Η πρόσληψη του παιδιού σας σε μια μικρή επιχείρηση: φορολογικά οφέλη, κανόνες μισθοδοσίας και ζητήματα εταιρικής μορφής

Η πρόσληψη του παιδιού σας μπορεί να αποτελέσει έναν πρακτικό τρόπο στήριξης μιας οικογενειακής επιχείρησης, εκμάθησης πραγματικών δεξιοτήτων και ενδεχομένως βελτίωσης της φορολογικής σας θέσης, όταν η διαδικασία δομείται σωστά. Για πολλούς ιδρυτές, ειδικά όσους χτίζουν μια επιχείρηση στις Ηνωμένες Πολιτείες, αυτή η στρατηγική γίνεται πιο σχετική αφού η επιχείρηση έχει ήδη σταθεροποιηθεί και ο ιδιοκτήτης θέλει να δημιουργήσει νόμιμους ρόλους που ταιριάζουν στην ηλικία και τις ικανότητες του παιδιού.

Το βασικό είναι να αντιμετωπίζεται η συμφωνία σαν πραγματική εργασιακή σχέση, όχι σαν μια χαλαρή οικογενειακή διευκόλυνση. Το παιδί σας θα πρέπει να παρέχει πραγματική εργασία, να αμείβεται με εύλογο μισθό και να τεκμηριώνεται όπως θα τεκμηριώνατε οποιονδήποτε άλλον εργαζόμενο. Όταν αυτά τα βασικά είναι στη θέση τους, η πρόσληψη ενός παιδιού μπορεί να γίνει μέρος μιας ευρύτερης στρατηγικής οικογενειακής επιχείρησης.

Αν ακόμη επιλέγετε επιχειρηματική δομή, αξίζει να το σκεφτείτε νωρίς. Το είδος της οντότητας μπορεί να επηρεάσει τη φορολογική αντιμετώπιση της μισθοδοσίας, τις υποχρεώσεις συμμόρφωσης και το πόσο εύκολα μπορείτε να διαμορφώσετε ένα λειτουργικό μοντέλο φιλικό προς την οικογένεια. Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να συστήσουν και να διατηρήσουν επιχειρηματικές οντότητες στις ΗΠΑ, επομένως είναι χρήσιμο να κατανοήσετε αυτό το ζήτημα πριν αποφασίσετε αν θα συστήσετε LLC ή corporation.

Γιατί οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων εξετάζουν την πρόσληψη των παιδιών τους

Υπάρχουν δύο βασικοί λόγοι που οι ιδιοκτήτες εξερευνούν αυτή τη στρατηγική.

Πρώτον, οι αμοιβές που καταβάλλονται για νόμιμη εργασία στην επιχείρηση είναι γενικά εκπιπτόμενες επιχειρηματικές δαπάνες. Αν το παιδί σας είναι πραγματικός εργαζόμενος που εκτελεί συνήθεις και αναγκαίες εργασίες για την εταιρεία, οι αμοιβές μπορεί να μειώσουν το φορολογητέο επιχειρηματικό εισόδημα.

Δεύτερον, η συμφωνία μπορεί να κρατήσει χρήματα μέσα στην οικογένεια ενώ δίνει στο παιδί χρήσιμη εμπειρία. Ένα παιδί που βοηθά σε κατάλληλες για την ηλικία του εργασίες μπορεί να μάθει υπευθυνότητα, βασικές λειτουργίες επιχείρησης, εξυπηρέτηση πελατών, οργάνωση και οικονομικές συνήθειες που διαρκούν πολύ μετά τον μισθό.

Ωστόσο, το φορολογικό αποτέλεσμα εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το είδος της οντότητάς σας και από το πώς έχει δομηθεί η εργασία. Η ίδια συμφωνία που λειτουργεί καλά για έναν ιδιοκτήτη μπορεί να δημιουργήσει υποχρεώσεις μισθοδοσίας για έναν άλλον.

