Thuê con của bạn trong doanh nghiệp nhỏ: Lợi ích thuế, quy định tiền lương và cân nhắc về loại hình pháp nhân

Thuê con của bạn có thể là một cách thiết thực để hỗ trợ doanh nghiệp gia đình, dạy các kỹ năng thực tế và có thể cải thiện vị thế thuế của bạn nếu được thiết lập đúng cách. Với nhiều nhà sáng lập, đặc biệt là những người đang xây dựng công ty tại Hoa Kỳ, chiến lược này trở nên phù hợp hơn khi doanh nghiệp đã đi vào hoạt động ổn định và chủ sở hữu muốn tạo ra những vai trò hợp pháp phù hợp với độ tuổi và khả năng của con.

Điều quan trọng là phải xem mối quan hệ này như một quan hệ lao động thực sự, chứ không phải một sự hỗ trợ gia đình mang tính thân tình. Con của bạn nên thực hiện công việc thực tế, được trả mức lương hợp lý và được ghi nhận theo cách bạn sẽ ghi nhận bất kỳ nhân viên nào khác. Khi những yếu tố cơ bản đó được đáp ứng, việc thuê con có thể trở thành một phần của chiến lược doanh nghiệp gia đình rộng hơn.

Nếu bạn vẫn đang lựa chọn cấu trúc doanh nghiệp, đây là vấn đề đáng suy nghĩ sớm. Loại hình pháp nhân có thể ảnh hưởng đến cách xử lý thuế tiền lương, nghĩa vụ tuân thủ và mức độ dễ dàng khi xây dựng mô hình vận hành thân thiện với gia đình. Zenind hỗ trợ các doanh nhân thành lập và duy trì pháp nhân kinh doanh tại Hoa Kỳ, vì vậy đây là vấn đề nên hiểu rõ trước khi bạn quyết định nên thành lập LLC hay corporation.

Vì sao chủ doanh nghiệp cân nhắc thuê con mình

Có hai lý do chính khiến chủ doanh nghiệp xem xét chiến lược này.

Thứ nhất, tiền lương trả cho công việc kinh doanh hợp pháp thường là chi phí kinh doanh được khấu trừ. Nếu con của bạn là một nhân viên thực sự thực hiện công việc thông thường và cần thiết cho công ty, tiền lương có thể làm giảm thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp.

Thứ hai, thỏa thuận này có thể giữ tiền trong gia đình đồng thời mang lại cho con kinh nghiệm hữu ích. Một đứa trẻ giúp đỡ các công việc phù hợp với độ tuổi có thể học được trách nhiệm, vận hành kinh doanh cơ bản, dịch vụ khách hàng, tổ chức công việc và thói quen tài chính có lợi lâu dài sau khi nhận lương.

Tuy nhiên, kết quả thuế phụ thuộc rất lớn vào loại hình pháp nhân và cách công việc được tổ chức. Cùng một mô hình có thể rất hiệu quả với chủ doanh nghiệp này nhưng lại tạo ra nghĩa vụ tiền lương cho chủ doanh nghiệp khác.

Loại hình pháp nhân quan trọng hơn nhiều người nghĩ

IRS xử lý việc thuê người thân khác nhau tùy theo doanh nghiệp được tổ chức như thế nào. Trước khi thuê con, bạn cần biết công ty của mình là sole proprietorship, partnership, corporation hay một LLC được đánh thuế theo một trong các chế độ đó.

Sole Proprietorships

Trong một sole proprietorship, doanh nghiệp và chủ sở hữu không tách biệt nhau về mục đích thuế thu nhập liên bang. Cấu trúc này có thể mang lại cách xử lý thuận lợi cho việc thuê người thân trong một số trường hợp, đặc biệt khi một phụ huynh thuê con mình cho một công việc thực sự trong doanh nghiệp.

Một single-member LLC chưa chọn chế độ thuế corporation thường được xử lý tương tự như sole proprietorship cho mục đích thuế liên bang. Điều đó có nghĩa là nhiều nhà sáng lập nhỏ đang hoạt động thông qua một LLC cơ bản vẫn nên xem xét kỹ các quy tắc về nhân viên trong gia đình.

Partnerships

Cách xử lý partnership cũng có thể quan trọng khi thuê con, nhưng chi tiết phụ thuộc vào ai là các đối tác. Một partnership giữa cha mẹ có thể được xử lý khác với partnership trong đó chỉ một phụ huynh là đối tác.

