38 Potongan Pajak yang Mudah Terlewat bagi Pemilik Usaha Kecil

Potongan pajak dapat secara signifikan mengurangi pajak yang harus dibayar bisnis Anda, tetapi banyak pendiri melewatkan pengurangan yang sah hanya karena biayanya tersebar sepanjang tahun. Hasilnya sering sama: penghasilan kena pajak yang lebih tinggi, kas yang lebih sedikit tersedia, dan stres yang lebih besar saat musim pelaporan tiba.

Jika Anda menjalankan usaha kecil, memahami potongan yang umum maupun yang tidak terlalu terlihat adalah salah satu cara termudah untuk memperbaiki laba bersih Anda. Kuncinya bukan memaksakan aturan. Kuncinya adalah mengidentifikasi biaya bisnis yang biasa dan diperlukan, menyimpan catatan yang baik, dan memastikan entitas, pembukuan, serta pendekatan pelaporan Anda selaras dengan cara Anda benar-benar menjalankan bisnis.

Panduan ini membahas 38 potongan yang sering terlewat dan mungkin berlaku untuk usaha kecil di AS. Tidak semua potongan cocok untuk setiap bisnis, dan kelayakan bergantung pada fakta Anda, jenis entitas, serta tahun pajak. Jika ragu, bicarakan dengan profesional pajak yang berkualifikasi.

Cara kerja potongan bisnis

Sebagian besar potongan bisnis mengurangi penghasilan kena pajak ketika biayanya bersifat biasa dan diperlukan untuk perdagangan atau usaha Anda. Dalam praktiknya, itu berarti biaya tersebut umum dalam industri Anda dan membantu Anda menjalankan perusahaan.

Ada beberapa prinsip yang lebih penting daripada yang disadari banyak orang:

• Waktu pencatatan penting. Beberapa biaya dapat dikurangkan saat dibayar, sementara yang lain harus dikapitalisasi dan disusutkan seiring waktu.
• Dokumentasi penting. Kuitansi, faktur, catatan jarak tempuh, laporan bank, dan catatan penggajian diperlukan saat Anda harus mendukung potongan.
• Struktur entitas penting. Pemilik tunggal, LLC, S corporation, C corporation, dan kemitraan dapat memiliki persyaratan pelaporan yang berbeda.
• Penggunaan pribadi dan bisnis harus dipisahkan. Biaya yang digunakan untuk dua keperluan sering memerlukan alokasi.

Jika Anda baru membentuk bisnis atau sedang mempertimbangkan cara yang tepat untuk menstrukturkannya, Zenind dapat membantu dengan dasar-dasar pembentukan dan kepatuhan agar perusahaan Anda memulai dengan fondasi administratif yang lebih rapi.

38 potongan pajak yang mudah terlewat

1. Biaya bank dan biaya pemrosesan merchant

Biaya rekening giro bisnis, biaya transfer kawat, biaya pemrosesan kartu, dan biaya gateway pembayaran sering kecil secara individual tetapi berarti jika dijumlahkan selama setahun. Jika bisnis Anda menerima pembayaran digital, biaya ini dapat cepat membengkak.

2. Perlengkapan kantor

Pulpen, kertas, tinta printer, label, map, lakban pengiriman, catatan tempel, dan barang habis pakai lainnya adalah potongan klasik yang mudah terlewat karena dibeli dalam transaksi kecil.

3. Langganan perangkat lunak

Alat manajemen proyek, perangkat lunak desain, platform akuntansi, sistem CRM, pengelola kata sandi, dan langganan SaaS khusus industri umumnya dapat dikurangkan jika digunakan untuk bisnis.

4. Jasa profesional

Biaya pengacara, pembukuan, persiapan pajak, layanan registered agent, dan biaya konsultan sering kali dapat dikurangkan jika langsung mendukung operasional bisnis.

5. Asuransi bisnis

Premi asuransi tanggung jawab umum, tanggung jawab profesional, properti komersial, siber, dan kompensasi pekerja mungkin merupakan biaya bisnis yang dapat dikurangkan.

6. Biaya kantor rumah

Jika Anda memenuhi syarat untuk potongan kantor rumah, Anda mungkin dapat mengurangkan sebagian sewa, bunga hipotek, utilitas, perbaikan, dan asuransi berdasarkan persentase penggunaan untuk bisnis.

