Lapsen palkkaaminen pienyritykseen: veroedut, palkanmaksun säännöt ja yhtiömuodon merkitys

Lapsen palkkaaminen voi olla käytännöllinen tapa tukea perheyritystä, opettaa käytännön taitoja ja mahdollisesti parantaa verotuksellista asemaa, kun järjestely toteutetaan oikein. Monille perustajille, erityisesti Yhdysvalloissa yritystä rakentaville, tämä strategia tulee ajankohtaiseksi vasta, kun liiketoiminta on jo vakiintunut ja omistaja haluaa luoda aidosti sopivia tehtäviä lapsen iän ja kykyjen mukaan.

Oleellista on käsitellä järjestelyä aidon työsuhteen tavoin, ei satunnaisena perhepalveluksena. Lapsen tulee tehdä todellista työtä, saada kohtuullinen palkka ja olla dokumentoitu samalla tavalla kuin muutkin työntekijät. Kun nämä perusasiat ovat kunnossa, lapsen palkkaamisesta voi tulla osa laajempaa perheyrityksen strategiaa.

Jos olet vielä valitsemassa yritysmuotoa, tämä aihe kannattaa ottaa huomioon ajoissa. Yhtiömuoto voi vaikuttaa palkanmaksun verokohteluun, compliance-velvoitteisiin ja siihen, kuinka helposti voit rakentaa perheystävällisen toimintamallin. Zenind auttaa yrittäjiä perustamaan ja ylläpitämään yhdysvaltalaisia yritysrakenteita, joten tämä on hyvä asia ymmärtää ennen kuin päätät perustaa LLC:n vai corporationin.

Miksi yrittäjät harkitsevat lapsensa palkkaamista

Tähän strategiaan on kaksi pääsyytä.

Ensinnäkin aidosta liiketoimintatyöstä maksetut palkat ovat yleensä vähennyskelpoisia liiketoiminnan kuluja. Jos lapsi on todellinen työntekijä, joka tekee yritykselle tavanomaisia ja välttämättömiä tehtäviä, palkat voivat pienentää verotettavaa liiketuloa.

Toiseksi järjestely voi pitää rahat perheen sisällä samalla kun lapsi saa arvokasta kokemusta. Lapsi, joka auttaa ikään sopivissa tehtävissä, voi oppia vastuullisuutta, yritystoiminnan perusasioita, asiakaspalvelua, järjestelmällisyyttä ja taloudellisia tottumuksia, joista on hyötyä pitkään palkanmaksun jälkeenkin.

Verotuksellinen lopputulos riippuu kuitenkin vahvasti yhtiömuodosta ja siitä, miten työ on järjestetty. Sama kokonaisuus, joka toimii hyvin yhdelle omistajalle, voi aiheuttaa toiselle palkanmaksuvelvoitteita.

Yhtiömuoto merkitsee enemmän kuin useimmat arvaavat

IRS kohtelee perhetyöllistämistä eri tavoin sen mukaan, miten yritys on organisoitu. Ennen kuin palkkaat lapsesi, sinun on tiedettävä, onko yrityksesi toiminimi, partnership, corporation vai LLC, jota verotetaan jonkin näistä järjestelmistä mukaisesti.

Toiminimi

Toiminimessä yritys ja omistaja eivät ole erillisiä liittovaltion tuloverotuksessa. Tämä rakenne voi tietyissä tapauksissa tarjota perhetyöllistämiselle suotuisan kohtelun, erityisesti silloin, kun vanhempi palkkaa lapsensa aidosta työstä yrityksessä.

Yksijäseninen LLC, joka ei ole valinnut corporate-verotusta, rinnastetaan usein verotuksessa toiminimeen. Tämä tarkoittaa, että monien pienten perustajien, jotka toimivat tavallisen LLC:n kautta, tulisi silti tarkistaa perhetyöntekijöitä koskevat säännöt huolellisesti.

Partnership

Partnership-rakenne voi myös olla merkityksellinen lapsen palkkaamisessa, mutta yksityiskohdat riippuvat siitä, ketkä ovat osakkaina. Vanhempi-vanhempi-partnershipia voidaan kohdella eri tavoin kuin partnershipia, jossa vain toinen vanhemmista on osakas.

