Angajarea copilului dumneavoastră într-o afacere mică: avantaje fiscale, reguli de salarizare și aspecte privind entitatea

Angajarea copilului dumneavoastră poate fi o modalitate practică de a sprijini afacerea familiei, de a preda competențe din lumea reală și, potențial, de a îmbunătăți poziția fiscală atunci când aranjamentul este structurat corect. Pentru mulți fondatori, mai ales cei care construiesc o companie în Statele Unite, această strategie devine mai relevantă după ce afacerea este deja stabilită și proprietarul dorește să creeze roluri legitime, potrivite vârstei și abilităților copilului.

Cheia este să tratați aranjamentul ca pe o relație de muncă reală, nu ca pe o favoare de familie ocazională. Copilul ar trebui să presteze muncă efectivă, să fie plătit cu un salariu rezonabil și să fie documentat la fel ca orice alt angajat. Atunci când aceste elemente de bază sunt respectate, angajarea unui copil poate deveni parte a unei strategii mai ample pentru afacerea de familie.

Dacă încă alegeți structura afacerii, merită să vă gândiți la acest subiect din timp. Tipul de entitate poate influența tratamentul fiscal al salariilor, obligațiile de conformare și cât de ușor puteți construi un model operațional prietenos cu familia. Zenind îi ajută pe antreprenori să înființeze și să mențină entități comerciale în SUA, așa că este bine să înțelegeți acest aspect înainte de a decide dacă veți forma un LLC sau o corporație.

De ce iau proprietarii de afaceri în considerare angajarea copiilor lor

Există două motive principale pentru care proprietarii explorează această strategie.

Primul, salariile plătite pentru muncă legitimă în afacere sunt, în general, cheltuieli deductibile. Dacă copilul dumneavoastră este un angajat real care prestează muncă obișnuită și necesară pentru companie, salariile pot reduce venitul impozabil al afacerii.

Al doilea, aranjamentul poate menține banii în interiorul familiei, oferindu-i în același timp copilului experiență utilă. Un copil care ajută cu sarcini potrivite vârstei poate învăța responsabilitate, operațiuni de bază ale afacerii, relația cu clienții, organizare și obiceiuri financiare care rămân mult după încasarea salariului.

Totuși, rezultatul fiscal depinde mult de tipul entității și de modul în care este structurată munca. Același aranjament care funcționează bine pentru un proprietar poate crea obligații de salarizare pentru altul.

Tipul de entitate contează mai mult decât cred cei mai mulți oameni

IRS tratează angajarea membrilor familiei diferit în funcție de modul în care este organizată afacerea. Înainte să vă angajați copilul, trebuie să știți dacă firma este o întreprindere individuală, un parteneriat, o corporație sau un LLC tratat fiscal sub una dintre aceste regimuri.

Întreprinderi individuale

Într-o întreprindere individuală, afacerea și proprietarul nu sunt separate în scopuri federale de impozit pe venit. Această structură poate oferi un tratament favorabil pentru angajarea membrilor familiei în anumite cazuri, mai ales atunci când un părinte angajează un copil pentru o muncă reală în afacere.

Un LLC cu un singur membru care nu a ales impozitarea ca societate este adesea tratat similar unei întreprinderi individuale în scopuri fiscale federale. Asta înseamnă că mulți fondatori mici care operează printr-un LLC de bază ar trebui să analizeze cu atenție regulile privind angajații din familie.

Parteneriate

Tratamentul de parteneriat poate conta și atunci când angajați un copil, dar detaliile depind de cine sunt partenerii. Un parteneriat părinte-părinte poate fi tratat diferit de un parteneriat în care doar unul dintre părinți este partener.

Această distincție este importantă deoarece IRS nu aplică aceleași reguli de salarizare pentru familie în toate configurațiile de parteneriat. Înainte de a porni salarizarea, confirmați cum este clasificată asocierea și dacă copilul este angajat de un parteneriat deținut de un părinte în sensul relevant al IRS.

Corporații

Corporațiile sunt, în general, mai puțin flexibile când vine vorba de angajarea copiilor în scopuri de taxe pe salarii. Dacă afacerea este impozitată ca o corporație, salariile copilului sunt de obicei supuse regulilor obișnuite privind impozitele pe angajare, chiar dacă lucrează pentru o companie deținută de părinte.

Asta nu înseamnă că o corporație nu poate angaja copii. Înseamnă că matematica salarială este diferită, iar avantajele fiscale pot fi mai mici sau inexistente în comparație cu anumite structuri noncorporative.

LLC-uri

Un LLC este o entitate juridică, nu o clasificare fiscală în sine. În scopuri fiscale, un LLC poate fi tratat ca o întreprindere individuală, parteneriat sau corporație, în funcție de alegeri și de structura de proprietate.

