Ansette ditt barn i en liten bedrift: skattefordeler, lønnsregler og hensyn til selskapsform

Å ansette ditt barn kan være en praktisk måte å støtte en familiebedrift på, lære bort ferdigheter fra virkeligheten og potensielt forbedre skattemessig posisjon når ordningen er riktig strukturert. For mange gründere, særlig de som bygger et selskap i USA, blir denne strategien mer relevant når virksomheten er etablert og eieren ønsker å skape legitime roller som passer barnets alder og evner.

Nøkkelen er å behandle ordningen som et reelt ansettelsesforhold, ikke som en uformell familietjeneste. Barnet bør utføre faktisk arbeid, få en rimelig lønn og dokumenteres på samme måte som du ville dokumentere en hvilken som helst annen ansatt. Når disse grunnleggende tingene er på plass, kan det å ansette et barn bli en del av en bredere strategi for familiebedriften.

Hvis du fortsatt velger forretningsstruktur, er dette et tema det er verdt å tenke på tidlig. Enhetstype kan påvirke behandling av lønnsskatt, etterlevelsesplikt og hvor enkelt du kan bygge en familievennlig driftsmodell. Zenind hjelper gründere med å etablere og vedlikeholde amerikanske selskapsenheter, så dette er et godt tema å forstå før du bestemmer deg for om du skal opprette en LLC eller et aksjeselskap.

Hvorfor bedriftseiere vurderer å ansette barna sine

Det er to hovedgrunner til at eiere utforsker denne strategien.

For det første er lønn som betales for legitimt arbeid for virksomheten, som regel fradragsberettigede driftskostnader. Hvis barnet er en faktisk ansatt som utfører vanlige og nødvendige oppgaver for selskapet, kan lønnen redusere den skattepliktige virksomhetsinntekten.

For det andre kan ordningen holde penger innen familien samtidig som barnet får nyttig erfaring. Et barn som hjelper til med alderspassende oppgaver kan lære ansvar, grunnleggende forretningsdrift, kundeservice, organisering og økonomiske vaner som varer lenge etter lønnsutbetalingen.

Når det er sagt, avhenger skatteresultatet i stor grad av selskapsform og hvordan arbeidet er strukturert. Den samme ordningen som fungerer godt for én eier, kan skape lønnsforpliktelser for en annen.

Selskapsform betyr mer enn de fleste tror

IRS behandler familieansettelser forskjellig avhengig av hvordan virksomheten er organisert. Før du ansetter barnet ditt, må du vite om selskapet ditt er et enkeltpersonforetak, et partnerskap, et aksjeselskap eller en LLC skattlagt under en av disse ordningene.

Enkeltpersonforetak

I et enkeltpersonforetak er virksomheten og eieren ikke separate for føderale inntektsskatteformål. Denne strukturen kan gi gunstig behandling for familieansettelser i visse tilfeller, særlig når en forelder ansetter et barn til en reell jobb i virksomheten.

En eneeier-LLC som ikke har valgt beskatning som selskap, behandles ofte på lignende måte som et enkeltpersonforetak for føderale skatteformål. Det betyr at mange små gründere som driver gjennom en enkel LLC, fortsatt bør gjennomgå reglene for familieansatte nøye.

Partnerskap

Partnerskapsbehandling kan også ha betydning ved ansettelse av et barn, men detaljene avhenger av hvem partnerne er. Et partnerskap mellom to foreldre kan behandles annerledes enn et partnerskap der bare én forelder er partner.

Dette skillet er viktig fordi IRS ikke anvender de samme familie-reglene for lønn i alle partnerskapsoppsett. Før du setter opp lønn, må du bekrefte hvordan partnerskapet er klassifisert og om barnet ansettes av et foreldreeid partnerskap i den relevante IRS-forstand.

Aksjeselskaper

Aksjeselskaper er generelt mindre fleksible når det gjelder å ansette barn for lønnsskatteformål. Hvis virksomheten skattlegges som et aksjeselskap, vil barnets lønn vanligvis være underlagt vanlige regler for arbeidsgiveravgifter og lønnsskatt, selv om barnet jobber for et foreldreeid selskap.

Det betyr ikke at aksjeselskaper ikke kan ansette barn. Det betyr at lønnsregnestykket er annerledes, og at skattefordelene kan være mindre eller ikke-eksisterende sammenlignet med enkelte ikke-selskapsstrukturer.

LLC-er

En LLC er en juridisk enhet, ikke en skatteklassifisering i seg selv. Skattemessig kan en LLC behandles som et enkeltpersonforetak, et partnerskap eller et aksjeselskap, avhengig av valg og eierskapsstruktur.