Tämä ero on tärkeä, koska IRS ei sovella samoja perhepalkanmaksusääntöjä kaikkiin partnership-järjestelyihin. Ennen palkanmaksun aloittamista varmista, miten partnership on luokiteltu ja palkataanko lapsi vanhemman omistamassa partnershipissa IRS:n kannalta olennaisessa mielessä.

Corporation

Corporationit ovat yleensä vähemmän joustavia lasten palkkaamisen suhteen palkanmaksuverotuksessa. Jos yritys verotetaan corporationina, lapsen palkkaan sovelletaan yleensä tavallisia työsuhdeverosääntöjä, vaikka lapsi työskentelisi vanhemman omistamassa yrityksessä.

Tämä ei tarkoita, etteivät corporationit voisi palkata lapsia. Se tarkoittaa, että palkanmaksun verolaskelma on erilainen ja veroedut voivat olla pienemmät tai niitä ei välttämättä ole lainkaan verrattuna tiettyihin ei-corporate-rakenteisiin.

LLC:t

LLC on juridinen yhtiömuoto, ei itsessään veroluokitus. Verotuksessa LLC voidaan käsitellä toiminimena, partnershipina tai corporationina sen mukaan, mitä valintoja on tehty ja miten omistus on järjestetty.

Siksi perustajien ei pidä nojata pelkkään sanaan "LLC" arvioidessaan perhepalkkausta. IRS tarkastelee sitä, miten yritystä verotetaan, ei vain perustamisasiakirjoihin merkittyä nimeä.

Mitä IRS tarkastelee

Kun palkkaat lapsesi, IRS katsoo sisältöä, ei mukavuutta. Seuraavat asiat ovat tärkeimmät.

Työn on oltava todellista

Lapsesi tulee tehdä yritykselle aitoa työtä. Esimerkkejä voivat olla:

• Asiakirjojen arkistointi ja järjestäminen
• Yrityksen laitteiden tai työtilojen siivous
• Auttaminen perusvaraston hallinnassa
• Sosiaalisen median sisällön avustaminen valvotusti
• Yksinkertaisten postitusten tai pakkausten valmistelu
• Ikätasoon sopivien hallinnollisten tehtävien hoitaminen

Työn tulee sopia yritykseen sekä lapsen ikään, kypsyyteen ja todellisiin kykyihin. Hyvin nuori lapsi ei voi realistisesti tehdä monimutkaisia tehtäviä, eikä teini-ikäistä pitäisi palkata epämääräisistä tai vahvistamattomista tehtävistä.

Palkan on oltava kohtuullinen

Korvauksen tulee vastata työn arvoa, ei vain siirtää rahaa verosuunnittelua varten. Jos lapsi tekee tavanomaista työtä, palkan tulisi vastata sitä, mitä maksaisit toiselle henkilölle vastaavista tehtävistä markkinallasi.

Ylipalkkaus lisää tarkastusriskiä. Myös alipalkkaus voi olla ongelma, jos järjestelyä ei käsitellä aidosti työsuhteena.

Kirjanpidon on oltava kunnossa

Dokumentointi on olennainen osa järjestelyn uskottavuutta. Säilytä esimerkiksi:

• Tehtävänkuvaus
• Työaikalistat tai työlogit
• Palkanmaksuun liittyvät tiedot
• Form W-2, kun se on tarpeen
• Pankkitiedot palkkojen maksamisesta
• Näyttö liiketoiminnallisesta perusteesta tehdylle työlle

Hyvä dokumentaatio helpottaa järjestelyn puolustamista, jos IRS joskus kysyy siitä.

Palkanmaksun ja verotuksen perusasiat

Lapsen palkkaaminen ei tarkoita palkanmaksukäytäntöjen ohittamista. Itse asiassa perhepalkkaus vaatii usein tavallista työntekijäpalkkausta enemmän huolellisuutta, koska IRS voi tarkastella sitä tavallista tarkemmin.

Kohtele lasta työntekijänä

Jos lapsi on työntekijä, sinun tulisi yleensä noudattaa tavanomaisia palkanmaksumenettelyjä. Se tarkoittaa palkkojen maksamista palkanlaskennan kautta, tarvittavien verolomakkeiden antamista ja kirjanpidon pitämistä jokaiselta palkkajaksolta.

