38 de deduceri fiscale ușor trecute cu vederea pentru proprietarii de mici afaceri

Deducerile fiscale pot reduce în mod semnificativ suma datorată de afacerea ta, însă mulți fondatori ratează deduceri legitime pur și simplu pentru că cheltuielile sunt împrăștiate pe parcursul anului. Rezultatul este adesea același: venit impozabil mai mare, mai puțini bani disponibili și mai mult stres atunci când vine sezonul de depunere.

Dacă administrezi o mică afacere, înțelegerea deducerilor comune și a celor mai puțin evidente este una dintre cele mai simple modalități de a-ți îmbunătăți rezultatul final. Cheia nu este să forțezi regulile, ci să identifici cheltuielile obișnuite și necesare ale afacerii, să păstrezi evidențe bune și să te asiguri că structura entității tale, contabilitatea și abordarea de raportare fiscală se potrivesc modului în care operezi de fapt.

Acest ghid trece în revistă 38 de deduceri adesea trecute cu vederea, care se pot aplica micilor afaceri din SUA. Nu toate deducerile se potrivesc fiecărei afaceri, iar eligibilitatea depinde de situația ta, de tipul de entitate și de anul fiscal. Când ai dubii, discută cu un specialist calificat în taxe.

Cum funcționează deducerile de afaceri

Majoritatea deducerilor de afaceri reduc venitul impozabil atunci când cheltuiala este obișnuită și necesară pentru activitatea sau afacerea ta. În practică, asta înseamnă că respectivul cost ar trebui să fie întâlnit frecvent în industria ta și util pentru administrarea companiei.

Câteva principii contează mai mult decât cred oamenii:

• Momentul contează. Unele cheltuieli sunt deductibile la plată, în timp ce altele sunt capitalizate și amortizate în timp.
• Documentația contează. Chitanțele, facturile, jurnalele de kilometraj, extrasele bancare și evidențele de salarizare contează atunci când trebuie să susții o deducere.
• Structura entității contează. Persoanele fizice autorizate, LLC-urile, S corporation, C corporation și parteneriatele pot avea cerințe diferite de raportare.
• Utilizarea personală și cea de afaceri trebuie separate. Cheltuielile cu utilizare mixtă necesită adesea alocare.

Dacă ai înființat recent o afacere sau te gândești să o structurezi corect, Zenind te poate ajuta cu elementele de bază privind înființarea și conformitatea, astfel încât compania ta să pornească de la o bază administrativă mai clară.

38 de deduceri fiscale ușor trecute cu vederea

1. Comisioane bancare și comisioane de procesare a plăților

Taxele pentru contul curent de afaceri, comisioanele pentru transferuri bancare, comisioanele de procesare a cardurilor și taxele gateway-urilor de plată sunt adesea mici individual, dar importante pe parcursul unui an. Dacă afacerea ta acceptă plăți digitale, aceste costuri se pot acumula rapid.

2. Consumabile de birou

Pixuri, hârtie, cerneală pentru imprimantă, etichete, dosare, bandă de ambalat, bilețele adezive și alte consumabile sunt deduceri clasice, ușor de ratat pentru că sunt cumpărate în tranzacții mici.

3. Abonamente software

Instrumentele de management de proiect, software-ul de design, platformele de contabilitate, sistemele CRM, administratorii de parole și abonamentele SaaS specifice industriei sunt, de regulă, deductibile dacă sunt folosite pentru afaceri.

4. Servicii profesionale

Onorariile avocaților, contabilitatea, pregătirea declarațiilor fiscale, serviciile de agent înregistrat și onorariile consultanților pot fi adesea deduse atunci când sprijină direct operațiunile afacerii.

5. Asigurarea afacerii

Asigurarea de răspundere civilă generală, răspunderea profesională, asigurarea proprietății comerciale, asigurarea cibernetică și primele pentru compensații ale lucrătorilor pot fi cheltuieli deductibile de afaceri.

