Những từ và cụm từ nên tránh trong mô tả công việc để tuyển dụng hiệu quả hơn

Mô tả công việc không chỉ đơn thuần là liệt kê trách nhiệm. Nó định hình những ai sẽ nộp đơn, ứng viên nhìn nhận công ty của bạn như thế nào, và liệu đúng người có thấy mình phù hợp với vị trí đó hay không. Với các startup và doanh nghiệp nhỏ, điều này còn quan trọng hơn. Mỗi quyết định tuyển dụng đều ảnh hưởng đến dòng tiền, văn hóa, tốc độ và trải nghiệm khách hàng.

Nếu bạn đang xây dựng một doanh nghiệp mới, đặc biệt là sau khi thành lập LLC hoặc corporation, tuyển dụng vài nhân viên đầu tiên là một trong những bước quan trọng nhất để biến ý tưởng thành một công ty đang vận hành. Những mô tả công việc rõ ràng, bao trùm và cụ thể sẽ giúp bạn thu hút ứng viên mạnh hơn và tránh lãng phí thời gian với những hồ sơ không phù hợp.

Vấn đề là nhiều tin tuyển dụng vẫn dựa vào những từ ngữ chung chung, phóng đại hoặc yêu cầu không cần thiết. Những lựa chọn đó có thể khiến công ty của bạn trông thiếu tổ chức, gây cảm giác dè chừng hoặc thiên lệch, ngay cả khi đó không phải là ý định của bạn.

Hướng dẫn này sẽ giải thích những từ và cụm từ nào nên tránh trong mô tả công việc, vì sao chúng gây ra vấn đề, và nên nói gì thay thế.

Vì sao ngôn ngữ trong mô tả công việc lại quan trọng

Mô tả công việc thường là lần tương tác đầu tiên của ứng viên với doanh nghiệp của bạn. Trước khi họ đọc website, gặp đội ngũ hay hiểu về văn hóa công ty, họ sẽ thấy chính ngôn ngữ bạn dùng để mô tả vị trí.

Ngôn ngữ đó có thể ảnh hưởng đến:

• Việc ứng viên đủ điều kiện có nộp đơn hay không
• Việc ứng viên có cảm thấy được chào đón hay bị loại trừ hay không
• Việc công ty của bạn có trông đáng tin cậy và chuyên nghiệp hay không
• Mức độ rõ ràng khi ứng viên hiểu về vị trí
• Hiệu quả khi bạn sàng lọc và rút gọn danh sách ứng viên

Ngôn ngữ tuyển dụng tốt nên mời đúng người phù hợp tham gia, đồng thời loại bớt những người không phù hợp. Ngôn ngữ yếu sẽ làm điều ngược lại. Nó tạo ra nhiễu, khiến ứng viên bối rối, và thậm chí có thể làm giảm niềm tin vào doanh nghiệp của bạn.

1. Tránh các từ ngữ khoa trương, cường điệu

Một số từ xuất hiện rất thường xuyên trong tin tuyển dụng vì nghe có vẻ năng động, nhưng thực tế lại không mang nhiều giá trị.

Ví dụ:

• Rock star
• Ninja
• Guru
• Superstar
• Guru-level
• Dominant
• Badass
• Warrior

Những cụm từ này có thể nghe bắt tai, nhưng chúng cũng có thể khiến vị trí trông trẻ con hoặc mang tính loại trừ. Một số ứng viên sẽ đơn giản bỏ qua. Một số khác có thể hiểu đó là dấu hiệu của môi trường áp lực cao, nơi hình thức quan trọng hơn nội dung.

Chúng cũng có thể tạo ra thiên lệch ngoài ý muốn. Một cụm như “ninja” hoặc “rock star” có thể nghe vui tai với người này nhưng lại gây khó chịu với người khác. Nếu mục tiêu của bạn là thu hút một nhóm ứng viên đủ rộng và chất lượng, ngôn ngữ trung tính sẽ an toàn và hiệu quả hơn.

Hãy dùng những lựa chọn chính xác hơn:

• Skilled
• Experienced
• Highly capable
• Creative
• Strategic
• Collaborative
• Self-directed

Ví dụ, thay vì viết “Chúng tôi cần một marketing ninja”, hãy viết “Chúng tôi đang tìm một chuyên viên marketing giàu kinh nghiệm, có kỹ năng triển khai chiến dịch mạnh.”

2. Tránh thuật ngữ rỗng nghĩa

Jargon thường nghe có vẻ ấn tượng nhưng thực ra lại không nói cho ứng viên biết điều gì hữu ích. Nếu một cụm từ có thể áp dụng cho hầu hết mọi vị trí, có lẽ nó không nên xuất hiện trong mô tả.

