38 ľahko prehliadnuteľných daňových odpočtov pre malých podnikateľov

Daňové odpočty môžu výrazne znížiť to, čo váš podnik dlhuje, no mnohí zakladatelia prehliadajú legitímne výdavky jednoducho preto, že sú rozptýlené počas roka. Výsledok býva rovnaký: vyšší zdaniteľný príjem, menej hotovosti k dispozícii a viac stresu, keď príde obdobie podávania daňového priznania.

Ak vediete malý podnik, pochopenie bežných aj menej zrejmých odpočtov je jedným z najjednoduchších spôsobov, ako zlepšiť hospodárenie. Kľúčom nie je naťahovať pravidlá. Je ním identifikovať bežné a nevyhnutné podnikateľské výdavky, viesť dobré záznamy a uistiť sa, že vaša právna forma, účtovníctvo a postup pri podávaní daní zodpovedajú tomu, ako skutočne fungujete.

Tento sprievodca prechádza 38 často prehliadaných odpočtov, ktoré sa môžu týkať malých podnikov v USA. Nie každý odpočet sa hodí pre každé podnikanie a oprávnenosť závisí od vašich okolností, typu subjektu a daňového roka. V prípade pochybností sa obráťte na kvalifikovaného daňového odborníka.

Ako fungujú podnikateľské odpočty

Väčšina podnikateľských odpočtov znižuje zdaniteľný príjem, keď je výdavok bežný a nevyhnutný pre vaše podnikanie alebo profesiu. V praxi to znamená, že náklad by mal byť bežný vo vašom odvetví a užitočný pre fungovanie firmy.

Niekoľko zásad je dôležitejších, než si mnohí uvedomujú:

• Načasovanie je dôležité. Niektoré výdavky sú odpočítateľné v momente zaplatenia, zatiaľ čo iné sa kapitalizujú a odpisujú v čase.
• Dokumentácia je dôležitá. Účtenky, faktúry, knihy jázd, bankové výpisy a mzdové záznamy sú potrebné, keď musíte odpočet doložiť.
• Záleží na štruktúre subjektu. Živnostníci, LLC, S korporácie, C korporácie a partnerstvá môžu mať odlišné vykazovacie povinnosti.
• Osobné a podnikateľské použitie sa musí oddeliť. Výdavky s duálnym použitím často vyžadujú alokáciu.

Ak ste nedávno založili firmu alebo uvažujete o správnom nastavení jej štruktúry, Zenind vám môže pomôcť so založením a základmi compliance, aby vaša spoločnosť začínala s čistejším administratívnym základom.

38 ľahko prehliadnuteľných daňových odpočtov

1. Bankové poplatky a poplatky za spracovanie platieb

Poplatky za podnikateľský účet, poplatky za bankové prevody, poplatky za spracovanie kartových platieb a poplatky platobných brán sú často jednotlivo malé, no počas roka môžu predstavovať významnú sumu. Ak váš podnik prijíma digitálne platby, tieto náklady sa môžu rýchlo nahromadiť.

2. Kancelárske potreby

Perá, papier, toner do tlačiarne, etikety, priečinky, baliaca páska, poznámkové lístky a ďalšie spotrebné materiály sú klasické odpočty, ktoré sa dajú ľahko prehliadnuť, pretože sa nakupujú v malých transakciách.

3. Softvérové predplatné

Nástroje na riadenie projektov, grafický softvér, účtovné platformy, CRM systémy, správcovia hesiel a odvetvové SaaS predplatné sú bežne odpočítateľné, ak sa používajú na podnikanie.

4. Profesionálne služby

Poplatky za právne služby, účtovníctvo, daňové priznanie, služby registrovaného agenta a konzultačné poplatky je možné často odpočítať, keď priamo podporujú podnikateľskú činnosť.

5. Poistenie podnikania

Poistné za všeobecnú zodpovednosť, profesijnú zodpovednosť, komerčný majetok, kybernetické poistenie a poistenie zamestnancov môže byť odpočítateľným podnikateľským výdavkom.

6. Náklady na domácu kanceláriu

Ak spĺňate podmienky na odpočet domácej kancelárie, môžete si odpočítať časť nájomného, úrokov z hypotéky, energií, opráv a poistenia podľa percenta využitia na podnikanie.