6. Cheltuieli pentru biroul de acasă

Dacă te califici pentru deducerea pentru biroul de acasă, poți deduce o parte din chirie, dobânda ipotecară, utilități, reparații și asigurare, pe baza procentului de utilizare pentru afaceri.

7. Serviciul de internet

Factura ta lunară de internet poate fi deductibilă integral sau parțial dacă folosești serviciul pentru afaceri. Dacă linia este folosită și personal, de obicei se aplică doar partea de afaceri.

8. Serviciul telefonic

O linie dedicată pentru afaceri este adesea mai ușor de justificat decât un telefon personal folosit și în scop personal. Chiar și atunci când folosești un singur dispozitiv pentru ambele scopuri, partea de afaceri poate fi în continuare deductibilă.

9. Kilometraj și cheltuieli auto

Deplasările de afaceri pentru întâlniri cu clienții, aprovizionare, depuneri bancare și călătorii între locații de lucru pot fi eligibile pentru deduceri bazate pe kilometraj sau pe cheltuieli efective. Ține un jurnal contemporan.

10. Parcare și taxe de drum

Taxele de parcare și taxele de drum asociate cu deplasările de afaceri deductibile sunt adesea omise pentru că par prea mici ca să fie urmărite.

11. Cheltuieli de călătorie

Biletele de avion, hotelurile, cursele rideshare, taxiurile și mesele de afaceri legate de călătorie pot fi deductibile atunci când deplasarea are în principal scop de afaceri și este documentată corespunzător.

12. Mese cu scop de afaceri

Mesele cu clienți, potențiali clienți, angajați sau furnizori pot fi deductibile în anumite situații. Păstrează bonul și notează scopul de afaceri.

13. Cheltuieli de salarizare

Salariile angajaților, bonusurile, comisioanele și anumite taxe de salarizare suportate de angajator sunt deduceri majore. Asigură-te că payroll-ul este gestionat corect și raportat corespunzător.

14. Plăți către colaboratori

Plățile către freelanceri, consultanți, asistenți virtuali, designeri, dezvoltatori și alți contractori independenți pot fi cheltuieli deductibile de afaceri.

15. Costuri de recrutare și angajare

Anunțurile de angajare, onorariile recrutorilor, cheltuielile de deplasare pentru interviuri, verificările de antecedente și costurile de onboarding pot fi ușor trecute cu vederea în perioadele de creștere.

16. Formare și educație

Formarea care menține sau îmbunătățește competențele relevante pentru afacerea ta poate fi deductibilă. Aceasta poate include cursuri, certificări, workshopuri și publicații de specialitate.

17. Licențe și permise

Licențele de afaceri de stat și locale, permisele din industrie, înregistrările profesionale și taxele de reînnoire pot fi eligibile ca cheltuieli deductibile de operare.

18. Taxe pentru agentul înregistrat

Dacă entitatea ta folosește servicii de agent înregistrat, taxa anuală este, în general, o cheltuială deductibilă de afaceri.

19. Costuri de înființare și organizare

Cheltuielile de înființare a afacerii, costurile juridice de setup și anumite costuri de organizare pot fi deductibile sau amortizate, în funcție de situație și de tipul de entitate.

20. Mese de afaceri în timpul călătoriilor

Mesele din timpul călătoriilor de afaceri sunt adesea ratate pentru că proprietarii se concentrează doar pe transport și cazare. Păstrează chitanțe detaliate și evidențe de călătorie.

21. Chirie pentru spațiul de afaceri

Dacă închiriezi un spațiu de birou, retail, depozitare sau magazie, chiria este, de regulă, o cheltuială deductibilă de operare.

22. Utilități

Electricitatea, apa, gazul, colectarea deșeurilor și alte utilități de afaceri pot fi deductibile dacă susțin operațiunile companiei.

23. Reparații și întreținere

Reparațiile obișnuite ale echipamentelor, spațiului de birou, vehiculelor sau utilajelor pot fi deductibile, în timp ce îmbunătățirile majore pot necesita capitalizare.