7. Layanan internet

Tagihan internet bulanan Anda dapat dikurangkan seluruhnya atau sebagian jika layanan tersebut digunakan untuk bisnis. Jika jalurnya dipakai bersama untuk keperluan pribadi, biasanya hanya bagian bisnis yang berlaku.

8. Layanan telepon

Saluran bisnis terpisah sering lebih mudah didukung dibandingkan nomor pribadi yang dipakai bersama. Bahkan ketika Anda menggunakan satu perangkat untuk keduanya, bagian bisnisnya mungkin tetap dapat dikurangkan.

9. Jarak tempuh dan biaya kendaraan

Perjalanan bisnis untuk pertemuan klien, belanja pasokan, setoran bank, dan perjalanan antar lokasi kerja mungkin memenuhi syarat untuk potongan jarak tempuh atau biaya aktual. Simpan catatan yang dibuat secara kontemporer.

10. Parkir dan tol

Biaya parkir dan tol yang terkait dengan perjalanan bisnis yang dapat dikurangkan sering terlewat karena tampak terlalu kecil untuk dicatat.

11. Biaya perjalanan

Tiket pesawat, hotel, rideshare, taksi, dan makanan bisnis yang terkait dengan perjalanan mungkin dapat dikurangkan ketika perjalanan tersebut terutama untuk tujuan bisnis dan didokumentasikan dengan baik.

12. Makanan dengan tujuan bisnis

Makanan bersama klien, prospek, karyawan, atau vendor dapat dapat dikurangkan dalam kondisi tertentu. Simpan kuitansi dan catat tujuan bisnisnya.

13. Biaya penggajian

Upah karyawan, bonus, komisi, dan pajak penggajian pemberi kerja tertentu adalah potongan besar. Pastikan penggajian ditangani secara akurat dan dilaporkan dengan benar.

14. Pembayaran kontraktor

Pembayaran kepada freelancer, konsultan, asisten virtual, desainer, developer, dan kontraktor independen lainnya dapat menjadi biaya bisnis yang dapat dikurangkan.

15. Biaya rekrutmen dan perekrutan

Iklan lowongan, biaya perekrut, biaya perjalanan wawancara, pemeriksaan latar belakang, dan biaya orientasi sering dilupakan saat bisnis sedang bertumbuh.

16. Pelatihan dan pendidikan

Pelatihan yang mempertahankan atau meningkatkan keterampilan yang relevan dengan bisnis Anda mungkin dapat dikurangkan. Ini dapat mencakup kursus, sertifikasi, lokakarya, dan publikasi perdagangan.

17. Lisensi dan izin

Lisensi bisnis negara bagian dan lokal, izin industri, pendaftaran profesional, dan biaya perpanjangan mungkin memenuhi syarat sebagai biaya operasional yang dapat dikurangkan.

18. Biaya registered agent

Jika entitas Anda menggunakan layanan registered agent, biaya tahunan tersebut umumnya merupakan biaya bisnis yang dapat dikurangkan.

19. Biaya pembentukan dan organisasi

Biaya pembentukan bisnis, biaya pengaturan hukum, dan biaya organisasi tertentu mungkin dapat dikurangkan atau diamortisasi tergantung pada situasi dan jenis entitas.

20. Makanan bisnis selama perjalanan

Makanan saat bepergian untuk bisnis sering terlewat karena pemilik fokus hanya pada transportasi dan penginapan. Simpan kuitansi terperinci dan catatan perjalanan.

21. Sewa ruang bisnis

Jika Anda menyewa ruang kantor, ritel, penyimpanan, atau gudang, sewanya biasanya merupakan biaya operasional yang dapat dikurangkan.

22. Utilitas

Listrik, air, gas, layanan sampah, dan utilitas bisnis lainnya mungkin dapat dikurangkan jika mendukung operasi bisnis.

23. Perbaikan dan pemeliharaan

Perbaikan rutin pada peralatan, ruang kantor, kendaraan, atau mesin mungkin dapat dikurangkan, sedangkan peningkatan besar mungkin harus dikapitalisasi.

