Τι είναι το ITIN; Ένας πρακτικός οδηγός για μη Αμερικανούς φορολογουμένους και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων

Αν κάνετε επιχειρηματική δραστηριότητα, επενδύετε ή αποκτάτε εισόδημα στις Ηνωμένες Πολιτείες χωρίς να δικαιούστε αριθμό Κοινωνικής Ασφάλισης, μπορεί να χρειάζεστε έναν Individual Taxpayer Identification Number, ή ITIN. Το ITIN είναι ένας ομοσπονδιακός φορολογικός αριθμός επεξεργασίας που εκδίδεται από την IRS για άτομα που έχουν λόγο φορολογικής δήλωσης στις ΗΠΑ αλλά δεν μπορούν να λάβουν SSN.

Αυτός ο απλός ορισμός κρύβει πολλά πρακτικά ερωτήματα. Σε τι μπορεί πραγματικά να χρησιμοποιηθεί ένα ITIN; Ποιος το χρειάζεται; Πώς διαφέρει από ένα EIN; Και τι συμβαίνει αν λήξει το ITIN σας;

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τα βασικά με σαφή τρόπο, ώστε να καταλάβετε πότε έχει σημασία ένα ITIN, πώς να το αιτηθείτε και πώς εντάσσεται στο ευρύτερο πλαίσιο της φορολογικής συμμόρφωσης και της σύστασης επιχειρήσεων στις ΗΠΑ.

Τι είναι το ITIN

Ένα ITIN είναι ένας εννιαψήφιος αριθμός που χρησιμοποιείται από την IRS για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς. Προορίζεται για άτομα που πρέπει να υποβάλουν φορολογική δήλωση στις ΗΠΑ ή να εκπληρώσουν με άλλο τρόπο φορολογική υποχρέωση υποβολής στις ΗΠΑ, αλλά δεν είναι επιλέξιμα για αριθμό Κοινωνικής Ασφάλισης.

Το ITIN δεν είναι άδεια εργασίας, δεν αποτελεί μεταναστευτικό καθεστώς και δεν αποδεικνύει ότι μπορείτε να ζήσετε ή να εργαστείτε στις Ηνωμένες Πολιτείες. Είναι απλώς ένας φορολογικός αριθμός ταυτοποίησης.

Επειδή το ITIN αποδίδεται σε φυσικό πρόσωπο και όχι σε επιχείρηση, δεν πρέπει να συγχέεται με το EIN, το οποίο ταυτοποιεί μια επιχειρηματική οντότητα.

Ποιος χρειάζεται ITIN

Μπορεί να χρειάζεστε ITIN αν είστε μη Αμερικανός πολίτης ή αλλοδαπός υπήκοος με φορολογική υποχρέωση υποβολής στις ΗΠΑ και δεν δικαιούστε SSN.

Συνηθισμένα παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Μη κάτοικο αλλοδαπό που πρέπει να υποβάλει φορολογική δήλωση στις ΗΠΑ
• Αλλοδαπό πρόσωπο που λαμβάνει εισόδημα από πηγές στις ΗΠΑ και αυτό πρέπει να αναφερθεί στην IRS
• Σύζυγο ή εξαρτώμενο πρόσωπο που πρέπει να αναγραφεί σε φορολογική δήλωση στις ΗΠΑ και δεν πληροί τις προϋποθέσεις για SSN
• Αλλοδαπό ιδιοκτήτη επιχείρησης στις ΗΠΑ που χρειάζεται να υποβάλει προσωπική φορολογική δήλωση συνδεδεμένη με αυτή τη δραστηριότητα

Με άλλα λόγια, το ITIN είναι συχνά σχετικό όταν ένα άτομο έχει φορολογική έκθεση στις ΗΠΑ αλλά δεν έχει πρόσβαση σε SSN.

Ποιος δεν χρειάζεται ITIN

Γενικά δεν χρειάζεστε ITIN αν:

• Είστε επιλέξιμοι για αριθμό Κοινωνικής Ασφάλισης
• Χρειάζεστε αριθμό μόνο για επιχειρηματική οντότητα, όπως LLC ή εταιρεία
• Αναζητάτε έγγραφο εξουσιοδότησης εργασίας
• Προσπαθείτε να ανοίξετε τραπεζικό λογαριασμό εταιρείας και η τράπεζα ζητά EIN αντί για προσωπικό φορολογικό αριθμό

Αν ιδρύετε εταιρεία στις Ηνωμένες Πολιτείες, η επιχείρηση συνήθως χρειάζεται EIN, όχι ITIN. Η διάκριση έχει σημασία επειδή το ITIN ανήκει σε άτομο, ενώ το EIN ανήκει σε επιχείρηση.

