Vad är ett ITIN? En praktisk guide för icke-amerikanska skattskyldiga och företagare

Om du bedriver verksamhet, investerar eller tjänar inkomster i USA utan att vara berättigad till ett Social Security Number kan du behöva ett Individual Taxpayer Identification Number, eller ITIN. Ett ITIN är ett federalt skatteidentifieringsnummer som utfärdas av IRS för personer som har ett amerikanskt skattedeklarationssyfte men som inte kan få ett SSN.

Den enkla definitionen döljer många praktiska frågor. Vad kan ett ITIN faktiskt användas till? Vem behöver ett? Hur skiljer det sig från ett EIN? Och vad händer om ditt ITIN går ut?

Den här guiden förklarar grunderna på ett tydligt sätt så att du kan förstå när ett ITIN spelar roll, hur du ansöker och hur det passar in i helheten kring amerikansk skatteefterlevnad och bolagsbildning.

Vad ett ITIN är

Ett ITIN är ett ni-siffrigt nummer som används av IRS för federala skatteändamål. Det är avsett för personer som behöver lämna in en amerikansk deklaration eller på annat sätt uppfylla ett amerikanskt skattedeklarationskrav, men som inte är berättigade till ett Social Security Number.

Ett ITIN är inte ett arbetstillstånd, inte en immigrationsstatus och inte ett bevis på att du kan bo eller arbeta i USA. Det är helt enkelt ett skatteidentifieringsnummer.

Eftersom ITIN tilldelas en person, inte ett företag, ska det inte förväxlas med ett EIN, som identifierar en juridisk person eller ett företag.

Vem behöver ett ITIN

Du kan behöva ett ITIN om du är en icke-amerikansk medborgare eller utländsk person med en federal skattedeklarationsskyldighet i USA och du inte är berättigad till ett SSN.

Vanliga exempel inkluderar:

• En utländsk person utan amerikanskt skatterättsligt hemvist som måste lämna in en amerikansk deklaration
• En utländsk person som får inkomst från USA som måste rapporteras till IRS
• En make/maka eller underhållsberättigad som ska anges i en amerikansk deklaration och inte kvalificerar för ett SSN
• En utländsk ägare till ett amerikanskt företag som behöver lämna in en personlig deklaration kopplad till den verksamheten

Med andra ord blir ITIN ofta relevant när en person har amerikansk skatteexponering men inte har tillgång till ett SSN.

Vem behöver inte ett ITIN

Du behöver i allmänhet inte ett ITIN om:

• Du är berättigad till ett Social Security Number
• Du bara behöver ett nummer för en juridisk person, till exempel ett LLC eller ett aktiebolag
• Du letar efter ett dokument som ger arbetstillstånd
• Du försöker öppna ett företagsbankkonto och banken efterfrågar ett EIN i stället för ett personligt skatteidentifieringsnummer

Om du bildar ett företag i USA behöver verksamheten normalt ett EIN, inte ett ITIN. Skillnaden är viktig eftersom ett ITIN tillhör en individ, medan ett EIN tillhör ett företag.

ITIN vs SSN vs EIN

De här tre numren diskuteras ofta tillsammans, men de fyller olika funktioner.

Social Security Number

Ett SSN utfärdas vanligtvis till amerikanska medborgare och vissa personer med tillstånd att vistas i landet. Det används för skatterapportering, anställning och tillgång till Social Security-förmåner.

Individual Taxpayer Identification Number

Ett ITIN används endast för federala skatteändamål. Det hjälper IRS att spåra deklarationer och betalningar för personer som behöver ett amerikanskt skattenummer men inte kan få ett SSN.

Employer Identification Number

Ett EIN identifierar ett företag eller en juridisk person. Det används ofta för att öppna bankkonton, anställa personal, lämna in företagsskatteblanketter och hantera andra skatte- och efterlevnadsärenden på företagsnivå.

Ett enkelt sätt att komma ihåg skillnaden är detta: SSN och ITIN är personliga nummer, medan ett EIN är ett företagsnummer.

Vad ett ITIN kan användas till

Ett ITIN kan hjälpa dig att uppfylla amerikanska skattedeklarationskrav när du inte är berättigad till ett SSN. Beroende på din situation kan det användas för att:

• Lämna in en federal inkomstdeklaration
• Rapportera skattepliktig inkomst från USA
• Kräva vissa skatterelaterade förmåner när lagen tillåter det
• Inkludera en make/maka eller underhållsberättigad i en deklaration när ett ITIN krävs

Ett ITIN ger dig inte rätt att arbeta i USA och skapar inte heller någon immigrationsstatus. Det är strikt ett skattenummer.

Hur du ansöker om ett ITIN

För att ansöka om ett ITIN behöver du vanligtvis lämna in IRS Form W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number.

Ansökningsprocessen kräver vanligtvis tre saker:

1. En ifylld Form W-7
2. Ett giltigt federalt skäl för att lämna in en deklaration eller ett tillämpligt undantag
3. Stödjande dokumentation som bevisar identitet och utländsk status

I många fall skickas W-7 in tillsammans med en federal deklaration. Vissa undantag gäller, men den allmänna regeln är att IRS vill se ett skatteändamål med ansökan.

Dokument du kan behöva

IRS kräver dokumentation som styrker både din identitet och din utländska status. Ett pass är ofta det enklaste dokumentet eftersom det kan uppfylla båda kraven på egen hand om det är giltigt och skickas in korrekt.