Το είδος της οντότητας έχει μεγαλύτερη σημασία από ό,τι πιστεύουν οι περισσότεροι

Η IRS αντιμετωπίζει διαφορετικά την οικογενειακή απασχόληση ανάλογα με τον τρόπο οργάνωσης της επιχείρησης. Πριν προσλάβετε το παιδί σας, πρέπει να γνωρίζετε αν η εταιρεία σας είναι ατομική επιχείρηση, εταιρική σχέση, corporation ή LLC που φορολογείται βάσει ενός από αυτά τα καθεστώτα.

Ατομικές επιχειρήσεις

Σε μια ατομική επιχείρηση, η επιχείρηση και ο ιδιοκτήτης δεν είναι ξεχωριστοί για ομοσπονδιακούς σκοπούς φορολογίας εισοδήματος. Αυτή η δομή μπορεί να προσφέρει ευνοϊκή μεταχείριση για την οικογενειακή απασχόληση σε ορισμένες περιπτώσεις, ιδίως όταν ένας γονέας προσλαμβάνει ένα παιδί για πραγματική εργασία στην επιχείρηση.

Μια LLC με έναν μόνο μέτοχο που δεν έχει επιλέξει εταιρική φορολόγηση συχνά αντιμετωπίζεται παρόμοια με ατομική επιχείρηση για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς. Αυτό σημαίνει ότι πολλοί μικροί ιδρυτές που δραστηριοποιούνται μέσω μιας βασικής LLC θα πρέπει να εξετάζουν προσεκτικά τους κανόνες για την απασχόληση μέλους της οικογένειας.

Εταιρικές σχέσεις

Η φορολογική αντιμετώπιση μιας εταιρικής σχέσης μπορεί επίσης να έχει σημασία όταν προσλαμβάνετε το παιδί σας, αλλά οι λεπτομέρειες εξαρτώνται από το ποιοι είναι οι εταίροι. Μια εταιρική σχέση μεταξύ δύο γονέων μπορεί να αντιμετωπίζεται διαφορετικά από μια εταιρική σχέση στην οποία εταίρος είναι μόνο ο ένας γονέας.

Αυτή η διάκριση είναι σημαντική επειδή η IRS δεν εφαρμόζει τους ίδιους κανόνες οικογενειακής μισθοδοσίας σε κάθε εταιρική σχέση. Πριν δημιουργήσετε μισθοδοσία, επιβεβαιώστε πώς ταξινομείται η εταιρική σχέση και αν το παιδί απασχολείται από εταιρική σχέση στην οποία συμμετέχει γονέας, με την έννοια που σχετίζεται με την IRS.

Corporations

Οι corporations είναι γενικά λιγότερο ευέλικτες όταν πρόκειται για την πρόσληψη παιδιών για σκοπούς μισθοδοσίας. Αν η επιχείρηση φορολογείται ως corporation, οι αμοιβές του παιδιού συνήθως υπόκεινται στους συνήθεις κανόνες φόρων απασχόλησης, ακόμη κι αν το παιδί εργάζεται για εταιρεία που ανήκει σε γονέα.

Αυτό δεν σημαίνει ότι οι corporations δεν μπορούν να προσλάβουν παιδιά. Σημαίνει ότι τα μαθηματικά της μισθοδοσίας είναι διαφορετικά και τα φορολογικά οφέλη μπορεί να είναι μικρότερα ή ανύπαρκτα σε σύγκριση με ορισμένες μη εταιρικές δομές.

LLC

Η LLC είναι νομική οντότητα, όχι από μόνη της φορολογική κατηγοριοποίηση. Για φορολογικούς σκοπούς, μια LLC μπορεί να αντιμετωπίζεται ως ατομική επιχείρηση, εταιρική σχέση ή corporation, ανάλογα με τις εκλογές και τη δομή ιδιοκτησίας.

