Najímání vlastního dítěte v malé firmě: daňové výhody, pravidla mezd a hlediska právní formy

Najmout vlastní dítě může být praktický způsob, jak podpořit rodinnou firmu, naučit ho reálné dovednosti a při správném nastavení potenciálně zlepšit daňovou pozici. Pro mnoho zakladatelů, zejména těch, kteří budují společnost ve Spojených státech, se tato strategie stává relevantnější ve chvíli, kdy je podnik už zavedený a majitel chce vytvořit legitimní role odpovídající věku a schopnostem dítěte.

Klíčem je zacházet s tímto uspořádáním jako s opravdovým pracovním vztahem, nikoli jako s neformální rodinnou výpomocí. Vaše dítě by mělo vykonávat skutečnou práci, dostávat přiměřenou mzdu a být evidováno stejně jako kterýkoli jiný zaměstnanec. Pokud jsou tyto základní podmínky splněny, může najímání dítěte zapadnout do širší strategie rodinného podnikání.

Pokud si teprve vybíráte právní formu podnikání, stojí za to o tomto tématu přemýšlet už včas. Typ entity může ovlivnit daňové zacházení se mzdami, povinnosti v oblasti dodržování předpisů i to, jak snadno můžete vytvořit provozní model vstřícný k rodině. Zenind pomáhá podnikatelům zakládat a spravovat americké obchodní entity, takže je dobré tomuto tématu porozumět ještě před rozhodnutím, zda založit LLC nebo korporaci.

Proč podnikatelé uvažují o najímání vlastních dětí

Existují dva hlavní důvody, proč majitelé tuto strategii zvažují.

Zaprvé, mzdy vyplacené za skutečnou práci v podniku jsou obecně daňově uznatelným nákladem. Pokud je vaše dítě skutečným zaměstnancem, který pro firmu vykonává běžnou a nezbytnou práci, mohou tyto mzdy snížit zdanitelný příjem firmy.

Zadruhé, toto uspořádání může udržet peníze v rodině a zároveň dát dítěti cenné zkušenosti. Dítě, které pomáhá s úkoly odpovídajícími jeho věku, se může naučit zodpovědnosti, základům fungování firmy, práci se zákazníky, organizaci i finančním návykům, které přetrvají dlouho po výplatě.

Daňový výsledek však do značné míry závisí na typu entity a na tom, jak je práce nastavená. Stejné uspořádání, které dobře funguje pro jednoho majitele, může pro jiného vytvořit mzdové povinnosti.

Typ entity má větší význam, než většina lidí očekává

IRS zachází s rodinným zaměstnáváním odlišně podle toho, jak je podnik organizován. Než své dítě zaměstnáte, musíte vědět, zda vaše společnost je živnost, partnerství, korporace nebo LLC zdaněná podle některého z těchto režimů.

Živnostenské podnikání

U živnostenského podnikání nejsou firma a vlastník pro účely federální daně z příjmů oddělenými subjekty. Tato struktura může v některých případech nabízet výhodnější zacházení s rodinným zaměstnáváním, zejména když rodič najímá dítě na skutečnou práci v podniku.

Jednočlenná LLC, která si nezvolila zdanění jako korporace, bývá pro federální daňové účely často posuzována podobně jako živnostenské podnikání. To znamená, že i mnoho malých zakladatelů fungujících přes základní LLC by si mělo pravidla pro zaměstnávání členů rodiny pečlivě prověřit.

Partnerství

Také u partnerství může být při najímání dítěte důležité daňové zacházení, ale detaily závisí na tom, kdo jsou společníci. Partnerství rodič-rodič může být posuzováno jinak než partnerství, v němž je partnerem pouze jeden z rodičů.

Toto rozlišení je důležité, protože IRS neuplatňuje stejná mzdová pravidla pro rodiny ve všech partnerstvích. Než nastavíte mzdy, ověřte si, jak je partnerství klasifikováno a zda je dítě zaměstnáno partnerstvím vlastněným rodičem v relevantním smyslu podle IRS.

Korporace

Korporace jsou při najímání dětí pro účely mzdových daní obecně méně flexibilní. Pokud je podnik zdaněn jako korporace, mzdy dítěte obvykle podléhají běžným pravidlům pro zaměstnanecké daně, i když dítě pracuje pro firmu vlastněnou rodičem.

To neznamená, že korporace nemohou děti zaměstnávat. Znamená to, že výpočet mezd je jiný a daňové výhody mohou být menší nebo žádné ve srovnání s některými ne-korporátními strukturami.

LLC

LLC je právní forma entity, nikoli sama o sobě daňová klasifikace. Pro daňové účely může být LLC posuzována jako živnostenské podnikání, partnerství nebo korporace podle zvoleného režimu a struktury vlastnictví.

