podnikatelské licence, oborová povolení, profesní registrace a poplatky za obnovení mohou splňovat podmínky jako odečitatelné provozní náklady.

18. Poplatky za registrovaného agenta

Pokud vaše společnost využívá službu registrovaného agenta, roční poplatek je obvykle odečitatelný podnikový výdaj.

19. Náklady na založení a organizační výdaje

Výdaje na založení firmy, právní náklady na nastavení a některé organizační náklady mohou být podle situace a typu subjektu odečitatelné nebo amortizované.

20. Podniková jídla během cestování

Jídla během pracovní cesty se často přehlížejí, protože se majitelé soustředí jen na dopravu a ubytování. Uchovávejte podrobné účtenky a cestovní záznamy.

21. Nájem za podnikové prostory

Pokud pronajímáte kancelářské, maloobchodní, skladové nebo výrobní prostory, nájem je obvykle odečitatelný provozní náklad.

22. Energie a služby

Elektřina, voda, plyn, odvoz odpadu a další podnikové služby mohou být odečitatelné, pokud podporují provoz firmy.

23. Opravy a údržba

Běžné opravy vybavení, kancelářských prostor, vozidel nebo strojů mohou být odečitatelné, zatímco zásadní vylepšení může být nutné kapitalizovat.

24. Nákup vybavení

Počítače, tiskárny, fotoaparáty, nábytek, nástroje a specializované vybavení mohou být v některých případech odečteny okamžitě nebo postupně odpisovány.

25. Odpisy

Větší nákupy používané v podnikání obvykle nelze odečíst celé v jednom roce. Odpisy umožňují rozložit uznatelný náklad po dobu životnosti aktiva.

26. Úroky z podnikových dluhů

Úroky placené z podnikových úvěrů, podnikových kreditních karet nebo jiného legitimního podnikového financování mohou být odečitatelné, s ohledem na daňová pravidla a omezení.

27. Roční poplatky za kreditní karty

Pokud používáte podnikovou kreditní kartu, roční poplatky a související náklady se mohou přehlédnout, protože jsou často vnímány jako náklady na financování místo provozních výdajů.

28. Marketing a reklama

Reklamy ve vyhledávání, reklamy na sociálních sítích, tiskové kampaně, branding, propagační předměty, nástroje pro e-mailový marketing a propagace webu jsou obecně odečitatelné.

29. Náklady na web a doménu

Registrace domén, hosting, údržba webu, šablony, pluginy a poplatky vývojářům jsou často odečitatelné podnikové výdaje.

30. Storno poplatky u obchodních účtů a refundace

Vrácené platby zákazníkům mohou ovlivnit vykazování tržeb a určité ztráty z plateb nebo reverzace plateb mohou být potřeba správně zaúčtovat.

31. Doprava a poštovné

Poštovné, balení, kurýrní služby, přepravní poplatky a balicí materiál jsou běžné odpočty pro firmy prodávající zboží i služby.

32. Náklady související se zásobami

V závislosti na účetní metodě mohou být některé náklady na zásoby vykazovány jinak než běžné výdaje. Přesné záznamy o zásobách jsou pro správné vykazování zásadní.

33. Firemní sponzorství a dary

Platby poskytnuté jako sponzorství nebo marketingová podpora mohou být odečitatelné jako marketingové náklady, pokud jsou spojeny s obchodním přínosem, nikoli s osobním charitativním darem.

34. Předplatné a členství

Členské příspěvky v oborových asociacích, profesní členství a placené komunity mohou být odečitatelné, pokud pomáhají řídit nebo zlepšovat vaše podnikání.

35. Bankovní úroky a náklady na financování

Úroky a určité poplatky za financování mohou být odečitatelné, pokud vznikly pro podnikové účely, i když se jejich zacházení může lišit podle konkrétního nastavení.

36. Pronájem vybavení

Pronájem vozidel, nástrojů, fotoaparátů, stánků na akce nebo kancelářského vybavení může být levnější než nákup a zároveň může vytvořit jasný odpočet.

37. Zaměstnanecké benefity

Zdravotní pojištění, příspěvky na důchod, benefity na dojíždění a další náklady na zaměstnanecké benefity mohou být odečitatelné v závislosti na plánu a struktuře firmy.

38. Podnikové daně a poplatky

Státní franšízové daně, místní podnikové daně, daně z nemovitostí na podnikový majetek a některé vládní podací poplatky mohou být odečitatelné nebo jinak relevantní pro vaše daňové přiznání.