Älä maksa palkkaa satunnaisena siirtona tai epämuodollisena taskurahojen kaltaisena eränä, jos haluat verokohtelun kestävän tarkastelua. Säännöllinen palkka ja sitä tukevat merkinnät ovat paljon vahvempia.

Tiedä, mitkä verot soveltuvat

Yritysrakenteesta ja lapsen iästä riippuen palkkaan voi soveltua erilaisia työsuhdeverosääntöjä. Tietyt perhetyöllistämisjärjestelyt voivat saada erityiskohtelua, kun taas toiset ovat kokonaan tavallisten palkanmaksuverojen piirissä.

Vähintään omistajan kannattaa tarkistaa, soveltuvatko seuraavat:

• Liittovaltion tuloveron ennakonpidätys
• Social Security- ja Medicare-maksut
• Federal unemployment tax
• Osavaltion työttömyysvero
• Osavaltion tuloveron ennakonpidätys, jos soveltuu

Koska lopputulos riippuu yhtiömuodosta ja perhesuhteesta, on viisasta varmistaa palkanmaksun asetelma veroasiantuntijan kanssa ennen ensimmäisen palkan maksamista.

Talleta oikeat lomakkeet

Ilmoitusvelvoitteesi voivat sisältää tavanomaisia palkanmaksulomakkeita ja vuoden lopun raportointia. Monille yrityksille tähän kuuluvat esimerkiksi W-2-lomakkeet työntekijöille sekä tarvittavat neljännesvuosittaiset tai vuotuiset työsuhdeveroilmoitukset.

Jos olet epävarma siitä, pitäisikö lapsen saada W-2 vai jokin muu lomake, älä arvaa. Luokituksen on vastattava todellista työskentelysuhdetta.

Ikään ja työoikeuteen liittyvät näkökohdat

Liittovaltion verosäännöt ja lapsityövoimaa koskevat säännöt eivät ole sama asia. Vaikka IRS sallisi perhetyöjärjestelyn verotuksessa, työoikeus on silti otettava huomioon.

Sinun on tarkistettava sekä liittovaltion että osavaltion rajoitukset ennen kuin laitat lapsen palkkalistoille. Ikärajat, työtuntirajat, kielletyt tehtävät ja turvallisuussäännöt voivat vaihdella sen mukaan:

• lapsen iän mukaan
• työn tyypin mukaan
• sen osavaltion mukaan, jossa yritys toimii
• sen mukaan, tehdäänkö työ perheyrityksessä vai sen ulkopuolella

Jotkin tehtävät voivat olla sallittuja teini-ikäiselle mutta eivät nuoremmalle lapselle. Toiset tehtävät voivat olla hyväksyttäviä yhdessä osavaltiossa mutta rajoitettuja toisessa. Jos yrityksesi toimii yli osavaltiorajojen tai useassa toimipisteessä, sinun tulee varmistaa sovellettavat säännöt kunkin sijainnin osalta.

Milloin lapsen palkkaaminen on järkevintä

Tämä strategia toimii parhaiten, kun kaikki seuraavat ehdot täyttyvät:

• Lapsi on tarpeeksi vanha tekemään työn turvallisesti ja johdonmukaisesti
• Yritys tarvitsee aidosti apua
• Palkka on kohtuullinen tehtyihin töihin nähden
• Palkanmaksun kirjanpito pidetään kunnossa
• Yhtiömuoto tukee tavoiteltua verotuksellista lopputulosta

Se toimii heikommin, jos työ on keksittyä, palkka on keinotekoisesti korkea tai lapsi ei voi realistisesti tehdä työtä. IRS ei todennäköisesti hyväksy perhepalkkausta, joka on olemassa vain paperilla.

Käytännön esimerkki

Kuvittele vanhempi, joka pyörittää pientä verkkokauppaa. Teini-ikäinen auttaa pakkaamaan tilauksia, tulostamaan lähetysmerkintöjä, päivittämään varastotietoja ja julkaisemaan hyväksyttyä sisältöä yrityksen sosiaalisen median tileille. Vanhempi maksaa lapselle markkinaperusteisen tuntipalkan, pitää työaikalistaustiedot ja hoitaa maksut palkanlaskennan kautta.

Tässä tapauksessa järjestely on paljon helpompi puolustaa, koska työ on konkreettista, palkka liittyy todelliseen työhön ja yrityksellä on sitä tukevat asiakirjat.

