Wat is een ITIN? Een praktische gids voor niet-Amerikaanse belastingplichtigen en ondernemers

Als u zaken doet, investeert of inkomen verdient in de Verenigde Staten zonder in aanmerking te komen voor een Social Security Number, heeft u mogelijk een Individual Taxpayer Identification Number, oftewel een ITIN, nodig. Een ITIN is een federaal fiscaal identificatienummer dat door de IRS wordt uitgegeven aan personen die een Amerikaanse belastingaangifteplicht hebben, maar geen SSN kunnen krijgen.

Die eenvoudige definitie roept in de praktijk veel vragen op. Waarvoor kan een ITIN precies worden gebruikt? Wie heeft er een nodig? Hoe verschilt het van een EIN? En wat gebeurt er als uw ITIN verloopt?

Deze gids legt de basis in duidelijke termen uit, zodat u begrijpt wanneer een ITIN van belang is, hoe u er een aanvraagt en hoe het past in het grotere geheel van Amerikaanse belastingnaleving en bedrijfsoprichting.

Wat een ITIN is

Een ITIN is een negencijferig nummer dat de IRS gebruikt voor federale belastingdoeleinden. Het is bedoeld voor personen die een Amerikaanse belastingaangifte moeten indienen of anderszins aan een Amerikaanse belastingaangifteplicht moeten voldoen, maar die niet in aanmerking komen voor een Social Security Number.

Een ITIN is geen werkvergunning, geen immigratiestatus en geen bewijs dat u in de Verenigde Staten mag wonen of werken. Het is eenvoudigweg een fiscaal identificatienummer.

Omdat het ITIN aan een persoon wordt toegekend en niet aan een bedrijf, moet het niet worden verward met een EIN, dat een bedrijfsentiteit identificeert.

Wie een ITIN nodig heeft

U heeft mogelijk een ITIN nodig als u een niet-Amerikaanse burger of buitenlandse belastingplichtige bent met een Amerikaanse federale belastingaangifteplicht en u niet in aanmerking komt voor een SSN.

Veelvoorkomende voorbeelden zijn:

• Een niet-ingezeten vreemdeling die een Amerikaanse belastingaangifte moet indienen
• Een buitenlandse persoon die Amerikaans broninkomen ontvangt dat aan de IRS moet worden gerapporteerd
• Een echtgenoot of afhankelijke die op een Amerikaanse belastingaangifte moet worden vermeld en niet in aanmerking komt voor een SSN
• Een buitenlandse eigenaar van een Amerikaans bedrijf die een persoonlijke belastingaangifte moet indienen die verband houdt met die activiteit

Met andere woorden: het ITIN is vaak relevant wanneer iemand Amerikaanse fiscale verplichtingen heeft, maar geen toegang heeft tot een SSN.

Wie geen ITIN nodig heeft

U heeft doorgaans geen ITIN nodig als:

• U in aanmerking komt voor een Social Security Number
• U alleen een nummer nodig heeft voor een bedrijfsentiteit, zoals een LLC of corporation
• U op zoek bent naar een document voor werkvergunning
• U een zakelijke bankrekening wilt openen en de bank om een EIN vraagt in plaats van een persoonlijk fiscaal nummer

Als u een bedrijf in de Verenigde Staten opricht, heeft dat bedrijf meestal een EIN nodig, geen ITIN. Dat onderscheid is belangrijk omdat een ITIN toebehoort aan een individu, terwijl een EIN toebehoort aan een bedrijf.

ITIN versus SSN versus EIN

Deze drie nummers worden vaak samen genoemd, maar ze dienen verschillende doelen.

Social Security Number

Een SSN wordt doorgaans uitgegeven aan Amerikaanse burgers en bepaalde gerechtigde ingezetenen. Het wordt gebruikt voor belastingrapportage, werk en toegang tot Social Security-uitkeringen.

Individual Taxpayer Identification Number

Een ITIN wordt uitsluitend gebruikt voor federale belastingdoeleinden. Het helpt de IRS aangiften en betalingen bij te houden voor personen die een Amerikaans belastingnummer nodig hebben maar geen SSN kunnen krijgen.