Ví dụ:

• Results-driven
• Dynamic team player
• Thought leader
• Synergy
• Self-starter
• Proven track record of success
• Innovative problem solver
• Fast-paced environment

Những biểu đạt này quá phổ biến nên hiếm khi giúp ứng viên hiểu công việc. Tệ hơn nữa, chúng có thể khiến tin tuyển dụng trông chung chung hoặc như sao chép từ một mẫu sẵn có.

Thay vì dùng những tuyên bố rộng, hãy mô tả chính công việc. Nói rõ người đó sẽ thực sự làm gì, kết quả nào là quan trọng, và những công cụ hay kinh nghiệm nào là cần thiết.

Ví dụ:

• Thay vì “results-driven”, hãy nói “chịu trách nhiệm quản lý mục tiêu tiếp cận hàng tuần và báo cáo tiến độ pipeline.”
• Thay vì “dynamic team player”, hãy nói “phối hợp chặt chẽ với sales, support và operations để giải quyết vấn đề của khách hàng.”
• Thay vì “innovative problem solver”, hãy nói “phân tích các vấn đề dịch vụ lặp lại và đề xuất cải tiến quy trình.”

Cụ thể luôn thuyết phục hơn jargon.

3. Tránh những sáo ngữ không mang thông tin

Sáo ngữ thường được dùng vì nghe quen tai, nhưng quen tai không đồng nghĩa với hữu ích. Nhiều tin tuyển dụng bị lấp đầy bởi những cụm từ đã mất sạch ý nghĩa do được lặp lại quá nhiều.

Ví dụ phổ biến:

• Detail-oriented
• Self-motivated
• Hard-working
• Go-getter
• Team-oriented
• Excellent communication skills
• Multi-tasking
• Fast learner

Những thuật ngữ này không hẳn là xấu, nhưng chúng trở nên yếu khi không được đặt trong ngữ cảnh cụ thể. Hầu như mọi nhà tuyển dụng đều muốn một ứng viên giao tiếp tốt và chăm chỉ. Điều đó không giúp phân biệt vị trí của bạn hay giúp ứng viên tự đánh giá mức độ phù hợp.

Cách làm tốt hơn là thay sáo ngữ bằng kỳ vọng cụ thể.

Ví dụ:

• Thay vì “detail-oriented”, hãy nói “rà soát hóa đơn, hợp đồng và báo cáo để đảm bảo độ chính xác.”
• Thay vì “excellent communication skills”, hãy nói “viết email cho khách hàng và trình bày cập nhật hàng tuần cho ban lãnh đạo.”
• Thay vì “fast learner”, hãy nói “nhanh chóng làm quen với hệ thống mới và có thể học CRM của chúng tôi trong tháng đầu tiên.”

Cách viết này giúp tăng độ rõ ràng và làm tin tuyển dụng trông có chủ đích, chuyên nghiệp hơn.

4. Tránh ngôn ngữ mang tính giới hoặc loại trừ

Một số ngôn ngữ trong mô tả công việc vô tình thiên về một nhóm nhất định. Dù không cố ý, điều đó vẫn có thể làm thu hẹp nguồn ứng viên và ảnh hưởng đến thương hiệu nhà tuyển dụng của bạn.

Những từ có thể tạo cảm giác nam tính quá mức hoặc mang tông quá hiếu chiến gồm:

• Aggressive
• Dominant
• Competitive
• Fearless
• Hype
• Kill it
• Conquer

Trong một số ngữ cảnh, những từ này có thể phù hợp với tone của sales hoặc thể thao. Nhưng trong hầu hết mô tả công việc, chúng là không cần thiết và có thể khiến vị trí kém thân thiện hơn.

Ngôn ngữ loại trừ cũng có thể đến từ cách diễn đạt mặc định về nền tảng, trình độ học vấn hoặc hoàn cảnh sống nào đó mà không có lý do thực sự. Ví dụ, yêu cầu “recent graduate” khi vị trí không cần hồ sơ như vậy có thể loại bỏ những ứng viên giàu kinh nghiệm. Tương tự, yêu cầu số năm kinh nghiệm không thực sự cần thiết cũng có thể loại các ứng viên mạnh ngay từ đầu.

Khi viết cho tệp ứng viên rộng, hãy hướng tới ngôn ngữ trung tính và bao trùm:

• Collaborative thay vì combative
• Confident thay vì dominant
• Adaptable thay vì fearless
• Motivated thay vì aggressive

Mục tiêu không phải là làm cho tin đăng nhạt nhòa. Mục tiêu là làm cho ngôn ngữ trở nên chính xác và dễ tiếp cận.

5. Tránh các yêu cầu bị thổi phồng

Một trong những sai lầm lớn nhất trong tin tuyển dụng là liệt kê quá nhiều yêu cầu. Khi mô tả đòi hỏi tất cả mọi thứ, cuối cùng nó thường thu hút chẳng được bao nhiêu người.