Γι' αυτό οι ιδρυτές δεν πρέπει να βασίζονται μόνο στη λέξη "LLC" όταν αξιολογούν τη μισθοδοσία μελών της οικογένειας. Η IRS εξετάζει το πώς φορολογείται η επιχείρηση, όχι μόνο την ετικέτα στα έγγραφα σύστασης.

Τι εξετάζει η IRS

Όταν προσλαμβάνετε το παιδί σας, η IRS αναζητά την ουσία και όχι την ευκολία. Τα παρακάτω σημεία έχουν τη μεγαλύτερη σημασία.

Η εργασία πρέπει να είναι πραγματική

Το παιδί σας θα πρέπει να εκτελεί πραγματικές υπηρεσίες για την επιχείρηση. Παραδείγματα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Ταξινόμηση και οργάνωση εγγράφων
• Καθαρισμό εξοπλισμού ή χώρων εργασίας της επιχείρησης
• Βοήθεια με βασικές εργασίες αποθήκης
• Υποστήριξη στη δημιουργία περιεχομένου για κοινωνικά δίκτυα υπό επίβλεψη
• Προετοιμασία απλών αποστολών ή συσκευασιών
• Εκτέλεση κατάλληλων για την ηλικία διοικητικών εργασιών

Η εργασία θα πρέπει να ταιριάζει στην επιχείρηση και στην ηλικία, την ωριμότητα και την πραγματική ικανότητα του παιδιού. Ένα πολύ μικρό παιδί δεν μπορεί εύλογα να εκτελεί σύνθετα καθήκοντα, και ένας έφηβος δεν θα πρέπει να αμείβεται για αόριστες ή μη επαληθεύσιμες εργασίες.

Η αμοιβή πρέπει να είναι εύλογη

Η αποζημίωση θα πρέπει να αντιστοιχεί στην αξία της εργασίας, όχι απλώς να μετακινεί χρήματα για φορολογικό σχεδιασμό. Αν το παιδί εκτελεί τυπική εργασία, η αμοιβή θα πρέπει να είναι συνεπής με αυτό που θα πληρώνατε σε κάποιον άλλο για παρόμοια καθήκοντα στην αγορά σας.

Η υπερβολική αμοιβή δημιουργεί κίνδυνο ελέγχου. Η χαμηλή αμοιβή μπορεί επίσης να αποτελεί πρόβλημα αν η συμφωνία δεν αντιμετωπίζεται ως πραγματική εργασιακή σχέση.

Τα αρχεία πρέπει να είναι καθαρά

Η τεκμηρίωση είναι σημαντικό μέρος της αξιοπιστίας της συμφωνίας. Κρατήστε αρχεία όπως:

• Περιγραφή θέσης εργασίας
• Δελτία παρουσίας ή αρχεία εργασίας
• Αρχεία μισθοδοσίας
• Έντυπο W-2 όπου απαιτείται
• Τραπεζικά αρχεία που δείχνουν πληρωμές μισθών
• Απόδειξη του επιχειρηματικού σκοπού για την εργασία που πραγματοποιήθηκε

Τα καλά αρχεία διευκολύνουν την υπεράσπιση της συμφωνίας αν η IRS κάνει ποτέ ερωτήσεις.

Βασικά στοιχεία μισθοδοσίας και φορολογικής συμμόρφωσης

Η πρόσληψη του παιδιού σας δεν σημαίνει ότι παρακάμπτετε την πειθαρχία της μισθοδοσίας. Στην πραγματικότητα, η οικογενειακή μισθοδοσία συχνά απαιτεί μεγαλύτερη προσοχή από μια συνηθισμένη πρόσληψη, επειδή η IRS μπορεί να την εξετάσει πιο αυστηρά.

Αντιμετωπίστε το παιδί ως εργαζόμενο

Αν το παιδί είναι εργαζόμενος, θα πρέπει γενικά να ακολουθείτε τις συνήθεις διαδικασίες μισθοδοσίας. Αυτό περιλαμβάνει την επεξεργασία των αποδοχών μέσω μισθοδοσίας, την έκδοση των κατάλληλων φορολογικών εντύπων και τη διατήρηση αρχείων για κάθε περίοδο πληρωμής.

