38 лесно пренебрегвани данъчни приспадания за собственици на малък бизнес

Данъчните приспадания могат значително да намалят това, което бизнесът ви дължи, но много основатели пропускат законни разходи, просто защото те са разпръснати през цялата година. Резултатът често е един и същ: по-висок облагаем доход, по-малко налични средства и повече стрес, когато дойде време за подаване на декларации.

Ако управлявате малък бизнес, разбирането на често срещани и по-малко очевидни приспадания е един от най-лесните начини да подобрите крайния си резултат. Ключът не е да разтягате правилата. Ключът е да идентифицирате обичайни и необходими бизнес разходи, да водите добра документация и да се уверите, че вашата структура, счетоводство и подход към подаването на декларации съответстват на реалния начин, по който работите.

Това ръководство разглежда 38 често пренебрегвани приспадания, които може да се прилагат за малки предприятия в САЩ. Не всяко приспадане ще е подходящо за всеки бизнес и допустимостта зависи от конкретните ви обстоятелства, вида на юридическото лице и данъчната година. При съмнение се обърнете към квалифициран данъчен специалист.

Как работят бизнес приспаданията

Повечето бизнес приспадания намаляват облагаемия доход, когато разходът е обичаен и необходим за вашата търговска или стопанска дейност. На практика това означава, че разходът трябва да е често срещан във вашия сектор и полезен за управлението на компанията.

Няколко принципа имат по-голямо значение, отколкото много хора осъзнават:

• Времето е от значение. Някои разходи се приспадат при плащане, докато други се капитализират и се амортизират във времето.
• Документацията е от значение. Касови бележки, фактури, дневници за пробег, банкови извлечения и записи за заплати са важни, когато трябва да обосновете дадено приспадане.
• Структурата на юридическото лице е от значение. Еднолични търговци, LLC, S корпорации, C корпорации и съдружия могат да имат различни изисквания за отчитане.
• Личната и бизнес употребата трябва да бъдат разделени. Разходите със смесено предназначение често изискват разпределение.

Ако наскоро сте учредили бизнес или обмисляте да го структурирате правилно, Zenind може да помогне с учредяването и основите на съответствието, така че компанията ви да започне с по-ясна административна основа.

38 лесно пренебрегвани данъчни приспадания

1. Банкови такси и такси за обработка на плащания

Таксите за бизнес разплащателна сметка, таксите за банкови преводи, таксите за обработка на картови плащания и таксите на платежни шлюзове често са малки поотделно, но значими в рамките на една година. Ако бизнесът ви приема дигитални плащания, тези разходи могат да се натрупат бързо.

2. Офис консумативи

Химикалки, хартия, мастило за принтер, етикети, папки, тиксо за пратки, листчета за бележки и други консумативи са класически приспадания, които лесно се пропускат, защото се купуват с множество дребни транзакции.

3. Софтуерни абонаменти

Инструменти за управление на проекти, софтуер за дизайн, счетоводни платформи, CRM системи, мениджъри на пароли и специфични за индустрията SaaS абонаменти обикновено са приспадаеми, ако се използват за бизнеса.

4. Професионални услуги

Хонорари за адвокати, счетоводители, данъчни консултанти, регистрирани агенти и консултанти често могат да бъдат приспаднати, когато пряко подпомагат бизнес операциите.

5. Бизнес застраховка

Застраховка „Гражданска отговорност“, професионална отговорност, търговска собственост, киберзастраховка и обезщетения за трудова злополука могат да бъдат приспадаеми бизнес разходи.

6. Разходи за домашен офис

Ако отговаряте на условията за приспадане за домашен офис, може да приспаднете част от наема, лихвата по ипотека, комуналните услуги, ремонта и застраховката въз основа на процента на бизнес употреба.

7. Интернет услуга

Месечната ви интернет сметка може да е приспадаема изцяло или частично, ако използвате услугата за бизнес. Ако линията се използва и лично, обикновено се прилага само бизнес частта.

8. Телефонна услуга

Отделна бизнес линия често е по-лесна за обосноваване от личен телефон с комбинирана употреба. Дори когато използвате едно устройство и за двете, бизнес частта все пак може да бъде приспадаема.

9. Пробег и разходи за автомобил

Бизнес шофиране за срещи с клиенти, покупки на материали, банкови депозити и пътуване между работни локации може да се квалифицира за приспадане на пробег или действителни разходи. Водете актуален дневник.

10. Паркинг и пътни такси

Таксите за паркиране и пътните такси, свързани с приспадаеми бизнес пътувания, често се пропускат, защото изглеждат твърде малки, за да се следят.

11. Пътни разходи

Самолетни билети, хотели, споделени пътувания, таксита и бизнес хранения, свързани с пътуване, могат да бъдат приспадаеми, когато пътуването е основно по бизнес причини и е надлежно документирано.