Ví dụ về yêu cầu quá mức gồm:

• “Phải có hơn 10 năm kinh nghiệm” cho một vị trí entry-level hoặc mid-level
• “Thành thạo mọi nền tảng lớn” trong khi công việc chỉ dùng một hoặc hai công cụ
• “Phải sẵn sàng làm việc 24/7” khi không có nhu cầu kinh doanh thực sự
• “Bắt buộc có bằng cử nhân” dù công việc có thể hoàn thành tốt mà không cần bằng cấp đó

Những yêu cầu phi thực tế có thể làm nản lòng ứng viên đủ năng lực, đặc biệt là những người đến từ nền tảng không truyền thống. Chúng cũng khiến ứng viên khó hiểu đâu là kỹ năng thực sự thiết yếu.

Cách tiếp cận tốt hơn là chia yêu cầu thành hai nhóm:

• Must-have qualifications
• Preferred qualifications

Điều này giúp ứng viên tự đánh giá phù hợp tốt hơn và cải thiện chất lượng hồ sơ bạn nhận được.

6. Tránh yêu cầu thông tin nhạy cảm hoặc không liên quan quá sớm

Một số mô tả công việc yêu cầu ứng viên cung cấp thông tin không nên đưa vào giai đoạn sàng lọc ban đầu.

Ví dụ:

• Mức lương hiện tại
• Lịch sử lương
• Tình trạng gia đình
• Độ tuổi
• Tình trạng hôn nhân
• Tình trạng quốc tịch khi không bắt buộc theo luật cho vị trí đó
• Các tài khoản mạng xã hội không liên quan đến công việc

Những yêu cầu này có thể gây cảm giác xâm phạm riêng tư và khiến ứng viên mạnh ngại nộp đơn. Trong một số trường hợp, chúng cũng có thể tạo ra rủi ro pháp lý hoặc tuân thủ, tùy thuộc vào địa điểm và quy trình tuyển dụng.

Nếu thông tin về khoảng lương là phù hợp, hãy công bố sẵn mức lương thay vì yêu cầu ứng viên tiết lộ thông tin nhạy cảm trước. Nếu quyền làm việc hợp pháp là điều cần xác minh, hãy hỏi ở giai đoạn phù hợp theo luật và giữ cách diễn đạt rõ ràng, hợp lệ.

Khi không chắc chắn, chỉ yêu cầu những thông tin trực tiếp ảnh hưởng đến khả năng thực hiện công việc của ứng viên.

7. Tránh ngôn ngữ gợi cảm giác hỗn loạn

Một số tin tuyển dụng vô tình truyền tải sự hỗn loạn, kiệt sức hoặc thiếu cấu trúc. Đó có thể không phải là thông điệp bạn muốn gửi đi.

Những cụm nên tránh gồm:

• Wear many hats
• Hit the ground running
• Must thrive under pressure
• Work hard, play hard
• No two days are the same
• Whatever it takes
• Hustle culture language

Những cụm này có thể nghe hào hứng với các nhà sáng lập, nhưng với ứng viên, chúng có thể gợi ý về kỳ vọng mơ hồ, giờ làm việc kéo dài và ranh giới công việc-cuộc sống kém rõ ràng.

Điều đó không có nghĩa là startup nên che giấu tốc độ làm việc hoặc sự linh hoạt của mình. Nó có nghĩa là nên mô tả môi trường một cách trung thực.

Ví dụ:

• “Đây là một vị trí có nhịp độ nhanh với các ưu tiên thay đổi” cụ thể hơn “must thrive under pressure”.
• “Bạn sẽ hỗ trợ marketing, operations và giao tiếp khách hàng” rõ ràng hơn “wear many hats”.
• “Chúng tôi đề cao tinh thần sở hữu công việc và khả năng thích ứng” mạnh hơn “whatever it takes”.

Ứng viên có nhiều khả năng nộp đơn hơn khi họ hiểu thực tế của công việc.

8. Tránh sao chép mẫu mà không tùy chỉnh

Một vấn đề phổ biến khác là dùng mẫu chung chung có thể áp dụng cho bất kỳ doanh nghiệp nào.

Một mô tả công việc trông như biểu mẫu tái sử dụng thường chứa các cụm như:

• “Responsible for various duties as assigned”
• “Other duties as needed”
• “Must have strong computer skills”
• “Friendly and professional demeanor required”

Những câu này có thể vô hại, nhưng tự thân chúng không hữu ích. Chúng không nói cho ứng viên biết thành công trông như thế nào hay vì sao vai trò này quan trọng.

Nếu dùng mẫu, hãy tùy chỉnh để phản ánh:

• Ngành nghề của bạn
• Quy mô công ty của bạn
• Phong cách vận hành của bạn
• Các công cụ và quy trình thực tế được dùng trong vai trò đó
• Kết quả mà nhân viên được kỳ vọng mang lại

Một mô tả công việc được tùy chỉnh sẽ trông đáng tin cậy hơn và thu hút ứng viên phù hợp hơn.