Μην πληρώνετε μισθούς ως τυχαία μεταφορά ή άτυπο χαρτζιλίκι αν θέλετε η φορολογική αντιμετώπιση να σταθεί. Ένας τακτικός μισθός με υποστηρικτικά αρχεία είναι πολύ ισχυρότερος.

Γνωρίστε ποιοι φόροι εφαρμόζονται

Ανάλογα με τη δομή της επιχείρησης και την ηλικία του παιδιού, οι μισθοί μπορεί να υπόκεινται σε διαφορετικούς κανόνες φόρων απασχόλησης. Ορισμένες οικογενειακές συμφωνίες απασχόλησης μπορεί να δικαιούνται ειδική μεταχείριση, ενώ άλλες υπόκεινται πλήρως στους συνήθεις φόρους μισθοδοσίας.

Τουλάχιστον, οι ιδιοκτήτες πρέπει να ελέγχουν αν εφαρμόζονται τα εξής:

• Ομοσπονδιακή παρακράτηση φόρου εισοδήματος
• Φόροι Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare
• Ομοσπονδιακός φόρος ανεργίας
• Πολιτειακός φόρος ανεργίας
• Πολιτειακή παρακράτηση φόρου εισοδήματος, αν ισχύει

Επειδή το ακριβές αποτέλεσμα εξαρτάται από το είδος της οντότητας και τη συγγενική σχέση, είναι συνετό να επιβεβαιώσετε τη ρύθμιση της μισθοδοσίας με έναν φοροτεχνικό πριν εκδώσετε τον πρώτο μισθό.

Υποβάλετε τα σωστά έντυπα

Οι υποχρεώσεις υποβολής σας μπορεί να περιλαμβάνουν τα τυπικά έντυπα μισθοδοσίας και τις αναφορές τέλους έτους. Για πολλές επιχειρήσεις, αυτό περιλαμβάνει έντυπα όπως τα W-2 για τους εργαζόμενους και τριμηνιαίες ή ετήσιες δηλώσεις φόρων απασχόλησης όπου απαιτείται.

Αν δεν είστε βέβαιοι αν το παιδί πρέπει να λάβει W-2 ή άλλο έντυπο, μην μαντεύετε. Η ταξινόμηση πρέπει να αντανακλά την πραγματική εργασιακή σχέση.

Ζητήματα ηλικίας και εργατικής νομοθεσίας

Οι ομοσπονδιακοί φορολογικοί κανόνες και οι κανόνες παιδικής εργασίας δεν είναι το ίδιο πράγμα. Ακόμη κι αν η IRS επιτρέπει μια οικογενειακή εργασιακή συμφωνία για φορολογικούς σκοπούς, η εργατική νομοθεσία εξακολουθεί να έχει σημασία.

Πρέπει να ελέγξετε τόσο τους ομοσπονδιακούς όσο και τους πολιτειακούς περιορισμούς πριν βάλετε ένα παιδί στη μισθοδοσία. Όρια ηλικίας, όρια ωρών, απαγορευμένες εργασίες και κανόνες ασφάλειας μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με:

• Την ηλικία του παιδιού
• Το είδος της εργασίας
• Την πολιτεία όπου δραστηριοποιείται η επιχείρηση
• Το αν η εργασία γίνεται εντός ή εκτός της οικογενειακής επιχείρησης

Ορισμένες εργασίες μπορεί να είναι νόμιμες για έναν έφηβο αλλά όχι για ένα μικρότερο παιδί. Άλλες εργασίες μπορεί να είναι επιτρεπτές σε μία πολιτεία και περιορισμένες σε μια άλλη. Αν η επιχείρησή σας δραστηριοποιείται διασυνοριακά ή σε περισσότερες από μία τοποθεσίες, θα πρέπει να επιβεβαιώσετε τους ισχύοντες κανόνες για κάθε τοποθεσία.