De aceea, fondatorii nu ar trebui să se bazeze doar pe cuvântul „LLC” atunci când evaluează salarizarea în familie. IRS se uită la modul în care afacerea este impozitată, nu doar la eticheta din actele de înființare.

Ce urmărește IRS

Când vă angajați copilul, IRS caută substanță, nu comoditate. Următoarele aspecte contează cel mai mult.

Munca trebuie să fie reală

Copilul dumneavoastră ar trebui să presteze servicii reale pentru afacere. Exemplele pot include:

• Arhivarea și organizarea documentelor
• Curățarea echipamentelor sau spațiilor de lucru ale afacerii
• Ajutor la sarcini simple de inventar
• Asistență pentru conținut de social media, sub supraveghere
• Pregătirea de corespondență simplă sau ambalaje
• Îndeplinirea unor sarcini administrative potrivite vârstei

Munca ar trebui să se potrivească afacerii și vârstei, maturității și abilității reale a copilului. Un copil foarte mic nu poate îndeplini în mod rezonabil sarcini complexe, iar unui adolescent nu ar trebui să i se plătească pentru activități vagi sau neverificate.

Plata trebuie să fie rezonabilă

Compensația ar trebui să reflecte valoarea muncii, nu doar să mute bani în scop de planificare fiscală. Dacă copilul face muncă obișnuită, plata ar trebui să fie aliniată cu ceea ce ați plăti unei alte persoane pentru sarcini similare în zona dumneavoastră.

Plata excesivă crește riscul de audit. Plata prea mică poate fi, de asemenea, o problemă dacă aranjamentul nu este tratat ca o relație de muncă reală.

Evidențele trebuie să fie curate

Documentarea este o parte majoră a credibilității aranjamentului. Păstrați documente precum:

• Fișa postului
• Pontaje sau jurnale de lucru
• Evidențe de salarizare
• Formularul W-2, acolo unde este necesar
• Înregistrări bancare care arată plata salariilor
• Dovada scopului de afaceri al muncii prestate

Evidențele bune fac mai ușor de apărat aranjamentul dacă IRS pune vreodată întrebări.

Noțiuni de bază despre salarizare și conformare fiscală

Angajarea unui copil nu înseamnă să renunțați la disciplina salarială. De fapt, salarizarea în familie merită adesea mai multă atenție decât o angajare obișnuită, deoarece IRS o poate analiza mai atent.

Tratați copilul ca pe un angajat

Dacă copilul este angajat, în general ar trebui să respectați procedurile standard de salarizare. Aceasta include procesarea salariilor prin payroll, emiterea formularelor fiscale corespunzătoare și păstrarea evidențelor pentru fiecare perioadă de plată.

Nu plătiți salariile printr-un transfer aleatoriu sau ca alocație informală dacă doriți ca tratamentul fiscal să reziste. Un salariu regulat, susținut de documente, este mult mai solid.

Știți ce impozite se aplică

În funcție de structura afacerii și de vârsta copilului, salariile pot fi supuse unor reguli diferite privind taxele de angajare. Unele aranjamente de angajare în familie se pot califica pentru tratament special, în timp ce altele sunt supuse integral taxelor standard de payroll.

Cel puțin, proprietarii ar trebui să verifice dacă se aplică următoarele:

• Reținerea impozitului federal pe venit
• Taxele de Social Security și Medicare
• Federal unemployment tax
• State unemployment tax
• Reținerea impozitului pe venit la nivel de stat, dacă este cazul

Deoarece rezultatul exact depinde de tipul de entitate și de relația de familie, este înțelept să confirmați configurarea payroll cu un specialist fiscal înainte de a emite primul salariu.

Depuneți formularele corecte

Obligațiile de raportare pot include formularele standard de payroll și raportările de sfârșit de an. Pentru multe afaceri, acestea includ formulare precum W-2 pentru angajați și declarații trimestriale sau anuale privind taxele de angajare, acolo unde sunt necesare.

Dacă nu sunteți sigur dacă copilul ar trebui să primească un W-2 sau un alt formular, nu presupuneți. Clasificarea trebuie să corespundă relației reale de muncă.

Considerații privind vârsta și legislația muncii

Regulile fiscale federale și regulile privind munca minorilor nu sunt același lucru. Chiar dacă IRS permite un aranjament de angajare în familie din punct de vedere fiscal, legislația muncii rămâne relevantă.

Trebuie să verificați atât restricțiile federale, cât și pe cele statale înainte de a pune un copil pe statul de plată. Limitele de vârstă, limitele de ore, activitățile interzise și regulile de siguranță pot varia în funcție de:

• Vârsta copilului
• Tipul de muncă
• Statul în care operează afacerea
• Dacă munca se desfășoară în cadrul afacerii de familie sau în afara ei

Unele activități pot fi legale pentru un adolescent, dar nu pentru un copil mai mic. Alte sarcini pot fi acceptabile într-un stat și restricționate în altul. Dacă afacerea dumneavoastră operează peste granițe de stat sau în mai multe locații, ar trebui să confirmați regulile aplicabile pentru fiecare locație.