ITIN vs SSN vs EIN

Αυτοί οι τρεις αριθμοί συζητούνται συχνά μαζί, αλλά εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς.

Αριθμός Κοινωνικής Ασφάλισης

Το SSN εκδίδεται γενικά σε Αμερικανούς πολίτες και σε ορισμένους εξουσιοδοτημένους κατοίκους. Χρησιμοποιείται για φορολογική αναφορά, εργασία και πρόσβαση σε παροχές Κοινωνικής Ασφάλισης.

Individual Taxpayer Identification Number

Το ITIN χρησιμοποιείται μόνο για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς. Βοηθά την IRS να παρακολουθεί δηλώσεις και πληρωμές για άτομα που χρειάζονται αριθμό φορολογουμένου στις ΗΠΑ αλλά δεν μπορούν να λάβουν SSN.

Employer Identification Number

Το EIN ταυτοποιεί μια επιχειρηματική οντότητα. Χρησιμοποιείται συχνά για το άνοιγμα τραπεζικών λογαριασμών, την πρόσληψη εργαζομένων, την υποβολή φορολογικών εντύπων επιχείρησης και άλλες φορολογικές και κανονιστικές ενέργειες σε επίπεδο οντότητας.

Ένας απλός τρόπος να θυμάστε τη διαφορά είναι ο εξής: το SSN και το ITIN είναι προσωπικοί αριθμοί, ενώ το EIN είναι επιχειρηματικός αριθμός.

Σε τι μπορεί να χρησιμοποιηθεί το ITIN

Ένα ITIN μπορεί να σας βοηθήσει να εκπληρώσετε τις φορολογικές υποχρεώσεις σας στις ΗΠΑ όταν δεν είστε επιλέξιμοι για SSN. Ανάλογα με την περίπτωσή σας, μπορεί να χρησιμοποιηθεί για:

• Υποβολή ομοσπονδιακής δήλωσης φόρου εισοδήματος
• Αναφορά φορολογητέου εισοδήματος από τις ΗΠΑ
• Διεκδίκηση ορισμένων φορολογικών ωφελημάτων όταν το επιτρέπει ο νόμος
• Συμπερίληψη συζύγου ή εξαρτώμενου προσώπου σε δήλωση όταν απαιτείται ITIN

Το ITIN δεν σας δίνει το δικαίωμα να εργαστείτε στις Ηνωμένες Πολιτείες και δεν δημιουργεί μεταναστευτικό καθεστώς. Είναι αυστηρά φορολογικός αριθμός.

Πώς να αιτηθείτε ITIN

Για να αιτηθείτε ITIN, συνήθως πρέπει να υποβάλετε το έντυπο της IRS Form W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number.

Η διαδικασία αίτησης συνήθως απαιτεί τρία πράγματα:

1. Συμπληρωμένο Form W-7
2. Έγκυρο ομοσπονδιακό φορολογικό λόγο υποβολής ή εφαρμοστέα εξαίρεση
3. Υποστηρικτικά έγγραφα που αποδεικνύουν την ταυτότητα και την ξένη ιδιότητα

Σε πολλές περιπτώσεις, το W-7 υποβάλλεται μαζί με μια ομοσπονδιακή φορολογική δήλωση. Ορισμένες εξαιρέσεις ισχύουν, αλλά ο γενικός κανόνας είναι ότι η IRS θέλει να βλέπει φορολογικό σκοπό για την αίτηση.

Έγγραφα που μπορεί να χρειαστείτε

Η IRS απαιτεί έγγραφα που υποστηρίζουν τόσο την ταυτότητά σας όσο και την ξένη ιδιότητά σας. Ένα διαβατήριο είναι συχνά το πιο απλό έγγραφο, επειδή μπορεί να καλύψει και τις δύο απαιτήσεις μόνο του, εφόσον είναι έγκυρο και υποβληθεί σωστά.

Ανάλογα με την περίπτωσή σας, η IRS μπορεί επίσης να αποδεχθεί άλλα έγγραφα που αναφέρονται στις οδηγίες του Form W-7.