Πότε η πρόσληψη του παιδιού σας έχει περισσότερο νόημα

Αυτή η στρατηγική είναι πιο αποτελεσματική όταν ισχύουν όλα τα παρακάτω:

• Το παιδί είναι αρκετά μεγάλο για να κάνει την εργασία με ασφάλεια και συνέπεια
• Η επιχείρηση πραγματικά χρειάζεται τη βοήθεια
• Η αμοιβή είναι εύλογη για τα καθήκοντα που εκτελούνται
• Τα αρχεία μισθοδοσίας τηρούνται σωστά
• Το είδος της οντότητας υποστηρίζει το φορολογικό αποτέλεσμα που επιδιώκετε

Είναι λιγότερο αποτελεσματική όταν η εργασία είναι επινοημένη, η αμοιβή είναι διογκωμένη ή το παιδί δεν μπορεί ρεαλιστικά να εκτελέσει τη δουλειά. Η IRS δύσκολα θα αποδεχτεί μια ρύθμιση οικογενειακής μισθοδοσίας που υπάρχει μόνο στα χαρτιά.

Πρακτικό παράδειγμα

Φανταστείτε έναν γονέα που διαχειρίζεται ένα μικρό ηλεκτρονικό κατάστημα. Ένας έφηβος βοηθά στη συσκευασία παραγγελιών, στις ετικέτες αποστολής, στην ενημέρωση αποθέματος και στην ανάρτηση εγκεκριμένου περιεχομένου στους λογαριασμούς κοινωνικών δικτύων της επιχείρησης. Ο γονέας πληρώνει το παιδί με ωρομίσθιο σε επίπεδο αγοράς, κρατά αρχεία χρόνου και περνά τις πληρωμές μέσω μισθοδοσίας.

Σε αυτή την περίπτωση, η συμφωνία είναι πολύ πιο εύκολο να υποστηριχθεί, επειδή η εργασία είναι συγκεκριμένη, η αμοιβή συνδέεται με πραγματική εργασία και η επιχείρηση διαθέτει τα αρχεία για να την τεκμηριώσει.

Συγκρίνετε τώρα αυτό με μια περίπτωση όπου ένα μικρό παιδί λαμβάνει μεγάλες μηνιαίες πληρωμές επειδή «βοηθά την επιχείρηση», χωρίς αρχεία, χωρίς σαφή καθήκοντα και χωρίς αποδείξεις πραγματικής εργασίας. Αυτή η διάρθρωση θα ήταν πολύ πιο ευάλωτη σε αμφισβήτηση.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγετε

Οι ιδιοκτήτες συχνά αντιμετωπίζουν προβλήματα όταν κάνουν ένα από τα παρακάτω:

• Πληρώνουν το παιδί χωρίς πραγματική περιγραφή θέσης
• Δεν καταγράφουν ώρες ή καθήκοντα
• Χρησιμοποιούν μισθοδοσία που δεν συνάδει με τη δομή της επιχείρησης
• Υπερεκτιμούν τον μισθό του παιδιού
• Αγνοούν τους πολιτειακούς κανόνες παιδικής εργασίας
• Υποθέτουν ότι όλες οι LLC έχουν την ίδια φορολογική αντιμετώπιση
• Αντιμετωπίζουν τις οικογενειακές πληρωμές ως προσωπικές μεταφορές αντί για μισθούς

Λίγη τεκμηρίωση βοηθά πολύ εδώ. Αν η συμφωνία θα έμοιαζε φυσιολογική για έναν εργαζόμενο που δεν είναι μέλος της οικογένειας, τότε συνήθως στέκεται σε πολύ ισχυρότερη βάση.

