Наймання вашої дитини в малому бізнесі: податкові переваги, правила payroll та вибір типу юридичної особи

Наймання вашої дитини може бути практичним способом підтримати сімейний бізнес, навчити її реальних робочих навичок і потенційно покращити вашу податкову ситуацію, якщо така домовленість правильно структурована. Для багатьох засновників, особливо тих, хто будує компанію у Сполучених Штатах, ця стратегія стає актуальнішою після того, як бізнес уже створений, а власник хоче сформувати законні ролі, що відповідають віку та здібностям дитини.

Головне - ставитися до такої домовленості як до справжніх трудових відносин, а не як до випадкової сімейної послуги. Ваша дитина має виконувати фактичну роботу, отримувати розумну оплату та бути оформленою так само, як будь-який інший працівник. Коли ці базові умови виконані, наймання дитини може стати частиною ширшої стратегії сімейного бізнесу.

Якщо ви ще обираєте структуру бізнесу, про це варто подумати заздалегідь. Тип юридичної особи може впливати на податковий режим payroll, обов'язки щодо комплаєнсу та те, наскільки легко побудувати операційну модель, зручну для сімейного бізнесу. Zenind допомагає підприємцям створювати й підтримувати бізнес-структури у США, тому це важливе питання, яке варто зрозуміти до рішення про створення LLC або корпорації.

Чому власники бізнесу розглядають наймання своїх дітей

Є дві основні причини, чому власники розглядають цю стратегію.

По-перше, заробітна плата, виплачена за законну роботу для бізнесу, зазвичай є витратами бізнесу, що підлягають вирахуванню. Якщо ваша дитина є фактичним працівником і виконує звичайну та необхідну роботу для компанії, така зарплата може зменшити оподатковуваний дохід бізнесу.

По-друге, така домовленість може залишати гроші всередині сім'ї, водночас даючи дитині корисний досвід. Дитина, яка допомагає з відповідними віку завданнями, може навчитися відповідальності, базових бізнес-операцій, обслуговування клієнтів, організованості та фінансових звичок, що залишаться корисними надовго після отримання зарплати.

Водночас податковий результат значною мірою залежить від типу вашої юридичної особи та того, як структурована робота. Та сама схема, яка добре працює для одного власника, може створити payroll-зобов'язання для іншого.

Тип юридичної особи важливіший, ніж більшість очікує

IRS по-різному розглядає сімейне працевлаштування залежно від того, як організований бізнес. Перш ніж наймати дитину, потрібно знати, чи є ваша компанія одноосібним підприємництвом, партнерством, корпорацією або LLC, що оподатковується за одним із цих режимів.

Одноосібне підприємництво

В одноосібному підприємництві бізнес і власник не є окремими для цілей федерального податку на доходи. У певних випадках така структура може надавати сприятливий режим для сімейного працевлаштування, особливо коли батько або мати наймає дитину на реальну роботу в бізнесі.

Одноосібна LLC, яка не обрала корпоративне оподаткування, часто розглядається подібно до одноосібного підприємництва для федеральних податкових цілей. Це означає, що багатьом засновникам малого бізнесу, які працюють через базову LLC, усе одно слід уважно переглянути правила щодо сімейних працівників.

Партнерства

Режим партнерства також може мати значення під час наймання дитини, але деталі залежать від того, хто є партнерами. Партнерство між двома батьками може розглядатися інакше, ніж партнерство, де партнером є лише один із батьків.

Ця відмінність важлива, оскільки IRS не застосовує однакові правила сімейного payroll до кожної структури партнерства. Перш ніж налаштовувати payroll, підтвердьте, як класифіковане партнерство та чи є дитина працевлаштованою партнерством, що належить батькам, у відповідному для IRS значенні.

Корпорації

Корпорації зазвичай менш гнучкі щодо наймання дітей для цілей payroll-податків. Якщо бізнес оподатковується як корпорація, зарплата дитини зазвичай підпадає під звичайні правила податків на зайнятість, навіть якщо дитина працює в компанії, що належить батькам.

Це не означає, що корпорації не можуть наймати дітей. Це означає, що payroll-розрахунки будуть іншими, а податкові переваги можуть бути меншими або взагалі відсутніми порівняно з певними некорпоративними структурами.

LLC

LLC є юридичною особою, але сама по собі не є податковою класифікацією. Для податкових цілей LLC може розглядатися як одноосібне підприємництво, партнерство або корпорація залежно від податкових виборів і структури власності.