Odpočty, které lidé často přehlížejí, protože jsou smíšené s osobními výdaji

Nejobtížněji se identifikují odpočty, které jsou ukryté v každodenním životě. Tyto výdaje nemusí na první pohled vypadat jako podnikové náklady, ale při pracovním využití mohou být částečně odečitatelné.

Běžné příklady zahrnují:

• Mobilní tarify s pracovním využitím
• Domácí internet
• Náklady na vozidlo při pracovních jízdách
• Účty za energie spojené s kvalifikovanou domácí kanceláří
• Nábytek nebo vybavení zakoupené pro vyhrazený pracovní prostor

Klíčovým bodem je alokace. Pokud má výdaj osobní i podnikové využití, váš odpočet by měl obecně odrážet pouze podnikovou část.

Návyky vedení záznamů, které chrání vaše odpočty

Odpočet má hodnotu jen tehdy, když jej dokážete obhájit. Silné záznamy snižují riziko přehlédnutých odpočtů a výrazně usnadňují případnou kontrolu.

Dobré návyky zahrnují:

• Používání oddělených podnikových bankovních a kreditních účtů
• Ukládání digitálních účtenek hned po nákupu
• Zapisování obchodního účelu u jídel, cest a schůzek
• Sledování ujetých mil v reálném čase místo zpětného rekonstruování
• Měsíční usmiřování účetnictví místo čekání do konce roku
• Organizované uchovávání zakladatelských dokumentů, výročních zpráv a státních podání

Pro nové zakladatele může čisté nastavení společnosti a compliance zjednodušit účetnictví od prvního dne. I proto mnoho majitelů zakládá LLC nebo korporaci ještě předtím, než začnou utrácet.

Struktura subjektu a proč ovlivňuje daně

Struktura vaší firmy ovlivňuje, jak se vykazuje příjem, jak jsou vlastníci odměňováni a jaká podání musíte dělat. Sama o sobě nevytváří odpočty, ale může změnit způsob, jakým se odpočty sledují a uplatňují.

Například:

• OSVČ obvykle vykazují podnikání v příloze Schedule C.
• Partnerství podává informační přiznání a rozděluje příjmy a odpočty mezi partnery.
• S korporace používají pravidla pro mzdy a vykazování společníků, která vyžadují pečlivé sledování odměňování.
• C korporace mají odlišný daňový režim a mohou čelit dvojímu zdanění rozdělených zisků.

Pokud stále rozhodujete, jak svou firmu strukturovat, správná volba formy na začátku vám může ušetřit čas a předejít pozdějším administrativním zmatkům.

Kdy se obrátit na daňového odborníka

Daňová pravidla se mění a mnoho odpočtů má výjimky, limity nebo požadavky na doložení. Odbornou pomoc byste měli zvážit, pokud:

• Vaše firma už vyrostla nad úroveň základního účetnictví
• Působíte ve více státech
• Máte zaměstnance nebo dodavatele na několika místech
• Nejste si jisti, zda je výdaj odečitatelný, nebo má být kapitalizován
• Měníte typ entity nebo způsob podávání
• Dostali jste výzvy, sankce nebo žádosti o opravené podání

Daňový odborník vám může pomoci pravidla uplatnit správně a vyhnout se agresivním postupům, které by mohly v budoucnu způsobit problémy.

Závěrečné myšlenky

Nejlepší daňová strategie pro malou firmu obvykle není exotická. Je disciplinovaná. Vedení oddělených účtů, dokumentace výdajů, porozumění tomu, co lze uplatnit, a pravidelná kontrola nákladů místo čekání až do období podání.

Mnoho malých podnikatelů nechává peníze na stole, protože hledají jen zjevné odpočty. Seznam výše ukazuje, kolik může být ukryto v běžném provozu: software, cestování, profesionální služby, náklady na domácí kancelář, platby dodavatelům a dokonce i malé bankovní poplatky.

Pokud zakládáte firmu nebo zpřesňujete svůj compliance proces, Zenind vám může pomoci vybudovat čistší základ, aby byla vaše společnost jednodušší na správu, dokumentaci a údržbu během růstu.

Čím dříve si uspořádáte záznamy a strukturu, tím snazší bude identifikovat odpočty a být připraven na daňovou sezónu.