Gyermek alkalmazása kisvállalkozásban: adóelőnyök, bérszámfejtési szabályok és társasági szempontok

Gyermekének foglalkoztatása gyakorlati módja lehet a családi vállalkozás támogatásának, a valós munkatapasztalat átadásának, és megfelelően felépített esetben akár az adózási helyzet javításának is. Sok alapító számára, különösen az Egyesült Államokban működő vállalkozások építésekor, ez a stratégia akkor válik igazán relevánssá, amikor a vállalkozás már stabilan működik, és a tulajdonos olyan jogos feladatokat szeretne létrehozni, amelyek illeszkednek a gyermek életkorához és képességeihez.

A lényeg, hogy a kapcsolatot valódi munkaviszonyként kezelje, ne pedig laza családi szívességként. A gyermeknek tényleges munkát kell végeznie, méltányos bért kell kapnia, és ugyanúgy dokumentálni kell, mint bármely más munkavállalót. Ha ezek az alapok megvannak, a gyermek alkalmazása a családi vállalkozási stratégia részévé válhat.

Ha még most választ üzleti szervezetet, ezt a kérdést érdemes már korán végiggondolni. A társasági forma befolyásolhatja a bérszámfejtési adókezelést, a megfelelési kötelezettségeket, és azt is, milyen könnyen lehet családbarát működési modellt kialakítani. Zenind segít a vállalkozóknak amerikai üzleti entitások létrehozásában és fenntartásában, ezért jó, ha ezt a kérdést még azelőtt megérti, mielőtt eldöntené, LLC-t vagy corporationt alapít.

Miért fontolgatják a vállalkozók a gyermekük alkalmazását

Ennek a stratégiának két fő oka van.

Először is, a valódi üzleti munkáért fizetett bér általában levonható üzleti költség. Ha a gyermek valódi munkavállalóként végez szokásos és szükséges feladatokat a vállalkozásban, a bér csökkentheti az adóköteles üzleti jövedelmet.

Másodszor, a megoldás a pénzt a családon belül tarthatja, miközben a gyermek hasznos tapasztalatot szerez. Egy gyermek, aki életkorának megfelelő feladatokban segít, megtanulhat felelősséget, alapvető üzleti működést, ügyfélszolgálati készségeket, szervezést és olyan pénzügyi szokásokat, amelyek a fizetésen túl is megmaradnak.

Az adózási eredmény azonban nagymértékben függ a társasági formától és a munka szervezésétől. Ami az egyik tulajdonosnál jól működik, a másiknál bérszámfejtési kötelezettségeket okozhat.

A társasági forma fontosabb, mint sokan gondolják

Az IRS eltérően kezeli a családtagok foglalkoztatását attól függően, hogyan van szervezve a vállalkozás. Mielőtt alkalmazná a gyermekét, tudnia kell, hogy a cége egyéni vállalkozás, társaság, corporation vagy olyan LLC, amelyet valamelyik adózási rendszer szerint kezelnek-e.

Egyéni vállalkozások

Egyéni vállalkozás esetén a vállalkozás és a tulajdonos szövetségi jövedelemadó szempontjából nem különül el. Ez a struktúra bizonyos esetekben kedvező bánásmódot kínálhat a családi foglalkoztatásnál, különösen, ha egy szülő valódi munkára alkalmazza a gyermekét a vállalkozásban.

Egy egyszemélyes LLC, amely nem választotta a társasági adózást, szövetségi adózási szempontból gyakran hasonlóan kezelhető, mint az egyéni vállalkozás. Ez azt jelenti, hogy sok kis alapítónak, aki egy alap LLC-n keresztül működik, továbbra is gondosan át kell tekintenie a családtagokra vonatkozó foglalkoztatási szabályokat.

Társaságok

A társasági adózásnál a gyermek alkalmazása is számíthat, de a részletek attól függenek, kik a tagok. Egy szülő-szülő társaság eltérő elbírálás alá eshet, mint egy olyan társaság, ahol csak az egyik szülő tag.

Ez fontos különbség, mert az IRS nem ugyanazokat a családi bérszabályokat alkalmazza minden társasági konstrukcióra. Mielőtt bérszámfejtést indítana, ellenőrizze, hogyan van besorolva a társaság, és hogy a gyermeket a releváns IRS-értelemben egy szülő tulajdonában álló társaság foglalkoztatja-e.