Саме тому засновникам не слід покладатися лише на слово "LLC" під час оцінки сімейного payroll. IRS дивиться на те, як бізнес оподатковується, а не лише на назву в реєстраційних документах.

На що звертає увагу IRS

Коли ви наймаєте свою дитину, IRS шукає реальний зміст, а не зручну формальність. Найважливіші такі аспекти.

Робота має бути реальною

Ваша дитина має надавати справжні послуги бізнесу. Приклади можуть включати:

• Впорядкування та організацію документів
• Прибирання бізнес-обладнання або робочих приміщень
• Допомогу з базовими завданнями щодо запасів
• Допомогу з контентом у соціальних мережах під наглядом
• Підготовку простих поштових відправлень або пакування
• Виконання адміністративних завдань, відповідних віку

Робота має відповідати бізнесу, а також віку, зрілості та фактичним здібностям дитини. Дуже маленька дитина не може розумно виконувати складні обов'язки, а підлітку не слід платити за розмиті або непідтверджені завдання.

Оплата має бути розумною

Компенсація має відповідати вартості роботи, а не просто переміщувати гроші для податкового планування. Якщо дитина виконує рутинну роботу, оплата має бути узгодженою з тим, скільки ви заплатили б іншій людині за подібні обов'язки на вашому ринку.

Завищена оплата створює ризик перевірки. Занижена оплата також може бути проблемою, якщо домовленість не виглядає як справжні трудові відносини.

Записи мають бути чистими

Документація є важливою частиною того, що робить таку домовленість достовірною. Зберігайте такі записи:

• Опис посади
• Табелі обліку часу або журнали роботи
• Payroll-записи
• Форму W-2, якщо вона потрібна
• Банківські записи, що підтверджують виплату зарплати
• Підтвердження бізнес-мети виконаної роботи

Належні записи полегшують захист домовленості, якщо IRS коли-небудь поставить запитання.

Основи payroll та податкового комплаєнсу

Наймання дитини не означає, що можна ігнорувати payroll-дисципліну. Насправді сімейний payroll часто потребує ще більшої уваги, ніж звичайне наймання, оскільки IRS може перевіряти його ретельніше.

Ставтеся до дитини як до працівника

Якщо дитина є працівником, зазвичай слід дотримуватися стандартних процедур payroll. Це включає проведення зарплати через payroll, видачу належних податкових форм і ведення записів за кожний період оплати.

Не виплачуйте зарплату як випадковий переказ або неформальні кишенькові гроші, якщо хочете, щоб податковий режим витримав перевірку. Регулярна зарплата з підтвердними записами є значно сильнішою позицією.

Знайте, які податки застосовуються

Залежно від структури бізнесу та віку дитини зарплата може підпадати під різні правила податків на зайнятість. Деякі домовленості щодо сімейного працевлаштування можуть претендувати на спеціальний режим, тоді як інші повністю підпадають під стандартні payroll-податки.

Як мінімум власникам слід перевірити, чи застосовуються такі вимоги:

• Утримання федерального податку на доходи
• Податки Social Security і Medicare
• Федеральний податок на безробіття
• Податок штату на безробіття
• Утримання податку штату на доходи, якщо застосовується

Оскільки точний результат залежить від типу юридичної особи та сімейних відносин, розумно підтвердити налаштування payroll із податковим фахівцем до видачі першої зарплати.

Подавайте правильні форми

Ваші обов'язки щодо подання можуть включати стандартні payroll-форми та річну звітність. Для багатьох бізнесів це включає такі форми, як W-2 для працівників, а також квартальні або річні декларації з податків на зайнятість, якщо вони потрібні.

Якщо ви не впевнені, чи має дитина отримати W-2 або іншу форму, не здогадуйтеся. Класифікація має відповідати фактичним робочим відносинам.

Вік і вимоги трудового законодавства

Федеральні податкові правила та правила дитячої праці - це не одне й те саме. Навіть якщо IRS дозволяє домовленість про сімейне працевлаштування для податкових цілей, трудове законодавство все одно має значення.

Потрібно перевірити як федеральні, так і штатні обмеження перед тим, як додавати дитину до payroll. Вікові обмеження, ліміти годин, заборонені завдання та правила безпеки можуть відрізнятися залежно від:

• Віку дитини
• Типу роботи
• Штату, де працює бізнес
• Того, чи виконується робота всередині сімейного бізнесу або поза ним

Деякі завдання можуть бути законними для підлітка, але не для молодшої дитини. Інші завдання можуть бути прийнятними в одному штаті та обмеженими в іншому. Якщо ваш бізнес працює через кордони штатів або в кількох локаціях, слід підтвердити застосовні правила для кожного місця.

