38 khoản khấu trừ thuế thường bị bỏ sót dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ

Các khoản khấu trừ thuế có thể giúp giảm đáng kể số thuế mà doanh nghiệp của bạn phải nộp, nhưng nhiều nhà sáng lập lại bỏ lỡ những khoản chi hợp lệ chỉ vì chi phí được phát sinh rải rác trong suốt năm. Kết quả thường vẫn giống nhau: thu nhập chịu thuế cao hơn, tiền mặt còn lại ít hơn và căng thẳng hơn khi mùa khai thuế đến.

Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ, hiểu các khoản khấu trừ phổ biến và ít hiển nhiên hơn là một trong những cách đơn giản nhất để cải thiện lợi nhuận. Điều quan trọng không phải là cố kéo giãn quy định. Điều quan trọng là xác định các khoản chi bình thường và cần thiết cho hoạt động kinh doanh, lưu giữ hồ sơ tốt và bảo đảm pháp nhân, sổ sách và cách khai thuế của bạn phù hợp với cách doanh nghiệp thực sự vận hành.

Hướng dẫn này sẽ đi qua 38 khoản khấu trừ thường bị bỏ sót có thể áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ tại Hoa Kỳ. Không phải khoản khấu trừ nào cũng phù hợp với mọi doanh nghiệp, và điều kiện đủ tư cách còn phụ thuộc vào tình hình thực tế, loại hình pháp nhân và năm tính thuế của bạn. Khi không chắc chắn, hãy trao đổi với chuyên gia thuế đủ năng lực.

Cách thức hoạt động của các khoản khấu trừ doanh nghiệp

Phần lớn các khoản khấu trừ doanh nghiệp làm giảm thu nhập chịu thuế khi khoản chi đó vừa bình thường vừa cần thiết cho hoạt động thương mại hoặc kinh doanh của bạn. Trên thực tế, điều đó có nghĩa là khoản chi nên phổ biến trong ngành của bạn và hữu ích cho việc vận hành công ty.

Một vài nguyên tắc quan trọng hơn nhiều người nghĩ:

• Thời điểm rất quan trọng. Một số khoản chi được khấu trừ khi thanh toán, trong khi những khoản khác phải được vốn hóa và khấu hao theo thời gian.
• Hồ sơ chứng từ rất quan trọng. Biên lai, hóa đơn, nhật ký số dặm, sao kê ngân hàng và hồ sơ bảng lương đều cần thiết khi bạn phải chứng minh một khoản khấu trừ.
• Cấu trúc pháp nhân rất quan trọng. Doanh nghiệp tư nhân, LLC, S corporation, C corporation và partnership đều có thể có các yêu cầu khai báo khác nhau.
• Phải tách biệt sử dụng cá nhân và kinh doanh. Các khoản chi dùng chung thường cần được phân bổ.

Nếu bạn mới thành lập doanh nghiệp hoặc đang cân nhắc cấu trúc phù hợp, Zenind có thể hỗ trợ bạn về thành lập và các nguyên tắc tuân thủ cơ bản để công ty bắt đầu với nền tảng hành chính gọn gàng hơn.

38 khoản khấu trừ thuế dễ bị bỏ sót

1. Phí ngân hàng và phí xử lý thanh toán

Phí tài khoản thanh toán doanh nghiệp, phí chuyển khoản, phí xử lý thẻ và phí cổng thanh toán thường nhỏ nếu xét riêng lẻ, nhưng cộng dồn cả năm thì rất đáng kể. Nếu doanh nghiệp của bạn chấp nhận thanh toán số, các khoản phí này có thể tăng lên rất nhanh.

2. Văn phòng phẩm

Bút, giấy, mực máy in, nhãn, bìa hồ sơ, băng keo đóng gói, giấy nhớ và các vật tư tiêu hao khác là những khoản khấu trừ kinh điển nhưng dễ bị quên vì chúng thường được mua qua nhiều giao dịch nhỏ.

