Λέξεις και φράσεις που πρέπει να αποφεύγετε στις περιγραφές θέσεων εργασίας για καλύτερη πρόσληψη

Μια περιγραφή θέσης εργασίας κάνει περισσότερα από το να απαριθμεί αρμοδιότητες. Διαμορφώνει το ποιοι κάνουν αίτηση, πώς αντιλαμβάνονται οι υποψήφιοι την εταιρεία σας και αν τα κατάλληλα άτομα βλέπουν τον εαυτό τους στον ρόλο. Για startups και μικρές επιχειρήσεις, αυτό έχει ακόμη μεγαλύτερη σημασία. Κάθε απόφαση πρόσληψης επηρεάζει τη ρευστότητα, την κουλτούρα, την ταχύτητα και την εμπειρία του πελάτη.

Αν χτίζετε μια νέα επιχείρηση, ειδικά μετά τη σύσταση της LLC ή της corporation σας, η πρόσληψη των πρώτων υπαλλήλων είναι ένα από τα πιο σημαντικά βήματα για να μετατρέψετε μια ιδέα σε ενεργή εταιρεία. Οι σαφείς, συμπεριληπτικές και συγκεκριμένες περιγραφές θέσεων εργασίας σας βοηθούν να προσελκύσετε ισχυρότερους υποψηφίους και να αποφύγετε να χάνετε χρόνο με αιτούντες που δεν ταιριάζουν.

Το πρόβλημα είναι ότι πολλές αγγελίες βασίζονται σε αόριστα buzzwords, υπερβολική γλώσσα ή περιττές απαιτήσεις. Αυτές οι επιλογές μπορούν να κάνουν την εταιρεία σας να φαίνεται ανοργάνωτη, επιβλητική ή μεροληπτική, ακόμη και όταν αυτό δεν είναι η πρόθεσή σας.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί ποιες λέξεις και φράσεις πρέπει να αποφεύγετε στις περιγραφές θέσεων εργασίας, γιατί δημιουργούν προβλήματα και τι να λέτε αντί γι' αυτές.

Γιατί έχει σημασία η γλώσσα στις περιγραφές θέσεων εργασίας

Οι περιγραφές θέσεων εργασίας είναι συχνά η πρώτη επαφή ενός υποψηφίου με την επιχείρησή σας. Πριν διαβάσουν τον ιστότοπό σας, γνωρίσουν την ομάδα σας ή καταλάβουν την κουλτούρα σας, βλέπουν τη γλώσσα που χρησιμοποιείτε για να περιγράψετε τον ρόλο.

Αυτή η γλώσσα μπορεί να επηρεάσει:

• Το αν θα κάνουν αίτηση οι κατάλληλοι υποψήφιοι
• Το αν οι υποψήφιοι θα νιώσουν ότι είναι ευπρόσδεκτοι ή αποκλεισμένοι
• Το αν η εταιρεία σας φαίνεται αξιόπιστη και επαγγελματική
• Το πόσο καθαρά καταλαβαίνουν οι αιτούντες τον ρόλο
• Το πόσο αποτελεσματικά μπορείτε να αξιολογήσετε και να επιλέξετε υποψηφίους

Η ισχυρή γλώσσα στην πρόσληψη πρέπει να προσελκύει τους σωστούς ανθρώπους και ταυτόχρονα να φιλτράρει όσους δεν ταιριάζουν. Η αδύναμη γλώσσα κάνει το αντίθετο. Δημιουργεί θόρυβο, μπερδεύει τους υποψηφίους και μπορεί ακόμη και να μειώσει την εμπιστοσύνη στην επιχείρησή σας.

1. Αποφύγετε υπερβολικά buzzwords

Ορισμένες λέξεις είναι συνηθισμένες στις αγγελίες εργασίας επειδή ακούγονται δυναμικές, αλλά συχνά δεν προσθέτουν ουσιαστική αξία.