Коли наймання вашої дитини має найбільше сенсу

Ця стратегія найефективніша, коли виконані всі такі умови:

• Дитина достатньо доросла, щоб виконувати роботу безпечно та стабільно
• Бізнес справді потребує допомоги
• Зарплата є розумною для виконуваних завдань
• Payroll-записи ведуться належним чином
• Тип юридичної особи підтримує очікуваний податковий результат

Вона менш ефективна, коли робота вигадана, оплата завищена або дитина не може реально виконувати роботу. IRS навряд чи прийме сімейну payroll-схему, яка існує лише на папері.

Практичний приклад

Уявіть батька або матір, які керують невеликим онлайн-магазином. Підліток допомагає пакувати замовлення, маркувати відправлення, оновлювати запаси та публікувати затверджений контент в акаунтах бізнесу в соціальних мережах. Батько або мати платить дитині погодинну ставку на рівні ринку, веде облік часу та проводить виплати через payroll.

У такому випадку домовленість значно легше захистити, оскільки робота конкретна, оплата прив'язана до реальної праці, а бізнес має записи, які це підтверджують.

Тепер порівняйте це із ситуацією, коли маленька дитина отримує великі щомісячні платежі за "допомогу бізнесу" без записів, чітких завдань і доказів фактичної роботи. Така схема була б набагато вразливішою до оскарження.

Поширені помилки, яких слід уникати

Власники часто стикаються з проблемами, коли роблять одне з такого:

• Платять дитині без реального опису посади
• Не відстежують години або обов'язки
• Використовують payroll, який не відповідає структурі бізнесу
• Завищують зарплату дитини
• Ігнорують трудові правила штату
• Припускають, що всі LLC мають однаковий податковий режим
• Розглядають сімейні платежі як особисті перекази, а не як зарплату

Невеликий обсяг документації тут має велике значення. Якщо домовленість виглядала б нормально для працівника, який не є членом сім'ї, вона зазвичай має значно міцнішу позицію.

Як Zenind вписується в ширшу картину

Якщо ви будуєте сімейний бізнес із нуля, вибір юридичної особи впливає на значно більше, ніж податки першого дня. Він може впливати на складність payroll, структуру власності, кроки комплаєнсу та гнучкість бізнесу в міру зростання.

Zenind допомагає підприємцям створювати бізнес-структури у США та залишатися комплаєнтними після створення. Для засновників, які хочуть заздалегідь планувати наймання членів сім'ї, мислення на рівні структури має значення. Правильний вибір юридичної особи на ранньому етапі може допомогти уникнути зайвих труднощів пізніше, коли ви додаватимете працівників, відкриватимете payroll або розширюватимете бізнес.

Ключові висновки

Наймання вашої дитини може бути законною бізнес- і податковою стратегією, якщо все зроблено правильно. Основи прості:

• Дитина має виконувати реальну роботу
• Оплата має бути розумною
• Записи мають бути повними
• Трудове законодавство має дотримуватися
• Тип юридичної особи має підтримувати очікуваний payroll-режим

Якщо ви розглядаєте цю стратегію, почніть зі структури бізнесу та ваших комплаєнс-зобов'язань. Добре сформована компанія з чистими записами набагато легша в управлінні, ніж слабко організований бізнес, який намагається виправити payroll постфактум.

FAQ

Чи можу я найняти свою дитину через свій бізнес?

Так, якщо дитина виконує реальну роботу, а домовленість відповідає податковим і трудовим правилам.

Чи зменшує наймання моєї дитини мої податки?

Може зменшити, якщо зарплата є законними бізнес-витратами, а payroll-режим відповідає типу вашої юридичної особи.

Чи потрібно платити моїй дитині справедливу зарплату?

Так. Зарплата має відповідати виконаній роботі та бути розумною для ринку.

Чи має моя дитина отримати W-2?

Якщо дитина є працівником, вона зазвичай має отримати відповідну податкову форму працівника.

Чи все ще застосовуються закони про дитячу працю?

Так. Податкові правила не скасовують федеральні або штатні трудові гарантії.

Чи завжди LLC розглядається однаково для цієї стратегії?

Ні. Податковий режим LLC залежить від того, як юридична особа класифікована для федеральних податкових цілей.

Наймання вашої дитини може бути розумною частиною стратегії сімейного бізнесу, але лише тоді, коли структура, payroll і записи ведуться уважно.