Derfor bør gründere ikke stole på ordet "LLC" alene når de vurderer familie-lønn. IRS ser på hvordan virksomheten beskattes, ikke bare på etiketten i stiftelsesdokumentene.

Hva IRS bryr seg om

Når du ansetter barnet ditt, ser IRS etter reelt innhold fremfor bekvemmelighet. Følgende punkter er viktigst.

Arbeidet må være reelt

Barnet ditt bør utføre faktiske tjenester for virksomheten. Eksempler kan være:

• Arkivere og organisere dokumenter
• Rengjøre utstyr eller arbeidsområder
• Hjelpe til med grunnleggende lageroppgaver
• Assistere med innhold til sosiale medier under tilsyn
• Forberede enkle utsendelser eller pakking
• Utføre alderspassende administrative oppgaver

Arbeidet bør passe virksomheten og barnets alder, modenhet og faktiske evne. Et svært lite barn kan ikke rimelig utføre komplekse oppgaver, og en tenåring bør ikke få betalt for uklare eller ubekreftede oppgaver.

Lønnen må være rimelig

Kompensasjonen bør tilsvare verdien av arbeidet, ikke bare flytte penger rundt for skatteplanlegging. Hvis barnet utfører rutinearbeid, bør betalingen være i tråd med det du ville betalt en annen person for lignende oppgaver i markedet ditt.

For høy lønn skaper revisjonsrisiko. For lav lønn kan også være et problem hvis ordningen ikke behandles som et reelt ansettelsesforhold.

Dokumentasjonen må være ryddig

Dokumentasjon er en viktig del av å gjøre ordningen troverdig. Ta vare på dokumenter som:

• Stillingsbeskrivelse
• Timelister eller arbeidslogg
• Lønnsregistre
• Skjema W-2 der det kreves
• Bankoppføringer som viser lønnsutbetalinger
• Dokumentasjon på forretningsmessig formål for arbeidet som er utført

God dokumentasjon gjør det lettere å forsvare ordningen dersom IRS noen gang stiller spørsmål.

Grunnleggende om lønn og skatteetterlevelse

Å ansette et barn betyr ikke at du kan hoppe over lønnsrutiner. Faktisk fortjener familie-lønn ofte enda mer oppmerksomhet enn ordinære ansettelser, fordi IRS kan se nærmere på dem.

Behandle barnet som en ansatt

Hvis barnet er ansatt, bør du som regel følge vanlige lønnsprosedyrer. Det inkluderer å kjøre lønnen gjennom lønnssystemet, utstede riktige skattemeldinger og føre opplysninger for hver lønnsperiode.

Ikke betal lønn som en tilfeldig overføring eller et uformelt bidrag hvis du vil at skattebehandlingen skal holde. En regelmessig lønnsslipp med underlagsdokumentasjon er langt sterkere.

Vit hvilke skatter som gjelder

Avhengig av selskapsform og barnets alder kan lønn være underlagt ulike regler for arbeidsgiveravgifter og lønnsskatt. Noen familieansettelser kan kvalifisere for særbehandling, mens andre fullt ut er underlagt vanlige lønnsskatter.

Minst bør eiere undersøke om følgende gjelder:

• Føderal forskuddstrekksskatt
• Trygde- og Medicare-skatter
• Føderal arbeidsledighetsskatt
• Statlig arbeidsledighetsskatt
• Statlig inntektsskattetrekk, hvis aktuelt

Siden det eksakte utfallet avhenger av selskapsform og familierelasjon, er det lurt å bekrefte lønnsoppsettet med en skatterådgiver før du utbetaler den første lønnen.

Lever inn riktige skjemaer

Rapporteringsplikten kan omfatte vanlige lønnsskjemaer og årsrapportering. For mange virksomheter inkluderer dette skjemaer som W-2 for ansatte og kvartalsvise eller årlige skatterapporter for arbeidsgiver, der det kreves.

Hvis du er usikker på om barnet skal få en W-2 eller et annet skjema, ikke gjett. Klassifiseringen bør samsvare med det faktiske arbeidsforholdet.

Hensyn til alder og arbeidsrett

Føderale skatteregler og regler om barnearbeid er ikke det samme. Selv om IRS tillater en familieansettelse skattemessig, gjelder arbeidsretten fortsatt.

Du må kontrollere både føderale og statlige begrensninger før du setter et barn på lønn. Aldersgrenser, tidsgrenser, forbudte oppgaver og sikkerhetsregler kan variere basert på:

• Barnets alder
• Type arbeid
• Delstaten der virksomheten drives
• Om arbeidet skjer i eller utenfor familiebedriften

Noen oppgaver kan være lovlige for en tenåring, men ikke for et yngre barn. Andre oppgaver kan være akseptable i én delstat og begrenset i en annen. Hvis virksomheten din opererer på tvers av delstatsgrenser eller på mer enn ett sted, bør du bekrefte gjeldende regler for hvert sted.