Proto by zakladatelé neměli při posuzování rodinných mezd spoléhat jen na označení "LLC". IRS se dívá na to, jak je podnik zdaněn, nikoli pouze na název uvedený v zakládacích dokumentech.

Co IRS zajímá

Když najímáte vlastní dítě, IRS sleduje skutečný obsah vztahu, nikoli jen jeho pohodlnost. Nejdůležitější jsou následující body.

Práce musí být skutečná

Vaše dítě by mělo vykonávat skutečné služby pro firmu. Mezi příklady mohou patřit:

• Třídění a organizace dokumentů
• Úklid firemního vybavení nebo pracovišť
• Pomoc se základními zásobami
• Asistence s obsahem na sociální sítě pod dohledem
• Příprava jednoduchých zásilek nebo balení
• Provádění administrativních úkolů odpovídajících věku

Práce by měla odpovídat firmě i věku, zralosti a skutečným schopnostem dítěte. Velmi malé dítě nemůže rozumně vykonávat složité úkoly a teenager by neměl dostávat zaplaceno za vágní nebo neověřenou činnost.

Odměna musí být přiměřená

Odměna by měla odpovídat hodnotě práce, nikoli jen přesouvat peníze kvůli daňovému plánování. Pokud dítě vykonává rutinní práci, mzda by měla odpovídat tomu, co byste zaplatili někomu jinému za podobné úkoly ve vašem regionu.

Příliš vysoká mzda zvyšuje riziko auditu. Příliš nízká mzda může být také problém, pokud uspořádání není vedeno jako skutečný pracovněprávní vztah.

Evidence musí být v pořádku

Dokumentace je zásadní součástí toho, aby bylo uspořádání věrohodné. Veďte například tyto záznamy:

• Popis pracovní pozice
• Docházku nebo pracovní výkazy
• Mzdové záznamy
• Formulář W-2, pokud je vyžadován
• Bankovní záznamy o vyplacených mzdách
• Důkaz o tom, že práce měla pro podnik obchodní účel

Dobrá evidence usnadňuje obhajobu uspořádání, pokud by se IRS někdy ptal.

Základy mzdové a daňové compliance

Najmout dítě neznamená obejít mzdovou disciplínu. Naopak, rodinné mzdy si často zaslouží ještě větší pečlivost než běžný nábor, protože IRS je může posuzovat přísněji.

Zacházejte s dítětem jako se zaměstnancem

Pokud je dítě zaměstnancem, měli byste obvykle dodržovat standardní mzdové postupy. To zahrnuje zpracování mezd přes payroll, vystavení příslušných daňových formulářů a vedení záznamů za každé výplatní období.

Neplaťte mzdu jako nahodilý převod nebo neformální kapesné, pokud chcete, aby daňové zacházení obstálo. Pravidelná výplata s podpůrnou dokumentací je mnohem silnější.

Vědět, které daně se uplatní

V závislosti na typu entity a věku dítěte mohou mzdy podléhat různým pravidlům pro zaměstnanecké daně. Některá rodinná zaměstnání mohou mít nárok na zvláštní zacházení, zatímco jiná podléhají plně standardním mzdovým daním.

Nejméně by si měli majitelé ověřit, zda se uplatní následující:

• Federální srážka daně z příjmů
• Sociální a zdravotní pojištění
• Federální daň z nezaměstnanosti
• Státní daň z nezaměstnanosti
• Státní srážka daně z příjmů, pokud je relevantní

Protože přesný výsledek závisí na typu entity a rodinném vztahu, je rozumné nastavení mezd před první výplatou potvrdit s daňovým poradcem.

Podejte správné formuláře

Vaše povinnosti mohou zahrnovat standardní mzdové formuláře a roční reportování. U mnoha firem to zahrnuje například formuláře W-2 pro zaměstnance a čtvrtletní nebo roční hlášení k zaměstnaneckým daním, pokud jsou vyžadována.

Pokud si nejste jisti, zda má dítě dostat W-2 nebo jiný formulář, nehádajte. Klasifikace musí odpovídat skutečnému pracovněprávnímu vztahu.

Zohlednění věku a pracovního práva

Federální daňová pravidla a pravidla o dětské práci nejsou totéž. I když IRS rodinné zaměstnání pro daňové účely dovoluje, pracovní právo stále platí.

Před zařazením dítěte na výplatní pásku je třeba zkontrolovat federální i státní omezení. Věkové limity, omezení počtu hodin, zakázané činnosti a bezpečnostní pravidla se mohou lišit podle:

• Věku dítěte
• Druhu práce
• Státu, ve kterém podnik působí
• Zda se práce vykonává uvnitř rodinné firmy nebo mimo ni

Některé činnosti mohou být legální pro teenagera, ale ne pro mladší dítě. Jiné mohou být v jednom státě přípustné a v jiném omezené. Pokud podnik působí přes hranice států nebo na více místech, měli byste ověřit platná pravidla pro každou lokaci.