Những từ nên dùng thay thế

Tránh ngôn ngữ kém hiệu quả chỉ là một nửa công việc. Thay thế nó bằng ngôn ngữ mạnh hơn sẽ giúp tin đăng dễ hiểu và thuyết phục hơn.

Hãy thử các mẫu sau:

• Dùng động từ hành động: manage, coordinate, prepare, analyze, support, track, improve
• Dùng ngôn ngữ về kết quả: increase, reduce, maintain, launch, resolve, report, grow
• Dùng kỹ năng cụ thể: quen thuộc với phần mềm kế toán, kinh nghiệm hỗ trợ khách hàng, quản lý pipeline bán hàng hoặc biên tập nội dung
• Dùng kỳ vọng trực tiếp: báo cáo hàng tuần, giao tiếp với khách hàng, tài liệu hóa quy trình hoặc phối hợp nhóm

Dưới đây là một vài ví dụ so sánh giữa cách diễn đạt yếu và mạnh hơn:

• Yếu: “Chúng tôi cần một người tự chủ, có thể xử lý nhiều việc.”

• Mạnh: “Bạn sẽ quản lý email khách hàng đến, cập nhật hồ sơ và phối hợp theo dõi với các nhóm nội bộ.”

• Yếu: “Đang tìm một marketing guru.”

• Mạnh: “Đang tìm một chuyên viên marketing có kinh nghiệm với quảng cáo trả phí và tạo lead.”

• Yếu: “Phải học nhanh trong môi trường năng động.”

• Mạnh: “Bạn cần có khả năng nhanh chóng làm quen với CRM của chúng tôi và thích ứng với các thay đổi ưu tiên hàng tuần.”

Sự rõ ràng luôn chiến thắng.

Danh sách kiểm tra mô tả công việc

Trước khi đăng mô tả công việc, hãy rà soát bằng danh sách sau:

• Tiêu đề có phản ánh đúng vị trí không?
• Trách nhiệm có cụ thể và thực tế không?
• Những yêu cầu bắt buộc có thực sự cần thiết không?
• Ngôn ngữ có bao trùm và trung tính không?
• Có từ ngữ hoa mỹ, sáo rỗng hoặc tuyên bố mơ hồ nào không?
• Mô tả có giải thích thế nào là làm tốt công việc không?
• Lương, địa điểm và lịch làm việc có rõ ràng không?
• Tin đăng có phản ánh đúng văn hóa làm việc thực tế của bạn không?

Nếu bạn có thể trả lời “có” cho những câu hỏi đó, mô tả của bạn sẽ có nhiều khả năng thu hút được ứng viên đủ điều kiện hơn.

Ví dụ viết lại

Dưới đây là một ví dụ đơn giản về cách cải thiện một tin tuyển dụng.

Phiên bản yếu

Chúng tôi đang tìm một rock star team player có thể thrive trong môi trường fast-paced và hit the ground running. Cần detail-oriented, self-motivated và có thể wear many hats.

Phiên bản tốt hơn

Chúng tôi đang tìm một nhân viên chăm sóc khách hàng có thể quản lý câu hỏi của khách hàng, theo dõi các nhiệm vụ tiếp theo và hỗ trợ quá trình onboarding cho tài khoản mới. Ứng viên phù hợp cần giao tiếp rõ ràng, có tổ chức tốt và có thể thích ứng với các ưu tiên thay đổi.

Phiên bản thứ hai nói được nhiều hơn với ít nhiễu hơn. Nó cho ứng viên thấy một bức tranh thực tế về công việc và giúp doanh nghiệp sàng lọc dễ hơn.

Lời kết

Những mô tả công việc tốt nhất không dựa vào sự phô trương. Chúng dựa vào sự rõ ràng, cụ thể và tôn trọng thời gian của ứng viên.

Khi bạn tránh các từ ngữ khoa trương, sáo ngữ, cách diễn đạt loại trừ và những yêu cầu không cần thiết, công ty của bạn sẽ trông đáng tin hơn và thân thiện hơn. Điều đó quan trọng dù bạn đang tuyển nhân viên đầu tiên hay đang mở rộng một đội ngũ đang phát triển sau khi thành lập doanh nghiệp.

Đối với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, ngôn ngữ tuyển dụng tốt là một phần của việc xây dựng một công ty mạnh. Một mô tả công việc được viết tốt sẽ giúp bạn thu hút ứng viên tốt hơn, tiết kiệm thời gian trong quá trình tuyển dụng và đặt kỳ vọng đúng ngay từ ngày đầu.

Nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình phát triển với đúng người ở đúng vị trí, hãy bắt đầu từ những từ bạn dùng để mô tả công việc.