7. Internetové služby

Váš mesačný účet za internet môže byť odpočítateľný úplne alebo čiastočne, ak službu využívate na podnikanie. Ak sa linka používa aj na osobné účely, zvyčajne sa uplatňuje len podnikateľská časť.

8. Telefónne služby

Samostatná podnikateľská linka sa často dokazuje jednoduchšie než osobný telefón používaný aj na súkromné účely. Aj keď používate jedno zariadenie na oboje, podnikateľská časť môže byť stále odpočítateľná.

9. Najazdené kilometre a náklady na vozidlo

Služobné jazdy na stretnutia s klientmi, nákupy zásob, návštevy banky a cesty medzi pracoviskami môžu spĺňať podmienky na odpočet kilometrov alebo skutočných nákladov. Veďte si priebežnú evidenciu jázd.

10. Parkovné a mýto

Poplatky za parkovanie a mýto súvisiace s odpočítateľnými služobnými cestami sa často prehliadajú, pretože pôsobia príliš malé na sledovanie.

11. Cestovné výdavky

Lietadlové lístky, hotely, zdieľané jazdy, taxíky a podnikateľské jedlá súvisiace s cestou môžu byť odpočítateľné, ak je cesta primárne služobná a riadne zdokumentovaná.

12. Jedlá s podnikateľským účelom

Jedlá s klientmi, potenciálnymi zákazníkmi, zamestnancami alebo dodávateľmi môžu byť v niektorých situáciách odpočítateľné. Uschovajte si účtenku a poznamenajte si podnikateľský účel.

13. Mzdové náklady

Mzdy zamestnancov, bonusy, provízie a určité zamestnávateľské odvody sú veľké odpočty. Uistite sa, že mzdy sú spracované presne a správne vykázané.

14. Platby dodávateľom

Platby freelancerom, konzultantom, virtuálnym asistentom, dizajnérom, vývojárom a iným externým dodávateľom môžu byť odpočítateľné podnikateľské výdavky.

15. Náklady na nábor a prijímanie zamestnancov

Inzeráty na pracovné pozície, poplatky recruiterom, cestovné náklady na pohovory, preverenie minulosti a onboardingové náklady sa počas rastu firmy často prehliadajú.

16. Školenia a vzdelávanie

Školenia, ktoré udržiavajú alebo zlepšujú zručnosti relevantné pre vaše podnikanie, môžu byť odpočítateľné. Môže ísť o kurzy, certifikácie, workshopy a odborné publikácie.

17. Licencie a povolenia

Štátne a miestne podnikateľské licencie, odvetvové povolenia, profesijné registrácie a obnovovacie poplatky môžu spĺňať podmienky na odpočítateľné prevádzkové náklady.

18. Poplatky za registrovaného agenta

Ak vaša spoločnosť využíva služby registrovaného agenta, ročný poplatok je spravidla odpočítateľným podnikateľským výdavkom.

19. Náklady na založenie a organizáciu

Výdavky na založenie firmy, právne náklady na nastavenie a určité organizačné náklady môžu byť odpočítateľné alebo amortizované v závislosti od situácie a typu subjektu.

20. Podnikateľské jedlá počas služobnej cesty

Jedlá počas cestovania za prácou sa často prehliadajú, pretože sa majitelia sústreďujú len na dopravu a ubytovanie. Uchovávajte položkové účtenky a cestovné záznamy.

21. Nájom priestorov pre podnikanie

Ak prenajímate kanceláriu, predajný priestor, sklad alebo skladovacie priestory, nájom je zvyčajne odpočítateľným prevádzkovým nákladom.

22. Energie a služby

Elektrina, voda, plyn, odvoz odpadu a ďalšie podnikateľské služby môžu byť odpočítateľné, ak podporujú prevádzku firmy.

23. Opravy a údržba

Bežné opravy vybavenia, kancelárskych priestorov, vozidiel alebo strojov môžu byť odpočítateľné, zatiaľ čo väčšie vylepšenia môže byť potrebné kapitalizovať.

24. Nákup vybavenia

Počítače, tlačiarne, fotoaparáty, nábytok, nástroje a špecializované vybavenie môžu byť v niektorých prípadoch odpočítateľné okamžite alebo odpisované v čase.