Μερικά πρακτικά σημεία έχουν σημασία:

• Τα έγγραφα πρέπει να είναι πρόσφατα και να μην έχουν λήξει
• Η IRS μπορεί να απαιτήσει πρωτότυπα έγγραφα ή επικυρωμένα αντίγραφα
• Η τεκμηρίωση πρέπει να συμφωνεί με τις πληροφορίες της αίτησής σας

Επειδή τα λάθη στα έγγραφα είναι μία από τις πιο συνηθισμένες αιτίες καθυστέρησης, αξίζει να ελέγξετε προσεκτικά τις οδηγίες πριν στείλετε οτιδήποτε.

Πού να υποβάλετε την αίτηση

Συνήθως μπορείτε να υποβάλετε αίτηση ITIN με έναν από τους εξής τρόπους:

• Με ταχυδρομική αποστολή του Form W-7 μαζί με την απαιτούμενη φορολογική δήλωση και τα έγγραφα στην IRS
• Μέσω εξουσιοδοτημένου IRS Certified Acceptance Agent, σε κατάλληλες περιπτώσεις
• Σε IRS Taxpayer Assistance Center, εφόσον υπάρχει διαθέσιμη και κατάλληλη δυνατότητα αυτοπρόσωπης υποβολής για την περίπτωσή σας

Η καλύτερη μέθοδος εξαρτάται από τα έγγραφά σας, την τοποθεσία σας και το αν πρέπει να υποβάλετε πρωτότυπα ή επικυρωμένα αντίγραφα.

Πόσος χρόνος χρειάζεται για να λάβετε ITIN

Οι χρόνοι επεξεργασίας της IRS μπορεί να διαφέρουν, αλλά η υπηρεσία συνιστά στους αιτούντες να υπολογίζουν περίπου επτά εβδομάδες για απάντηση. Κατά την περίοδο αιχμής υποβολής δηλώσεων ή όταν οι αιτήσεις υποβάλλονται από το εξωτερικό, η διαδικασία μπορεί να διαρκέσει περισσότερο.

Αν πλησιάζει η προθεσμία υποβολής σας, μην περιμένετε μέχρι την τελευταία στιγμή. Μια καθυστερημένη αίτηση ITIN μπορεί να επιβραδύνει τη φορολογική υποβολή και να επηρεάσει επιστροφές χρημάτων ή άλλες φορολογικές διαδικασίες.

Λήγουν τα ITIN

Ναι. Ένα ITIN μπορεί να λήξει αν δεν χρησιμοποιηθεί σε ομοσπονδιακή φορολογική δήλωση των ΗΠΑ για τρία συνεχόμενα φορολογικά έτη. Όταν συμβαίνει αυτό, ο αριθμός λήγει στις 31 Δεκεμβρίου μετά το τρίτο φορολογικό έτος χωρίς χρήση.

Αυτό σημαίνει ότι ένα ληγμένο ITIN μπορεί να χρειαστεί ανανέωση πριν χρησιμοποιηθεί σε μελλοντική ομοσπονδιακή φορολογική δήλωση.

Αν το ITIN σας χρησιμοποιείται μόνο σε πληροφοριακές δηλώσεις, όπως σε ορισμένες περιπτώσεις αναφοράς 1099, ίσως να μην απαιτείται ανανέωση. Το βασικό ερώτημα είναι αν ο αριθμός θα χρησιμοποιηθεί σε ομοσπονδιακή δήλωση φόρου εισοδήματος.

Πώς να ανανεώσετε ένα ITIN

Η ανανέωση ενός ITIN συνήθως σημαίνει ότι υποβάλλετε ξανά το Form W-7 και ακολουθείτε τις οδηγίες της IRS για ανανεώσεις. Θα πρέπει να το ανανεώσετε αν:

• Το ITIN σας έχει λήξει
• Πρέπει να το συμπεριλάβετε σε ομοσπονδιακή φορολογική δήλωση
• Θέλετε να αποφύγετε καθυστερήσεις επεξεργασίας που σχετίζονται με ληγμένο αριθμό

Αν αργότερα γίνετε επιλέξιμοι για SSN, θα πρέπει να ενημερώσετε την IRS και να χρησιμοποιείτε στο εξής το SSN αντί να ανανεώσετε το ITIN.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγετε

Οι αιτήσεις ITIN συχνά καθυστερούν λόγω μικρών αλλά αποτρέψιμων λαθών. Συνηθισμένα λάθη περιλαμβάνουν:

