Hva er en ITIN? En praktisk guide for utenlandske skattytere og bedrifts- eiere

Hvis du driver virksomhet, investerer eller tjener inntekt i USA uten å være kvalifisert for et Social Security-nummer, kan du trenge et Individual Taxpayer Identification Number, eller ITIN. En ITIN er et føderalt skattebehandlingsnummer utstedt av IRS for personer som har et amerikansk skattemessig innleveringsformål, men som ikke kan få et SSN.

Denne enkle definisjonen skjuler mange praktiske spørsmål. Hva kan egentlig en ITIN brukes til? Hvem trenger en? Hvordan er den forskjellig fra et EIN? Og hva skjer hvis ITIN-en din utløper?

Denne veiledningen forklarer det grunnleggende i klare ordelag, slik at du kan forstå når en ITIN er viktig, hvordan du søker, og hvordan den passer inn i det større bildet av amerikansk skatteetterlevelse og selskapsdannelse.

Hva en ITIN er

En ITIN er et ni-sifret nummer som brukes av IRS for føderale skatteformål. Det er laget for personer som må levere en amerikansk skattemelding eller på annen måte oppfylle et amerikansk skattemessig innleveringskrav, men som ikke er kvalifisert for et Social Security-nummer.

En ITIN er ikke en arbeidstillatelse, ikke en innvandringsstatus og ikke et bevis på at du kan bo eller arbeide i USA. Det er ganske enkelt et skatteidentifikasjonsnummer.

Siden ITIN-en er knyttet til en person, ikke til en bedrift, bør den ikke forveksles med et EIN, som identifiserer en virksomhet.

Hvem trenger en ITIN

Du kan trenge en ITIN hvis du er statsborger i et annet land eller utenlandsk person med en amerikansk føderal skattemessig innleveringsplikt, og du ikke er kvalifisert for et SSN.

Vanlige eksempler inkluderer:

• En utenlandsk person bosatt utenfor USA som må levere en amerikansk skattemelding
• En utenlandsk person som mottar inntekt fra USA som må rapporteres til IRS
• En ektefelle eller forsørget person som må oppgis på en amerikansk skattemelding og ikke kvalifiserer for et SSN
• En utenlandsk eier av en amerikansk virksomhet som må levere en personlig skattemelding knyttet til den aktiviteten

Med andre ord er ITIN ofte relevant når en person har amerikansk skattemessig eksponering, men ikke har tilgang til et SSN.

Hvem trenger ikke en ITIN

Du trenger vanligvis ikke en ITIN hvis:

• Du er kvalifisert for et Social Security-nummer
• Du bare trenger et nummer for en virksomhet, som et LLC eller et aksjeselskap
• Du er på jakt etter et dokument som gir arbeidstillatelse
• Du prøver å åpne en bedriftsbankkonto og banken ber om et EIN i stedet for et personlig skatteidentifikasjonsnummer

Hvis du etablerer et selskap i USA, trenger virksomheten vanligvis et EIN, ikke en ITIN. Forskjellen er viktig fordi en ITIN tilhører en person, mens et EIN tilhører en virksomhet.

ITIN vs SSN vs EIN

Disse tre numrene diskuteres ofte sammen, men de har ulike formål.

Social Security-nummer

Et SSN utstedes vanligvis til amerikanske statsborgere og visse autoriserte bosatte. Det brukes til skatterapportering, ansettelse og tilgang til Social Security-fordeler.

Individual Taxpayer Identification Number

En ITIN brukes bare til føderale skatteformål. Den hjelper IRS med å spore innleveringer og betalinger for personer som trenger et amerikansk skattyternummer, men som ikke kan få et SSN.

Employer Identification Number

Et EIN identifiserer en virksomhet. Det brukes ofte til å åpne bankkontoer, ansette ansatte, levere bedrifts-skatteformularer og håndtere andre skatte- og etterlevelsesoppgaver på enhetsnivå.

En enkel måte å huske forskjellen på er denne: SSN og ITIN er personlige numre, mens et EIN er et virksomhetsnummer.

Hva en ITIN kan brukes til

En ITIN kan hjelpe deg med å oppfylle amerikanske skattemessige innleveringsplikter når du ikke er kvalifisert for et SSN. Avhengig av situasjonen din kan den brukes til å:

• Levere en føderal selvangivelse
• Rapportere skattepliktig inntekt fra USA
• Kreve visse skatterelaterte fordeler når loven tillater det
• Oppgi en ektefelle eller forsørget person på en skattemelding når en ITIN kreves

En ITIN gir deg ikke rett til å arbeide i USA, og den skaper ikke innvandringsstatus. Den er kun et skattenummer.

Hvordan søke om en ITIN

For å søke om en ITIN må du vanligvis sende inn IRS Form W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number.

Søknadsprosessen krever vanligvis tre ting:

1. Et utfylt skjema W-7
2. En gyldig føderal skatteinnleveringsgrunn eller et relevant unntak
3. Støttedokumentasjon som bekrefter identitet og utenlandsk status

I mange tilfeller sendes W-7 inn sammen med en føderal skattemelding. Noen unntak gjelder, men den generelle regelen er at IRS ønsker å se et skattemessig formål for søknaden.

Dokumenter du kan trenge

IRS krever dokumentasjon som støtter både identitet og utenlandsk status. Et pass er ofte det mest enkle dokumentet fordi det kan oppfylle begge kravene alene hvis det er gyldig og sendt inn korrekt.

Avhengig av situasjonen din kan IRS også godta andre dokumenter som er oppført i instruksjonene til skjema W-7.