12. Хранене с бизнес цел

Хранения с клиенти, потенциални клиенти, служители или доставчици могат да бъдат приспадаеми в някои случаи. Запазвайте касовата бележка и отбелязвайте бизнес целта.

13. Разходи за заплати

Заплатите на служителите, бонусите, комисионите и определени данъци върху възнагражденията, плащани от работодателя, са основни приспадания. Уверете се, че разплащането на заплатите се обработва точно и се отчита правилно.

14. Плащания към независими изпълнители

Плащанията към фрийлансъри, консултанти, виртуални асистенти, дизайнери, разработчици и други независими изпълнители могат да бъдат приспадаеми бизнес разходи.

15. Разходи за набиране и назначаване на персонал

Обяви за работа, такси за рекрутери, пътуване за интервюта, проверки на миналото и разходи за въвеждане в работата често се пренебрегват по време на фазите на растеж.

16. Обучение и образование

Обучение, което поддържа или подобрява умения, свързани с вашия бизнес, може да бъде приспадаемо. Това може да включва курсове, сертификати, семинари и специализирани издания.

17. Лицензи и разрешителни

Държавни и местни бизнес лицензи, отраслови разрешителни, професионални регистрации и такси за подновяване могат да отговарят на условията за приспадаеми оперативни разходи.

18. Такси за регистриран агент

Ако юридическото ви лице използва услуга на регистриран агент, годишната такса по принцип е приспадаем бизнес разход.

19. Разходи по учредяване и организационни разходи

Разходите за учредяване на бизнес, правни разходи за стартиране и определени организационни разходи могат да бъдат приспаднати или амортизирани в зависимост от ситуацията и вида на юридическото лице.

20. Бизнес хранения по време на пътуване

Храненията по време на служебно пътуване често се пропускат, защото собствениците се фокусират само върху транспорт и настаняване. Съхранявайте подробни касови бележки и записи за пътуването.

21. Наем за бизнес помещение

Ако наемате офис, търговско помещение, склад или складова база, наемът обикновено е приспадаем оперативен разход.

22. Комунални услуги

Електричество, вода, газ, сметосъбиране и други бизнес комунални услуги могат да бъдат приспадаеми, ако подпомагат бизнес операциите.

23. Ремонт и поддръжка

Рутинни ремонти на оборудване, офис пространство, превозни средства или машини могат да бъдат приспадаеми, докато големите подобрения може да се наложи да бъдат капитализирани.

24. Покупки на оборудване

Компютри, принтери, камери, мебели, инструменти и специализирано оборудване може да са приспадаеми веднага в някои случаи или да се амортизират във времето.

25. Амортизация

По-големите покупки, използвани в бизнеса, често не могат да бъдат приспаднати изцяло в една година. Вместо това амортизацията ви позволява да възстановите стойността през полезния живот на актива.

26. Лихва по бизнес дълг

Лихвата, платена по бизнес заеми, бизнес кредитни карти или друго легитимно бизнес финансиране, може да е приспадаема, в зависимост от данъчните правила и ограничения.

27. Годишни такси по кредитни карти

Ако използвате бизнес кредитна карта, годишните такси и свързаните с тях разходи могат да се пропуснат, защото лесно се възприемат като разходи по финансиране, вместо като оперативни разходи.

28. Маркетинг и реклама

Реклами в търсачки, реклами в социални медии, печатни кампании, брандинг, рекламни материали, инструменти за имейл маркетинг и промоции на уебсайтове обикновено са приспадаеми.

29. Разходи за уебсайт и домейн

Регистрации на домейни, хостинг, поддръжка на сайта, шаблони, плъгини и хонорари за разработчици често са приспадаеми бизнес разходи.

30. Сторнирания по търговски акаунти и възстановявания

Възстановяванията към клиенти могат да повлияят на отчитането на приходите, а определени загуби от плащания или обратни транзакции при обработка може да трябва да бъдат отчетени правилно.

31. Доставка и пощенски услуги

Пощенски такси, опаковки, куриерски услуги, товарни разходи и материали за изпращане са често срещани приспадания както за продуктови, така и за услуги-базирани бизнеси.

32. Разходи, свързани със складови наличности

В зависимост от вашия счетоводен метод някои разходи за инвентар трябва да се третират различно от общите разходи. Точните складови записи са критични за правилното отчитане.

33. Спонсорства за благотворителност и бизнес дарения

Плащания, направени като спонсорства или промоционална подкрепа, могат да бъдат приспадаеми като маркетингови разходи, ако са свързани с бизнес полза, а не с лично благотворително дарение.

34. Абонаменти и членства

Членски вноски в браншови асоциации, професионални организации и платени общности могат да бъдат приспадаеми, ако ви помагат да управлявате или развивате бизнеса си.

