Was ist eine ITIN? Ein praktischer Leitfaden für Nicht-US-Steuerpflichtige und Unternehmer

Wenn Sie in den Vereinigten Staaten geschäftlich tätig sind, investieren oder Einkommen erzielen, ohne Anspruch auf eine Social Security Number zu haben, benötigen Sie möglicherweise eine Individual Taxpayer Identification Number, kurz ITIN. Eine ITIN ist eine bundesweite Steuernummer, die vom IRS für Personen vergeben wird, die einen US-Steuererklärungszweck haben, aber keine SSN erhalten können.

Diese einfache Definition wirft viele praktische Fragen auf. Wofür kann eine ITIN tatsächlich verwendet werden? Wer benötigt eine? Worin unterscheidet sie sich von einer EIN? Und was passiert, wenn Ihre ITIN abläuft?

Dieser Leitfaden erklärt die Grundlagen klar und verständlich, damit Sie nachvollziehen können, wann eine ITIN wichtig ist, wie man sie beantragt und wie sie in das größere Bild der US-Steuer-Compliance und Unternehmensgründung passt.

Was eine ITIN ist

Eine ITIN ist eine neunstellige Nummer, die vom IRS für bundessteuerliche Zwecke verwendet wird. Sie ist für Personen gedacht, die eine US-Steuererklärung einreichen oder anderweitig eine US-Steuererklärungspflicht erfüllen müssen, aber keinen Anspruch auf eine Social Security Number haben.

Eine ITIN ist keine Arbeitserlaubnis, kein Einwanderungsstatus und kein Nachweis dafür, dass Sie in den Vereinigten Staaten leben oder arbeiten dürfen. Sie ist schlicht eine steuerliche Identifikationsnummer.

Da die ITIN einer Person und nicht einem Unternehmen zugeordnet wird, sollte sie nicht mit einer EIN verwechselt werden, die ein Unternehmen identifiziert.

Wer eine ITIN benötigt

Sie benötigen möglicherweise eine ITIN, wenn Sie kein US-Bürger oder ausländischer Staatsangehöriger mit einer bundessteuerlichen Erklärungspflicht in den USA sind und keinen Anspruch auf eine SSN haben.

Typische Beispiele sind:

• Ein Nichtresident, der eine US-Steuererklärung einreichen muss
• Eine ausländische Person, die US-Quellen-Einkommen erhält, das dem IRS gemeldet werden muss
• Ein Ehepartner oder Unterhaltsberechtigter, der in einer US-Steuererklärung aufgeführt werden muss und keinen Anspruch auf eine SSN hat
• Ein ausländischer Eigentümer eines US-Unternehmens, der eine persönliche Steuererklärung einreichen muss, die mit dieser Tätigkeit zusammenhängt

Mit anderen Worten: Eine ITIN ist häufig relevant, wenn eine Person steuerliche Berührungspunkte mit den USA hat, aber keine SSN erhalten kann.

Wer keine ITIN benötigt

In der Regel benötigen Sie keine ITIN, wenn:

• Sie Anspruch auf eine Social Security Number haben
• Sie nur eine Nummer für eine juristische Person wie eine LLC oder Corporation benötigen
• Sie ein Dokument für die Arbeitserlaubnis suchen
• Sie ein Geschäftskonto eröffnen möchten und die Bank eine EIN statt einer persönlichen Steuernummer verlangt

Wenn Sie in den Vereinigten Staaten ein Unternehmen gründen, benötigt das Unternehmen normalerweise eine EIN und keine ITIN. Der Unterschied ist wichtig, weil eine ITIN zu einer natürlichen Person gehört, während eine EIN zu einem Unternehmen gehört.

ITIN vs. SSN vs. EIN

Diese drei Nummern werden oft gemeinsam genannt, erfüllen jedoch unterschiedliche Zwecke.

Social Security Number

Eine SSN wird in der Regel an US-Bürger und bestimmte zugelassene Einwohner vergeben. Sie wird für Steuerzwecke, Beschäftigung und den Zugang zu Sozialleistungen verwendet.

Individual Taxpayer Identification Number

Eine ITIN wird ausschließlich für bundessteuerliche Zwecke verwendet. Sie hilft dem IRS, Einreichungen und Zahlungen von Personen zuzuordnen, die eine US-Steuernummer benötigen, aber keine SSN bekommen können.

Employer Identification Number

Eine EIN identifiziert ein Unternehmen. Sie wird häufig für die Eröffnung von Bankkonten, die Einstellung von Mitarbeitern, die Einreichung von Unternehmenssteuerformularen und andere steuerliche und compliancebezogene Aufgaben auf Unternehmensebene verwendet.

