Apa Itu ITIN? Panduan Praktis untuk Wajib Pajak dan Pemilik Bisnis Non-AS di Amerika Serikat

Jika Anda menjalankan bisnis, berinvestasi, atau memperoleh penghasilan di Amerika Serikat tanpa memenuhi syarat untuk mendapatkan Social Security Number, Anda mungkin memerlukan Individual Taxpayer Identification Number, atau ITIN. ITIN adalah nomor pemrosesan pajak federal yang diterbitkan oleh IRS bagi orang yang memiliki kebutuhan pelaporan pajak di AS tetapi tidak dapat memperoleh SSN.

Definisi sederhana itu menyisakan banyak pertanyaan praktis. Untuk apa sebenarnya ITIN dapat digunakan? Siapa yang membutuhkannya? Apa bedanya dengan EIN? Dan apa yang terjadi jika ITIN Anda kedaluwarsa?

Panduan ini menjelaskan dasar-dasarnya dengan bahasa yang jelas agar Anda memahami kapan ITIN dibutuhkan, cara mengajukannya, dan bagaimana posisinya dalam gambaran yang lebih besar tentang kepatuhan pajak dan pembentukan bisnis di Amerika Serikat.

Apa Itu ITIN

ITIN adalah nomor sembilan digit yang digunakan IRS untuk keperluan pajak federal. Nomor ini ditujukan bagi individu yang perlu mengajukan surat pemberitahuan pajak AS atau memenuhi kewajiban pelaporan pajak AS lainnya, tetapi tidak memenuhi syarat untuk mendapatkan Social Security number.

ITIN bukan izin kerja, bukan status imigrasi, dan bukan bukti bahwa Anda dapat tinggal atau bekerja di Amerika Serikat. ITIN hanyalah nomor identifikasi pajak.

Karena ITIN diberikan kepada orang, bukan kepada bisnis, ITIN tidak boleh disamakan dengan EIN, yang mengidentifikasi suatu entitas bisnis.

Siapa yang Membutuhkan ITIN

Anda mungkin memerlukan ITIN jika Anda adalah warga negara non-AS atau warga negara asing yang memiliki kewajiban pelaporan pajak federal AS dan tidak memenuhi syarat untuk SSN.

Contoh umum meliputi:

• Warga asing nonresiden yang harus mengajukan surat pemberitahuan pajak AS
• Orang asing yang menerima penghasilan dari sumber di AS yang harus dilaporkan kepada IRS
• Pasangan atau tanggungan yang harus dicantumkan dalam surat pemberitahuan pajak AS dan tidak memenuhi syarat untuk SSN
• Pemilik asing dari bisnis di AS yang perlu mengajukan surat pemberitahuan pajak pribadi yang terkait dengan aktivitas tersebut

Dengan kata lain, ITIN sering relevan ketika seseorang memiliki eksposur pajak di AS tetapi tidak memiliki akses ke SSN.

Siapa yang Tidak Membutuhkan ITIN

Anda umumnya tidak memerlukan ITIN jika:

• Anda memenuhi syarat untuk mendapatkan Social Security number
• Anda hanya memerlukan nomor untuk entitas bisnis, seperti LLC atau korporasi
• Anda mencari dokumen otorisasi kerja
• Anda ingin membuka rekening bank perusahaan dan bank meminta EIN, bukan nomor wajib pajak pribadi

Jika Anda sedang mendirikan perusahaan di Amerika Serikat, bisnis biasanya memerlukan EIN, bukan ITIN. Perbedaannya penting karena ITIN milik individu, sedangkan EIN milik bisnis.

ITIN vs SSN vs EIN

Ketiga nomor ini sering dibahas bersama, tetapi fungsinya berbeda.

Social Security Number

SSN umumnya diberikan kepada warga negara AS dan penduduk tertentu yang diizinkan. Nomor ini digunakan untuk pelaporan pajak, pekerjaan, dan akses ke manfaat Social Security.

Individual Taxpayer Identification Number

ITIN hanya digunakan untuk tujuan pajak federal. Nomor ini membantu IRS melacak pengajuan dan pembayaran dari individu yang membutuhkan nomor wajib pajak AS tetapi tidak bisa mendapatkan SSN.