Kdy dává najímání vlastního dítěte největší smysl

Tato strategie je nejúčinnější, když jsou splněny všechny následující podmínky:

• Dítě je dost staré na to, aby práci bezpečně a soustavně vykonávalo
• Firma pomoc skutečně potřebuje
• Mzda je přiměřená vzhledem k vykonávané práci
• Jsou řádně vedeny mzdové záznamy
• Typ entity podporuje zamýšlený daňový výsledek

Méně účinná je tehdy, když je práce vymyšlená, mzda nadhodnocená nebo dítě nemůže danou pozici realisticky vykonávat. IRS pravděpodobně neuzná rodinné mzdové uspořádání, které existuje jen na papíře.

Praktický příklad

Představme si rodiče, který vede malý internetový obchod. Teenager pomáhá balit objednávky, označovat zásilky, aktualizovat skladové zásoby a zveřejňovat schválený obsah na sociálních sítích firmy. Rodič dítěti platí hodinovou mzdu odpovídající trhu, vede evidenci odpracovaného času a vyplácí mzdu přes payroll.

V takovém případě je uspořádání mnohem lépe obhajitelné, protože práce je konkrétní, odměna odpovídá skutečné práci a podnik má záznamy, které to podporují.

Naproti tomu situace, kdy malé dítě dostává vysoké měsíční platby za „pomoc s firmou“, bez záznamů, bez jasných úkolů a bez důkazů o skutečné práci, by byla mnohem zranitelnější při kontrole.

Časté chyby, kterým je třeba se vyhnout

Majitelé se často dostanou do problémů, když udělají některou z těchto věcí:

• Platí dítěti bez skutečného popisu práce
• Nevedou evidenci odpracovaných hodin nebo úkolů
• Používají mzdy, které neodpovídají struktuře firmy
• Nadhodnocují mzdu dítěte
• Ignorují státní pravidla o dětské práci
• Předpokládají, že všechny LLC jsou pro daňové účely stejné
• Považují rodinné platby za osobní převody místo mezd

Trocha dokumentace zde udělá velký rozdíl. Pokud by uspořádání vypadalo normálně i u zaměstnance, který není členem rodiny, bývá to zpravidla mnohem bezpečnější.

Jak do toho zapadá Zenind

Pokud budujete rodinnou firmu od základů, volba entity ovlivňuje mnohem víc než jen daně v prvním roce. Může ovlivnit složitost mezd, vlastnickou strukturu, povinnosti v oblasti compliance i to, jak flexibilní bude vaše firma při růstu.

Zenind pomáhá podnikatelům zakládat americké obchodní entity a zůstávat v souladu s předpisy i po založení. Pro zakladatele, kteří chtějí předem plánovat najímání členů rodiny, je toto uvažování na úrovni struktury důležité. Správná volba entity na začátku může pomoci vyhnout se zbytečným komplikacím později, když přidáte zaměstnance, nastavíte payroll nebo rozšíříte podnikání.

Hlavní závěry

Najímání vlastního dítěte může být legitimní obchodní i daňová strategie, pokud je provedeno správně. Základní pravidla jsou jednoduchá:

• Dítě musí vykonávat skutečnou práci
• Mzda musí být přiměřená
• Evidence musí být úplná
• Musí být dodržováno pracovní právo
• Typ entity musí podporovat daňové zacházení, které očekáváte

Pokud tuto strategii zvažujete, začněte svou právní formou podnikání a povinnostmi v oblasti compliance. Dobře založená firma s čistou dokumentací se spravuje mnohem snáz než volně organizovaný podnik, který se snaží zpětně napravovat mzdy.

Často kladené otázky

Mohu své dítě zaměstnat ve své firmě?

Ano, pokud dítě vykonává skutečnou práci a uspořádání splňuje daňová a pracovněprávní pravidla.

Sníží mi zaměstnání dítěte daně?

Může, pokud jsou mzdy legitimním obchodním nákladem a mzdové zacházení odpovídá typu vaší entity.

Musím dítěti platit spravedlivou mzdu?

Ano. Mzda by měla odpovídat vykonané práci a měla by být přiměřená pro daný trh.

Mělo by dítě dostat formulář W-2?

Pokud je dítě zaměstnancem, mělo by obecně dostat příslušný zaměstnanecký daňový formulář.

Platí stále zákony o dětské práci?

Ano. Daňová pravidla nepřevyšují federální ani státní ochranu práce.

Je LLC pro tuto strategii vždy posuzována stejně?

Ne. Daňové zacházení s LLC závisí na tom, jak je pro federální daňové účely klasifikována.

Najímání vlastního dítěte může být chytrou součástí strategie rodinného podnikání, ale pouze tehdy, když jsou struktura, mzdy i evidence vedeny pečlivě.