Noen praktiske punkter er viktige her:

• Dokumentene må være gyldige og ikke utløpt
• IRS kan kreve originaldokumenter eller bekreftede kopier
• Dokumentasjonen må samsvare med informasjonen i søknaden din

Siden dokumentasjonsfeil er en av de vanligste årsakene til forsinkelser, lønner det seg å gå nøye gjennom instruksjonene før du sender noe per post.

Hvor du sender søknaden

Du kan vanligvis sende inn en ITIN-søknad på en av flere måter:

• Ved å sende skjema W-7 med den nødvendige skattemeldingen og dokumentene til IRS
• Gjennom en IRS-autorisert Certified Acceptance Agent i relevante tilfeller
• Ved et IRS Taxpayer Assistance Center hvis et personlig alternativ er tilgjengelig og passende for situasjonen din

Den beste metoden avhenger av dokumentene dine, hvor du befinner deg, og om du må sende inn originaler eller bekreftede kopier.

Hvor lang tid det tar å få en ITIN

IRS' behandlingstid kan variere, men etaten anbefaler for tiden at søkere beregner omtrent sju uker for et svar. I travle innleveringsperioder eller når søknader sendes inn fra utlandet, kan prosessen ta lengre tid.

Hvis innleveringsfristen nærmer seg, bør du ikke vente til siste liten. En forsinket ITIN-søknad kan forsinke skatteinnleveringen og kan påvirke refusjoner eller annen skattemessig behandling.

Utløper ITIN-numre

Ja. En ITIN kan utløpe hvis den ikke brukes på en amerikansk føderal skattemelding i tre påfølgende skatteår. Når det skjer, utløper nummeret 31. desember etter det tredje året uten bruk.

Det betyr at en utløpt ITIN må fornyes før den kan brukes på en fremtidig føderal skattemelding.

Hvis ITIN-en bare brukes i informasjonsoppgaver, som enkelte 1099-rapporteringssituasjoner, kan fornyelse være unødvendig. Det sentrale spørsmålet er om nummeret skal brukes på en føderal selvangivelse.

Hvordan fornye en ITIN

Å fornye en ITIN betyr vanligvis å sende inn skjema W-7 på nytt og følge IRS-instruksjonene for fornyelser. Du bør fornye hvis:

• ITIN-en din har utløpt
• Du trenger å oppgi den på en føderal skattemelding
• Du vil unngå behandlingsforsinkelser knyttet til et utløpt nummer

Hvis du senere blir kvalifisert for et SSN, bør du varsle IRS og bruke SSN videre i stedet for å fornye ITIN-en.

Vanlige feil du bør unngå

ITIN-søknader blir ofte forsinket av små, men unngåelige feil. Vanlige feil inkluderer:

• Å sende inn feil skjema
• Å glemme å oppgi et skattemessig innleveringsgrunn
• Å sende inn utløpte eller inkonsistente dokumenter
• Å forveksle ITIN-krav med EIN-krav
• Å tro at en ITIN gir rett til å arbeide i USA
• Å vente til fristen for skatteinnlevering er for nær

En grundig gjennomgang før innsending kan spare deg for uker med forsinkelse.

Hvorfor dette er viktig for bedrifts-eiere

Hvis du starter eller utvider en virksomhet i USA, er det viktig å skille mellom personlig skatteidentifikasjon og selskapsdannelse.

Selskapet ditt kan trenge:

• En registrering for LLC eller aksjeselskap
• Et EIN for skatte- og bankformål
• Registreringer og lisenser på delstatsnivå
• Personlige skattemeldinger for eiere, medlemmer eller utenlandske personer involvert i virksomheten

Det betyr at en utenlandsk grunnlegger kan trenge både et virksomhets-EIN og en personlig ITIN, avhengig av selskapsstruktur og skattemessige innleveringskrav.

Hvordan Zenind passer inn

Zenind hjelper entreprenører med å etablere amerikanske selskaper og håndtere viktige oppstartssteg som selskapsopprettelse og veiledning om EIN. Hvis du er en utenlandsk grunnlegger, kan det være et praktisk utgangspunkt for å bygge en etterlevelsesmessig riktig virksomhetsstruktur i USA.

En ITIN er imidlertid fortsatt et personlig IRS-skattenummer og håndteres gjennom IRS' søknadsprosess. Hvis situasjonen din innebærer både selskapsdannelse og personlige skattemessige innleveringsforpliktelser, er rekkefølgen viktig: opprett virksomheten riktig, skaff det nødvendige virksomhetsskattenummeret, og håndter deretter eventuelle personlige skatteidentifikasjonsbehov knyttet til dine egne innleveringsforpliktelser.

Avsluttende tanker

En ITIN er et målrettet verktøy, ikke et generelt identitetsnummer. Den finnes for å hjelpe personer som må oppfylle amerikanske føderale skattemessige forpliktelser, men som ikke er kvalifisert for et SSN.

Hvis du bare husker noen få punkter, bør du ha disse i minnet:

• En ITIN er for personer, ikke virksomheter
• Den brukes bare til føderale skatteformål
• Den gir ikke rett til å arbeide i USA
• Den kan utløpe etter tre påfølgende år uten bruk på en føderal skattemelding
• Mange søknader forsinkes av manglende eller feil dokumentasjon

For utenlandske skattytere og bedrifts-eiere er det avgjørende å forstå forskjellen mellom en ITIN og et EIN. Riktig nummer, innsendt på riktig måte, kan gjøre amerikansk skatteetterlevelse mye enklere.