3. Phần mềm theo gói thuê bao

Các công cụ quản lý dự án, phần mềm thiết kế, nền tảng kế toán, hệ thống CRM, trình quản lý mật khẩu và các gói SaaS chuyên ngành thường có thể được khấu trừ nếu sử dụng cho mục đích kinh doanh.

4. Dịch vụ chuyên môn

Phí luật sư, kế toán sổ sách, khai thuế, dịch vụ đại lý đăng ký và phí tư vấn thường có thể được khấu trừ khi chúng hỗ trợ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh.

5. Bảo hiểm doanh nghiệp

Bảo hiểm trách nhiệm chung, trách nhiệm nghề nghiệp, tài sản thương mại, an ninh mạng và bảo hiểm bồi thường cho người lao động có thể là các khoản chi kinh doanh được khấu trừ.

6. Chi phí văn phòng tại nhà

Nếu bạn đủ điều kiện để khấu trừ văn phòng tại nhà, bạn có thể khấu trừ một phần tiền thuê nhà, lãi thế chấp, tiện ích, sửa chữa và bảo hiểm dựa trên tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh.

7. Dịch vụ internet

Hóa đơn internet hàng tháng của bạn có thể được khấu trừ toàn bộ hoặc một phần nếu bạn sử dụng dịch vụ cho công việc. Nếu đường truyền được dùng chung cho mục đích cá nhân, thường chỉ phần dùng cho kinh doanh mới được áp dụng.

8. Dịch vụ điện thoại

Một đường dây điện thoại chuyên cho doanh nghiệp thường dễ chứng minh hơn một số điện thoại cá nhân dùng chung. Ngay cả khi bạn dùng một thiết bị cho cả hai mục đích, phần dùng cho kinh doanh vẫn có thể được khấu trừ.

9. Chi phí đi lại tính theo số dặm và chi phí xe

Việc lái xe phục vụ kinh doanh như gặp khách hàng, mua vật tư, gửi tiền ngân hàng và di chuyển giữa các địa điểm làm việc có thể đủ điều kiện cho khấu trừ theo số dặm hoặc theo chi phí thực tế. Hãy ghi nhật ký đầy đủ và kịp thời.

10. Phí đỗ xe và phí cầu đường

Phí đỗ xe và phí cầu đường phát sinh từ chuyến đi kinh doanh được khấu trừ thường bị bỏ sót vì chúng có vẻ quá nhỏ để theo dõi.

11. Chi phí đi công tác

Vé máy bay, khách sạn, xe công nghệ, taxi và các bữa ăn công tác gắn với chuyến đi có thể được khấu trừ khi chuyến đi chủ yếu phục vụ kinh doanh và được ghi chép đầy đủ.

12. Bữa ăn có mục đích kinh doanh

Các bữa ăn với khách hàng, khách hàng tiềm năng, nhân viên hoặc nhà cung cấp có thể được khấu trừ trong một số trường hợp nhất định. Hãy giữ biên lai và ghi chú mục đích kinh doanh.

13. Chi phí bảng lương

Tiền lương nhân viên, tiền thưởng, hoa hồng và một số loại thuế lương do chủ sử dụng lao động chịu là những khoản khấu trừ lớn. Hãy bảo đảm bảng lương được xử lý chính xác và khai báo đúng.

14. Thanh toán cho nhà thầu độc lập

Các khoản thanh toán cho freelancer, tư vấn, trợ lý ảo, nhà thiết kế, lập trình viên và các nhà thầu độc lập khác có thể là chi phí kinh doanh được khấu trừ.

15. Chi phí tuyển dụng và thuê nhân sự

Chi phí đăng tin tuyển dụng, phí môi giới tuyển dụng, chi phí đi lại cho phỏng vấn, kiểm tra lý lịch và chi phí hội nhập ban đầu có thể bị bỏ qua trong giai đoạn tăng trưởng.