Παραδείγματα:

• Rock star
• Ninja
• Guru
• Superstar
• Guru-level
• Dominant
• Badass
• Warrior

Αυτές οι φράσεις μπορεί να φαίνονται ελκυστικές, αλλά μπορούν να κάνουν τον ρόλο να φαίνεται ανώριμος ή αποκλειστικός. Κάποιοι υποψήφιοι απλώς θα τις αγνοήσουν. Άλλοι μπορεί να τις εκλάβουν ως ένδειξη για ένα ιδιαίτερα πιεστικό περιβάλλον όπου το στιλ μετρά περισσότερο από την ουσία.

Μπορούν επίσης να δημιουργήσουν ακούσια μεροληψία. Μια φράση όπως “ninja” ή “rock star” μπορεί να ακούγεται παιχνιδιάρικη σε έναν αναγνώστη και αποθαρρυντική σε έναν άλλον. Αν στόχος σας είναι να προσελκύσετε ένα ευρύ σύνολο κατάλληλων ανθρώπων, η ουδέτερη γλώσσα είναι ασφαλέστερη και πιο αποτελεσματική.

Χρησιμοποιήστε πιο ακριβείς εναλλακτικές:

• Ικανός
• Έμπειρος
• Με υψηλές ικανότητες
• Δημιουργικός
• Στρατηγικός
• Συνεργατικός
• Αυτοδύναμος

Για παράδειγμα, αντί να γράψετε “Χρειαζόμαστε marketing ninja”, γράψτε “Αναζητούμε έμπειρο επαγγελματία marketing με ισχυρές δεξιότητες εκτέλεσης καμπανιών”.

2. Αποφύγετε κενή ορολογία

Η ορολογία συχνά ακούγεται εντυπωσιακή χωρίς να λέει πραγματικά κάτι χρήσιμο στον υποψήφιο. Αν μια φράση θα μπορούσε να ταιριάζει σχεδόν σε οποιονδήποτε ρόλο, πιθανότατα δεν ανήκει στην περιγραφή.

Παραδείγματα:

• Results-driven
• Dynamic team player
• Thought leader
• Synergy
• Self-starter
• Proven track record of success
• Innovative problem solver
• Fast-paced environment

Αυτές οι εκφράσεις είναι τόσο συνηθισμένες που σπάνια βοηθούν τους υποψηφίους να καταλάβουν τη θέση. Ακόμη χειρότερα, μπορούν να κάνουν μια αγγελία να μοιάζει γενική ή αντιγραμμένη από πρότυπο.

Αντί να χρησιμοποιείτε γενικές δηλώσεις, περιγράψτε την ίδια τη δουλειά. Πείτε τι θα κάνει πραγματικά το άτομο, ποια αποτελέσματα έχουν σημασία και ποια εργαλεία ή εμπειρία απαιτούνται.

Για παράδειγμα:

• Αντί για “results-driven”, πείτε “αναμένεται να διαχειρίζεται εβδομαδιαίους στόχους προσέγγισης και να αναφέρει την πρόοδο του pipeline”.
• Αντί για “dynamic team player”, πείτε “συνεργάζεται στενά με sales, support και operations για την επίλυση ζητημάτων πελατών”.
• Αντί για “innovative problem solver”, πείτε “αναλύει επαναλαμβανόμενα ζητήματα εξυπηρέτησης και προτείνει βελτιώσεις διαδικασιών”.

Η συγκεκριμενοποίηση είναι πιο πειστική από την ορολογία.

3. Αποφύγετε κλισέ που δεν λένε τίποτα

Τα κλισέ χρησιμοποιούνται συχνά επειδή ακούγονται οικεία, αλλά η οικειότητα δεν είναι το ίδιο με τη χρησιμότητα. Πολλές αγγελίες είναι γεμάτες φράσεις που έχουν χάσει κάθε νόημα από την επανάληψη.