Når det gir mest mening å ansette barnet ditt

Denne strategien fungerer best når alt det følgende er sant:

• Barnet er gammelt nok til å gjøre arbeidet trygt og konsekvent
• Virksomheten har faktisk behov for hjelpen
• Lønnen er rimelig for oppgavene som utføres
• Lønnsopplysningene føres korrekt
• Selskapsformen støtter skatteutfallet du forventer

Den er mindre effektiv når arbeidet er oppdiktet, lønnen er for høy, eller barnet ikke realistisk kan utføre jobben. IRS vil neppe godta et familie-lønnsopplegg som bare eksisterer på papiret.

Praktisk eksempel

Se for deg at en forelder driver en liten nettbutikk. En tenåring hjelper til med å pakke bestillinger, merke forsendelser, oppdatere lagerbeholdningen og legge ut godkjent innhold på virksomhetens kontoer i sosiale medier. Forelderen betaler barnet en markedsbasert timelønn, fører timeregistrering og kjører betalingen gjennom lønnssystemet.

I så fall er ordningen langt lettere å forsvare fordi arbeidet er konkret, lønnen er knyttet til reelt arbeid, og virksomheten har dokumentasjonen som støtter den.

Sammenlign det med en situasjon der et lite barn mottar store månedlige utbetalinger for å "hjelpe virksomheten", uten registreringer, uten klare oppgaver og uten bevis på faktisk arbeid. Den ordningen ville være langt mer sårbar for kontroll.

Vanlige feil å unngå

Eiere havner ofte i trøbbel når de gjør én av følgende ting:

• Betaler et barn uten en reell stillingsbeskrivelse
• Unnlater å registrere timer eller oppgaver
• Bruker lønn som ikke samsvarer med selskapsformen
• Setter lønnen for høyt
• Ignorerer statlige arbeidsregler
• Antar at alle LLC-er får samme skattemessige behandling
• Behandler familiebetalinger som personlige overføringer i stedet for lønn

Litt dokumentasjon kommer langt her. Hvis ordningen ville sett normal ut for en ikke-familiær ansatt, står den vanligvis på mye sterkere grunn.

Hvordan Zenind passer inn i det større bildet

Hvis du bygger en familiebedrift fra bunnen av, påvirker valg av selskapsform mye mer enn skatter den første dagen. Det kan påvirke lønnskompleksitet, eierskapsstruktur, etterlevelsesskritt og hvor fleksibel virksomheten er når den vokser.

Zenind hjelper gründere med å etablere amerikanske selskapsenheter og holde seg i samsvar etter etablering. For gründere som ønsker å planlegge på forhånd for å ansette familiemedlemmer, er denne strukturtenkningen viktig. Å velge riktig enhet tidlig kan hjelpe deg med å unngå unødvendig friksjon senere når du legger til ansatte, åpner lønn eller utvider virksomheten.

Viktige punkter

Å ansette barnet ditt kan være en legitim forretnings- og skatte-strategi når det gjøres riktig. Det viktigste er enkelt:

• Barnet må utføre reelt arbeid
• Lønnen må være rimelig
• Dokumentasjonen må være komplett
• Arbeidsretten må følges
• Selskapsformen må støtte lønnsbehandlingen du forventer

Hvis du vurderer denne strategien, start med selskapsstruktur og etterlevelsesplikter. Et velorganisert selskap med ryddige opptegnelser er mye enklere å håndtere enn en løst organisert virksomhet som prøver å rette opp lønn i etterkant.

FAQ

Kan jeg ansette barnet mitt gjennom virksomheten min?

Ja, hvis barnet utfører reelt arbeid og ordningen overholder skatte- og arbeidsregler.

Reduserer det skatten min å ansette barnet mitt?

Det kan det gjøre, hvis lønnen er en legitim driftskostnad og lønnshåndteringen passer med selskapsformen din.

Må jeg betale barnet mitt en rettferdig lønn?

Ja. Lønnen bør samsvare med arbeidet som utføres og være rimelig for markedet.

Bør barnet mitt få en W-2?

Hvis barnet er ansatt, bør barnet vanligvis få det relevante skattemessige skjemaet for ansatte.

Gjelder barnearbeidslover fortsatt?

Ja. Skatteregler overstyrer ikke føderale eller statlige arbeidsrettslige beskyttelser.

Behandles en LLC alltid likt for denne strategien?

Nei. Skattebehandlingen av en LLC avhenger av hvordan enheten er klassifisert for føderale skatteformål.

Å ansette barnet ditt kan være en smart del av en familiebedriftsstrategi, men bare når struktur, lønn og dokumentasjon håndteres med omtanke.