Employer Identification Number

Een EIN identificeert een bedrijfsentiteit. Het wordt vaak gebruikt om bankrekeningen te openen, werknemers in dienst te nemen, bedrijfsbelastingformulieren in te dienen en andere fiscale en compliance-taken op entiteitsniveau af te handelen.

Een eenvoudige manier om het verschil te onthouden is dit: SSN en ITIN zijn persoonlijke nummers, terwijl een EIN een bedrijfsnummer is.

Waarvoor een ITIN kan worden gebruikt

Een ITIN kan u helpen om aan Amerikaanse belastingaangifteplichten te voldoen wanneer u niet in aanmerking komt voor een SSN. Afhankelijk van uw situatie kan het worden gebruikt om:

• Een federale inkomstenbelastingaangifte in te dienen
• Belastingplichtig Amerikaans inkomen te rapporteren
• Bepaalde belastingvoordelen te claimen wanneer de wet dat toestaat
• Een echtgenoot of afhankelijke op een aangifte op te nemen wanneer een ITIN vereist is

Een ITIN geeft u geen recht om in de Verenigde Staten te werken en schept geen immigratiestatus. Het is strikt een fiscaal nummer.

Hoe u een ITIN aanvraagt

Om een ITIN aan te vragen, moet u doorgaans IRS Form W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number, indienen.

Het aanvraagproces vereist meestal drie dingen:

1. Een ingevuld Form W-7
2. Een geldige federale belastingreden of een van toepassing zijnde uitzondering
3. Ondersteunende documenten die uw identiteit en buitenlandse status bewijzen

In veel gevallen wordt de W-7 samen met een federale belastingaangifte ingediend. Sommige uitzonderingen zijn van toepassing, maar de algemene regel is dat de IRS een belastingdoel voor de aanvraag wil zien.

Documenten die u mogelijk nodig heeft

De IRS vereist documenten die zowel uw identiteit als uw buitenlandse status ondersteunen. Een paspoort is vaak het meest eenvoudige document, omdat het aan beide vereisten tegelijk kan voldoen als het geldig is en correct wordt ingediend.

Afhankelijk van uw situatie accepteert de IRS mogelijk ook andere documenten die in de instructies voor Form W-7 zijn vermeld.

Enkele praktische punten zijn belangrijk:

• Documenten moeten actueel zijn en niet verlopen
• De IRS kan originele documenten of gewaarmerkte kopieën vereisen
• De documentatie moet overeenkomen met de gegevens op uw aanvraag

Omdat fouten in de documentatie een van de meest voorkomende oorzaken van vertraging zijn, is het de moeite waard om de instructies zorgvuldig te controleren voordat u iets opstuurt.

Waar u de aanvraag indient

U kunt een ITIN-aanvraag doorgaans op verschillende manieren indienen:

• Door Form W-7 samen met de vereiste belastingaangifte en documenten naar de IRS te sturen
• Via een door de IRS geautoriseerde Certified Acceptance Agent in passende gevallen
• Bij een IRS Taxpayer Assistance Center als een persoonlijke optie beschikbaar en geschikt is voor uw situatie

De beste methode hangt af van uw documenten, uw locatie en of u originele stukken of gewaarmerkte kopieën moet indienen.

Hoe lang het duurt om een ITIN te krijgen

De verwerkingstijden van de IRS kunnen variëren, maar de instantie adviseert momenteel aanvragers om ongeveer zeven weken te rekenen voor een reactie. Tijdens het drukke aangifteseizoen of wanneer aanvragen vanuit het buitenland worden ingediend, kan het proces langer duren.

Als uw indieningsdeadline nadert, wacht dan niet tot het laatste moment. Een vertraagde ITIN-aanvraag kan het indienen van belastingen vertragen en invloed hebben op terugbetalingen of andere fiscale verwerking.

Verlopen ITINs

Ja. Een ITIN kan verlopen als het drie opeenvolgende belastingjaren niet wordt gebruikt op een Amerikaanse federale belastingaangifte. Wanneer dat gebeurt, verloopt het nummer op 31 december na het derde jaar waarin het niet is gebruikt.