16. Đào tạo và giáo dục

Đào tạo giúp duy trì hoặc cải thiện kỹ năng liên quan đến doanh nghiệp của bạn có thể được khấu trừ. Điều này có thể bao gồm khóa học, chứng chỉ, hội thảo và ấn phẩm chuyên ngành.

17. Giấy phép và chứng nhận

Giấy phép kinh doanh cấp tiểu bang và địa phương, giấy phép ngành nghề, đăng ký chuyên môn và phí gia hạn có thể là chi phí vận hành được khấu trừ.

18. Phí đại lý đăng ký

Nếu pháp nhân của bạn sử dụng dịch vụ đại lý đăng ký, phí thường niên đó nhìn chung là một khoản chi kinh doanh được khấu trừ.

19. Chi phí thành lập và tổ chức

Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí pháp lý cho việc thiết lập ban đầu và một số chi phí tổ chức có thể được khấu trừ hoặc phân bổ khấu hao tùy từng trường hợp và loại hình pháp nhân.

20. Bữa ăn trong lúc đi công tác

Các bữa ăn trong thời gian đi công tác thường bị bỏ sót vì chủ doanh nghiệp chỉ tập trung vào đi lại và lưu trú. Hãy lưu hóa đơn chi tiết và hồ sơ chuyến đi.

21. Tiền thuê không gian kinh doanh

Nếu bạn thuê văn phòng, mặt bằng bán lẻ, kho hoặc nhà xưởng, tiền thuê thường là chi phí vận hành được khấu trừ.

22. Tiện ích

Điện, nước, gas, dịch vụ rác thải và các tiện ích kinh doanh khác có thể được khấu trừ nếu chúng phục vụ hoạt động kinh doanh.

23. Sửa chữa và bảo trì

Các khoản sửa chữa định kỳ cho thiết bị, mặt bằng văn phòng, xe cộ hoặc máy móc có thể được khấu trừ, trong khi các cải tiến lớn có thể phải được vốn hóa.

24. Mua sắm thiết bị

Máy tính, máy in, máy ảnh, bàn ghế, dụng cụ và thiết bị chuyên dụng có thể được khấu trừ ngay trong một số trường hợp hoặc được khấu hao theo thời gian.

25. Khấu hao

Các khoản mua sắm lớn được sử dụng cho doanh nghiệp thường không thể khấu trừ toàn bộ trong một năm. Thay vào đó, khấu hao cho phép bạn phân bổ chi phí trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản.

26. Lãi vay trên nợ kinh doanh

Lãi trả cho khoản vay doanh nghiệp, thẻ tín dụng doanh nghiệp hoặc các hình thức tài trợ kinh doanh hợp pháp khác có thể được khấu trừ, tùy theo quy định và giới hạn thuế.

27. Phí thường niên thẻ tín dụng

Nếu bạn dùng thẻ tín dụng doanh nghiệp, phí thường niên và các khoản phí liên quan có thể bị bỏ sót vì dễ bị xem như chi phí tài chính thay vì chi phí vận hành.

28. Tiếp thị và quảng cáo

Quảng cáo trên công cụ tìm kiếm, quảng cáo mạng xã hội, chiến dịch in ấn, thiết kế thương hiệu, vật phẩm quảng bá, công cụ email marketing và quảng bá website thường được khấu trừ.

29. Chi phí website và tên miền

Phí đăng ký tên miền, hosting, bảo trì website, mẫu giao diện, plugin và phí nhà phát triển thường là chi phí kinh doanh được khấu trừ.

30. Khoản bù trừ giao dịch thẻ và hoàn tiền cho khách hàng

Các khoản hoàn tiền cho khách hàng có thể ảnh hưởng đến báo cáo doanh thu, và một số khoản tổn thất thanh toán hoặc điều chỉnh ngược từ cổng xử lý có thể cần được hạch toán đúng cách.