Vertaa tätä tilanteeseen, jossa pieni lapsi saa suuria kuukausittaisia maksuja siitä, että hän "auttaa yritystä", mutta työaikalistoja, selkeitä tehtäviä tai näyttöä todellisesta työstä ei ole. Tällainen järjestely olisi paljon haavoittuvampi tarkastelulle.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Omistajat joutuvat usein ongelmiin, kun he tekevät jonkin seuraavista:

• Maksavat lapselle ilman todellista tehtävänkuvausta
• Eivät seuraa työtunteja tai tehtäviä
• Käyttävät palkanmaksua tavalla, joka ei sovi yritysrakenteeseen
• Ylisuuresti mitoittavat lapsen palkan
• Sivuut-tavat osavaltion työoikeussäännöt
• Olettavat, että kaikki LLC:t saavat saman verokohtelun
• Käsittelevät perhemaksuja henkilökohtaisina siirtoina palkkojen sijasta

Vähän dokumentointia pidemmälle pääsee pitkälle. Jos järjestely näyttäisi normaalilta myös ei-sukulaiselle työntekijälle, se on yleensä paljon vahvemmalla pohjalla.

Miten Zenind liittyy kokonaisuuteen

Jos rakennat perheyritystä alusta asti, yhtiömuotovalinta vaikuttaa paljon muuhunkin kuin ensimmäisen päivän veroihin. Se voi vaikuttaa palkanmaksun monimutkaisuuteen, omistusrakenteeseen, compliance-vaiheisiin ja siihen, kuinka joustava yrityksesi on kasvaessaan.

Zenind auttaa yrittäjiä perustamaan yhdysvaltalaisia yritysrakenteita ja pysymään vaatimustenmukaisina perustamisen jälkeen. Perustajille, jotka haluavat suunnitella etukäteen perheenjäsenten palkkaamista, tällainen rakenteellinen ajattelu on tärkeää. Oikean yhtiömuodon valitseminen ajoissa voi auttaa välttämään tarpeetonta kitkaa myöhemmin, kun lisäät työntekijöitä, avaat palkanlaskennan tai kasvatat liiketoimintaa.

Keskeiset opit

Lapsen palkkaaminen voi olla laillinen liiketoiminnallinen ja verotuksellinen strategia, kun se tehdään oikein. Perusasiat ovat yksinkertaiset:

• Lapsen täytyy tehdä todellista työtä
• Palkan täytyy olla kohtuullinen
• Kirjanpidon täytyy olla täydellinen
• Työoikeutta täytyy noudattaa
• Yhtiömuodon täytyy tukea odottamaasi palkanmaksukohtelua

Jos harkitset tätä strategiaa, aloita yritysrakenteesta ja compliance-velvoitteista. Hyvin perustettu yhtiö ja siisti kirjanpito on paljon helpompi hallita kuin löyhästi organisoitu yritys, joka yrittää korjata palkanmaksun jälkikäteen.

UKK

Voinko palkata lapseni yritykseni kautta?

Kyllä, jos lapsi tekee oikeaa työtä ja järjestely noudattaa vero- ja työoikeussääntöjä.

Vähentääkö lapseni palkkaaminen veroja?

Voi vähentää, jos palkat ovat aitoja liiketoiminnan kuluja ja palkanmaksukohtelu sopii yhtiömuotoosi.

Pitääkö lapselle maksaa kohtuullinen palkka?

Kyllä. Palkan tulee vastata tehtyä työtä ja olla markkinoihin nähden kohtuullinen.

Pitäisikö lapseni saada W-2?

Jos lapsi on työntekijä, hänen tulee yleensä saada asianmukainen työntekijän verolomake.

Soveltuvatko lapsityövoimasäännöt edelleen?

Kyllä. Verosäännöt eivät kumoa liittovaltion tai osavaltion työoikeudellisia suojia.

Onko LLC aina samalla tavalla verotettu tässä strategiassa?

Ei. LLC:n verokohtelu riippuu siitä, miten yhtiö on luokiteltu liittovaltion verotuksessa.

Lapsen palkkaaminen voi olla järkevä osa perheyritysstrategiaa, mutta vain silloin, kun rakenne, palkanmaksu ja kirjanpito hoidetaan huolellisesti.