Când are cel mai mult sens să vă angajați copilul

Această strategie este cea mai eficientă atunci când toate condițiile de mai jos sunt adevărate:

• Copilul este suficient de mare pentru a lucra în siguranță și constant
• Afacerea chiar are nevoie de ajutor
• Salariul este rezonabil pentru sarcinile prestate
• Evidențele salariale sunt păstrate corect
• Tipul de entitate susține rezultatul fiscal dorit

Este mai puțin eficientă atunci când munca este inventată, plata este exagerată sau copilul nu poate realiza realist jobul. IRS este puțin probabil să accepte un sistem de payroll pentru familie care există doar pe hârtie.

Exemplu practic

Imaginați-vă un părinte care conduce un mic magazin online. Un adolescent ajută la ambalarea comenzilor, etichetarea coletelor, actualizarea inventarului și publicarea conținutului aprobat pe conturile de social media ale afacerii. Părintele plătește copilului un salariu orar la nivel de piață, ține evidența orelor și procesează plățile prin payroll.

În acel caz, aranjamentul este mult mai ușor de apărat deoarece munca este concretă, plata este legată de muncă reală, iar afacerea are documentele necesare pentru a susține situația.

Acum comparați cu situația în care un copil mic primește plăți lunare mari pentru „ajutor la afacere”, fără evidențe, fără sarcini clare și fără dovada unei munci reale. Acea variantă ar fi mult mai vulnerabilă la contestare.

Greșeli frecvente de evitat

Proprietarii se confruntă adesea cu probleme atunci când fac una dintre următoarele greșeli:

• Plătesc un copil fără o fișă reală a postului
• Nu urmăresc orele sau sarcinile
• Folosesc payroll care nu este compatibil cu structura afacerii
• Exagerează salariul copilului
• Ignoră regulile muncii la nivel de stat
• Presupun că toate LLC-urile primesc același tratament fiscal
• Tratează plățile către familie ca transferuri personale, nu ca salarii

Puțină documentare ajută foarte mult aici. Dacă aranjamentul ar părea normal pentru un angajat care nu este membru al familiei, atunci este de obicei pe o bază mult mai solidă.

Cum se integrează Zenind în imaginea de ansamblu

Dacă construiți o afacere de familie de la zero, alegerea entității influențează mult mai mult decât taxele din prima zi. Poate afecta complexitatea salarizării, structura de proprietate, pașii de conformare și flexibilitatea afacerii pe măsură ce crește.

Zenind îi ajută pe antreprenori să înființeze entități comerciale în SUA și să rămână în conformitate după înființare. Pentru fondatorii care vor să planifice din timp angajarea membrilor familiei, această gândire la nivel de structură contează. Alegerea timpurie a entității potrivite vă poate ajuta să evitați fricțiuni inutile mai târziu, când adăugați angajați, deschideți payroll sau extindeți afacerea.

Idei principale

Angajarea copilului dumneavoastră poate fi o strategie legitimă de afaceri și fiscală atunci când este făcută corect. Elementele esențiale sunt simple:

• Copilul trebuie să presteze muncă reală
• Plata trebuie să fie rezonabilă
• Evidențele trebuie să fie complete
• Legislația muncii trebuie respectată
• Tipul de entitate trebuie să susțină tratamentul salarial așteptat

Dacă luați în considerare această strategie, începeți cu structura afacerii și cu obligațiile dumneavoastră de conformare. O companie bine înființată, cu evidențe clare, este mult mai ușor de gestionat decât o afacere organizată informal care încearcă să repare salarizarea după fapt.

Întrebări frecvente

Pot să-mi angajez copilul prin afacerea mea?

Da, dacă copilul prestează muncă reală și aranjamentul respectă regulile fiscale și de muncă.

Angajarea copilului reduce taxele mele?

Poate, dacă salariile sunt cheltuieli legitime de afaceri și tratamentul de payroll se potrivește cu tipul dumneavoastră de entitate.

Trebuie să-i plătesc copilului un salariu corect?

Da. Salariul ar trebui să reflecte munca prestată și să fie rezonabil pentru piață.

Copilul meu ar trebui să primească un W-2?

Dacă este angajat, copilul ar trebui, în general, să primească formularul fiscal corespunzător pentru angajat.

Se aplică în continuare legile privind munca minorilor?

Da. Regulile fiscale nu înlocuiesc protecțiile federale sau statale privind munca.

Un LLC este tratat întotdeauna la fel pentru această strategie?

Nu. Tratamentul fiscal al unui LLC depinde de modul în care entitatea este clasificată în scopuri fiscale federale.

Angajarea copilului dumneavoastră poate fi o parte inteligentă a unei strategii de afaceri de familie, dar numai atunci când structura, salarizarea și evidențele sunt gestionate cu atenție.