Πώς η Zenind εντάσσεται στο ευρύτερο πλαίσιο

Αν χτίζετε μια οικογενειακή επιχείρηση από την αρχή, η επιλογή της οντότητας επηρεάζει πολύ περισσότερα από τους φόρους της πρώτης ημέρας. Μπορεί να επηρεάσει την πολυπλοκότητα της μισθοδοσίας, τη δομή ιδιοκτησίας, τα βήματα συμμόρφωσης και το πόσο ευέλικτη θα είναι η επιχείρησή σας καθώς αναπτύσσεται.

Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να συστήνουν επιχειρηματικές οντότητες στις ΗΠΑ και να παραμένουν συμμορφωμένοι μετά τη σύσταση. Για ιδρυτές που θέλουν να προγραμματίσουν εκ των προτέρων την πρόσληψη μελών της οικογένειας, αυτός ο συλλογισμός σε επίπεδο δομής είναι σημαντικός. Η επιλογή της σωστής οντότητας από νωρίς μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε περιττές τριβές αργότερα, όταν προσθέσετε εργαζομένους, ανοίξετε μισθοδοσία ή επεκτείνετε την επιχείρηση.

Βασικά συμπεράσματα

Η πρόσληψη του παιδιού σας μπορεί να αποτελέσει νόμιμη επιχειρηματική και φορολογική στρατηγική όταν γίνεται σωστά. Τα βασικά είναι απλά:

• Το παιδί πρέπει να κάνει πραγματική εργασία
• Η αμοιβή πρέπει να είναι εύλογη
• Τα αρχεία πρέπει να είναι πλήρη
• Οι εργατικοί νόμοι πρέπει να τηρούνται
• Το είδος της οντότητας πρέπει να υποστηρίζει τη φορολογική μεταχείριση που περιμένετε

Αν σκέφτεστε αυτή τη στρατηγική, ξεκινήστε από τη δομή της επιχείρησής σας και τις υποχρεώσεις συμμόρφωσής σας. Μια σωστά οργανωμένη εταιρεία με καθαρά αρχεία είναι πολύ πιο εύκολη στη διαχείριση από μια χαλαρά οργανωμένη επιχείρηση που προσπαθεί να διορθώσει τη μισθοδοσία εκ των υστέρων.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορώ να προσλάβω το παιδί μου μέσω της επιχείρησής μου;

Ναι, εφόσον το παιδί εκτελεί πραγματική εργασία και η συμφωνία συμμορφώνεται με τους φορολογικούς και εργατικούς κανόνες.

Η πρόσληψη του παιδιού μου μειώνει τους φόρους μου;

Μπορεί, αν οι αμοιβές είναι νόμιμες επιχειρηματικές δαπάνες και η μισθολογική μεταχείριση ταιριάζει στο είδος της οντότητάς σας.

Πρέπει να πληρώνω το παιδί μου με δίκαιο μισθό;

Ναι. Ο μισθός θα πρέπει να αντιστοιχεί στην εργασία που εκτελείται και να είναι εύλογος για την αγορά.

Πρέπει το παιδί μου να λάβει W-2;

Αν το παιδί είναι εργαζόμενος, γενικά θα πρέπει να λάβει το κατάλληλο φορολογικό έντυπο εργαζομένου.

Εξακολουθούν να ισχύουν οι νόμοι για την παιδική εργασία;

Ναι. Οι φορολογικοί κανόνες δεν υπερισχύουν των ομοσπονδιακών ή πολιτειακών προστασιών της εργατικής νομοθεσίας.

Μια LLC αντιμετωπίζεται πάντα το ίδιο για αυτή τη στρατηγική;

Όχι. Η φορολογική αντιμετώπιση μιας LLC εξαρτάται από τον τρόπο με τον οποίο έχει ταξινομηθεί για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς.

Η πρόσληψη του παιδιού σας μπορεί να αποτελέσει έξυπνο μέρος μιας στρατηγικής οικογενειακής επιχείρησης, αλλά μόνο όταν η δομή, η μισθοδοσία και τα αρχεία διαχειρίζονται με προσοχή.