Κοινά παραδείγματα:

• Detail-oriented
• Self-motivated
• Hard-working
• Go-getter
• Team-oriented
• Excellent communication skills
• Multi-tasking
• Fast learner

Αυτοί οι όροι δεν είναι από μόνοι τους κακοί, αλλά γίνονται αδύναμοι όταν δεν υποστηρίζονται από πλαίσιο. Σχεδόν κάθε εργοδότης θέλει έναν υποψήφιο που επικοινωνεί καλά και δουλεύει σκληρά. Αυτό όμως δεν διαφοροποιεί τον ρόλο σας ούτε βοηθά έναν υποψήφιο να καταλάβει αν ταιριάζει.

Μια πιο δυνατή προσέγγιση είναι να αντικαταστήσετε τα κλισέ με συγκεκριμένες προσδοκίες.

Για παράδειγμα:

• Αντί για “detail-oriented”, πείτε “ελέγχει τιμολόγια, συμβόλαια και αναφορές για ακρίβεια”.
• Αντί για “excellent communication skills”, πείτε “συντάσσει emails προς πελάτες και παρουσιάζει εβδομαδιαίες ενημερώσεις στη διοίκηση”.
• Αντί για “fast learner”, πείτε “προσαρμόζεται γρήγορα σε νέα συστήματα και μπορεί να μάθει το CRM μας μέσα στον πρώτο μήνα”.

Αυτό το στυλ γραφής βελτιώνει τη σαφήνεια και κάνει την αγγελία σας να φαίνεται πιο σκόπιμη και επαγγελματική.

4. Αποφύγετε γλώσσα με έμφυλο ή αποκλειστικό χαρακτήρα

Ορισμένη γλώσσα στις περιγραφές θέσεων εργασίας ευνοεί έμμεσα μία ομάδα έναντι μιας άλλης. Ακόμη κι αν δεν είναι σκόπιμο, αυτό μπορεί να περιορίσει το σύνολο των υποψηφίων και να υπονομεύσει το employer brand σας.

Λέξεις που μπορεί να έχουν πιο αρρενωπή χροιά ή να δημιουργούν υπερβολικά επιθετικό τόνο περιλαμβάνουν:

• Aggressive
• Dominant
• Competitive
• Fearless
• Hype
• Kill it
• Conquer

Σε ορισμένα πλαίσια, αυτές οι λέξεις μπορεί να ταιριάζουν σε τόνο πωλήσεων ή αθλητισμού. Αλλά στις περισσότερες περιγραφές θέσεων εργασίας είναι περιττές και μπορούν να κάνουν τον ρόλο να φαίνεται λιγότερο φιλόξενος.

Η αποκλειστική γλώσσα μπορεί επίσης να προκύψει από διατύπωση που προϋποθέτει συγκεκριμένο υπόβαθρο, εκπαιδευτική διαδρομή ή κατάσταση ζωής χωρίς λόγο. Για παράδειγμα, η απαίτηση “recent graduate” όταν ο ρόλος δεν χρειάζεται αυτό το προφίλ μπορεί να αποκλείσει έμπειρους υποψηφίους. Ομοίως, η απαίτηση για χρόνια εμπειρίας που δεν είναι πραγματικά απαραίτητα μπορεί να αποθαρρύνει ισχυρούς υποψηφίους πριν καν κάνουν αίτηση.

Όταν γράφετε για ευρύ κοινό, επιλέγετε συμπεριληπτική, ουδέτερη γλώσσα:

• Συνεργατικός αντί για συγκρουσιακός
• Σίγουρος αντί για κυρίαρχος
• Προσαρμοστικός αντί για ατρόμητος
• Παρακινημένος αντί για επιθετικός

Ο στόχος δεν είναι να γίνει η αγγελία άχρωμη. Είναι να γίνει η γλώσσα ακριβής και φιλόξενη.

5. Αποφύγετε υπερβολικές απαιτήσεις

Ένα από τα μεγαλύτερα λάθη στις αγγελίες είναι η συσσώρευση υπερβολικά πολλών απαιτήσεων. Όταν μια περιγραφή ζητά τα πάντα, συχνά καταλήγει να μην προσελκύει κανέναν.