Employer Identification Number

EIN mengidentifikasi entitas bisnis. Nomor ini biasanya digunakan untuk membuka rekening bank, mempekerjakan karyawan, mengajukan formulir pajak bisnis, dan menangani tugas pajak serta kepatuhan di tingkat entitas.

Cara mudah mengingat perbedaannya adalah ini: SSN dan ITIN adalah nomor pribadi, sedangkan EIN adalah nomor bisnis.

Untuk Apa ITIN Dapat Digunakan

ITIN dapat membantu Anda memenuhi kewajiban pelaporan pajak AS ketika Anda tidak memenuhi syarat untuk SSN. Bergantung pada situasi Anda, ITIN dapat digunakan untuk:

• Mengajukan surat pemberitahuan pajak penghasilan federal
• Melaporkan penghasilan kena pajak dari AS
• Mengklaim manfaat pajak tertentu bila diizinkan oleh hukum
• Mencantumkan pasangan atau tanggungan dalam surat pemberitahuan jika ITIN diperlukan

ITIN tidak memberi Anda hak untuk bekerja di Amerika Serikat, dan tidak menciptakan status imigrasi. ITIN murni merupakan nomor pajak.

Cara Mengajukan ITIN

Untuk mengajukan ITIN, Anda umumnya perlu mengisi IRS Form W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number.

Proses pengajuan biasanya memerlukan tiga hal:

1. Form W-7 yang telah diisi
2. Alasan pengajuan pajak federal yang sah atau pengecualian yang berlaku
3. Dokumen pendukung yang membuktikan identitas dan status asing

Dalam banyak kasus, W-7 diajukan bersama dengan surat pemberitahuan pajak federal. Beberapa pengecualian berlaku, tetapi aturan umumnya adalah IRS ingin melihat adanya tujuan pajak untuk pengajuan tersebut.

Dokumen yang Mungkin Diperlukan

IRS memerlukan dokumen yang mendukung identitas dan status asing Anda. Paspor sering kali menjadi dokumen yang paling sederhana karena dapat memenuhi kedua persyaratan sekaligus jika masih berlaku dan diajukan dengan benar.

Tergantung situasi Anda, IRS juga dapat menerima dokumen lain yang tercantum dalam petunjuk Form W-7.

Beberapa poin praktis perlu diperhatikan:

• Dokumen harus masih berlaku dan tidak kedaluwarsa
• IRS mungkin meminta dokumen asli atau salinan tersertifikasi
• Dokumen harus sesuai dengan informasi pada aplikasi Anda

Karena kesalahan dokumen adalah salah satu penyebab keterlambatan yang paling umum, ada baiknya memeriksa petunjuk dengan saksama sebelum mengirim apa pun.

Ke Mana Aplikasi Dikirim

Anda biasanya dapat mengirimkan aplikasi ITIN melalui beberapa cara:

• Mengirim Form W-7 beserta surat pemberitahuan pajak yang diperlukan dan dokumen ke IRS
• Melalui Certified Acceptance Agent yang disetujui IRS dalam kasus yang sesuai
• Di IRS Taxpayer Assistance Center jika opsi tatap muka tersedia dan sesuai untuk situasi Anda

Metode terbaik bergantung pada dokumen Anda, lokasi Anda, dan apakah Anda perlu menyerahkan dokumen asli atau salinan tersertifikasi.

Berapa Lama Waktu yang Dibutuhkan untuk Mendapatkan ITIN

Waktu pemrosesan IRS dapat bervariasi, tetapi lembaga tersebut saat ini menyarankan pemohon untuk menunggu sekitar tujuh minggu untuk mendapatkan respons. Selama musim pelaporan pajak yang sibuk atau ketika aplikasi dikirim dari luar negeri, prosesnya dapat memakan waktu lebih lama.

Jika tenggat pelaporan Anda semakin dekat, jangan menunggu sampai menit terakhir. Aplikasi ITIN yang terlambat dapat memperlambat pengajuan pajak dan dapat memengaruhi pengembalian pajak atau pemrosesan pajak lainnya.

Apakah ITIN Kedaluwarsa

Ya. ITIN dapat kedaluwarsa jika tidak digunakan pada surat pemberitahuan pajak federal AS selama tiga tahun pajak berturut-turut. Jika itu terjadi, nomor tersebut kedaluwarsa pada 31 Desember setelah tahun pajak ketiga yang tidak digunakan.

