38 helposti unohtuvaa verovähennystä pienyrittäjille

Verovähennykset voivat pienentää merkittävästi sitä, mitä yrityksesi on velkaa, mutta monet perustajat jättävät laillisia vähennyksiä hyödyntämättä vain siksi, että kulut jakautuvat pitkin vuotta. Lopputulos on usein sama: suurempi verotettava tulo, vähemmän käteistä käytettävissä ja enemmän stressiä, kun veroilmoitusten aika koittaa.

Jos pyörität pientä yritystä, yleisten ja vähemmän ilmeisten vähennysten ymmärtäminen on yksi helpoimmista tavoista parantaa tulosta. Tärkeintä ei ole venyttää sääntöjä. Tärkeintä on tunnistaa tavanomaiset ja välttämättömät liiketoiminnan kulut, pitää hyvät kirjanpitotiedot ja varmistaa, että yhtiömuotosi, kirjanpitosi ja ilmoituskäytäntösi vastaavat sitä, miten oikeasti toimit.

Tämä opas käy läpi 38 usein huomaamatta jäävää vähennystä, jotka voivat koskea yhdysvaltalaisia pienyrityksiä. Kaikki vähennykset eivät sovi kaikille yrityksille, ja kelpoisuus riippuu tosiseikoistasi, yhtiömuodosta ja verovuodesta. Epäselvissä tilanteissa kannattaa kääntyä pätevän veroammattilaisen puoleen.

Miten yritysvähennykset toimivat

Useimmat yritysvähennykset pienentävät verotettavaa tuloa, kun kulu on sekä tavanomainen että välttämätön yritystoiminnalle. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kulun tulisi olla alallasi yleinen ja hyödyllinen yrityksen pyörittämisessä.

Muutama periaate on tärkeämpi kuin moni ymmärtää:

• Ajoitus on tärkeä. Osa kuluista on vähennyskelpoisia maksuvuonna, kun taas osa aktivoidaan ja poistetaan ajan myötä.
• Dokumentointi on tärkeää. Kuitit, laskut, ajopäiväkirjat, tiliotteet ja palkkarekisterit ovat ratkaisevia, kun vähennystä täytyy perustella.
• Yhtiömuoto vaikuttaa. Toiminimellä, LLC-yhtiöllä, S-yhtiöllä, C-yhtiöllä ja yhtymällä voi olla erilaiset raportointivaatimukset.
• Henkilökohtainen ja liiketoiminnan käyttö on erotettava. Sekakäyttöiset kulut vaativat usein kohdistamista.

Jos olet juuri perustanut yrityksen tai harkitset sen asianmukaista rakenteistamista, Zenind voi auttaa perustamiseen ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvissä perusasioissa, jotta yrityksesi saa siistimmän hallinnollisen lähtökohdan.

38 helposti unohtuvaa verovähennystä

1. Pankkimaksut ja maksujen käsittelykulut

Yrityksen käyttötilin maksut, tilisiirtokulut, korttien käsittelykulut ja maksuyhdyskäytävien kulut ovat usein yksittäin pieniä, mutta vuoden aikana merkittäviä. Jos yrityksesi ottaa vastaan digitaalisia maksuja, nämä kulut voivat kasautua nopeasti.

2. Toimistotarvikkeet

Kynät, paperi, tulostimen muste, tarrat, kansiot, pakkausteippi, muistilaput ja muut kulutustarvikkeet ovat klassisia vähennyksiä, jotka jäävät helposti huomaamatta, koska ne ostetaan pienissä erissä.

3. Ohjelmistotilaukset

Projektinhallintatyökalut, suunnitteluohjelmistot, kirjanpitoalustat, CRM-järjestelmät, salasanojen hallintatyökalut ja alakohtaiset SaaS-tilaukset ovat usein vähennyskelpoisia, jos niitä käytetään liiketoimintaan.

4. Ammatilliset palvelut

Asianajopalkkiot, kirjanpito, veroilmoitusten laatiminen, rekisteröity asiamiespalvelut ja konsulttipalkkiot voidaan usein vähentää, kun ne tukevat suoraan liiketoimintaa.

5. Yritysvakuutukset

Yleinen vastuuvakuutus, ammatillinen vastuuvakuutus, liikekiinteistövakuutus, kyberturvavakuutus ja työtapaturmavakuutus voivat olla vähennyskelpoisia liiketoiminnan kuluja.

6. Kotoa käsin työskentelyn kulut

Jos täytät kotitoimistovähennyksen edellytykset, voit ehkä vähentää osan vuokrasta, asuntolainan korosta, sähköstä, korjauksista ja vakuutuksista liiketoimintakäytön prosenttiosuuden perusteella.