31. Vận chuyển và bưu phí

Cước bưu điện, vật liệu đóng gói, dịch vụ chuyển phát, phí vận tải và vật tư gửi hàng là những khoản khấu trừ phổ biến đối với cả doanh nghiệp bán sản phẩm lẫn doanh nghiệp dịch vụ.

32. Chi phí liên quan đến hàng tồn kho

Tùy theo phương pháp kế toán của bạn, một số chi phí tồn kho phải được xử lý khác với chi phí chung. Hồ sơ tồn kho chính xác là yếu tố then chốt để báo cáo đúng.

33. Tài trợ từ thiện và đóng góp mang tính kinh doanh

Các khoản thanh toán dưới dạng tài trợ hoặc hỗ trợ quảng bá có thể được khấu trừ như chi phí marketing nếu chúng gắn với lợi ích kinh doanh thay vì đóng góp từ thiện mang tính cá nhân.

34. Gói thuê bao và hội viên

Phí hội viên hiệp hội nghề nghiệp, tư cách thành viên ngành và các cộng đồng trả phí có thể được khấu trừ nếu chúng giúp bạn vận hành hoặc cải thiện doanh nghiệp.

35. Lãi ngân hàng và chi phí tài chính

Lãi vay và một số loại phí tài chính có thể được khấu trừ khi phát sinh cho mục đích kinh doanh, dù cách xử lý có thể khác nhau tùy thỏa thuận.

36. Thuê thiết bị

Thuê xe, dụng cụ, máy ảnh, gian hàng sự kiện hoặc thiết bị văn phòng có thể rẻ hơn mua mới và cũng có thể tạo ra một khoản khấu trừ rõ ràng.

37. Phúc lợi cho nhân viên

Bảo hiểm y tế, khoản đóng góp hưu trí, phúc lợi đi lại và các chi phí phúc lợi khác cho nhân viên có thể được khấu trừ tùy theo chương trình và cấu trúc doanh nghiệp.

38. Thuế và phí kinh doanh

Thuế nhượng quyền cấp tiểu bang, thuế kinh doanh địa phương, thuế tài sản đối với tài sản kinh doanh và một số phí nộp hồ sơ của chính phủ có thể được khấu trừ hoặc có liên quan đến tờ khai của bạn.

Những khoản khấu trừ thường bị bỏ sót vì lẫn với chi tiêu cá nhân

Những khoản khấu trừ khó nhận diện nhất thường là các khoản nằm trong đời sống hằng ngày. Những chi phí này thoạt nhìn có thể không giống chi phí kinh doanh, nhưng nếu dùng cho công việc thì một phần có thể được khấu trừ.

Các ví dụ phổ biến gồm:

• Gói điện thoại di động có phần sử dụng cho kinh doanh
• Dịch vụ internet tại nhà
• Chi phí xe cộ khi bạn lái xe cho công việc
• Hóa đơn tiện ích gắn với văn phòng tại nhà đủ điều kiện
• Nội thất hoặc thiết bị mua cho không gian làm việc chuyên dụng

Điểm mấu chốt là phân bổ. Nếu một khoản chi vừa có mục đích cá nhân vừa có mục đích kinh doanh, khoản khấu trừ của bạn thường chỉ nên phản ánh phần dùng cho kinh doanh.

Thói quen lưu trữ hồ sơ giúp bảo vệ các khoản khấu trừ

Một khoản khấu trừ chỉ hữu ích khi bạn có thể chứng minh nó. Hồ sơ tốt giúp giảm nguy cơ bỏ sót khoản được khấu trừ và làm cho việc kiểm toán dễ xử lý hơn nhiều.