Παραδείγματα υπερβολής:

• “Πρέπει να έχει 10+ χρόνια εμπειρίας” για entry-level ή mid-level ρόλο
• “Εξειδίκευση σε όλες τις βασικές πλατφόρμες” όταν η δουλειά χρησιμοποιεί μόνο μία ή δύο
• “Πρέπει να είναι διαθέσιμος 24/7” χωρίς πραγματική επιχειρηματική ανάγκη
• “Απαραίτητο πτυχίο bachelor” όταν η δουλειά μπορεί να γίνει επιτυχώς χωρίς αυτό

Μη ρεαλιστικές απαιτήσεις μπορούν να αποθαρρύνουν κατάλληλους υποψηφίους, ειδικά όσους προέρχονται από μη παραδοσιακά υπόβαθρα. Επίσης, καθιστούν πιο δύσκολο για τους αιτούντες να καταλάβουν ποιες δεξιότητες είναι πραγματικά ουσιαστικές.

Μια καλύτερη προσέγγιση είναι να χωρίσετε τις απαιτήσεις σε δύο ομάδες:

• Απαραίτητα προσόντα
• Προτιμώμενα προσόντα

Αυτό βοηθά τους υποψηφίους να αυτοαξιολογηθούν σωστά και βελτιώνει την ποιότητα των αιτήσεων που λαμβάνετε.

6. Αποφύγετε να ζητάτε ευαίσθητες ή άσχετες πληροφορίες πολύ νωρίς

Ορισμένες περιγραφές θέσεων εργασίας ζητούν από τους υποψηφίους να αποκαλύψουν πληροφορίες που δεν θα έπρεπε να αποτελούν μέρος της αρχικής διαδικασίας επιλογής.

Παραδείγματα:

• Τρέχουσα αμοιβή
• Ιστορικό μισθού
• Οικογενειακή κατάσταση
• Ηλικία
• Οικογενειακή κατάσταση γάμου
• Ιθαγένεια όταν δεν απαιτείται νομικά για τον ρόλο
• Προφίλ σε social media που δεν σχετίζονται με τη δουλειά

Αυτά τα αιτήματα μπορεί να φανούν παρεμβατικά και να αποθαρρύνουν ισχυρούς υποψηφίους από το να κάνουν αίτηση. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί επίσης να δημιουργήσουν νομικά ή κανονιστικά ζητήματα ανάλογα με την τοποθεσία και τη διαδικασία πρόσληψης.

Αν η μισθολογική κλίμακα είναι σχετική, δώστε τη εύρος εκ των προτέρων αντί να ζητάτε ευαίσθητες λεπτομέρειες πρώτα. Αν η άδεια εργασίας έχει σημασία, ζητήστε τη νομικά κατάλληλη επιβεβαίωση στο σωστό στάδιο της διαδικασίας και κρατήστε τη διατύπωση σαφή και σύννομη.

Όταν έχετε αμφιβολία, ζητάτε μόνο πληροφορίες που επηρεάζουν άμεσα την ικανότητα του ατόμου να εκτελέσει τον ρόλο.

7. Αποφύγετε γλώσσα που δείχνει χάος

Ορισμένες αγγελίες μεταδίδουν ακούσια αταξία, εξουθένωση ή έλλειψη δομής. Αυτό ίσως δεν είναι το μήνυμα που θέλετε να στείλετε.

Φράσεις προς αποφυγή:

• Wear many hats
• Hit the ground running
• Must thrive under pressure
• Work hard, play hard
• No two days are the same
• Whatever it takes
• Hustle culture language

Αυτές οι φράσεις συχνά ακούγονται ελκυστικές στους ιδρυτές, αλλά στους υποψηφίους μπορεί να υποδηλώνουν ασαφείς προσδοκίες, πολλές ώρες εργασίας και κακά όρια μεταξύ εργασίας και προσωπικής ζωής.

Αυτό δεν σημαίνει ότι οι startups πρέπει να κρύβουν τον ρυθμό ή την ευελιξία τους. Σημαίνει ότι πρέπει να περιγράφουν το περιβάλλον με ειλικρίνεια.