Corporationök

A corporationök általában kevésbé rugalmasak a gyermekek foglalkoztatásának bérszámfejtési adózási szempontjai tekintetében. Ha a vállalkozás corporationként adózik, a gyermek bére általában a szokásos foglalkoztatási adózási szabályok alá esik, még akkor is, ha a gyermek egy szülő tulajdonában álló cégnél dolgozik.

Ez nem jelenti azt, hogy a corporationök nem alkalmazhatnak gyermeket. Azt jelenti, hogy a bérszámfejtési matematika más, és az adóelőny kisebb vagy akár nem is létezik egyes nem társasági formákhoz képest.

LLC-k

Az LLC jogi entitás, nem pedig önálló adózási besorolás. Adózási szempontból az LLC-t egyéni vállalkozásként, társaságként vagy corporationként is kezelhetik, az adózási választásoktól és a tulajdonosi szerkezettől függően.

Ezért az alapítóknak nem szabad pusztán az „LLC” szó alapján megítélniük a családi bérszámfejtést. Az IRS azt nézi, hogyan adózik a vállalkozás, nem csak azt a címkét, amely a alapítási dokumentumokon szerepel.

Mit néz az IRS

Amikor a gyermekét alkalmazza, az IRS a tartalmat nézi, nem a kényelmet. A következő szempontok a legfontosabbak.

A munkának valódinak kell lennie

A gyermekének tényleges szolgáltatást kell nyújtania a vállalkozás számára. Példák lehetnek:

• Iratok iktatása és rendszerezése
• Üzleti eszközök vagy munkaterületek takarítása
• Alapvető készletkezelési feladatok segítése
• Közösségimédia-tartalmak segítése felügyelet mellett
• Egyszerű postázási vagy csomagolási feladatok előkészítése
• Életkorának megfelelő adminisztratív feladatok elvégzése

A munkának illeszkednie kell a vállalkozáshoz, valamint a gyermek életkorához, érettségéhez és tényleges képességeihez. Egy nagyon fiatal gyermek nem tud ésszerűen összetett feladatokat ellátni, és egy tinédzser sem kaphat fizetést homályos vagy nem ellenőrizhető munkáért.

A bérnek ésszerűnek kell lennie

A javadalmazásnak a munka értékét kell tükröznie, nem pusztán egy adótervezési pénzmozgásnak kell lennie. Ha a gyermek rutinfeladatokat végez, a fizetésnek összhangban kell lennie azzal, amit hasonló feladatokért másnak fizetne az adott piacon.

A túlfizetés auditkockázatot teremt. Az alulfizetés is problémás lehet, ha a kapcsolatot nem kezelik valódi munkaviszonyként.

A nyilvántartásnak rendezettnek kell lennie

A dokumentáció a megállapodás hitelességének fontos része. Tartsa meg például a következőket:

• Munkaköri leírás
• Munkaidő-nyilvántartások vagy munkalnaplók
• Bérszámfejtési nyilvántartások
• A megfelelő W-2 nyomtatvány, ahol szükséges
• A bérfizetést igazoló banki bizonylatok
• Annak igazolása, hogy mi volt az üzleti célja az elvégzett munkának

A jó nyilvántartás megkönnyíti a megállapodás védelmét, ha az IRS valaha kérdéseket tesz fel.

A bérszámfejtés és az adózási megfelelés alapjai

A gyermek alkalmazása nem jelenti azt, hogy el lehet hagyni a bérszámfejtési fegyelmet. Valójában a családi bérszámfejtés gyakran több gondosságot igényel, mint egy átlagos felvétel, mert az IRS külön figyelmet fordíthat rá.

Kezelje a gyermeket munkavállalóként

Ha a gyermek munkavállaló, általában a szokásos bérszámfejtési folyamatokat kell követnie. Ez magában foglalja a bérek bérszámfejtésen keresztüli feldolgozását, a megfelelő adóűrlapok kiállítását és az egyes fizetési időszakokra vonatkozó nyilvántartások vezetését.