Những thói quen tốt bao gồm:

• Dùng tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng tách biệt cho doanh nghiệp
• Lưu biên lai điện tử ngay khi giao dịch phát sinh
• Ghi mục đích kinh doanh cho các bữa ăn, chuyến đi và cuộc họp
• Theo dõi số dặm theo thời gian thực thay vì cố gắng dựng lại sau này
• Đối soát sổ sách hàng tháng thay vì chờ đến cuối năm
• Sắp xếp gọn gàng giấy tờ thành lập, báo cáo thường niên và hồ sơ nộp tiểu bang

Với những nhà sáng lập mới, việc thiết lập pháp nhân và tuân thủ ngay từ đầu có thể giúp việc kế toán đơn giản hơn. Đó là một lý do nhiều chủ doanh nghiệp chọn thành lập LLC hoặc corporation trước khi bắt đầu chi tiêu.

Cấu trúc pháp nhân và vì sao nó ảnh hưởng đến thuế

Cấu trúc doanh nghiệp của bạn ảnh hưởng đến cách thu nhập được báo cáo, cách chủ sở hữu được trả tiền và những tờ khai nào bạn cần nộp. Nó không tự tạo ra khoản khấu trừ, nhưng có thể thay đổi cách các khoản khấu trừ được theo dõi và áp dụng.

Ví dụ:

• Doanh nghiệp tư nhân thường khai hoạt động kinh doanh trên Schedule C.
• Partnership nộp tờ khai thông tin và phân bổ thu nhập, khấu trừ cho các đối tác.
• S corporation sử dụng các quy tắc về bảng lương và báo cáo cổ đông, đòi hỏi theo dõi tiền lương cẩn thận.
• C corporation có khung thuế khác và có thể chịu đánh thuế hai lần đối với lợi nhuận được phân phối.

Nếu bạn vẫn đang quyết định cách tổ chức công ty, lựa chọn con đường thành lập phù hợp ngay từ đầu có thể tiết kiệm thời gian và tránh nhầm lẫn hành chính về sau.

Khi nào nên trao đổi với chuyên gia thuế

Quy định thuế thay đổi, và nhiều khoản khấu trừ có ngoại lệ, giới hạn hoặc yêu cầu chứng từ. Bạn nên cân nhắc tìm tư vấn chuyên môn nếu:

• Doanh nghiệp của bạn đã phát triển vượt khỏi mức kế toán cơ bản
• Bạn hoạt động trên nhiều tiểu bang
• Bạn có nhân viên hoặc nhà thầu ở nhiều địa điểm
• Bạn không chắc một khoản chi có được khấu trừ hay phải vốn hóa
• Bạn đang thay đổi loại hình pháp nhân hoặc phương pháp khai thuế
• Bạn đã nhận thông báo, bị phạt hoặc được yêu cầu nộp tờ khai sửa đổi

Chuyên gia thuế có thể giúp bạn áp dụng đúng quy định và tránh các vị thế quá agresive có thể tạo ra vấn đề trong tương lai.

Lời kết

Chiến lược thuế tốt nhất cho một doanh nghiệp nhỏ thường không phải là điều gì quá phức tạp. Nó là tính kỷ luật. Hãy giữ tài khoản tách biệt, ghi chép chi tiêu, hiểu khoản nào đủ điều kiện và rà soát chi phí thường xuyên thay vì đợi đến lúc nộp hồ sơ.

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ để mất tiền vì họ chỉ tìm các khoản khấu trừ hiển nhiên. Danh sách trên cho thấy có rất nhiều khoản có thể ẩn trong hoạt động hằng ngày: phần mềm, đi lại, dịch vụ chuyên môn, chi phí văn phòng tại nhà, thanh toán cho nhà thầu và thậm chí cả phí ngân hàng nhỏ.

Nếu bạn đang bắt đầu kinh doanh hoặc đang siết chặt quy trình tuân thủ, Zenind có thể giúp bạn xây dựng nền tảng gọn gàng hơn để doanh nghiệp dễ quản lý, ghi chép và duy trì khi phát triển.

Càng sớm sắp xếp hồ sơ và cấu trúc, bạn càng dễ xác định các khoản khấu trừ và sẵn sàng hơn cho mùa thuế.