Για παράδειγμα:

• Το “This is a fast-moving role with changing priorities” είναι πιο συγκεκριμένο από το “must thrive under pressure”.
• Το “You will support marketing, operations, and customer communications” είναι πιο σαφές από το “wear many hats”.
• Το “We value ownership and adaptability” είναι πιο ισχυρό από το “whatever it takes”.

Οι υποψήφιοι είναι πιο πιθανό να κάνουν αίτηση όταν καταλαβαίνουν την πραγματικότητα του ρόλου.

8. Αποφύγετε copy-paste πρότυπα χωρίς προσαρμογή

Ένα άλλο συχνό πρόβλημα είναι η χρήση ενός γενικού προτύπου που θα μπορούσε να ισχύει για οποιαδήποτε επιχείρηση.

Μια περιγραφή θέσης εργασίας που μοιάζει με επαναχρησιμοποιημένη φόρμα συνήθως περιέχει φράσεις όπως:

• “Responsible for various duties as assigned”
• “Other duties as needed”
• “Must have strong computer skills”
• “Friendly and professional demeanor required”

Αυτές οι γραμμές μπορεί να είναι ακίνδυνες, αλλά από μόνες τους δεν είναι χρήσιμες. Δεν λένε στον υποψήφιο πώς μοιάζει η επιτυχία ούτε γιατί έχει σημασία ο ρόλος.

Αν χρησιμοποιείτε πρότυπο, προσαρμόστε το ώστε να αντικατοπτρίζει:

• Τον κλάδο σας
• Το μέγεθος της εταιρείας σας
• Το λειτουργικό σας μοντέλο
• Τα πραγματικά εργαλεία και τις ροές εργασίας που χρησιμοποιούνται στον ρόλο
• Τα αποτελέσματα που αναμένεται να επιτύχει ο εργαζόμενος

Μια προσαρμοσμένη περιγραφή θέσης εργασίας φαίνεται πιο αξιόπιστη και προσελκύει καλύτερα ταιριασμένους υποψηφίους.

Καλύτερες λέξεις που μπορείτε να χρησιμοποιείτε

Η αποφυγή κακής γλώσσας είναι μόνο το μισό έργο. Η αντικατάστασή της με πιο δυνατή γλώσσα κάνει την αγγελία σας πιο εύκολη στην κατανόηση και πιο πειστική.

Δοκιμάστε αυτά τα μοτίβα:

• Χρησιμοποιήστε ρήματα δράσης: διαχειρίζομαι, συντονίζω, προετοιμάζω, αναλύω, υποστηρίζω, παρακολουθώ, βελτιώνω
• Χρησιμοποιήστε γλώσσα αποτελέσματος: αυξάνω, μειώνω, διατηρώ, λανσάρω, επιλύω, αναφέρω, αναπτύσσω
• Χρησιμοποιήστε συγκεκριμένα προσόντα: εξοικείωση με λογισμικό λογιστικής, εμπειρία στην υποστήριξη πελατών, διαχείριση sales pipeline ή επιμέλεια περιεχομένου
• Χρησιμοποιήστε άμεσες προσδοκίες: εβδομαδιαία αναφορά, επικοινωνία με πελάτες, τεκμηρίωση διαδικασιών ή συνεργασία με την ομάδα

Ακολουθούν μερικά παραδείγματα αδύναμης και ισχυρής διατύπωσης:

• Αδύναμο: “Χρειαζόμαστε έναν self-starter που μπορεί να χειριστεί πολλά καθήκοντα.”

• Ισχυρό: “Θα διαχειρίζεστε εισερχόμενα emails πελατών, θα ενημερώνετε αρχεία και θα συντονίζετε τα επόμενα βήματα με εσωτερικές ομάδες.”

• Αδύναμο: “Αναζητούμε marketing guru.”

• Ισχυρό: “Αναζητούμε ειδικό marketing με εμπειρία σε paid campaigns και lead generation.”

• Αδύναμο: “Πρέπει να μαθαίνει γρήγορα σε ένα δυναμικό περιβάλλον.”