Beroende på din situation kan IRS också acceptera andra dokument som anges i instruktionerna till Form W-7.

Några praktiska punkter är viktiga här:

• Dokumenten måste vara aktuella och inte utgångna
• IRS kan kräva original eller bestyrkta kopior
• Dokumentationen måste stämma överens med uppgifterna i din ansökan

Eftersom fel i dokumentationen är en av de vanligaste orsakerna till förseningar är det värt att kontrollera instruktionerna noggrant innan du skickar in något.

Var du lämnar in ansökan

Du kan vanligtvis lämna in en ITIN-ansökan på några olika sätt:

• Genom att posta Form W-7 tillsammans med den obligatoriska deklarationen och dokumenten till IRS
• Via en IRS-auktoriserad Certified Acceptance Agent i lämpliga fall
• Vid ett IRS Taxpayer Assistance Center om ett personligt alternativ finns tillgängligt och är lämpligt för din situation

Den bästa metoden beror på dina dokument, din plats och om du behöver skicka in originalhandlingar eller bestyrkta kopior.

Hur lång tid det tar att få ett ITIN

IRS handläggningstider kan variera, men myndigheten rekommenderar för närvarande att sökande räknar med ungefär sju veckor för ett svar. Under högsäsong för deklarationer eller när ansökningar skickas från utlandet kan processen ta längre tid.

Om din deklarationsdeadline närmar sig bör du inte vänta till sista minuten. En försenad ITIN-ansökan kan bromsa skattedeklarationen och påverka återbäringar eller annan skattehantering.

Går ITIN ut

Ja. Ett ITIN kan gå ut om det inte används i en amerikansk federal deklaration under tre på varandra följande beskattningsår. När det händer går numret ut den 31 december efter det tredje år då det inte använts.

Det betyder att ett utgånget ITIN kan behöva förnyas innan det kan användas i en framtida federal deklaration.

Om ditt ITIN bara används i informationsdeklarationer, till exempel vissa 1099-rapporteringssituationer, kan förnyelse kanske inte behövas. Den centrala frågan är om numret ska användas i en federal inkomstdeklaration.

Hur du förnyar ett ITIN

Att förnya ett ITIN innebär vanligtvis att lämna in Form W-7 igen och följa IRS instruktioner för förnyelser. Du bör förnya om:

• Ditt ITIN har gått ut
• Du behöver använda det i en federal deklaration
• Du vill undvika handläggningsförseningar kopplade till ett utgånget nummer

Om du senare blir berättigad till ett SSN ska du meddela IRS och använda SSN framöver i stället för att förnya ITIN.

Vanliga misstag att undvika

ITIN-ansökningar försenas ofta av små men undvikbara fel. Vanliga misstag inkluderar:

• Att skicka in fel blankett
• Att glömma att ange ett skäl för skattedeklaration
• Att skicka in utgångna eller oförenliga dokument
• Att förväxla ITIN-krav med EIN-krav
• Att anta att ett ITIN ger rätt att arbeta i USA
• Att vänta tills deklarationsfristen är för nära

En noggrann genomgång före inskick kan spara veckor av förseningar.

Varför detta spelar roll för företagare

Om du startar eller expanderar ett företag i USA är det viktigt att skilja på personlig skatteidentifikation och bolagsbildning.

Ditt företag kan behöva:

• En registrering för LLC eller aktiebolag
• Ett EIN för skatte- och bankändamål
• Delstatliga registreringar och licenser
• Personliga deklarationer för ägare, delägare eller utländska personer som är involverade i verksamheten

Det betyder att en utländsk grundare kan behöva både ett företags-EIN och ett personligt ITIN, beroende på strukturen och kraven på skattedeklaration.

Hur Zenind passar in

Zenind hjälper entreprenörer att bilda amerikanska bolag och hantera viktiga steg i bildningsprocessen, till exempel bolagsregistrering och vägledning kring EIN. Om du är en utländsk grundare kan det vara en praktisk utgångspunkt för att bygga en korrekt och efterlevande amerikansk företagsstruktur.

Ett ITIN är däremot fortfarande ett personligt IRS-skattnummer och hanteras genom IRS ansökningsprocess. Om din situation omfattar både bolagsbildning och personliga skatteplikter är rätt ordning viktig: bilda företaget korrekt, skaffa det nödvändiga företagsnumret och hantera därefter eventuella individuella skatteidentifikationsbehov som är kopplade till din personliga deklaration.

Slutord

Ett ITIN är ett avgränsat verktyg, inte ett allmänt identitetsnummer. Det finns för att hjälpa personer som behöver uppfylla amerikanska federala skattekrav men som inte är berättigade till ett SSN.

Om du bara minns några få saker, tänk på detta:

• Ett ITIN är för individer, inte för företag
• Det används endast för federala skatteändamål
• Det ger inte rätt att arbeta i USA
• Det kan gå ut efter tre på varandra följande år utan användning i en federal deklaration
• Många ansökningar försenas av saknade eller felaktiga dokument

För utländska skattskyldiga och företagare är det avgörande att förstå skillnaden mellan ett ITIN och ett EIN. Rätt nummer, inskickat på rätt sätt, kan göra amerikansk skatteefterlevnad betydligt smidigare.