Artinya, ITIN yang kedaluwarsa mungkin perlu diperbarui sebelum dapat digunakan pada surat pemberitahuan pajak federal berikutnya.

Jika ITIN Anda hanya digunakan pada informasi return, seperti dalam situasi pelaporan 1099 tertentu, pembaruan mungkin tidak diperlukan. Pertanyaan utamanya adalah apakah nomor tersebut akan digunakan pada surat pemberitahuan pajak penghasilan federal.

Cara Memperbarui ITIN

Memperbarui ITIN biasanya berarti mengajukan kembali Form W-7 dan mengikuti petunjuk IRS untuk pembaruan. Anda harus memperbarui jika:

• ITIN Anda sudah kedaluwarsa
• Anda perlu mencantumkannya pada surat pemberitahuan pajak federal
• Anda ingin menghindari keterlambatan pemrosesan akibat nomor yang kedaluwarsa

Jika kemudian Anda memenuhi syarat untuk SSN, Anda harus memberi tahu IRS dan menggunakan SSN ke depannya вместо memperbarui ITIN.

Kesalahan Umum yang Perlu Dihindari

Aplikasi ITIN sering tertunda karena kesalahan kecil yang sebenarnya bisa dicegah. Kesalahan umum meliputi:

• Mengirim formulir yang salah
• Lupa menyertakan alasan pengajuan pajak
• Mengirim dokumen yang kedaluwarsa atau tidak konsisten
• Menyamakan persyaratan ITIN dengan persyaratan EIN
• Menganggap ITIN mengizinkan Anda bekerja di Amerika Serikat
• Menunggu sampai tenggat pelaporan pajak terlalu dekat

Pemeriksaan yang cermat sebelum pengajuan dapat menghemat penundaan selama berminggu-minggu.

Mengapa Ini Penting bagi Pemilik Bisnis

Jika Anda sedang memulai atau memperluas bisnis di AS, penting untuk memisahkan identifikasi pajak pribadi dari pembentukan bisnis.

Perusahaan Anda mungkin memerlukan:

• Pengajuan pembentukan LLC atau korporasi
• EIN untuk keperluan pajak dan perbankan
• Registrasi dan lisensi negara bagian
• Pengajuan pajak pribadi untuk pemilik, anggota, atau individu asing yang terlibat dalam bisnis

Artinya, pendiri asing mungkin memerlukan EIN bisnis dan ITIN pribadi, tergantung pada struktur dan persyaratan pelaporan pajaknya.

Bagaimana Zenind Berperan

Zenind membantu para pengusaha membentuk perusahaan AS dan menangani langkah-langkah penting pembentukan seperti pengaturan entitas dan panduan EIN. Jika Anda adalah pendiri asing, ini dapat menjadi titik awal yang praktis untuk membangun struktur bisnis AS yang patuh.

Namun, ITIN tetap merupakan nomor pajak pribadi IRS dan diproses melalui prosedur pengajuan IRS. Jika situasi Anda melibatkan pembentukan perusahaan sekaligus kewajiban pelaporan pajak pribadi, urutannya penting: bentuk bisnis dengan benar, peroleh nomor pajak bisnis yang diperlukan, lalu tangani kebutuhan identifikasi pajak individu yang terkait dengan kewajiban pelaporan pribadi Anda.

Kesimpulan

ITIN adalah alat yang spesifik, bukan nomor identitas serbaguna. ITIN ada untuk membantu orang yang perlu memenuhi kewajiban pajak federal AS tetapi tidak memenuhi syarat untuk SSN.

Jika Anda hanya mengingat beberapa hal, ingat poin-poin berikut:

• ITIN ditujukan untuk individu, bukan bisnis
• ITIN hanya digunakan untuk tujuan pajak federal
• ITIN tidak mengizinkan Anda bekerja di Amerika Serikat
• ITIN dapat kedaluwarsa setelah tiga tahun berturut-turut tidak digunakan pada surat pemberitahuan pajak federal
• Banyak aplikasi tertunda karena dokumen yang hilang atau salah

Bagi wajib pajak asing dan pemilik bisnis, memahami perbedaan antara ITIN dan EIN sangat penting. Nomor yang tepat, diajukan dengan cara yang tepat, dapat membuat kepatuhan pajak di AS menjadi jauh lebih lancar.