Sự khác biệt này rất quan trọng vì IRS không áp dụng cùng một quy tắc thuế tiền lương gia đình cho mọi mô hình partnership. Trước khi thiết lập bảng lương, hãy xác nhận cách partnership được phân loại và liệu đứa trẻ có đang được tuyển dụng bởi một partnership thuộc sở hữu của phụ huynh theo nghĩa liên quan của IRS hay không.

Corporations

Corporation thường kém linh hoạt hơn khi nói đến việc thuê con cho mục đích thuế tiền lương. Nếu doanh nghiệp được đánh thuế như một corporation, tiền lương của con thường sẽ phải chịu các quy tắc thuế việc làm thông thường, ngay cả khi con làm việc cho một công ty thuộc sở hữu của cha mẹ.

Điều đó không có nghĩa là corporation không thể thuê con. Nó có nghĩa là phép tính tiền lương khác đi, và lợi ích thuế có thể nhỏ hơn hoặc không đáng kể so với một số cấu trúc không phải corporation.

LLCs

LLC là một thực thể pháp lý, không phải là một phân loại thuế tự thân. Về thuế, một LLC có thể được xem như sole proprietorship, partnership hoặc corporation tùy theo lựa chọn và cấu trúc sở hữu.

Đó là lý do vì sao nhà sáng lập không nên chỉ dựa vào chữ “LLC” khi đánh giá tiền lương trong gia đình. IRS nhìn vào cách doanh nghiệp bị đánh thuế, chứ không chỉ vào nhãn trên giấy tờ thành lập.

Điều IRS quan tâm

Khi bạn thuê con, IRS sẽ xem xét tính thực chất hơn là sự tiện lợi. Những điểm sau là quan trọng nhất.

Công việc phải là công việc thật

Con của bạn nên thực hiện các dịch vụ thực sự cho doanh nghiệp. Ví dụ có thể bao gồm:

• Sắp xếp và lưu trữ giấy tờ
• Dọn dẹp thiết bị hoặc khu vực làm việc của doanh nghiệp
• Hỗ trợ các công việc kiểm kê cơ bản
• Hỗ trợ nội dung mạng xã hội dưới sự giám sát
• Chuẩn bị thư từ đơn giản hoặc đóng gói hàng hóa
• Thực hiện các công việc hành chính phù hợp với độ tuổi

Công việc phải phù hợp với doanh nghiệp, độ tuổi, mức độ trưởng thành và khả năng thực tế của con. Một đứa trẻ rất nhỏ không thể hợp lý mà làm những nhiệm vụ phức tạp, và một thiếu niên không nên được trả lương cho những công việc mơ hồ hoặc không được xác minh.

Mức lương phải hợp lý

Tiền công phải tương xứng với giá trị công việc, chứ không chỉ là cách chuyển tiền để phục vụ hoạch định thuế. Nếu con đang làm các công việc thông thường, mức trả nên tương thích với số tiền bạn sẽ trả cho người khác làm công việc tương tự trên thị trường của bạn.

Trả quá cao sẽ tạo rủi ro kiểm tra. Trả quá thấp cũng có thể là vấn đề nếu thỏa thuận không được xử lý như một quan hệ lao động thực sự.

Hồ sơ phải rõ ràng

Tài liệu là một phần quan trọng để làm cho thỏa thuận đáng tin cậy. Hãy lưu giữ các hồ sơ như:

• Bản mô tả công việc
• Bảng chấm công hoặc nhật ký công việc
• Hồ sơ tiền lương
• Mẫu W-2 khi được yêu cầu
• Hồ sơ ngân hàng cho thấy việc thanh toán tiền lương
• Chứng từ thể hiện mục đích kinh doanh của công việc đã thực hiện

Hồ sơ tốt sẽ giúp bạn dễ dàng bảo vệ thỏa thuận nếu IRS đặt câu hỏi.

Những điều cơ bản về tuân thủ tiền lương và thuế

Thuê con không có nghĩa là bỏ qua kỷ luật về bảng lương. Trên thực tế, tiền lương gia đình thường cần được quản lý cẩn thận hơn một lần tuyển dụng thông thường vì IRS có thể xem xét kỹ hơn.

Xử lý con như một nhân viên

Nếu con là nhân viên, bạn nhìn chung nên tuân theo các quy trình trả lương tiêu chuẩn. Điều đó bao gồm việc đưa tiền lương qua bảng lương, phát hành các biểu mẫu thuế phù hợp và lưu giữ hồ sơ cho từng kỳ trả lương.