Eine einfache Merkhilfe lautet: SSN und ITIN sind persönliche Nummern, während eine EIN eine Unternehmensnummer ist.

Wofür eine ITIN verwendet werden kann

Eine ITIN kann Ihnen helfen, Ihre US-Steuerpflichten zu erfüllen, wenn Sie keinen Anspruch auf eine SSN haben. Je nach Situation kann sie verwendet werden, um:

• Eine bundesweite Einkommensteuererklärung einzureichen
• Steuerpflichtige US-Einkünfte zu melden
• Bestimmte steuerbezogene Vorteile zu beantragen, sofern gesetzlich zulässig
• Einen Ehepartner oder Unterhaltsberechtigten in einer Erklärung anzugeben, wenn dafür eine ITIN erforderlich ist

Eine ITIN gibt Ihnen nicht das Recht, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten, und sie begründet keinen Einwanderungsstatus. Sie ist ausschließlich eine Steuernummer.

Wie man eine ITIN beantragt

Um eine ITIN zu beantragen, müssen Sie in der Regel das IRS-Formular W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number, einreichen.

Der Antragsprozess erfordert normalerweise drei Dinge:

1. Ein ausgefülltes Formular W-7
2. Einen gültigen bundessteuerlichen Einreichungsgrund oder eine anwendbare Ausnahme
3. Belege, die Ihre Identität und Ihren ausländischen Status nachweisen

In vielen Fällen wird das W-7 zusammen mit einer bundesweiten Steuererklärung eingereicht. Es gibt einige Ausnahmen, aber die allgemeine Regel lautet, dass das IRS einen steuerlichen Zweck für den Antrag sehen möchte.

Welche Unterlagen Sie benötigen können

Das IRS verlangt Unterlagen, die sowohl Ihre Identität als auch Ihren ausländischen Status belegen. Ein Reisepass ist oft das einfachste Dokument, da er bei gültiger Vorlage und ordnungsgemäßer Einreichung beide Anforderungen gleichzeitig erfüllen kann.

Je nach Situation kann das IRS auch andere Dokumente akzeptieren, die in den Anweisungen zum Formular W-7 aufgeführt sind.

Einige praktische Punkte sind wichtig:

• Die Unterlagen müssen aktuell und nicht abgelaufen sein
• Das IRS kann Originaldokumente oder beglaubigte Kopien verlangen
• Die Unterlagen müssen mit den Angaben in Ihrem Antrag übereinstimmen

Da Fehler bei den Unterlagen zu den häufigsten Verzögerungsgründen gehören, lohnt es sich, die Anweisungen sorgfältig zu prüfen, bevor Sie etwas per Post versenden.

Wohin der Antrag gesendet wird

Sie können einen ITIN-Antrag in der Regel auf mehreren Wegen einreichen:

• Per Post mit Formular W-7, der erforderlichen Steuererklärung und den Unterlagen an das IRS
• Über einen vom IRS autorisierten Certified Acceptance Agent, sofern dies in Ihrem Fall zulässig ist
• Bei einem IRS Taxpayer Assistance Center, wenn eine persönliche Option verfügbar und für Ihre Situation geeignet ist

Die beste Methode hängt von Ihren Unterlagen, Ihrem Standort und davon ab, ob Sie Originale oder beglaubigte Kopien einreichen müssen.

Wie lange es dauert, eine ITIN zu erhalten

Die Bearbeitungszeiten des IRS können variieren, aber die Behörde empfiehlt Antragstellern derzeit, etwa sieben Wochen für eine Antwort einzuplanen. In Spitzenzeiten der Steuererklärungssaison oder bei Anträgen aus dem Ausland kann es länger dauern.

Wenn Ihre Abgabefrist näher rückt, warten Sie nicht bis zur letzten Minute. Ein verspäteter ITIN-Antrag kann die Steuererklärung verzögern und möglicherweise Rückerstattungen oder andere steuerliche Vorgänge beeinflussen.

Laufen ITINs ab

Ja. Eine ITIN kann ablaufen, wenn sie drei aufeinanderfolgende Steuerjahre lang nicht auf einer bundesweiten US-Steuererklärung verwendet wurde. In diesem Fall läuft die Nummer am 31. Dezember nach dem dritten ungenutzten Steuerjahr ab.

Das bedeutet, dass eine abgelaufene ITIN möglicherweise erneuert werden muss, bevor sie in einer zukünftigen bundesweiten Steuererklärung verwendet werden kann.