24. Pembelian peralatan

Komputer, printer, kamera, furnitur, alat, dan peralatan khusus mungkin dapat dikurangkan segera dalam beberapa kasus atau disusutkan seiring waktu.

25. Depresiasi

Pembelian besar yang digunakan untuk bisnis sering kali tidak dapat sepenuhnya dikurangkan dalam satu tahun. Sebagai gantinya, depresiasi memungkinkan Anda memulihkan biaya selama umur manfaat aset.

26. Bunga atas utang bisnis

Bunga yang dibayar atas pinjaman bisnis, kartu kredit bisnis, atau pembiayaan bisnis sah lainnya mungkin dapat dikurangkan, tergantung pada aturan dan batasan pajak.

27. Biaya tahunan kartu kredit

Jika Anda menggunakan kartu kredit bisnis, biaya tahunan dan biaya terkait lainnya sering terlewat karena mudah dianggap sebagai biaya pembiayaan alih-alih biaya operasional.

28. Pemasaran dan iklan

Iklan pencarian, iklan media sosial, kampanye cetak, pekerjaan branding, merchandise promosi, alat email marketing, dan promosi situs web umumnya dapat dikurangkan.

29. Biaya situs web dan domain

Pendaftaran domain, hosting, pemeliharaan situs, template, plugin, dan biaya developer sering kali merupakan biaya bisnis yang dapat dikurangkan.

30. Chargeback dan refund akun merchant

Refund yang diberikan kepada pelanggan dapat memengaruhi pelaporan pendapatan, dan kerugian pembayaran tertentu atau pembalikan pemrosesan mungkin perlu dicatat dengan benar.

31. Pengiriman dan pos

Ongkos kirim, kemasan, layanan kurir, biaya freight, dan perlengkapan pengiriman adalah potongan umum bagi bisnis produk maupun jasa.

32. Biaya terkait inventaris

Bergantung pada metode akuntansi Anda, beberapa biaya inventaris harus diperlakukan berbeda dari biaya umum. Catatan inventaris yang akurat sangat penting untuk pelaporan yang benar.

33. Sponsor amal dan donasi bisnis

Pembayaran yang dilakukan sebagai sponsor atau dukungan promosi mungkin dapat dikurangkan sebagai biaya pemasaran jika terkait dengan manfaat bisnis, bukan pemberian amal pribadi.

34. Langganan dan keanggotaan

Iuran asosiasi dagang, keanggotaan industri, dan komunitas berbayar dapat dikurangkan jika membantu Anda menjalankan atau meningkatkan bisnis.

35. Bunga bank dan biaya pembiayaan

Bunga dan biaya pembiayaan tertentu mungkin dapat dikurangkan ketika dikeluarkan untuk tujuan bisnis, meskipun perlakuannya dapat bervariasi tergantung pada pengaturannya.

36. Sewa peralatan

Menyewa kendaraan, alat, kamera, booth acara, atau peralatan kantor mungkin lebih murah daripada membeli dan juga dapat menghasilkan potongan yang jelas.

37. Tunjangan karyawan

Asuransi kesehatan, kontribusi pensiun, tunjangan komuter, dan biaya tunjangan karyawan lainnya mungkin dapat dikurangkan tergantung pada rencana dan struktur bisnis.

38. Pajak dan biaya bisnis

Pajak franchise negara bagian, pajak bisnis lokal, pajak properti atas aset bisnis, dan biaya pengajuan pemerintah tertentu mungkin dapat dikurangkan atau relevan bagi laporan Anda.

Potongan yang sering terlewat karena bercampur dengan pengeluaran pribadi

Potongan yang paling sulit diidentifikasi sering kali adalah yang tersembunyi dalam kehidupan sehari-hari. Biaya ini mungkin tidak langsung tampak sebagai biaya bisnis, tetapi dapat sebagian dikurangkan jika digunakan untuk pekerjaan.

Contoh umum meliputi:

• Paket ponsel dengan penggunaan bisnis
• Layanan internet di rumah
• Biaya kendaraan saat Anda berkendara untuk bisnis
• Tagihan utilitas yang terkait dengan kantor rumah yang memenuhi syarat
• Furnitur atau peralatan yang dibeli untuk ruang kerja khusus

Poin pentingnya adalah alokasi. Jika suatu biaya memiliki penggunaan pribadi dan bisnis, potongan Anda umumnya hanya boleh mencerminkan bagian bisnis.