Đừng trả lương như một khoản chuyển tiền ngẫu nhiên hoặc trợ cấp không chính thức nếu bạn muốn cách xử lý thuế đứng vững. Một phiếu lương đều đặn kèm hồ sơ hỗ trợ sẽ mạnh hơn nhiều.

Biết những loại thuế nào áp dụng

Tùy theo loại hình doanh nghiệp và độ tuổi của con, tiền lương có thể chịu các quy tắc khác nhau về thuế việc làm. Một số thỏa thuận việc làm trong gia đình có thể đủ điều kiện để được xử lý đặc biệt, trong khi những thỏa thuận khác lại hoàn toàn chịu thuế tiền lương thông thường.

Ít nhất, chủ doanh nghiệp nên xem xét liệu các loại thuế sau có áp dụng hay không:

• Khấu trừ thuế thu nhập liên bang
• Thuế Social Security và Medicare
• Thuế thất nghiệp liên bang
• Thuế thất nghiệp của tiểu bang
• Khấu trừ thuế thu nhập tiểu bang, nếu có

Vì kết quả cụ thể phụ thuộc vào loại hình pháp nhân và quan hệ gia đình, bạn nên xác nhận thiết lập bảng lương với chuyên gia thuế trước khi phát lương đầu tiên.

Nộp đúng biểu mẫu

Nghĩa vụ nộp hồ sơ của bạn có thể bao gồm các biểu mẫu tiền lương tiêu chuẩn và báo cáo cuối năm. Với nhiều doanh nghiệp, điều này bao gồm các biểu mẫu như W-2 cho nhân viên và các tờ khai thuế việc làm hàng quý hoặc hàng năm khi được yêu cầu.

Nếu bạn không chắc con nên nhận W-2 hay một biểu mẫu khác, đừng đoán. Việc phân loại phải phù hợp với mối quan hệ công việc thực tế.

Cân nhắc về độ tuổi và luật lao động

Quy tắc thuế liên bang và quy tắc lao động trẻ em không phải là một. Ngay cả khi IRS cho phép một thỏa thuận việc làm trong gia đình vì mục đích thuế, luật lao động vẫn rất quan trọng.

Bạn cần kiểm tra cả các hạn chế ở cấp liên bang và cấp tiểu bang trước khi đưa con vào bảng lương. Giới hạn độ tuổi, giới hạn số giờ, các công việc bị cấm và quy tắc an toàn có thể khác nhau tùy theo:

• Độ tuổi của con
• Loại công việc
• Tiểu bang nơi doanh nghiệp hoạt động
• Công việc diễn ra bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp gia đình

Một số công việc có thể hợp pháp với thiếu niên nhưng không phù hợp với trẻ nhỏ hơn. Những công việc khác có thể được phép ở một tiểu bang nhưng bị hạn chế ở tiểu bang khác. Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động xuyên bang hoặc ở nhiều địa điểm, bạn nên xác nhận các quy định áp dụng cho từng nơi.

Khi nào thuê con là hợp lý nhất

Chiến lược này hiệu quả nhất khi tất cả các yếu tố sau đều đúng:

• Con đủ lớn để làm công việc một cách an toàn và đều đặn
• Doanh nghiệp thực sự cần hỗ trợ
• Mức lương hợp lý với công việc đã làm
• Hồ sơ tiền lương được duy trì đầy đủ
• Loại hình pháp nhân hỗ trợ kết quả thuế mà bạn mong muốn

Chiến lược này kém hiệu quả hơn khi công việc bị tạo ra, tiền công bị thổi phồng hoặc con không thể thực sự thực hiện công việc đó. IRS khó có khả năng chấp nhận một mô hình tiền lương gia đình chỉ tồn tại trên giấy tờ.

Ví dụ thực tế

Hãy tưởng tượng một phụ huynh điều hành một cửa hàng trực tuyến nhỏ. Một thiếu niên giúp đóng gói đơn hàng, dán nhãn vận chuyển, cập nhật tồn kho và đăng nội dung đã được phê duyệt lên tài khoản mạng xã hội của doanh nghiệp. Phụ huynh trả cho con mức lương theo giờ phù hợp với thị trường, lưu giữ bảng chấm công và xử lý các khoản thanh toán qua bảng lương.

Trong trường hợp đó, thỏa thuận sẽ dễ bảo vệ hơn nhiều vì công việc cụ thể, tiền lương gắn với lao động thực tế và doanh nghiệp có hồ sơ để chứng minh.