35. Банкова лихва и разходи по финансиране

Лихвата и определени такси по финансиране може да са приспадаеми, когато са направени за бизнес цели, въпреки че третирането може да варира според конкретната договореност.

36. Наем на оборудване

Наемането на превозни средства, инструменти, камери, щандове за събития или офис оборудване може да е по-евтино от покупката и също така да осигури ясно приспадане.

37. Обезщетения за служители

Здравно осигуряване, пенсионни вноски, придобивки за пътуване до работа и други разходи за служебни придобивки могат да бъдат приспадаеми в зависимост от плана и структурата на бизнеса.

38. Бизнес данъци и такси

Държавни франчайз данъци, местни бизнес данъци, данъци върху бизнес активи и определени правителствени такси за подаване може да са приспадаеми или по друг начин релевантни за вашата декларация.

Приспадания, които често се пропускат, защото са смесени с лични разходи

Най-трудните приспадания за идентифициране често са тези, които се вписват в ежедневието. На пръв поглед тези разходи може да не изглеждат като бизнес разходи, но част от тях може да бъде приспадаема, когато се използват за работа.

Често срещани примери са:

• Мобилни планове с бизнес употреба
• Интернет услуга у дома
• Разходи за автомобил, когато шофирате за бизнес
• Комунални сметки, свързани с квалифициран домашен офис
• Мебели или оборудване, закупени за обособено работно пространство

Критичният момент е разпределението. Ако един разход има както лична, така и бизнес употреба, вашето приспадане по принцип трябва да отразява само бизнес частта.

Навици за водене на записи, които защитават приспаданията ви

Едно приспадане е полезно само ако можете да го защитите. Силната документация намалява риска от пропуснати приспадания и прави одитите значително по-лесни за управление.

Полезни навици включват:

• Използване на отделни бизнес банкови и кредитни карти
• Запазване на цифрови касови бележки веднага след покупка
• Записване на бизнес целта за хранения, пътувания и срещи
• Проследяване на пробега в реално време, вместо да го възстановявате по-късно
• Месечно съгласуване на счетоводните книги, вместо да чакате до края на годината
• Поддържане на организирани учредителни документи, годишни отчети и държавни регистрации

За новите основатели чистата структура на юридическото лице и доброто съответствие могат да направят счетоводството по-лесно още от първия ден. Това е една от причините много собственици да учредят LLC или корпорация, преди да започнат да харчат средства.

Структура на юридическото лице и защо тя влияе на данъците

Структурата на бизнеса ви влияе върху това как се отчита доходът, как се плащат собствениците и какви декларации трябва да подавате. Тя сама по себе си не създава приспадания, но може да промени начина, по който приспаданията се проследяват и прилагат.

Например:

• Едноличните търговци обикновено отчитат бизнес дейността в Schedule C.
• Съдружията подават информационна декларация и разпределят доходи и приспадания между съдружниците.
• S корпорациите използват правила за заплати и отчетност към акционерите, които изискват внимателно проследяване на възнагражденията.
• C корпорациите имат различна данъчна рамка и могат да бъдат обект на двойно данъчно облагане върху разпределените печалби.

Ако все още решавате как да организирате компанията си, правилният избор на структура в началото може да спести време и да предотврати административно объркване по-късно.

Кога да се обърнете към данъчен специалист

Данъчните правила се променят и много приспадания имат изключения, ограничения или изисквания за доказване. Трябва да обмислите професионална помощ, ако:

• Бизнесът ви е нараснал отвъд основното счетоводство
• Работите в няколко щата
• Имате служители или независими изпълнители на няколко локации
• Не сте сигурни дали даден разход е приспадаем или трябва да се капитализира
• Променяте вида на юридическото лице или метода на подаване
• Получили сте уведомления, санкции или искания за коригирани декларации

Данъчен специалист може да ви помогне да прилагате правилата правилно и да избегнете агресивни позиции, които могат да създадат бъдещи проблеми.

Заключителни мисли

Най-добрата данъчна стратегия за малък бизнес обикновено не е екзотична. Тя е дисциплинирана. Дръжте отделни сметки, документирайте разходите, разбирайте какво отговаря на условията и преглеждайте разходите си редовно, вместо да чакате до момента на подаване.

Много собственици на малък бизнес оставят пари на масата, защото търсят само очевидните приспадания. Списъкът по-горе показва колко много може да се крие в обичайните операции: софтуер, пътувания, професионални услуги, разходи за домашен офис, плащания към изпълнители и дори малки банкови такси.

Ако тепърва започвате бизнес или укрепвате процеса си на съответствие, Zenind може да ви помогне да изградите по-ясна основа, така че компанията ви да е по-лесна за управление, документиране и поддържане, докато расте.

Колкото по-рано организирате записите и структурата си, толкова по-лесно става да идентифицирате приспадания и да сте готови за данъчния сезон.