Dat betekent dat een verlopen ITIN mogelijk moet worden verlengd voordat het opnieuw kan worden gebruikt op een toekomstige federale belastingaangifte.

Als uw ITIN alleen wordt gebruikt op informatieaangiften, zoals bij bepaalde 1099-rapportages, is verlenging mogelijk niet nodig. De kernvraag is of het nummer zal worden gebruikt op een federale inkomstenbelastingaangifte.

Hoe u een ITIN verlengt

Het verlengen van een ITIN betekent meestal dat u Form W-7 opnieuw indient en de IRS-instructies voor verlengingen volgt. U zou moeten verlengen als:

• Uw ITIN is verlopen
• U het op een federale belastingaangifte moet vermelden
• U vertragingen door een verlopen nummer wilt vermijden

Als u later in aanmerking komt voor een SSN, moet u de IRS hiervan op de hoogte stellen en voortaan de SSN gebruiken in plaats van het ITIN te verlengen.

Veelvoorkomende fouten om te vermijden

ITIN-aanvragen lopen vaak vertraging op door kleine maar vermijdbare fouten. Veelvoorkomende fouten zijn onder andere:

• Het verkeerde formulier versturen
• Vergeten een belastingaangiftereden op te nemen
• Verlopen of inconsistente documenten indienen
• Verwarring tussen ITIN- en EIN-vereisten
• Aannemen dat een ITIN werken in de Verenigde Staten toestaat
• Wachten tot belastingdeadlines te dichtbij zijn

Een zorgvuldige controle vóór indiening kan weken vertraging besparen.

Waarom dit belangrijk is voor ondernemers

Als u een Amerikaans bedrijf start of uitbreidt, is het belangrijk om persoonlijke fiscale identificatie te scheiden van bedrijfsoprichting.

Uw bedrijf kan nodig hebben:

• Een oprichtingsregistratie voor een LLC of corporation
• Een EIN voor belasting- en bankdoeleinden
• Staatsregistraties en vergunningen
• Persoonlijke belastingaangiften voor eigenaren, leden of buitenlandse personen die bij het bedrijf betrokken zijn

Dat betekent dat een buitenlandse oprichter mogelijk zowel een zakelijk EIN als een persoonlijk ITIN nodig heeft, afhankelijk van de structuur en de fiscale aangifteplichten.

Hoe Zenind hierbij past

Zenind helpt ondernemers bij het oprichten van Amerikaanse bedrijven en bij belangrijke oprichtingsstappen, zoals entiteitsopzet en begeleiding rond een EIN. Als u een buitenlandse oprichter bent, kan dat een praktisch startpunt zijn voor het bouwen van een conforme Amerikaanse bedrijfsstructuur.

Een ITIN is echter nog steeds een persoonlijk IRS-fiscaal nummer en wordt aangevraagd via het IRS-proces. Als uw situatie zowel bedrijfsoprichting als persoonlijke fiscale aangifteplichten omvat, is de juiste volgorde belangrijk: richt het bedrijf correct op, verkrijg het benodigde zakelijke fiscaal nummer en pak vervolgens eventuele individuele fiscale identificatiebehoeften aan die voortvloeien uit uw persoonlijke aangifteplichten.

Slotgedachten

Een ITIN is een gericht hulpmiddel, geen algemeen identiteitsnummer. Het bestaat om mensen te helpen die aan Amerikaanse federale belastingverplichtingen moeten voldoen maar geen SSN kunnen krijgen.

Als u slechts een paar punten onthoudt, houd dan dit in gedachten:

• Een ITIN is voor individuen, niet voor bedrijven
• Het wordt alleen voor federale belastingdoeleinden gebruikt
• Het geeft geen recht om in de Verenigde Staten te werken
• Het kan verlopen na drie opeenvolgende jaren van niet-gebruik op een federale belastingaangifte
• Veel aanvragen lopen vertraging op door ontbrekende of onjuiste documentatie

Voor buitenlandse belastingplichtigen en ondernemers is het essentieel om het verschil tussen een ITIN en een EIN te begrijpen. Het juiste nummer, op de juiste manier aangevraagd, kan Amerikaanse belastingnaleving veel eenvoudiger maken.