7. Internet-palvelu

Kuukausittainen nettilaskusi voi olla kokonaan tai osittain vähennyskelpoinen, jos käytät yhteyttä liiketoimintaan. Jos liittymä on yhteiskäytössä henkilökohtaisten tarpeiden kanssa, yleensä vain liiketoimintaan kuuluva osuus on vähennyskelpoinen.

8. Puhelinpalvelu

Erillinen yritysliittymä on usein helpompi perustella kuin henkilökohtainen liittymä, jota käytetään sekä yksityisiin että työasioihin. Vaikka käyttäisit yhtä laitetta molempiin, liiketoimintaosuus voi silti olla vähennyskelpoinen.

9. Ajokilometrit ja ajoneuvokulut

Asiakas­tapaamisiin, tarvikkeiden noutoon, pankkitalletuksiin ja työpisteiden välillä tapahtuvaan matkustamiseen liittyvä ajo voi oikeuttaa kilometrivähennykseen tai todellisiin kuluihin perustuvaan vähennykseen. Pidä ajopäiväkirjaa ajantasaisesti.

10. Pysäköinti ja tietullit

Yritysmatkoihin liittyvät pysäköintimaksut ja tietullit jäävät usein huomioimatta, koska ne vaikuttavat liian pieniltä seurattaviksi.

11. Matkakulut

Lennot, hotellit, kyyditykset, taksit ja työmatkoihin liittyvät ateriat voivat olla vähennyskelpoisia, kun matka on ensisijaisesti liiketoimintaa varten ja dokumentointi on kunnossa.

12. Liiketoimintaan liittyvät ateriat

Ateriat asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, työntekijöiden tai toimittajien kanssa voivat olla vähennyskelpoisia joissakin tilanteissa. Säilytä kuitti ja kirjaa liiketoiminnan tarkoitus.

13. Palkkakulut

Työntekijöiden palkat, bonukset, provisiot ja tietyt työnantajan palkkasivukulut ovat merkittäviä vähennyksiä. Varmista, että palkkahallinto hoidetaan oikein ja ilmoitetaan asianmukaisesti.

14. Alihankkijamaksut

Freelancereille, konsulteille, virtuaaliassistentille, suunnittelijoille, kehittäjille ja muille itsenäisille alihankkijoille maksetut korvaukset voivat olla vähennyskelpoisia liiketoiminnan kuluja.

15. Rekrytointi- ja palkkauskulut

Työpaikkailmoitukset, rekrytoijien palkkiot, haastattelumatkat, taustaselvitykset ja perehdytyskulut voivat jäädä helposti huomaamatta kasvuvaiheessa.

16. Koulutus ja opiskelu

Koulutus, joka ylläpitää tai parantaa yritystoimintaasi liittyviä taitoja, voi olla vähennyskelpoista. Tähän voivat kuulua kurssit, sertifikaatit, työpajat ja alan julkaisut.

17. Lisenssit ja luvat

Osavaltion ja paikalliset liiketoimintalisenssit, alan luvat, ammatilliset rekisteröinnit ja uusimismaksut voivat olla vähennyskelpoisia toimintakuluja.

18. Rekisteröidyn asiamiehen maksut

Jos yhtiösi käyttää rekisteröityä asiamiespalvelua, vuotuinen maksu on yleensä vähennyskelpoinen liiketoiminnan kulu.

19. Perustamis- ja järjestelykulut

Yrityksen perustamiskulut, lakiasiain perustamispalvelut ja tietyt organisointikulut voivat olla vähennyskelpoisia tai jaksotettavia tilanteesta ja yhtiömuodosta riippuen.

20. Liiketoiminta-ateriat matkustamisen aikana

Työmatkojen aikana syödyt ateriat unohtuvat usein, koska omistajat keskittyvät vain kuljetuksiin ja majoitukseen. Säilytä eritellyt kuitit ja matkatiedot.

21. Liiketilan vuokra

Jos vuokraat toimisto-, liiketila-, varasto- tai hallitilaa, vuokra on yleensä vähennyskelpoinen liiketoiminnan kulu.

22. Käyttöpalvelut

Sähkö, vesi, kaasu, jätehuolto ja muut yrityksen käyttöpalvelut voivat olla vähennyskelpoisia, jos ne tukevat liiketoimintaa.

23. Korjaukset ja kunnossapito

Laitteiden, toimistotilan, ajoneuvojen tai koneiden tavanomaiset korjaukset voivat olla vähennyskelpoisia, kun taas suuret parannukset voidaan joutua aktivoimaan.