24. Achiziții de echipamente

Calculatoarele, imprimantele, camerele, mobilierul, uneltele și echipamentele specializate pot fi deductibile imediat în unele cazuri sau amortizate în timp.

25. Amortizare

Achizițiile mai mari utilizate în afacere adesea nu pot fi deduse integral într-un singur an. În schimb, amortizarea îți permite să recuperezi costul pe durata de viață utilă a activului.

26. Dobândă la datoria de afaceri

Dobânda plătită pentru împrumuturi de afaceri, carduri de credit de afaceri sau alte forme legitime de finanțare a afacerii poate fi deductibilă, sub rezerva regulilor și limitărilor fiscale.

27. Taxe anuale pentru cardurile de credit

Dacă folosești un card de credit de afaceri, taxele anuale și alte comisioane aferente pot fi trecute cu vederea deoarece sunt ușor de tratat ca costuri de finanțare, nu ca cheltuieli de operare.

28. Marketing și publicitate

Reclamele în motoare de căutare, reclamele pe rețele sociale, campaniile tipărite, lucrările de branding, materialele promoționale, instrumentele de email marketing și promovarea site-ului sunt, în general, deductibile.

29. Costuri pentru website și domeniu

Înregistrările de domenii, găzduirea, mentenanța site-ului, template-urile, pluginurile și onorariile dezvoltatorilor sunt adesea cheltuieli deductibile de afaceri.

30. Storno-uri și rambursări din contul comerciantului

Rambursările acordate clienților pot afecta raportarea veniturilor, iar anumite pierderi de plată sau reversări de procesare trebuie contabilizate corect.

31. Livrare și poștă

Taxele poștale, ambalarea, serviciile de curierat, taxele de transport și consumabilele de expediere sunt deduceri obișnuite atât pentru afacerile cu produse, cât și pentru cele de servicii.

32. Costuri legate de stocuri

În funcție de metoda ta contabilă, unele cheltuieli cu inventarul trebuie tratate diferit de cheltuielile generale. Evidențele exacte ale stocurilor sunt esențiale pentru raportarea corectă.

33. Sponsorizări caritabile și donații de afaceri

Plățile făcute ca sponsorizări sau sprijin promoțional pot fi deductibile ca cheltuieli de marketing dacă sunt legate de un beneficiu pentru afacere, mai degrabă decât de o donație caritabilă personală.

34. Abonamente și membrări

Cotizațiile la asociații profesionale, calitățile de membru în organizații de industrie și comunitățile plătite pot fi deductibile dacă te ajută să îți desfășori sau să îți îmbunătățești afacerea.

35. Dobânzi bancare și costuri de finanțare

Dobânda și anumite comisioane de finanțare pot fi deductibile atunci când sunt suportate în scopuri de afaceri, deși tratamentul poate varia în funcție de acord.

36. Închirierea de echipamente

Închirierea vehiculelor, uneltelor, camerelor, standurilor pentru evenimente sau a echipamentelor de birou poate fi mai ieftină decât cumpărarea și poate crea, de asemenea, o deducere clară.

37. Beneficii pentru angajați

Asigurarea de sănătate, contribuțiile la pensie, beneficiile pentru navetă și alte costuri ale beneficiilor pentru angajați pot fi deductibile în funcție de plan și de structura afacerii.

38. Taxe și impozite ale afacerii

Impozitele de franchise de stat, taxele locale de afaceri, impozitele pe proprietățile de afaceri și anumite taxe guvernamentale de depunere pot fi deductibile sau relevante pentru declarația ta.

Deduceri pe care oamenii le ratează adesea pentru că sunt amestecate cu cheltuieli personale

Cele mai greu de identificat deduceri sunt adesea cele care se ascund în viața de zi cu zi. Aceste cheltuieli poate nu par, la prima vedere, costuri de afaceri, dar pot fi parțial deductibile atunci când sunt folosite pentru muncă.