25. Odpisy

Pri väčších nákupoch používaných v podnikaní často nie je možné odpočítať celú sumu v jednom roku. Namiesto toho odpisy umožňujú rozložiť si náklad počas životnosti majetku.

26. Úroky z podnikateľských dlhov

Úroky zaplatené z podnikateľských úverov, podnikateľských kreditných kariet alebo iného legitímneho podnikateľského financovania môžu byť odpočítateľné, v závislosti od daňových pravidiel a limitov.

27. Ročné poplatky za kreditné karty

Ak používate podnikateľskú kreditnú kartu, ročné poplatky a súvisiace náklady sa môžu prehliadnuť, pretože ich ľahko vnímame skôr ako finančné náklady než prevádzkové výdavky.

28. Marketing a reklama

Reklama vo vyhľadávaní, reklamy na sociálnych sieťach, tlačené kampane, branding, propagačné predmety, nástroje na e-mailový marketing a propagácia webovej stránky sú všeobecne odpočítateľné.

29. Náklady na webovú stránku a doménu

Registrácia domény, hosting, údržba webu, šablóny, zásuvné moduly a poplatky vývojárom sú často odpočítateľné podnikateľské náklady.

30. Chargebacky a refundácie na obchodnom účte

Refundácie poskytnuté zákazníkom môžu ovplyvniť vykazovanie príjmov a určité straty z platieb alebo reverzné transakcie z procesingu môžu byť potrebné správne zaúčtovať.

31. Preprava a poštovné

Poštovné, balenie, kuriérske služby, prepravné poplatky a baliace potreby sú bežné odpočty pre firmy s produktmi aj službami.

32. Náklady súvisiace so zásobami

V závislosti od účtovnej metódy sa niektoré výdavky na zásoby musia zaúčtovať inak než bežné výdavky. Presné záznamy o zásobách sú kľúčové pre správne vykazovanie.

33. Charitatívne sponzoringy a podnikateľské dary

Platby uskutočnené ako sponzoring alebo propagačná podpora môžu byť odpočítateľné ako marketingové náklady, ak sú spojené s podnikateľským prínosom a nie s osobným darcovstvom.

34. Predplatné a členstvá

Členské poplatky v profesijných združeniach, odvetvové členstvá a platené komunity môžu byť odpočítateľné, ak vám pomáhajú viesť alebo zlepšovať podnikanie.

35. Bankové úroky a finančné náklady

Úroky a určité finančné poplatky môžu byť odpočítateľné, ak vznikli na podnikateľské účely, hoci ich zaobchádzanie sa môže líšiť podľa konkrétneho nastavenia.

36. Prenájom vybavenia

Prenájom vozidiel, nástrojov, fotoaparátov, eventových stánkov alebo kancelárskeho vybavenia môže byť lacnejší než kúpa a zároveň môže vytvoriť jasný odpočet.

37. Zamestnanecké benefity

Zdravotné poistenie, príspevky na dôchodok, benefity na dopravu a ďalšie náklady na zamestnanecké výhody môžu byť odpočítateľné v závislosti od plánu a štruktúry podniku.

38. Podnikateľské dane a poplatky

Štátne franchise dane, miestne podnikateľské dane, dane z majetku používaného na podnikanie a určité vládne poplatky za podania môžu byť odpočítateľné alebo inak relevantné pre vaše daňové priznanie.

Odpočty, ktoré ľudia často prehliadajú, pretože sú zmiešané s osobnými výdavkami

Najťažšie odpočty na identifikáciu sú často tie, ktoré sa skrývajú v každodennom živote. Tieto výdavky na prvý pohľad nemusia pôsobiť ako podnikateľské náklady, no pri pracovnom použití môžu byť čiastočne odpočítateľné.

Bežné príklady zahŕňajú:

• Mobilné paušály s podnikateľským použitím
• Internet doma
• Náklady na vozidlo pri služobných jazdách
• Účty za energie viazané na kvalifikovanú domácu kanceláriu
• Nábytok alebo vybavenie kúpené pre vyhradený pracovný priestor

Kľúčovým bodom je alokácia. Ak má výdavok osobné aj podnikateľské využitie, váš odpočet by mal spravidla zodpovedať len podnikateľskej časti.