Wenn Ihre ITIN nur in Informationsmeldungen verwendet wird, etwa in bestimmten 1099-Meldekonstellationen, ist eine Erneuerung möglicherweise nicht erforderlich. Entscheidend ist, ob die Nummer in einer bundesweiten Einkommensteuererklärung verwendet wird.

Wie man eine ITIN erneuert

Die Erneuerung einer ITIN bedeutet in der Regel, Formular W-7 erneut einzureichen und den IRS-Anweisungen für Erneuerungen zu folgen. Sie sollten erneuern, wenn:

• Ihre ITIN abgelaufen ist
• Sie sie in einer bundesweiten Steuererklärung angeben müssen
• Sie Verzögerungen vermeiden möchten, die mit einer abgelaufenen Nummer zusammenhängen

Wenn Sie später Anspruch auf eine SSN erhalten, sollten Sie den IRS darüber informieren und künftig die SSN verwenden, anstatt die ITIN zu erneuern.

Häufige Fehler, die vermieden werden sollten

ITIN-Anträge verzögern sich oft wegen kleiner, aber vermeidbarer Fehler. Häufige Fehler sind:

• Das falsche Formular einsenden
• Einen steuerlichen Einreichungsgrund vergessen
• Abgelaufene oder widersprüchliche Unterlagen einreichen
• ITIN-Anforderungen mit EIN-Anforderungen verwechseln
• Annehmen, dass eine ITIN eine Arbeitserlaubnis in den Vereinigten Staaten darstellt
• Zu spät bis kurz vor Ablauf von Steuerfristen warten

Eine sorgfältige Prüfung vor dem Versand kann Wochen an Verzögerung ersparen.

Warum das für Unternehmer wichtig ist

Wenn Sie ein US-Unternehmen gründen oder ausbauen, ist es wichtig, die persönliche steuerliche Identifikation von der Unternehmensgründung zu trennen.

Ihr Unternehmen benötigt möglicherweise:

• Eine Gründung als LLC oder Corporation
• Eine EIN für steuerliche und Bankzwecke
• Staatliche Registrierungen und Lizenzen
• Persönliche Steuererklärungen für Eigentümer, Mitglieder oder ausländische Personen, die an dem Unternehmen beteiligt sind

Das bedeutet, dass ein ausländischer Gründer je nach Struktur und steuerlichen Pflichten sowohl eine EIN für das Unternehmen als auch eine persönliche ITIN benötigen kann.

Wie Zenind dabei hilft

Zenind unterstützt Unternehmer bei der Gründung von US-Unternehmen und bei wichtigen Schritten der Unternehmensgründung, etwa bei der Einrichtung der Gesellschaft und bei der Orientierung rund um die EIN. Wenn Sie ein ausländischer Gründer sind, kann das ein praktischer Ausgangspunkt sein, um eine konforme US-Unternehmensstruktur aufzubauen.

Eine ITIN bleibt jedoch eine persönliche IRS-Steuernummer und wird über das IRS-Antragsverfahren beantragt. Wenn Ihr Fall sowohl die Unternehmensgründung als auch persönliche steuerliche Pflichten betrifft, ist die richtige Reihenfolge wichtig: Gründen Sie das Unternehmen korrekt, beschaffen Sie die erforderliche geschäftliche Steuernummer und klären Sie danach alle individuellen steuerlichen Identifikationsanforderungen, die mit Ihrer persönlichen Erklärungspflicht zusammenhängen.

Abschließende Gedanken

Eine ITIN ist ein spezielles Instrument, keine allgemeine Identitätsnummer. Sie soll Menschen helfen, die ihre bundessteuerlichen Pflichten in den USA erfüllen müssen, aber keinen Anspruch auf eine SSN haben.

Wenn Sie sich nur wenige Punkte merken, behalten Sie Folgendes im Kopf:

• Eine ITIN ist für natürliche Personen, nicht für Unternehmen
• Sie wird nur für bundessteuerliche Zwecke verwendet
• Sie berechtigt nicht zur Arbeit in den Vereinigten Staaten
• Sie kann nach drei aufeinanderfolgenden Jahren ohne Nutzung in einer bundesweiten Steuererklärung ablaufen
• Viele Anträge verzögern sich wegen fehlender oder fehlerhafter Unterlagen

Für ausländische Steuerpflichtige und Unternehmer ist es entscheidend, den Unterschied zwischen einer ITIN und einer EIN zu verstehen. Die richtige Nummer, korrekt beantragt, kann die US-Steuer-Compliance erheblich erleichtern.