Ne fizessen a gyermeknek véletlenszerű átutalásokkal vagy informális zsebpénz formájában, ha szeretné, hogy az adózási kezelés megálljon. Egy rendszeres fizetés, amelyet alátámasztó dokumentumok kísérnek, sokkal erősebb.

Tudja, mely adók vonatkoznak

A vállalkozás szerkezetétől és a gyermek életkorától függően a bérekre eltérő foglalkoztatási adózási szabályok vonatkozhatnak. Egyes családi foglalkoztatási konstrukciók különleges elbírálás alá eshetnek, míg mások teljes mértékben a szokásos bérszámfejtési adók hatálya alá tartoznak.

Legalább azt érdemes megvizsgálni, hogy az alábbiak közül melyek vonatkoznak:

• Szövetségi jövedelemadó-előleg levonás
• Social Security és Medicare adók
• Szövetségi munkanélküli adó
• Állami munkanélküli adó
• Állami jövedelemadó-előleg levonás, ha alkalmazandó

Mivel a pontos eredmény a társasági formától és a családi kapcsolattól függ, okos döntés egy adószakértővel egyeztetni a bérszámfejtés beállítását az első fizetés kiadása előtt.

A megfelelő nyomtatványokat nyújtsa be

A beadási kötelezettségek közé tartozhatnak a szokásos bérszámfejtési nyomtatványok és az év végi jelentések. Sok vállalkozásnál ez olyan nyomtatványokat jelent, mint a W-2 az alkalmazottak számára, valamint a szükséges negyedéves vagy éves foglalkoztatási adóbevallások.

Ha nem biztos abban, hogy a gyermeknek W-2-t vagy más nyomtatványt kell-e kapnia, ne találgasson. A besorolásnak meg kell felelnie a tényleges munkaviszonynak.

Életkor és munkajogi szempontok

A szövetségi adószabályok és a gyermekmunka szabályai nem ugyanazok. Még ha az IRS adózási szempontból engedélyezi is a családi foglalkoztatási konstrukciót, a munkajog akkor is számít.

A gyermek felvétele előtt ellenőriznie kell mind a szövetségi, mind az állami korlátozásokat. Az életkori korlátok, munkaidő-korlátok, tiltott feladatok és biztonsági szabályok függhetnek:

• A gyermek életkorától
• A munka típusától
• Attól az államtól, ahol a vállalkozás működik
• Attól, hogy a munka a családi vállalkozáson belül vagy azon kívül történik-e

Egyes feladatok egy tinédzser számára legálisak lehetnek, de egy fiatalabb gyermek számára nem. Más feladatok egy államban megengedettek, egy másikban pedig korlátozottak lehetnek. Ha a vállalkozása több államra is kiterjed, vagy több telephelye van, minden helyszínre külön ellenőriznie kell az alkalmazandó szabályokat.

Mikor van a legnagyobb értelme a gyermek foglalkoztatásának

Ez a stratégia akkor a leghatékonyabb, ha az alábbiak mind teljesülnek:

• A gyermek elég idős ahhoz, hogy biztonságosan és következetesen elvégezze a munkát
• A vállalkozásnak valóban szüksége van a segítségre
• A bér reális a végzett feladatokhoz képest
• A bérszámfejtési nyilvántartások megfelelően vezetettek
• A társasági forma támogatja a kívánt adózási eredményt

Kevésbé hatékony, ha a munka kitalált, a fizetés túlzott, vagy a gyermek nem tudja reálisan elvégezni a feladatot. Az IRS valószínűleg nem fogad el olyan családi bérszámfejtési konstrukciót, amely csak papíron létezik.

Gyakorlati példa

Képzeljen el egy szülőt, aki egy kis online boltot vezet. Egy tinédzser segít a rendelések becsomagolásában, a szállítási címkék felhelyezésében, a készlet frissítésében és az üzlet jóváhagyott tartalmainak posztolásában a közösségi médiában. A szülő piaci alapú órabért fizet a gyermeknek, munkaidő-nyilvántartást vezet, és a kifizetéseket bérszámfejtésen keresztül futtatja.

Ebben az esetben a konstrukció sokkal könnyebben védhető, mert a munka konkrét, a bér valódi munkához kötődik, és a vállalkozás rendelkezik a szükséges nyilvántartásokkal.