Exemple obișnuite includ:

• Planuri de telefon mobil cu utilizare pentru afaceri
• Serviciul de internet de acasă
• Costuri auto atunci când conduci pentru afaceri
• Facturi de utilități asociate unui birou de acasă calificat
• Mobilier sau echipamente cumpărate pentru un spațiu de lucru dedicat

Punctul esențial este alocarea. Dacă o cheltuială are atât utilizare personală, cât și de afaceri, deducerea ar trebui, în general, să reflecte doar partea de afaceri.

Obiceiuri de evidență care îți protejează deducerile

O deducere este utilă doar dacă o poți susține. Evidențele solide reduc riscul de a rata deduceri și fac controalele fiscale mult mai ușor de gestionat.

Obiceiuri bune includ:

• Folosirea unor conturi bancare și carduri de credit separate pentru afaceri
• Salvarea chitanțelor digitale imediat ce apar achizițiile
• Notarea scopului de afaceri pentru mese, călătorii și întâlniri
• Urmărirea kilometrilor în timp real, nu reconstruirea lor ulterior
• Reconcilierea lunară a contabilității, nu la sfârșitul anului
• Păstrarea organizată a documentelor de înființare, a rapoartelor anuale și a depunerilor către stat

Pentru fondatorii aflați la început, o structură juridică și o conformitate bine puse la punct pot simplifica contabilitatea încă din prima zi. Acesta este unul dintre motivele pentru care mulți proprietari își înființează un LLC sau o corporație înainte de a începe să cheltuiască bani.

Structura entității și de ce influențează taxele

Structura afacerii tale influențează modul în care venitul este raportat, modul în care sunt plătiți proprietarii și declarațiile pe care trebuie să le depui. Nu creează deduceri de una singură, dar poate schimba modul în care deducerile sunt urmărite și aplicate.

De exemplu:

• Persoanele fizice autorizate raportează de obicei activitatea de afaceri pe Schedule C.
• Parteneriatele depun o declarație informativă și alocă veniturile și deducerile între asociați.
• S corporation folosesc reguli de salarizare și raportare pentru acționari care necesită o monitorizare atentă a remunerației.
• C corporation au un alt cadru fiscal și pot fi supuse dublei impuneri asupra profiturilor distribuite.

Dacă încă decizi cum să îți organizezi compania, alegerea din timp a unei structuri potrivite poate economisi timp și poate preveni confuziile administrative mai târziu.

Când să apelezi la un specialist în taxe

Regulile fiscale se schimbă, iar multe deduceri au excepții, limite sau cerințe de justificare. Ar trebui să iei în considerare îndrumarea unui profesionist dacă:

• Afacerea ta a depășit nivelul unei contabilități de bază
• Lucrezi în mai multe state
• Ai angajați sau contractori în mai multe locații
• Nu ești sigur dacă o cheltuială este deductibilă sau trebuie capitalizată
• Schimbi tipul de entitate sau metoda de depunere
• Ai primit notificări, penalități sau cereri de depunere amendată

Un specialist în taxe te poate ajuta să aplici regulile corect și să eviți pozițiile agresive care pot crea probleme pe viitor.

Gânduri finale

Cea mai bună strategie fiscală pentru o mică afacere nu este, de obicei, una exotică. Este una disciplinată. Păstrează conturi separate, documentează cheltuielile, înțelege ce se califică și verifică periodic cheltuielile în loc să aștepți până la momentul depunerii.

Mulți proprietari de mici afaceri lasă bani pe masă pentru că se uită doar după deducerile evidente. Lista de mai sus arată cât de mult se poate ascunde în operațiunile obișnuite: software, călătorii, servicii profesionale, costuri pentru biroul de acasă, plăți către contractori și chiar comisioane bancare mici.

Dacă îți începi afacerea sau îți consolidezi procesul de conformitate, Zenind te poate ajuta să construiești o bază mai clară, astfel încât compania ta să fie mai ușor de administrat, documentat și menținut pe măsură ce crește.

Cu cât îți organizezi mai devreme evidențele și structura, cu atât îți va fi mai ușor să identifici deducerile și să fii pregătit pentru sezonul fiscal.