Kebiasaan pencatatan yang melindungi potongan Anda

Sebuah potongan hanya berguna jika dapat Anda pertahankan. Catatan yang kuat mengurangi risiko melewatkan pengurangan dan membuat audit jauh lebih mudah ditangani.

Kebiasaan yang baik meliputi:

• Menggunakan rekening bank dan kartu kredit bisnis yang terpisah
• Menyimpan kuitansi digital segera setelah pembelian terjadi
• Menuliskan tujuan bisnis untuk makan, perjalanan, dan pertemuan
• Melacak jarak tempuh secara real time, bukan menyusunnya kembali nanti
• Melakukan rekonsiliasi buku setiap bulan, bukan menunggu hingga akhir tahun
• Menyimpan dokumen pembentukan, laporan tahunan, dan pengajuan negara bagian secara rapi

Bagi pendiri baru, pengaturan entitas dan kepatuhan yang rapi dapat membuat pembukuan lebih sederhana sejak hari pertama. Itulah salah satu alasan banyak pemilik membentuk LLC atau corporation sebelum mulai mengeluarkan uang.

Struktur entitas dan mengapa itu memengaruhi pajak

Struktur bisnis Anda memengaruhi cara pendapatan dilaporkan, bagaimana pemilik dibayar, dan pengajuan apa saja yang perlu Anda lakukan. Struktur tidak menciptakan potongan dengan sendirinya, tetapi dapat mengubah cara potongan dilacak dan diterapkan.

Sebagai contoh:

• Pemilik tunggal biasanya melaporkan aktivitas bisnis di Schedule C.
• Kemitraan mengajukan laporan informasi dan mengalokasikan pendapatan serta potongan di antara para partner.
• S corporation menggunakan aturan penggajian dan pelaporan pemegang saham yang memerlukan pelacakan kompensasi secara cermat.
• C corporation memiliki kerangka pajak yang berbeda dan dapat menghadapi pajak berganda atas laba yang dibagikan.

Jika Anda masih memutuskan bagaimana mengatur perusahaan Anda, memilih jalur pembentukan yang tepat sejak awal dapat menghemat waktu dan mencegah kebingungan administratif di kemudian hari.

Kapan harus bertanya kepada profesional pajak

Aturan pajak berubah, dan banyak potongan memiliki pengecualian, batasan, atau persyaratan pembuktian. Anda sebaiknya mempertimbangkan bantuan profesional jika:

• Bisnis Anda sudah berkembang melampaui pembukuan dasar
• Anda bekerja di beberapa negara bagian
• Anda memiliki karyawan atau kontraktor di beberapa lokasi
• Anda tidak yakin apakah suatu biaya dapat dikurangkan atau harus dikapitalisasi
• Anda mengubah jenis entitas atau metode pelaporan
• Anda menerima pemberitahuan, penalti, atau permintaan pengajuan revisi

Profesional pajak dapat membantu Anda menerapkan aturan dengan benar dan menghindari posisi agresif yang dapat menimbulkan masalah di kemudian hari.

Penutup

Strategi pajak terbaik untuk usaha kecil biasanya bukan yang rumit. Yang terbaik adalah disiplin. Pisahkan rekening, dokumentasikan pengeluaran, pahami apa yang memenuhi syarat, dan tinjau biaya Anda secara rutin, bukan menunggu sampai waktu pelaporan.

Banyak pemilik usaha kecil kehilangan peluang penghematan karena mereka hanya mencari potongan yang paling jelas. Daftar di atas menunjukkan betapa banyak yang bisa tersembunyi dalam operasi sehari-hari: perangkat lunak, perjalanan, jasa profesional, biaya kantor rumah, pembayaran kepada kontraktor, bahkan biaya bank kecil.

Jika Anda sedang memulai bisnis atau memperketat proses kepatuhan Anda, Zenind dapat membantu Anda membangun fondasi yang lebih rapi sehingga perusahaan Anda lebih mudah dikelola, didokumentasikan, dan dipelihara seiring pertumbuhannya.

Semakin awal Anda menata catatan dan struktur, semakin mudah Anda mengidentifikasi potongan dan tetap siap menghadapi musim pajak.