Návyky pri vedení záznamov, ktoré chránia vaše odpočty

Odpočet je užitočný len vtedy, ak ho viete obhájiť. Silné záznamy znižujú riziko prehliadnutých odpočtov a výrazne uľahčujú zvládnutie daňovej kontroly.

Dobré návyky zahŕňajú:

• Používanie samostatných podnikateľských bankových účtov a kreditných kariet
• Ukladanie digitálnych účteniek ihneď po nákupe
• Zaznamenanie podnikateľského účelu pri jedlách, cestovaní a stretnutiach
• Evidenciu najazdených kilometrov v reálnom čase namiesto spätného rekonštruovania
• Mesačné zosúlaďovanie účtovníctva namiesto čakania do konca roka
• Udržiavanie organizačných dokumentov, výročných hlásení a štátnych podaní v poriadku

Pre nových zakladateľov môže čisté nastavenie subjektu a compliance zjednodušiť účtovníctvo od prvého dňa. Aj preto si mnohí majitelia zakladajú LLC alebo korporáciu ešte predtým, než začnú míňať peniaze.

Štruktúra subjektu a prečo ovplyvňuje dane

Právna forma vašej firmy ovplyvňuje, ako sa vykazuje príjem, ako sú vlastníci odmeňovaní a aké podania musíte robiť. Sama osebe nevytvára odpočty, no môže meniť spôsob, akým sa odpočty sledujú a uplatňujú.

Napríklad:

• Živnostníci zvyčajne vykazujú podnikateľskú činnosť v prílohe Schedule C.
• Partnerstvá podávajú informačné priznanie a rozdeľujú príjem a odpočty medzi partnerov.
• S korporácie používajú mzdové a reportovacie pravidlá pre akcionárov, ktoré si vyžadujú starostlivé sledovanie odmeňovania.
• C korporácie majú odlišný daňový rámec a pri rozdeľovaní ziskov môžu čeliť dvojitému zdaneniu.

Ak ešte stále zvažujete, ako vašu spoločnosť usporiadať, výber správneho postupu založenia na začiatku vám môže ušetriť čas a zabrániť neskoršiemu administratívnemu chaosu.

Kedy osloviť daňového odborníka

Daňové pravidlá sa menia a pri mnohých odpočtoch existujú výnimky, limity alebo požiadavky na preukázanie. Odbornú pomoc by ste mali zvážiť, ak:

• Váš podnik prerástol základné účtovníctvo
• Pôsobíte vo viacerých štátoch
• Máte zamestnancov alebo dodávateľov na viacerých miestach
• Nie ste si istí, či je výdavok odpočítateľný alebo kapitalizovaný
• Meníte typ subjektu alebo spôsob podávania
• Dostali ste oznámenia, sankcie alebo žiadosti o dodatočné podanie

Daňový odborník vám môže pomôcť správne uplatniť pravidlá a vyhnúť sa agresívnym postupom, ktoré by mohli v budúcnosti spôsobiť problémy.

Záverečné myšlienky

Najlepšia daňová stratégia pre malý podnik zvyčajne nie je excentrická. Je disciplinovaná. Veďte oddelené účty, dokumentujte výdavky, rozumte tomu, čo spĺňa podmienky, a pravidelne prechádzajte svoje náklady namiesto toho, aby ste čakali až do času podania.

Mnohí majitelia malých firiem nechávajú peniaze na stole, pretože hľadajú len očividné odpočty. Zoznam vyššie ukazuje, koľko sa toho môže skrývať v bežnej prevádzke: softvér, cestovanie, profesionálne služby, náklady na domácu kanceláriu, platby dodávateľom a dokonca aj malé bankové poplatky.

Ak zakladáte firmu alebo zlepšujete svoj proces compliance, Zenind vám môže pomôcť vybudovať čistejší základ, aby sa vaša spoločnosť ľahšie spravovala, dokumentovala a udržiavala, keď rastie.

Čím skôr si usporiadate záznamy a štruktúru, tým ľahšie identifikujete odpočty a zostanete pripravení na daňové obdobie.