24. Laitteisto-ostot

Tietokoneet, tulostimet, kamerat, huonekalut, työkalut ja erikoislaitteet voivat olla joissakin tapauksissa heti vähennyskelpoisia tai ne voidaan poistaa ajan myötä.

25. Poistot

Suurempia liiketoiminnassa käytettäviä hankintoja ei useinkaan voi vähentää kokonaan yhden vuoden aikana. Sen sijaan poistot mahdollistavat kustannuksen jaksottamisen omaisuuden käyttöiän ajalle.

26. Liiketoiminnan velkojen korot

Liiketoimintalainojen, yritysluottokorttien tai muun aidosti liiketoimintaan liittyvän rahoituksen korot voivat olla vähennyskelpoisia, vero­sääntöjen ja rajoitusten mukaisesti.

27. Luottokortin vuosimaksut

Jos käytät yritysluottokorttia, vuosimaksut ja niihin liittyvät kulut voivat jäädä huomaamatta, koska niitä pidetään helposti rahoituskuluina eikä liiketoiminnan kuluina.

28. Markkinointi ja mainonta

Hakumainokset, sosiaalisen median mainokset, printtikampanjat, brändäystyö, promootiotuotteet, sähköpostimarkkinoinnin työkalut ja verkkosivuston promootio ovat yleensä vähennyskelpoisia.

29. Verkkosivusto- ja verkkotunnuskulut

Verkkotunnusten rekisteröinnit, hosting, sivuston ylläpito, mallipohjat, lisäosat ja kehittäjäpalkkiot ovat usein vähennyskelpoisia liiketoiminnan kuluja.

30. Maksutilin takaisinperinnät ja hyvitykset

Asiakkaille tehdyt hyvitykset voivat vaikuttaa liikevaihdon raportointiin, ja tietyt maksutappiot tai maksun palautukset on ehkä kirjattava oikein.

31. Toimitus ja postitus

Postimaksut, pakkausmateriaalit, kuriiripalvelut, rahtikulut ja lähetystarvikkeet ovat yleisiä vähennyksiä sekä tuote- että palveluyrityksille.

32. Varastoon liittyvät kulut

Kirjanpitomenetelmästäsi riippuen osa varastokuluista on käsiteltävä eri tavalla kuin tavalliset kulut. Tarkat varastotiedot ovat ratkaisevan tärkeitä oikean raportoinnin kannalta.

33. Hyväntekeväisyyssponsoroinnit ja yrityslahjoitukset

Sponsoroimiseen tai markkinointitukeen liittyvät maksut voidaan vähentää markkinointikuluina, jos niihin liittyy liiketoiminnallinen hyöty eikä henkilökohtaista lahjoitustoimintaa.

34. Tilaukset ja jäsenyydet

Ammattijärjestöjen jäsenmaksut, alakohtaiset jäsenyydet ja maksulliset yhteisöt voivat olla vähennyskelpoisia, jos ne auttavat sinua harjoittamaan tai kehittämään yritystäsi.

35. Pankin korot ja rahoituskulut

Korot ja tietyt rahoituskulut voivat olla vähennyskelpoisia, kun ne syntyvät liiketoimintatarkoituksessa, vaikka käsittely voi vaihdella järjestelyn mukaan.

36. Laitteiden vuokraus

Ajoneuvojen, työkalujen, kameroiden, tapahtumarakenteiden tai toimistolaitteiden vuokraaminen voi olla ostamista edullisempaa ja voi myös tuottaa selkeän vähennyksen.

37. Työntekijöiden edut

Työntekijöiden terveysvakuutus, eläkemaksut, työmatkaetuudet ja muut henkilöstöedut voivat olla vähennyskelpoisia suunnitelmasta ja yhtiömuodosta riippuen.

38. Yrityksen verot ja maksut

Osavaltion franchise-verot, paikalliset yritysverot, liiketoimintaomaisuuden kiinteistöverot ja tietyt viranomaismaksut voivat olla vähennyskelpoisia tai muuten merkityksellisiä veroilmoituksessasi.

Vähennykset, jotka usein jäävät huomaamatta, koska ne sekoittuvat henkilökohtaiseen kulutukseen

Vaikeimmin löydettäviä vähennyksiä ovat usein ne, jotka piiloutuvat arjen menoihin. Nämä kulut eivät ensi näkemältä näytä liiketoiminnan kustannuksilta, mutta ne voivat olla osittain vähennyskelpoisia, kun niitä käytetään työhön.

Yleisiä esimerkkejä ovat:

• Matkapuhelinliittymät, joita käytetään myös yritystoimintaan
• Kodin internet-yhteys
• Ajoneuvokulut, kun ajat työasioissa
• Kotitoimistoon liittyvät sähkö-, vesi- ja muut käyttökulut
• Kalusteet tai laitteet, jotka on ostettu erillistä työtilaa varten

Ratkaiseva asia on kohdistaminen. Jos kululla on sekä henkilökohtaista että liiketoiminnallista käyttöä, vähennyksen tulisi yleensä vastata vain liiketoimintaosuutta.