Ngược lại, nếu một đứa trẻ nhỏ nhận các khoản thanh toán hàng tháng lớn cho việc “giúp doanh nghiệp” mà không có hồ sơ, không có nhiệm vụ rõ ràng và không có bằng chứng về công việc thực tế, thì thỏa thuận đó sẽ dễ bị thách thức hơn nhiều.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Chủ doanh nghiệp thường gặp rắc rối khi làm một trong các việc sau:

• Trả tiền cho con mà không có mô tả công việc thực tế
• Không theo dõi giờ làm hoặc nhiệm vụ
• Sử dụng bảng lương không nhất quán với cấu trúc doanh nghiệp
• Định mức lương của con cao quá mức
• Bỏ qua quy tắc lao động của tiểu bang
• Cho rằng mọi LLC đều được xử lý thuế giống nhau
• Xem các khoản thanh toán cho gia đình như chuyển tiền cá nhân thay vì tiền lương

Một chút tài liệu hóa cũng mang lại hiệu quả lớn ở đây. Nếu thỏa thuận trông giống như một nhân viên không phải người thân, thì nó thường có vị thế vững chắc hơn nhiều.

Zenind phù hợp với bức tranh lớn hơn như thế nào

Nếu bạn đang xây dựng một doanh nghiệp gia đình từ đầu, lựa chọn pháp nhân của bạn ảnh hưởng nhiều hơn là chỉ vấn đề thuế trong ngày đầu tiên. Nó có thể tác động đến độ phức tạp của bảng lương, cấu trúc sở hữu, các bước tuân thủ và mức độ linh hoạt của doanh nghiệp khi phát triển.

Zenind giúp các doanh nhân thành lập pháp nhân kinh doanh tại Hoa Kỳ và duy trì tuân thủ sau khi thành lập. Với những nhà sáng lập muốn lên kế hoạch trước cho việc thuê thành viên gia đình, tư duy ở cấp cấu trúc như vậy rất quan trọng. Chọn đúng loại hình pháp nhân từ sớm có thể giúp bạn tránh những trở ngại không cần thiết sau này khi bạn tuyển thêm nhân viên, mở bảng lương hoặc mở rộng doanh nghiệp.

Kết luận chính

Thuê con của bạn có thể là một chiến lược hợp pháp về kinh doanh và thuế nếu được thực hiện đúng cách. Những điều cốt lõi rất đơn giản:

• Con phải làm công việc thực tế
• Tiền công phải hợp lý
• Hồ sơ phải đầy đủ
• Phải tuân thủ luật lao động
• Loại hình pháp nhân phải hỗ trợ cách xử lý tiền lương mà bạn mong đợi

Nếu bạn đang cân nhắc chiến lược này, hãy bắt đầu từ cấu trúc doanh nghiệp và nghĩa vụ tuân thủ của bạn. Một công ty được thành lập tốt với hồ sơ rõ ràng sẽ dễ quản lý hơn nhiều so với một doanh nghiệp tổ chức lỏng lẻo đang cố sửa bảng lương sau đó.

FAQ

Tôi có thể thuê con qua doanh nghiệp của mình không?

Có, nếu con thực hiện công việc thực sự và thỏa thuận tuân thủ các quy tắc thuế và lao động.

Thuê con có giúp tôi giảm thuế không?

Có thể, nếu tiền lương là chi phí kinh doanh hợp pháp và cách xử lý bảng lương phù hợp với loại hình pháp nhân của bạn.

Tôi có cần trả cho con mức lương công bằng không?

Có. Mức lương nên tương ứng với công việc đã làm và hợp lý theo thị trường.

Con tôi có nên nhận W-2 không?

Nếu con là nhân viên, nhìn chung con nên nhận biểu mẫu thuế nhân viên phù hợp.

Luật lao động trẻ em vẫn có áp dụng không?

Có. Quy tắc thuế không thay thế các biện pháp bảo vệ lao động của liên bang hoặc tiểu bang.

LLC có luôn được xử lý giống nhau cho chiến lược này không?

Không. Cách xử lý thuế của LLC phụ thuộc vào việc thực thể đó được phân loại như thế nào cho mục đích thuế liên bang.

Thuê con của bạn có thể là một phần thông minh trong chiến lược doanh nghiệp gia đình, nhưng chỉ khi cấu trúc, bảng lương và hồ sơ đều được xử lý cẩn thận.