• Ισχυρό: “Θα πρέπει να μπορεί να μάθει γρήγορα το CRM μας και να προσαρμόζεται σε εβδομαδιαίες αλλαγές προτεραιοτήτων.”

Η σαφήνεια πάντα υπερισχύει.

Μια απλή λίστα ελέγχου για περιγραφή θέσης εργασίας

Πριν δημοσιεύσετε μια περιγραφή θέσης εργασίας, ελέγξτε την με αυτή τη λίστα:

• Ο τίτλος ανταποκρίνεται με ακρίβεια στον ρόλο;
• Οι αρμοδιότητες είναι συγκεκριμένες και ρεαλιστικές;
• Τα απαραίτητα προσόντα είναι πραγματικά αναγκαία;
• Η γλώσσα είναι συμπεριληπτική και ουδέτερη;
• Υπάρχουν buzzwords, κλισέ ή αόριστες δηλώσεις;
• Η περιγραφή εξηγεί πώς μοιάζει η επιτυχία;
• Είναι σαφείς οι μισθολογικές προσδοκίες, η τοποθεσία και το ωράριο;
• Αντικατοπτρίζει η αγγελία την πραγματική κουλτούρα του χώρου εργασίας σας;

Αν μπορείτε να απαντήσετε ναι σε αυτές τις ερωτήσεις, η περιγραφή σας έχει πολύ περισσότερες πιθανότητες να προσελκύσει κατάλληλους υποψηφίους.

Παράδειγμα αναδιατύπωσης

Ακολουθεί ένα απλό παράδειγμα βελτίωσης μιας αγγελίας.

Αδύναμη έκδοση

Αναζητούμε ένα rock star team player που ανθίζει σε fast-paced environment και μπορεί να hit the ground running. Απαραίτητα detail-oriented, self-motivated και ικανός να wear many hats.

Καλύτερη έκδοση

Αναζητούμε έναν customer success associate που μπορεί να διαχειρίζεται ερωτήματα πελατών, να παρακολουθεί καθήκοντα follow-up και να υποστηρίζει το onboarding νέων λογαριασμών. Ο ιδανικός υποψήφιος επικοινωνεί καθαρά, παραμένει οργανωμένος και μπορεί να προσαρμόζεται σε μεταβαλλόμενες προτεραιότητες.

Η δεύτερη έκδοση λέει πολύ περισσότερα με πολύ λιγότερο θόρυβο. Δίνει στους υποψηφίους μια πραγματική εικόνα της δουλειάς και κάνει την αξιολόγηση πιο εύκολη για τον εργοδότη.

Τελικές σκέψεις

Οι καλύτερες περιγραφές θέσεων εργασίας δεν βασίζονται σε υπερβολή. Βασίζονται στη σαφήνεια, τη συγκεκριμενοποίηση και τον σεβασμό στον χρόνο του υποψηφίου.

Όταν αποφεύγετε buzzwords, κλισέ, αποκλειστική γλώσσα και περιττές απαιτήσεις, κάνετε την εταιρεία σας να φαίνεται πιο αξιόπιστη και πιο ελκυστική. Αυτό έχει σημασία είτε προσλαμβάνετε τον πρώτο σας υπάλληλο είτε επεκτείνετε μια αναπτυσσόμενη ομάδα μετά τη σύσταση της επιχείρησής σας.

Για ιδρυτές και μικρούς επιχειρηματίες, η ισχυρή γλώσσα στις προσλήψεις είναι μέρος της οικοδόμησης μιας ισχυρής εταιρείας. Μια καλά γραμμένη περιγραφή θέσης εργασίας σας βοηθά να προσελκύσετε καλύτερους υποψηφίους, να εξοικονομήσετε χρόνο στη διαδικασία πρόσληψης και να θέσετε τις σωστές προσδοκίες από την πρώτη μέρα.

Αν θέλετε η επιχείρησή σας να αναπτυχθεί με τους σωστούς ανθρώπους στους σωστούς ρόλους, ξεκινήστε από τις λέξεις που χρησιμοποιείτε για να περιγράψετε τη δουλειά.