Most hasonlítsa össze ezt azzal a helyzettel, amikor egy kisgyermek nagy havi összegeket kap azért, mert állítólag „segít a vállalkozásban”, de nincs nyilvántartás, nincsenek világos feladatok, és nincs bizonyíték valódi munkára. Ez a megoldás sokkal könnyebben támadható lenne.

Gyakori hibák, amelyeket érdemes elkerülni

A tulajdonosok gyakran akkor kerülnek bajba, amikor az alábbiak valamelyikét teszik:

• Gyermeket fizetnek valódi munkaköri leírás nélkül
• Nem követik a ledolgozott órákat vagy a feladatokat
• Olyan bérszámfejtést használnak, amely nincs összhangban a vállalkozás szerkezetével
• Túl magas bért állapítanak meg a gyermeknek
• Figyelmen kívül hagyják az állami munkajogi szabályokat
• Feltételezik, hogy minden LLC-t ugyanúgy kezelnek adózási szempontból
• A családi kifizetéseket személyes átutalásként, nem pedig bérként kezelik

Ebben az esetben a kevés dokumentáció sokat számít. Ha a megállapodás egy nem családtag alkalmazott esetén normálisnak tűnne, általában sokkal erősebb alapokon áll.

Hogyan illeszkedik Zenind a nagyobb képbe

Ha családi vállalkozást épít az alapoktól, a társasági formája sokkal többet befolyásol, mint az első napi adókat. Hatással lehet a bérszámfejtési összetettségre, a tulajdonosi struktúrára, a megfelelési lépésekre és arra is, mennyire rugalmasan tud növekedni a vállalkozás.

Zenind segít a vállalkozóknak amerikai üzleti entitások létrehozásában és az alapítás utáni megfelelésben. Azoknál az alapítóknál, akik előre szeretnének tervezni a családtagok alkalmazásával, ez a struktúrára épülő gondolkodás kulcsfontosságú. A megfelelő társasági forma korai kiválasztása segíthet elkerülni a későbbi felesleges nehézségeket, amikor alkalmazottakat vesz fel, bérszámfejtést indít, vagy bővíti a vállalkozást.

Fő tanulságok

A gyermek foglalkoztatása legitim üzleti és adózási stratégia lehet, ha megfelelően hajtják végre. A lényeg egyszerű:

• A gyermeknek valódi munkát kell végeznie
• A bérnek reálisnak kell lennie
• A nyilvántartásoknak teljesnek kell lenniük
• A munkajogi szabályokat be kell tartani
• A társasági formának támogatnia kell a várt bérszámfejtési kezelést

Ha ezt a stratégiát fontolgatja, kezdje a vállalkozási struktúrával és a megfelelési kötelezettségekkel. Egy jól felépített cég, tiszta nyilvántartásokkal, sokkal könnyebben kezelhető, mint egy lazán szervezett vállalkozás, amely utólag próbálja helyrehozni a bérszámfejtést.

GYIK

Alkalmazhatom a gyermekemet a vállalkozásomon keresztül?

Igen, ha a gyermek valódi munkát végez, és a megállapodás megfelel az adózási és munkajogi szabályoknak.

Csökkenti az adómat, ha alkalmazom a gyermekemet?

Igen, ha a bérek valódi üzleti költségek, és a bérszámfejtési kezelés illeszkedik a társasági formájához.

Kell a gyermekemnek méltányos bért fizetni?

Igen. A bérnek meg kell felelnie az elvégzett munkának, és reálisnak kell lennie a piaci viszonyokhoz képest.

Kell a gyermekemnek W-2-t kapnia?

Ha a gyermek munkavállaló, általában a megfelelő munkavállalói adóűrlapot kell megkapnia.

Továbbra is vonatkoznak a gyermekmunkára vonatkozó szabályok?

Igen. Az adószabályok nem írják felül a szövetségi vagy állami munkavédelmi szabályokat.

Az LLC-t mindig ugyanúgy kezelik ennél a stratégiánál?

Nem. Az LLC adózási kezelése attól függ, hogyan van besorolva szövetségi adózási szempontból.

A gyermek foglalkoztatása okos része lehet egy családi vállalkozási stratégiának, de csak akkor, ha a szerkezetet, a bérszámfejtést és a nyilvántartásokat egyaránt gondosan kezelik.