Kirjanpitotavat, jotka suojaavat vähennyksiäsi

Vähennys on hyödyllinen vain, jos pystyt puolustamaan sen. Hyvä kirjanpito vähentää unohdettujen vähennysten riskiä ja tekee tarkastuksista paljon helpompia hoitaa.

Hyviä käytäntöjä ovat muun muassa:

• Erillisten yrityksen pankki- ja luottokorttitilien käyttäminen
• Digitaalisten kuittien tallentaminen heti ostotapahtuman jälkeen
• Liiketoiminnan tarkoituksen kirjaaminen aterioiden, matkojen ja tapaamisten yhteyteen
• Ajokilometrien seuranta reaaliajassa sen sijaan, että niitä yritetään rekonstruoida myöhemmin
• Kirjanpidon täsmäyttäminen kuukausittain sen sijaan, että odotetaan vuoden loppuun
• Perustamisasiakirjojen, vuosiraporttien ja osavaltioilmoitusten järjestäminen

Uusille perustajille siisti yhtiörakenne ja vaatimustenmukaisuus voivat tehdä kirjanpidosta helpompaa alusta alkaen. Siksi monet omistajat perustavat LLC-yhtiön tai yhtiön ennen kuin alkavat käyttää rahaa.

Yhtiömuoto ja miksi sillä on merkitystä veroissa

Yrityksen rakenne vaikuttaa siihen, miten tulot ilmoitetaan, miten omistajille maksetaan ja mitä ilmoituksia tarvitset. Se ei itsessään luo vähennyksiä, mutta se voi muuttaa sitä, miten vähennykset kirjataan ja sovelletaan.

Esimerkiksi:

• Toiminimiyrittäjät raportoivat yleensä liiketoiminnan tiedot Schedule C -lomakkeella.
• Yhtymät jättävät tietoilmoituksen ja jakavat tulot ja vähennykset yhtiömiehille.
• S-yhtiöt käyttävät palkka- ja osakasraportoinnin sääntöjä, jotka edellyttävät tarkkaa palkitsemisen seurantaa.
• C-yhtiöillä on erilainen verokehys, ja jaettuihin voittoihin voi kohdistua kaksinkertainen verotus.

Jos päätät yhä, miten yrityksesi kannattaa organisoida, oikean perustamisratkaisun valitseminen jo alussa voi säästää aikaa ja ehkäistä hallinnollista sekaannusta myöhemmin.

Milloin kannattaa kääntyä veroammattilaisen puoleen

Verosäännöt muuttuvat, ja moniin vähennyksiin liittyy poikkeuksia, rajoituksia tai dokumentointivaatimuksia. Ammattilaisen apu on syytä harkita, jos:

• Yrityksesi on kasvanut peruskirjanpitoa suuremmaksi
• Toimit useissa osavaltioissa
• Sinulla on työntekijöitä tai alihankkijoita useissa paikoissa
• Et ole varma, onko kulu vähennyskelpoinen vai aktivoitava
• Olet vaihtamassa yhtiömuotoa tai ilmoitustapaa
• Olet saanut huomautuksia, sanktioita tai pyyntöjä korjatusta ilmoituksesta

Veroammattilainen voi auttaa sinua soveltamaan sääntöjä oikein ja välttämään aggressiivisia tulkintoja, jotka voisivat aiheuttaa ongelmia myöhemmin.

Lopuksi

Pienyrityksen paras verostrategia ei yleensä ole eksoottinen. Se on kurinalainen. Pidä tilit erillään, dokumentoi kulut, ymmärrä, mikä on vähennyskelpoista, ja käy kulut läpi säännöllisesti sen sijaan, että odottaisit veroilmoitusten aikaa.

Monet pienyrittäjät jättävät rahaa pöydälle, koska he etsivät vain ilmeisiä vähennyksiä. Yllä oleva lista osoittaa, kuinka paljon voi piiloutua tavanomaisiin toimintoihin: ohjelmistot, matkakulut, ammatilliset palvelut, kotitoimistokulut, alihankkijoille maksetut korvaukset ja jopa pienet pankkimaksut.

Jos olet perustamassa yritystä tai tiivistämässä vaatimustenmukaisuusprosessiasi, Zenind voi auttaa sinua rakentamaan siistimmän perustan, jotta yritystäsi on helpompi hallita, dokumentoida ja ylläpitää sen kasvaessa.