• Αποστολή λάθος εντύπου
• Παράλειψη φορολογικού λόγου υποβολής
• Υποβολή ληγμένων ή αντικρουόμενων εγγράφων
• Σύγχυση μεταξύ των απαιτήσεων για ITIN και εκείνων για EIN
• Υπόθεση ότι το ITIN εξουσιοδοτεί εργασία στις Ηνωμένες Πολιτείες
• Αναμονή μέχρι να πλησιάσουν πολύ οι προθεσμίες φορολογικής υποβολής

Μια προσεκτική επανεξέταση πριν από την υποβολή μπορεί να σας εξοικονομήσει εβδομάδες καθυστέρησης.

Γιατί αυτό έχει σημασία για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων

Αν ξεκινάτε ή επεκτείνετε μια επιχείρηση στις ΗΠΑ, είναι σημαντικό να διαχωρίζετε την προσωπική φορολογική ταυτοποίηση από τη σύσταση της επιχείρησης.

Η εταιρεία σας μπορεί να χρειάζεται:

• Καταχώριση σύστασης LLC ή εταιρείας
• EIN για φορολογικούς και τραπεζικούς σκοπούς
• Πολιτειακές εγγραφές και άδειες
• Προσωπικές φορολογικές δηλώσεις για ιδιοκτήτες, μέλη ή αλλοδαπά άτομα που εμπλέκονται στην επιχείρηση

Αυτό σημαίνει ότι ένας αλλοδαπός ιδρυτής μπορεί να χρειάζεται τόσο επιχειρηματικό EIN όσο και προσωπικό ITIN, ανάλογα με τη δομή και τις φορολογικές υποχρεώσεις υποβολής.

Πώς εντάσσεται η Zenind

Η Zenind βοηθά επιχειρηματίες να συστήσουν εταιρείες στις ΗΠΑ και να διαχειριστούν βασικά βήματα σύστασης, όπως η δημιουργία οντότητας και η καθοδήγηση για EIN. Αν είστε αλλοδαπός ιδρυτής, αυτό μπορεί να αποτελέσει ένα πρακτικό σημείο εκκίνησης για τη δημιουργία μιας συμβατής επιχειρηματικής δομής στις ΗΠΑ.

Το ITIN, ωστόσο, παραμένει προσωπικός φορολογικός αριθμός της IRS και διεκπεραιώνεται μέσω της διαδικασίας αίτησης της IRS. Αν η περίπτωσή σας περιλαμβάνει τόσο σύσταση εταιρείας όσο και προσωπικές φορολογικές υποχρεώσεις, η σωστή σειρά έχει σημασία: συστήστε σωστά την επιχείρηση, αποκτήστε τον απαραίτητο επιχειρηματικό φορολογικό αριθμό και στη συνέχεια αντιμετωπίστε τυχόν προσωπικές ανάγκες φορολογικής ταυτοποίησης που συνδέονται με τις δικές σας υποχρεώσεις υποβολής.

Τελικές σκέψεις

Το ITIN είναι ένα εξειδικευμένο εργαλείο, όχι ένας γενικής χρήσης αριθμός ταυτότητας. Υπάρχει για να βοηθά άτομα που πρέπει να εκπληρώσουν ομοσπονδιακές φορολογικές υποχρεώσεις στις ΗΠΑ αλλά δεν είναι επιλέξιμα για SSN.

Αν πρέπει να θυμάστε μόνο λίγα σημεία, κρατήστε τα εξής:

• Το ITIN προορίζεται για φυσικά πρόσωπα, όχι για επιχειρήσεις
• Χρησιμοποιείται μόνο για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς
• Δεν εξουσιοδοτεί εργασία στις Ηνωμένες Πολιτείες
• Μπορεί να λήξει μετά από τρία συνεχόμενα έτη μη χρήσης σε ομοσπονδιακή φορολογική δήλωση
• Πολλές αιτήσεις καθυστερούν λόγω ελλιπούς ή λανθασμένης τεκμηρίωσης

Για αλλοδαπούς φορολογουμένους και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, η κατανόηση της διαφοράς ανάμεσα σε ITIN και EIN είναι ουσιαστική. Ο σωστός αριθμός, κατατεθειμένος με τον σωστό τρόπο, μπορεί να κάνει τη φορολογική συμμόρφωση στις ΗΠΑ πολύ πιο ομαλή.